安顺煤矿第一季度管理创新
煤炭企业销售风险与控制
随着市场经济的不断发展，煤炭企业作为传统能源行业中的基础，产品的种类也在不断的变化和增多，但数量却是越来越少。现在市场竞争日益加剧，企业在经营中的任何失误都可能给企业造成重大损失，而煤炭企业在销售中遇到的风险也随之增加，如何预测销售风险并合理规避已成为煤炭企业重要的课题。
贵州永润煤业有限公司成立于2010年9月，下属有两个托管矿井，分别为安顺煤矿和轿子山煤矿，主要是进行烟煤和无烟煤的开采与销售，其中安顺煤矿煤炭年销量在60万吨左右，主要销售为电煤、工业直供户用煤、贸易煤、居民用煤，通过筛选分粉煤、块煤，粉煤的发热量在5000-5500大卡，块煤在4000-6500左右。
一、我公司煤炭销售的基本流程
1、销售部与用户接洽，审查客户公司资质和营业执照，商定相关事项，拟订销售合同，并由财务、企管、销售、纪检等组成的价格委员会会签之后，报矿长批准执行。
2、定价：由销售部牵头，相关经营科室参与，进行市场调研，确定调价方案，召集安顺煤矿价格委员会成员开会研究，形成会议纪要，参会人员签字确认，领导签字审批，上报备案，拟订调价通知发给客户，客户签字确认。合同签订的价格一律为坑口价（含税），不含价格调节基金和运费。
3、销售部出具交款通知书。注明数量、单价和金额。 4、客户根据购销合同规定向我矿指定银行账户汇款。
4、客户根据购销合同规定向我矿指定银行账户汇款。
5、财务部收款后，向客户出具收据，并登记销售台帐。将收据和银行进账单复印件送达销售部，销售部在收据传达薄上签字，并将收据交给客户。
6、销售部根据财务部报送的银行回单复印件进行登记，并制定吨位控制表和发运计划。
7、销售部拟订发运计划，确定发运，发放提煤单（按车发）。
8、客户持提煤单和保卫部门发放的煤车进入出门证到煤场，客户提煤时先空车过磅，要将空车过磅数据记录情况保存在磅秤系统数据库中，装好煤炭后要再次过磅；
9、司磅员打印过磅数据单，监磅员根据磅单开据调拨单和准销单；
10、客户对调拨单和准销单进行确认并签字，将签过字的单据交送给司磅员；
11、司磅员审核客户确认后的调拨单（一式七联）和准销单（煤炭局印制，交旧领新），审核无误后，在客户联及出门证上加盖已过磅章，并收取派车单；
12、门卫根据已加盖过磅章的单据，核对车牌号，留下调拨单出门证联和保卫部门发放的煤车进入出门证，确认无误后进行放行。
13、销售部每天统计销量，编制销售日报，上报财务、企管、调度、公司和矿领导，并将当天的过榜单和调拨单（财务联）送财务部。
14、财务部对销售部每日提供的销售日报表、磅单及调拨单进行核对，按用户分煤种建立销售台帐，确认无误后登记纸质销售台账和电子销售台账，以便随时监督煤炭发运有无赊销情况，同时备月底计算销量。
15、销售部编制月报和年报，上报财务、企管、调度、公司和矿领导。
16、财务部门确认销量，开票结算。
二、煤炭销售的结算方法
1、电煤：按照合同“先发煤，后付款”，煤质以电厂化验为准，数量以电厂过磅为准，差额较大，协商处理，基本上是以电厂出具的结算单结算，经过我矿销售部审核后，次月开票结算，电厂没有结算清单的销量，不做收入账务处理。
2、工业直供用煤：以我方计量为准，不处理煤质纠纷，实行“先付款，后发煤”的政策。
3、市场用煤：以我方计量为准，不处理煤质纠纷，实行“先付款，后发煤”的政策。
4、民用煤：以我方计量为准，不处理煤质纠纷，实行“先付款，后发煤”的政策。不开具增值税专用发票，有特殊要求的可以开具增值税普通发票。
5、开具增值税专用票据程序是：月底财务部销售会计根据销售台账，统计客户所取煤种的数量、单价、金额，开据增值税专用发票审批单，经销售部人员核对无误后签字，再报送销售部负责人、财务部负责人审核签字，报送税务会计，税务会计根据审核无误后的开票审批单开据增值税专用发票。增值税专用发票开出来财务部进行登记，由销售部门负责通知客户领取该票据。
6、代收运费。现在我们实行的是代扣代发的形式，并且每个客户都必须开具运输发票，
7、开具价格基金专用票据。 8、三票结算。
三、煤炭销售过程中存在的一些风险
1、虚开增值税的风险
财务部在收煤款时要求公对公的打款方式，但有时会存在少数个人打款现象，这就存在一定的风险隐患，因这些个人都是挂靠某家公司进行煤炭购销活动，倘若在该公司未出具交款委托书的情况下我们就把这些个人款项记做他所代理的某家公司账上，月末给该公司开具增值税专用发票后，就有虚开增值税票的违法行为。
刑法第二百零五条规定“单位虚开增值税专用发票的，对单位判处罚金，并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处三年以下有期徒刑或者拘役；虚开的税额较大的或者是有其他严重情节的处三年以上十年以下有期徒刑；虚开的税款数额巨大的或者有其他特别严重情节的，处以十年以上或者是无期徒刑。”作为我们矿，每个月开具的增值税专用发票都是千万元之上的，若稍有不慎就会触及刑法，给公司和个人带来风险。
2、合同签订的风险
在煤炭销售过程中，合作双方因合同原因或合同执行原因造成的风险，占有较高的比例，如果有合同纠纷而迟迟得不到解决，客户就可能推迟结算，更有甚者就不再合作，长期拖欠账款，很可能形成死账、坏账。
我矿的煤炭购销合同签订时过于形式化，具体操作时没有按照合同管理流程操作，有时出现先发煤后签合同现象，甚至会出现煤已发而合同未签订的现象，另外在合同谈判、合同审核及合同签署时只有销售部一个部门参与，无其他部门参与。容易出现风险。
3、支付和收取运费时存在风险
由于我们现在没有自己的运输车队，所以现在我们向外发煤都是由周边的村民组织的车辆进行运输。我矿现在运费的处理是购货方承担运费，我单位只是每月代收客户的运费然后代付给司机，我单位并不给购货方开具运输票据，这样就存在一定的风险。
针对这种情况我们可以这样处理：即采取代收代垫运费的方式，代垫运费不属于价外费用，不需要计入收入征收增值税。《中华人民共和国增值税暂行条例实施细则》第六条规定：代垫运费必须符合以下条件：1、承运部门的运费发票开具给购货方的；2、纳税人将该项发票转交给购货方的。
四、煤炭销售的风险防范措施
1、严格控制增值税发票的开具工作
我们在向客户开具增值税发票之前，必须先确定我们与对方是否签订了购煤合同，特别是那些贸易商，由于个人挂靠的比较多，所以，对于这一类客户，我们除了签订合同之外，还有审查有没有公司出具的委托书。在开具增值税专用发票之前，要有开票审批单，并且要有销售会计、财务部长、销售科长、销售人员四人的签字，然后在可以开具发票。
2、严格执行集团公司合同会签制度
我矿必须要加强煤炭购销合同管理，对和客户交易的全部过程，从资信审查、合同签订、合同履行到商务纠纷处理，都必须进行规范化管理。在合同谈判过程中应关注合同核心内容、条款和关键细节，组织专业人员参与谈判，建立会审制度，内部相关部门应认真履行职责，保证合同的合法性、经济性、可行性、严密性，以确保双方利益不受损失。
3、严格控制运费的代发代扣风险
对于我们代扣代发的运费可能产生的风险，我们现在实行新的运费政策，运费全部由客户公对公打入，原则上不允许个人打款，由于特殊原因由个人打款的，由对方公司出具委托书，注明委托某某人打款，并且签字盖章。在发放时，也由对方出具发放明细，然后签字盖章，总之，现在我们只是代对方支付运费，我们自身和运费没有什么的关系，这样有效降低我们的自身风险。
4、严格控制煤炭赊销情况
根据财政部《内部会计控制规范—销售与收款（试行）的通知》的精神，结合我公司销售的实际情况，我矿采用先收款后发煤的销售与收款制度。但是有时也会出现少数单位拖欠煤款现象发生，针对这种情况销售负责人每天安排煤炭销售发运计划时应严格参考销售人员编制的吨位控制发放表，杜绝煤炭赊销情况发生。
5、加强企业自身风险的管理
树立以人为本的思想，建立一支稳定的营销队伍。稳定营销队伍是煤炭企业销售的基础和保证，与营销人员进行有效沟通，了解并把握其需求情况，对照实际及时给予调整，以保持营销队伍的稳定。对营销人员进行培训和加强管理，提供业务人员的素质和责任心。建立完善的业务管理制度，规范员工的语言和行为，从制度上杜绝疏忽和漏洞。
6、加强企业终端风险的管理
终端风险是煤炭销售中出现最多、最频繁的风险，如何预防显得尤为重要。建立完善的客户档案保护客户基本资料、购销合同、以往交易记录、客户信用等依靠完整的客户资料评价和跟踪客户的信用情况、确定客户信用额度，并在客户关系发展过程中予以及时更新和补充。只有对客户财务状况、市场网络、销售能力、组织管理等方面充分了解，据此建立科学有效的评估模式和预警机制，才能降低企业在销售中可能出现的风险。
7、加强企业内部风险控制机制
首先，煤炭企业缺乏对于风险的控制机制。纵观近年来煤炭企业的风险控制，风险控制设计到各个部门，由于内部管理机制只是单个部门管理制度的简单相加, 公司整体未形成符合自身实际的内部控制制度,风险控制体系尚未完全建立, 对风险的防范工作显得十分薄弱。虽然大部分企业都陆续出台了相关的规章制度, 但具体风险防范措施没有较强的针对性,大多流于形式，不能有效地预防和化解煤炭企业的销售风险。
总之，在竞争日趋激烈的市场经济环境中，煤炭企业应立足于行业特点，充分认清企业所面临的风险。在企业内部管理过程中，须高度认识到风险管理的重要性，并运用风险管理的思想分析和评价自身所面临的销售风险因素，并对不利因素预先采取合理的措施，完善销售风险防范体系。只有这样，企业才能长治久安，经受住社会经济变革的考验。
煤炭货值风险控制手册
1、概述
1.1、目的
1.2、适用范围
1.3、引用文件及术语
2、质量监督
2.1质量监督流程
2.2质量管理准备工作
2.3入库检查
2.4过程控制
2.5出库检查
2.6化验室管理
3、市场风险管控
3.1市场风险控制流程
3.2业务审核期市场风险控制
3.3货物堆存过程中的风险控制
3.4市场风险控制启动机制
4、货值风险控制
4.1货值风险控制预警机制
4.2货值风险控制合同条款
4.3追加保证金通知（样本）
COKING COAL HOLDINGS LTD
1、概述
1.1、目的
在煤炭的堆存和运输过程中，煤炭质量和市场价格都会发生变化，这些变化都会对煤炭的货值产生或大或小的影响，作为抵押物的煤炭发生在抵押期间货值变化过大时会给银行带来不可控制的风险。
现制定此办法对抵押期间的煤炭进行质量和市场风险的监督管理，监督煤炭在堆存和运输中的质量变化，并根据质量变化和煤炭价格市场指数的变化对煤炭的货值进行定期评估，在出现货值风险前提出预警，要求融资人增加保证金，规避货值风险。
1.2、适用范围
本办法适用范围为永晖实业控股股份有限公司自有堆场和租赁堆场内所有涉及供应链融资的抵押煤炭。
1.3 引用文件及术语
本文件饮用以下标准
GB 474-2008（中国煤样手工制备方法）
GB 475-2008（中国手工采样方法）
GB-T 212-2008 煤的工业分析方法
GB-T 211-2007 煤全水
GB-T 213-2008 煤的发热量测定
GB-T 214-2007 煤全硫
GB-T 477-2008 煤炭筛分试验方法
GB-T 16417-1996 煤炭可选性评价方法
COKING COAL HOLDINGS LTD
ISO 334-1992 St - Eschka method（固体矿物燃料艾士卡法测定全硫）
ISO 351-1996 St - high temperature combustion method（固体矿物燃料高温燃烧法）
ISO 501-2003 CSN（煤的坩埚膨胀序数测定）
ISO 562-2010 VM（煤、焦挥发分测定）
ISO 579-1999 TM - Coke（焦炭全水分测定）
ISO 589-2008（16）TM coal (2)（煤中全水分测定）
ISO 625-1996 C H（煤中碳、氢测定）
ISO 1170-2008（12）different bases（不同的基准）
ISO 1171-2010 Ash（固体矿物燃料的灰分测定）
ISO 1213-2-1992 Terms relating to sampling testing and analysis（固体矿物燃料词汇）
ISO 1928-2009 CV（固体矿物燃料发热量测定）
ISO 1953-1994 hard coal sizing（煤的粒度试验）
ISO 5074-1994 HGI（煤的可磨性试验）
ISO 8858-2-2004 froth flotation（煤的泡沫浮选试验）
ISO 11722-1999 moisture (in nitrogen)（氮气干燥法测定煤中水分）
ISO 14180_1998_Coal Seams_Channel_Sampling（采取煤层样） ISO1998-1975（采、制样旧版本）
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2、质检监督
2.1质量监督流程
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2.2质量管理准备工作
1)融资合同签署后，建立货物质量档案，录入合同约定的煤炭质量信息。
2)落实仓库质检条件是否符合合同需要，下达化验工作任务单，在仓库或人员不满足合同需要时确定第三方化验单位并在化验工作任务单中安排好取样和送样工作。 2.3入库检查
在货物入库过程中，仓库化验人员按照化验工作任务单和相关标准开展取样、送样及化验工作，提交煤炭入库化验单（见附件一）。
比较煤炭入库检验结果：
1）如果符合合同质量条款，则附上质量合格意见通知银行放款。 2）如果不符合合同质量条款，根据合同条款调整成交价格，如合同条款中没有该条款，或质量相差过大时通过融资信息部重新评定价格。 3）通知融资业务部与客户重新商定成交价格。4）在成交价格满足合同条款后（或低于评估价格）后，通知银行放款。
2.4过程控制
1）煤炭堆存期间，堆场按照煤炭堆存质量管理办法对煤炭质量进行监督检查并且按时填写煤炭质量抽查报告、堆存温度控制月报、货物储存意见表、煤炭堆存情况日常检查报告（见附件一），并综合出具永晖货物质量管理报告（见附件一）。
2）如煤炭质量出现变化超过规定幅度，根据结果确定是否追加保证金。
不同煤炭种类质量变化与处理措施如下：
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2.5出库检查
货物出库时，要严格检验货物质量，出具出库质量化验分析报告，经货值风险控制主管确认后方可出库,如果质量发生变化,则通知货管部门调查,排除多种煤炭出错的可能。
2.6化验室管理
具体实验室管理手册见附件2；
3、市场风险管控
3.1市场风险控制流程
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3.2业务审核期市场风险控制
在业务审核期通知融资信息部对合同中货物进行估值,出具货物市场价格评估单,评估价格远高于（高于25%）合同价格时,通知货权控制主管进行货权取得渠道审核,估值价格低于合同价格时,提交给融资业务部与货主重新商定交易价格。调整交易价格不低于评估价格时通过业务审核。
同时，在业务合同签订时锁定相关价格指数、大客户标杆价格等市场信息，并把当时的指数或价格信息签入合同并确定相关指数波动于增加保证金条款。
3.3货物堆存过程中的风险控制
在签订合同后，持续关注被选定关联的价格指数，在该指数或标杆价
降低时启动相应的应对机制。 3.3市场风险控制启动机制
货物进入我方管控的仓库后，风险控制部建立货物货值评估档案，以下两种情况下进行货值重新评估。
1）定期评估：如该品种货物市场价格平稳期或上升期，每月一次重新评估货物价值。
2）重点评估：如果该品种货物处于市场价格下降期（相关价格指数同比签订合同时降低超过10%），每周一次重新评估货物价格。 3）质量变化评估：质量监管过程中出现严重质量变化时，24小时内重新评估货物质量变化后的市场价值。 4、货值风险控制
4.1货值风险控制预警机制
采取措施：
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绿色：安全
蓝色：将货值评估提升到重点评估状态，要求货主增加保证金。
黄色：将货值评估提升到重点评估状态，要求货主增加保证金，寻找市场买家做直接销售准备，在货主拖延支付保证金的情况下直接销售。
红色：按照合同要求货主回购，或直接销售后追究货主合同违约责任。
黑色：直接销售后追究货主合同违约责任。
4.2货值风险控制合同条款
1）货物入库质量不符需要增加保证金的条款
合同单价基于合同约定的到货煤炭质量，如果货物在入库或者堆存期间低于合同约定指标，甲方按实际指标调整保证金，以下是保证金的调整方案：
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备注：1、降低值=最新化验指标-入库化验指标；下降百分比保留到个位数
2、另外，甲方保留对其他指标在入库时的考核权利，如果其他合同约定指标出现差异过大，甲方有权重新评估货物价值，并对乙方追加保证金
2）从合同签订到货物入库时产生市场变化时增加保证金的约定条款
如果市场价格跌幅超过5%（市场价以煤炭资源网和环渤海动力煤指数为基准，初始参考价格以签订合同当天的指数为准），则加收乙方5%的保证金；以此类推，以后跌幅每增加1%，则追加的保证金增加1%；
跌幅=（原合同约定基准指数-最新价格指数）/原合同约定基准指数。
3）货物堆存过程中市场变化需要追加保证金的条款
货物堆存过程中，甲方会监督货物质量和市场两方面的变化，随时重新评估货物价值，如果货值降低超过5%，甲方均有权追加乙方保证金，乙方在收到甲方追加保证金通知后，需在2日内支付保证金（如乙方拒不签收通知，通知日以甲方发出的邮件记录或传真记录为准），如乙方拒绝或拖延增加保证金，甲方有权立即处置货物。
4.3追加保证金通知（样本）
追加保证金通知
贵公司货物在入库/存放期间，由于质量发生变化，与原合同约定数值相比降低：
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贵公司货物在入库/存放期间，由于市场价格发生变化，与原合同约定基准指数相比降低：
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根据货值评估办法
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贵公司需要追加保证金壹佰贰拾壹万玖仟伍佰（1219500）元整。 提示：
1、请按合同约定在48小时内追加保证金，时间自本通知发出时开始计算。 2、如果对质量变化的化验精确度或价格指数变化有异议，请先按照本通知要求追加保证金后双方共同寻找第三方进行复议。
3、如48小时内我公司指定帐户内未受到全额保证金，视为贵公司违约，我公司将对货物直接进行处置。
永晖实业 2014-8-19 签章
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