焦炭出口业务手册
x年10月
§1 手册概述 1
1.1 适用范围 1
1.2 目的 1
1.3 涉及的主要名词解释及范围界定 1
§2 焦炭出口业务流程图文概述 1
2.1 焦炭出口业务流程概述 1
2.2 流程图 2
2.3 焦炭业务资金流说明表 2
§3 焦炭业务流程详细说明 3
3.1 采集信息(F1) 3
3.1.1 工作步骤 3
3.1.2 工作结果 4
3.2 制定计划(F2) 5
3.2.1 工作步骤 5
3.2.2 工作结果 6
3.3 签订合同(F3) 6
3.3.1 工作步骤 6
3.3.2 工作结果 8
3.4 支付预付款(F4) 8
3.4.1 工作步骤 8
3.4.2 工作结果 9
3.5 监督原料采购、生产过程 (F5) 9
3.5.1 工作步骤 9
3.5.2 工作结果 9
3.6 打包贷款(F6) 9
3.6.1工作步骤 9
3.6.2工作结果 9
3.7 组织铁路运输(F7) 9
3.7.1 工作步骤 10
3.7.2 工作结果 11
3.8 焦炭的入库、加工、储存 (F8) 11
3.8.1 工作步骤 11
3.8.2 工作结果 12
3.9 确定船期(F9) 13
3.9.1 工作步骤 13
3.9.2 工作结果 13
3.10 办理出口许可证(F10) 13
3.10.1 工作步骤 13
3.10.2 工作结果 13
3.11 报关报验(F11) 13
3.11.1 工作步骤 13
3.11.2 工作结果 14
3.12 组织出口装船(F12) 14
3.12.1工作步骤 14
3.12.2工作结果 14
3.13 收取佣金(F13) 15
3.13.1 工作步骤 15
3.13.2 工作结果 15
3.14 办理核销、退税(F14) 15
3.14.1 工作步骤 15
3.14.2 工作结果 15
3.15 整理卷宗(F15) 16
3.15.1 工作步骤 16
3.15.2 工作结果 16
3.16 提供售后服务（F16） 16
3.16.1 工作步骤 16
3.16.2 工作结果 17
附 录 18
本手册适用于（以下简称“进出口公司”）焦炭出口业务的流程操作指导和管理，适用人员为与焦炭出口业务相关的进出口公司员工和进出口公司下属企业、公司与焦炭出口业务相关的员工。
1.2 目的A．通过制定本手册，规范进出口公司焦炭出口业务操作。
B．过制定本手册，明确业务流程相关环节的责任、权力和义务，有效提升公司焦炭出口业务的运作，控制焦炭出口业务的风险。
1.3 涉及的主要名词解释及范围界定A．焦炭出口业务流程：是指进出口公司执行焦炭出口业务所涉及到的一系列连续的、以规定方式进行的、达到一定结果的工作步骤组合。
B．节点：是流程的基本组成元素，是一系列的连续的动作组合；同时节点也是公司安排岗位职责的基本依据之一。
§2 焦炭出口业务流程图文概述2.1 焦炭出口业务流程概述焦炭出口业务流程包括以下15个部分：采集信息，制定计划，签订合同，支付预付款，原料采购及生产过程的监督，打包贷款，组织铁路运输准备，焦炭的入库、加工、储存，确定船期，办理出口许可证，报关报验，组织出口装船，收款（收取佣金），整理卷宗，售后服务。
2.2 流程图2.3 焦炭业务资金流说明表职能环节
事由
支付时间
付款方
收款方
采购焦炭
预付供应商货款
按预付款计划
采购商
供应商
铁路运输
代供货商支付铁路运费
发运前
托运方
承运方
港口运作
代供货商支付货代费
装船后一个月内
委托方
受托方
代供货商支付商检费
装船后，双方协商14个工作日内
委托方
受托方
代供货商支付加工费
装船后，双方协商
委托方
加工方
海运装港
支付海运费
装船后，双方协商
托运方
承运方
制单结汇
由进口方支付
根据付款方式决定定
进口商
出口商
§3 焦炭业务流程详细说明3.1 采集信息(F1)采集信息是指工作人员通过各种渠道采集与焦炭业务相关的市场信息和客户信息，然后对所收集的信息进行处理，得到公司所需的各种市场分析报告、专题报告、客户信息资料表等的过程。
3.1.1 工作步骤3.1.1.1 采集信息A．信息采集的渠道：
a.专业报刊或经济类报刊：(列举报刊名称)；
b.焦炭行业互联网站：(列举网站名称)；
c.各种焦炭研究报告：列举焦炭研究机构名称；
d.焦炭统计资料：列举统计资料的名称；
e.公司内部提供的信息（公司内部员工）；
f.相关业务公司和员工
B．信息采集的内容：
a.市场信息：
（a）国家与焦炭相关的政策和管理办法；
（b）焦炭行业及相关行业的信息；
（c）进出口公司目标市场信息；
（d）竞争对手信息
b.客户信息：
（a）用户信息；
（b）供应商信息；
C．信息采集的频度：
（a）日常：专业报纸、专业互联网站、日常业务联系、公司内部信息；
（b）月度：专业杂志；
（c）年度：行业研究资料、统计资料
3.1.1.2 处理信息处理信息的过程包括：
A．对信息进行整理、归类，填写相关的表格；
B．对信息进行归纳分析。
3.1.1.3 呈报信息信息呈报的过程包括：
A．撰写初稿；
B．直接上级审核；
C．定稿，打印，向公司领导呈报；
D．存档
3.1.2 工作结果3.1.2.1 表达方式A．编写《焦炭信息简报》；
B．提供市场分析报告；
C．提供客户信息记录；
D．提供客户信用记录；
E．出具专题报告；
F．其它需要呈报的报告
3.1.2.2 内容及格式A．《焦炭信息简报》必须包括以下内容：（参见附件Y01：第XXX期《焦炭信息简报》）
B．市场分析报告必须包括以下内容：（参见附件Y02：第XXX期市场分析报告）
a.市场分析报告概述；
b.市场变化信息；
c.市场变化信息分析；
d.公司针对变化应采取的对策建议；
e.市场分析报告总结。
C．客户信息记录必须包括以下内容：
a.客户联系信息（参见附件B01：客户联系表）；
b.关键人物的个人资料（参见附件B02：关键人物的个人资料）；
c.客户概要信息（参见附件B03：客户概要信息记录）；
d.客户信息（参见附件B04：客户信息表）。
D．客户信用记录必须包括以下内容：
a.客户信用信息（参见附件B05：客户信用信息）；
b.客户信用评价（参见附件B06：客户信用评价表）；
c.客户信用等级分类（参见附件B07：客户信用等级分类表）；
E．专题报告必须包括以下内容：（参见附件Y03：第XXX期专题报告）
F．其它需要呈报的报告：根据公司领导具体要求撰写。
3.2 制定计划(F2)3.2.1 工作步骤3.2.1.1 制订年度计划的工作步骤A.本年度销售工作总结分析；
B.收集市场信息，研究市场分析报告；
C.预计第二年焦炭出口情况；
D.制订年度市场销售计划；
E.报公司领导审批。
3.2.1.2 制订月度工作计划A.根据客户信息和年度预算，预计下个月的主要工作。
B.根据需要完成的工作任务编制详细的月度资金预算。
C.将月度资金预算递交财务部门，并呈送总经理工作部备份。
3.2.2 工作结果3.2.2.1 年度经营计划的内容及格式年度经营计划包括下年度各市场营销方案执行的总体时间安排，销售预算，采购预算，经营费用、管理费用预算等。
参见附件Y04：XXX年度工作计划。
3.3.2.2 月度资金预算的内容及格式参见附件B08：月度资金预算表。
3.3 签订合同(F3)3.3.1 工作步骤3.3.1.1 询盘与发盘A.询盘、发盘的过程：
a.确定本次询盘、发盘的目的；
b.收集相关的业务资料，并进行整理分析；
c.阅读公司内部的市场分析报告，掌握公司的市场销售策略；
d.确定本次询盘、发盘的条款；
e.联系业务对象，对外询盘或发盘；
B.询盘、发盘的方式：
a.通过传真进行；
b.通过标书
C.询盘、发盘的内容与格式：
a.询盘参见附件Y05：询价书 ；
b.发盘参见附件Y06：报价书
3.3.1.2 还盘磋商A.还盘磋商的过程
a.研究对方还盘条款；
b.制订还盘对策，修改还盘条款；
c.进行还盘磋商
d.确定合约主要条款
e.磋商合约附属条款
f.确定附属条款
g.确定所有合约条款，达成一致意见
B.还盘磋商的方式
传真还盘等
C.还盘磋商的内容及格式
还盘参见附件Y07：议价书
3.3.1.3 商谈合同具体条款内容业务执行人是具体合同的主要谈判人，必要时由业务部门负责人给予支持。
3.3.1.4 缮制合同文本合同条款确定之后，合同缮制人员必须尽快缮制合同文本。
3.3.1.5 法律顾问审核合同文本合同文本缮制之后，必须经过公司法律顾问审核，并由法律顾问出据法律意见书（参见附件Y08：法律意见书）。
3.3.1.6 公司内部审批合同文本按如下合同审批程序：合同在部门负责人审核后，以“合同审核签署单”形式，并附上《合同情况摘要表》作为附件上报；其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并签名，最后呈报公司负责人审阅、签署。（参见进出口公司合同审批程序）。
3.3.1.7 外部单位审批合同文本在合同完成公司内部的审批过程之后，应尽快组织、协调合同相关单位（主要包括用户、供应商、运输单位、保险公司以及合同中所涉及的必须签章的单位和部门）完成合同在相关单位的审批过程。
3.3.2 工作结果3.3.2.1 合同内容及格式A.合同信息摘要表（参见附件B09：合同信息摘要表）
B.合同申请单（参见附件B10：合同申请单）
C.焦炭代理出口合同（参见附件Y09：焦炭代理出口合同）
D.焦炭运输合同（参见附件Y10：焦炭运输合同）
E.焦炭出口合同（参见附件Y11：焦炭出口合同）
3.4 支付预付款(F4)3.4.1 工作步骤A.业务执行人准备预付款申请单并附相关的附件。
B.按预付款申请单要求由相关部门审批。
C.业务执行人通知财务部门根据总经理签署的付款报告安排付款。
D.业务执行人书面通知合同方付款情况。
3.4.2 工作结果A.预付款申请单(参见附件B11：预付款申请单 )
B.预付通知书(参见附件Y12：预付通知书 )
3.5 监督原料采购、生产过程 (F5)3.5.1 工作步骤A.业务执行人在财务部门付款后负责监督生产厂的原料组织
B.业务执行人监督生产厂焦炭生产过程。
C.业务执行人定期到生产厂进行实际核查
3.5.2 工作结果A.相关财务凭证（参见附件Y13：相关财务凭证）
B.生产日报表（参见附件Y14：生产日报表）
C.化验单（参见附件Y15：化验单）
3.6 打包贷款(F6)3.6.1工作步骤A.业务执行人根据合同准备情况督促买方开立信用证。
B.财务部门去银行办理打包贷款。
3.6.2工作结果A.信用证文本（参见附件Y16：信用证文本）
B.贷款协议书（参见附件Y17：贷款协议书）
3.7 组织铁路运输(F7)铁路运输是指进出口公司为了实现焦炭销售而需要的、把焦炭从生产厂运抵港口所需经历的铁路运输过程。具体而言包括落实铁路运输计划、制订月发运计划和提报日菜单、装车发运等环节。
3.7.1 工作步骤3.7.1.1 落实运输计划A．督促运输计划的提报
负责运输计划落实的部门必须在每月5日前督促各供货方按时、按量、足额提报运输计划；
B．协助运输计划的批复
负责运输计划落实的部门在运输计划提报后，还必须密切关注运输计划的批复情况，发现问题，及时与运输计划的批复单位或部门进行协调，争取在运输计划批复公布之前将问题解决。
C．提报月补充运输计划
根据进出口公司焦炭销售的实际情况，确定月补充计划提报的具体数量，由负责运输计划落实的部门在每月10日前督促各供货方及时、足额提报，并协助补充运输计划的落实。
D．传达运输计划的批复情况
铁路运输计划批复后，负责运输计划落实的部门必须及时将批复情况通知相关部门（供货方、港口作业单位、负责焦炭业务信息收集和传递的部门等）。
3.7.1.2 制订月发运计划月发运计划的制定需要结合进出口公司焦炭业务生产经营计划和运输计划的落实情况具体制定。月发运计划应尽量满足焦炭业务生产经营计划要求，并预留一定的保险空间。
3.7.1.3 提报日菜单A．确定日菜单提报计划
负责日菜单提报的部门必须在每日上班开始就汇集供货方的焦炭库存情况、焦炭运输计划的落实情况和仓库存储情况，按照确保焦炭按时、足额装船的原则，确定日菜单提报计划。
B．提报日菜单
a.日菜单提报计划确定后，日菜单提报执行人员应按照日菜单审批部门的要求到日菜单审批处向日菜单审批部门提报日菜单；
b.监督日菜单提报的批复过程，确保菜单得到批复；
c.取回日菜单批复结果，反馈给供货方；
d.根据供货方的日菜单批复结果的反馈协调日菜单的具体执行。如果供货方由于意外不能满足日菜单的运输装车要求，必须及时通知日菜单审批部门更改日菜单的批复。
3.7.1.4 了解装车信息进出口公司必须在次日上午10：00前，将供货方传真回的日装运信息一览表和装车过程的相关内容录入数据库相关文件。
3.7.2 工作结果A．月度运输计划，见附件Y1－Y18：月度运输计划；
B．月度补充计划，见附件Y1－Y19：月度补充计划；
C．月发运计划，见附件Y1－Y20：月发运计划；
D．日菜单，见附件Y1－Y21：日菜单；
E．焦炭产运销调度日报表（运输），见附件Y1－B12：焦炭产运销调度日报表（运输）；
3.8 焦炭的入库、加工、储存 (F8)3.8.1 工作步骤A.进出口公司的仓储部门应在焦炭入库当日将入库验收单随附铁路运输票据、仓库签发的焦炭入库单以传真方式提交给负责焦炭的业务部门。正本单据一式两份，其中一份应在随后两个工作日内快递至负责焦炭的业务部门。每一批焦炭入库后，仓储部门应委托质检机构进行质量检验并填写质量记录。
B.入库后办理相对应预付款的焦炭货权转移，仓库开具货权证明。焦炭业务执行人应该监督仓储部门的库存盘点。
C.仓储部门根据负责焦炭的业务部门提供的合同规格要求对入库焦炭进行加工。
D.仓储部门定期盘点焦炭库存，盘点库存后应编制各仓库不同品质、规格的库存状况表报主管领导。负责焦炭的业务部门应该经常到仓库检查实际库存和库存盘点过程。
E.备货应该尽可能满足合同数量要求，由于备货不足导致的差额可以通过临时采购解决。临时采购由仓储部门执行，业务部门负责协助并监督。
F.负责焦炭的业务部门在焦炭出库前三日将出库通知单下达给仓储部门。仓储部门根据出库通知单执行出库计划，在焦炭出库完成后，填报焦炭出库实时记录。出库实时记录经三方签字后生效，当日以传真方式递交负责焦炭的业务部门。
3.8.2 工作结果A.仓库签发的焦炭入库情况（参见附件B13：焦炭入库单及货权证明）
B.货权转移书（参见附件Y22：货权转移书）
C.库存情况核实（参见附件B14库存情况核实表）
D.焦炭出库实时记录（参见附件B15焦炭出库实时记录）
3.9 确定船期(F9)3.9.1 工作步骤A.业务执行人向买方传递受载船舶信息，协调船期。
B.确定货物积载系数。
C.确定租船合同
3.9.2 工作结果A.船泊规范（参见附件Y23：船泊规范）
B.租船合同（参见附件Y24：租船合同）
3.10 办理出口许可证(F10)3.10.1 工作步骤A.业务执行人根据合同情况向集团公司申请焦炭出口许可证数量。
B.业务执行人填制出口许可证申请表到许可证管理局申请办理许可证。
3.10.2 工作结果A.集团公司出口许可证审批文件（参见附件Y25：集团公司出口许可证审批文件）
B.出口许可证申请表（参见附件Y26：出口许可证申请表）
C.焦炭出口许可证（参见附件Y27：焦炭出口许可证）。
3.11 报关报验(F11)3.11.1 工作步骤A.业务执行人负责准备完整的报关/报验单据
B.填制报关/报验委托书，委托货物代理办理报关/报验手续。
3.11.2 工作结果A.报关/报验单据（参见附件Y28：报关/报验单据）
B.报关/报验委托书（参见附件Y29：报关/报验委托书）
3.12 组织出口装船(F12)3.12.1工作步骤A.业务执行人委托货代到船东指定的装港代理公司办理出口货物托运。
B.仓储部门和货代负责与船舶代理和船长、港务局调度磋商合理的装载计划。
C.仓储部门随时监督装船的货物品质，监督装船进度，了解装船过程中的取样情况，并及时调整装卸计划。焦炭业务执行人应经常到现场检查。
D.仓储部门在装船完毕后取得清洁的大副收据并凭大副收据换取清洁提单、满仓证明转交给焦炭业务执行人。
E.与船方联系办理滞期/速遣费用。
3.12.2工作结果A.配载图（参见附件Y30：配载图）
B.NOR（参见附件Y31：船方备妥装船通知）
C.载货单（参见附件Y32：载货单）
D.装船实时记录（参见附件Y33：装船实时记录）
E.大副收据（参见附件Y34：大副收据）
F.清洁提单（参见附件Y35：提单）
G.滞期/速遣结算单（参见附件Y36：滞期/速遣结算单）
3.13 收取佣金(F13)3.13.1 工作步骤A.业务执行人按要求缮制相关单据，包括商检证书、商业发票、原产地证书等。
B.业务执行人将所有议付单据草本传真至买方。
C.业务执行人向银行交单，追踪单据递交，了解结汇情况。
D.业务执行人负责提供结算单据，协助财务部门办理财务结算。
3.13.2 工作结果A.相关议付单据。
a.清洁提单（参见附件Y35：提单）
b.商业发票（参见附件Y37：发票）
c.质量证书（参见附件Y38：质量证书）
d.重量证书（参见附件Y39：重量证书）
e.原产地证书（参见附件Y40：原产地证书）
B.银行结汇水单（参见附件Y41：银行结汇水单）
C.出口焦炭单船结算单（参见附件Y42：出口焦炭单船结算单）
3.14 办理核销、退税(F14)3.14.1 工作步骤A.业务执行人委托货代依据提单数量向出口地海关申请核准退单。
B.业务执行人准备完整的核销单据，由财务部门负责到外汇管理局办理出口核销。
C.财务部门根据相关单据办理出口退税。
3.14.2 工作结果A.核销单（参见附件Y43：核销单）
B.核准退税单（参见附件Y44：核准退税单）
3.15 整理卷宗(F15)3.15.1 工作步骤A.业务相关人员负责依据各类出口单据按月编制出口统计报表，及时上报公司。
B.业务执行人员根据当月完成和执行中的每一个单独的订单合同汇总执行情况，并进行费用、资金、货物等情况的整理与分析
C.业务执行人员根据月度资金预算表总结业务执行情况，分析得失，提出改进措施
D.合同执行完毕后，由业务相关人员负责整理合同文件及单据，归档保存。
3.15.2 工作结果A.出口统计报表（参见附件B16：出口统计报表）
B.月度资金预算执行总结（参见附件Y45：月度资金预算执行总结）
3.16 提供售后服务（F16）售后服务是指焦炭销售工作完成之后进行的，为维护商务关系或解决质量纠纷、质量事故或处理客户反馈意见等所进行的工作事项。
3.16.1 工作步骤3.16.1.1 收集客户信息必须及时收集客户的反馈信息，并经相关信息归类整理，录入数据库相关文件。
3.16.1.2 分析客户信息定期分析收集到的客户信息，并做出客户信息分析报告。
3.16.1.3 上报客户信息将客户信息分析报告及时呈报上级，请示售后服务的方式、方法。
3.16.1.4 实施售后服务依据请示后的售后服务方式及时为客户提供服务，必须尽最大努力保证客户满意。
3.16.1.5 总结售后服务效果在每次售后服务之后，要及时进行客户满意度调查，并要求客户填写客户满意度调查表。
3.16.1.6 提出售后服务改进建议根据售后服务效果，提出切实可行的售后服务改进建议，撰写售后服务改进建议报告。
3.16.2 工作结果A.卸港检验单，见附件Y1－Y46；
B.焦炭质量分析报告，见附件Y1－Y47；
C.客户信息分析报告，见附件Y1－Y48；
D.实施售后服务申请表，见附件Y1－B17；
E.客户满意度调查表，见附件Y1－B18；
F.售后服务改进建议报告，见附件Y1－Y49。
1.
附件Y1—B01：
客户联系表；
2.
附件Y1—B02：
关键人物的个人资料；
3.
附件Y1—B03：
客户概要信息记录；
4.
附件Y1—B04：
客户信息表；
5.
附件Y1—B05：
客户信用信息管理卡；
6.
附件Y1—B06：
客户信用评价表；
7.
附件Y1—B07：
客户信用等级分类表；
8.
附件Y1—B08：
月度资金预算表；
9.
附件Y1—B09：
合同信息摘要表；
10.
附件Y1—B10：
合同申请单；
11.
附件Y1—B11：
预付款申请单；
12.
附件Y1—B12：
焦炭产运销调度日报表（运输）
13.
附件Y1—B13：
焦炭入库单及货权证明
14.
附件Y1—B14：
库存情况核实表
15.
附件Y1—B15：
焦炭出库实时记录
16.
附件Y1—B16：
出口统计报表
17.
附件Y1—B17：
实施售后服务申请表
18.
附件Y1—B18：
客户满意度调查表
19.
附件Y1—Y01：
第XX期《焦炭信息简报》；
20.
附件Y1—Y02：
XXX市场分析报告；
21.
附件Y1—Y03：
XXX专题报告；
22.
附件Y1—Y04：
XXXX年度营销计划；
23.
附件Y1—Y05：
询价书；
24.
附件Y1—Y06：
报价书；
25.
附件Y1—Y07：
议价函；
26.
附件Y1—Y08：
法律意见书；
27.
附件Y1—Y09：
焦炭出口代理合同；
28.
附件Y1—Y10：
焦炭运输合同；
29.
附件Y1—Y11：
焦炭出口合同；
30.
附件Y1—Y12：
预付通知书；
31.
附件Y1—Y13：
相关财务凭证
32.
附件Y1—Y14：
生产日报表
33.
附件Y1—Y15：
化验单
34.
附件Y1—Y16：
信用证文本
35.
附件Y1—Y17：
贷款协议书
36.
附件Y1—Y18：
月度运输计划
37.
附件Y1—Y19：
月度补充计划
38.
附件Y1—Y20：
月发运计划
39.
附件Y1—Y21：
日菜单
40.
附件Y1—Y22：
货权转移书
41.
附件Y1—Y23：
船泊规范
42.
附件Y1—Y24：
租船合同
43.
附件Y1—Y25：
集团公司出口许可证审批文件
44.
附件Y1—Y26：
出口许可证申请表
45.
附件Y1—Y27：
焦炭出口许可证
46.
附件Y1—Y28：
报关/报验单据
47.
附件Y1—Y29：
报关/报验委托书
48.
附件Y1—Y30：
配载图
49.
附件Y1—Y31：
船方备妥装船通知
50.
附件Y1—Y32：
载货单
51.
附件Y1—Y33：
装船实时记录
52.
附件Y1—Y34：
大副收据
53.
附件Y1—Y35：
清洁提单
54.
附件Y1—Y36：
滞期/速遣结算单
55.
附件Y1—Y37：
商业发票
56.
附件Y1—Y38：
质量证书
57.
附件Y1—Y39：
重量证书
58.
附件Y1—Y40：
原产地证书
59.
附件Y1—Y41：
银行结汇水单
60.
附件Y1—Y42：
出口焦炭单船结算单
61.
附件Y1—Y43：
核销单
62.
附件Y1—Y44：
核准退税单
63.
附件Y1—Y45：
月度资金预算执行总结
64.
附件Y1—Y46：
卸港检验单
65.
附件Y1—Y47：
焦炭质量分析报告
66.
附件Y1—Y48：
客户信息分析报告
67.
附件Y1—Y49：
售后服务改进建议报告
《焦炭出口业务手册》相关文档：
长治市焦炭公司焦炭购销合同03-07
焦炭购销合同03-07
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焦炭销售人员年终工作总结03-07
