物业公司部门职责

物业公司各部门职能及岗位职责

第一节 各部门的职能

一、 总经办

1、制定有关公司的物业管理发展战略和服务项目的管理方案及执行计划;

2、执行上级公司的决议,负责公司总体发展规划及实施与管理;

3、向上级公司提出经营预算和费用预算;

4、领导公司的经营活动,实现经上级公司批准的预算利润指标;

5、保证公司能提供符合标准的服务;

6、收集客户的反映,研究市场的需求,不断调整公司的管理与经营思路,使公司不断得到发展 , 塑造本公司对外形象;

7、代表本公司对外开展公关活动;

8、建立和完善公司的管理手册和员工手册;

9、向上级公司报备组织系统表、人员编制和工资总额计划;

10、根据上级公司规定,决定本公司部门层及以下人员的任免职与奖惩;

11、向上级公司提出营业状况和财务状况报告,接受质询,将决议事项转达所属人员,并执行该项决议;

12、审核综合事务部所制定的各项规章制度,包括员工手册、公司CI形象、规章制度、薪酬福利、各岗位责任等项的审订;

13、负责督导综合事务部、品质管理部、及各客户服务中心、财务等部门的各项工作和事务;

14、亲临现场处理本公司紧急事件,确保公司正常运作;

15、主持协调会议,仲裁及防止各部门之间的冲突;

16、发现并消除公司安全隐患,为大规模改造向上级公司提出预算外开支计划;

17、制订、修订物业服务相关的流程标准、应急方案及相应的管理制度

18、抓好公司文化建设;

二、财务管理部

1、向总经理室负责;

2、遵守财务纪律,建立和健全各项财务管理制度;

3、检查银行、库存现金和资产账目,做到账账相符,账实相符;

4、负责检查、审核各经营管理部门及下属机构的收支账目;

5、按照物业管理的行业特点和需要,分类计账；完成总经理室交办的财会工作;

6、根据物业管理行业的具体特点、依据财会管理有关法规、政策、文件,制定财会管理具体制度和操作程序;

7、执行审批制度,按规定开支范围和标准核报费用,负责发放员工工资;

8、严格执行现金管理制度和支票的使用规定,做好收费发票的购买、保管、使用及回收;

9、编制记账凭证;及时编制各类报表,妥善管理会计账册档案

10、拟定各项目费用收支情况,提供财务分析报告呈总经理室;

11、研究熟悉和实施相关的工商、财会及税务、物价等相关规定,

运用法律、行政处分和经济手段保护公司的合法权益;

12、负责领导交办的其他事项;

三、综合事务部

1、向总经理室负责;

2、编写制定公司人事行政管理制度、作业程序的制定与审核;

3、依照人力需求,主导人力招募、职前及在职教育训练的实施等工作;

4、组织统筹并管理、监督公司行政管理运作;

5、协调并支持、配合公司各部对人力计划、行政开支的管理工作;

6、协调配合公司各部对人事、行政方面工作的支持;

7、负责组织、统筹公司各部门对员工进行月季年考核工作;

8、完善、维护企业文化体系;负责公司整体VI视觉

9、依时计划统计向公司呈报各项人事、行政工作月、季、年报表给公司决策参考;

10、制订公司办公费用总开支的计划,并加以调控;

11、做好员工到任、离职的交接工作,保证各个岗位的工作衔接正常;

12、公司的各种规章制度的落实和执行;

13、整理建立公司的档案,统一公司的公文格式;

14、负责公司物资的采购及物资的定期盘点工作;

15、负责公司的档案收集、管理工作;

16、制订公司培训制度及建立完善的培训体系

17、协助各部门编制业务培训实施计划;

18、组织管理业务短训班、研讨班、讲座等培训活动;

19、合理安排培训人员,检查培训质量,组织人员考核;

20、管理和控制外派学习的员工,审核员工申请报销业余学习的学费;

21、对外协调好政府物业主管部门、劳动部门、物价部门、公安部门的关系;

22、负责日常的接待工作;

23、负责领导交办的其他事项;

四、品质管理部

1、向总经理室负责,贯彻执行总经理室下达的各项指令;

2、负责各部门工作的监督、检查与协调,收集行业信息和法规,

以及各服务项目的品质调查与反馈,反映各部门意见和建议;

3、做好各部门员工的培训工作;

4、负责监督公司各项规章制度和指令性文件正确执行;

5、负责质量活动的策划,以及质量事故的处理；如遇重大质量事故,立即上报,并依照上级指示执行;

6、负责公司的车辆调度与管理工作;

7、负责公司品控中心24小时值班,做好内部秩序卫生工作;

8、负责处理客户或各部门的来电、来访、咨询、委托、有偿或无偿服务工作的记录备案工作;

9、负责处理公司内外部各类派单及跟进工作;

10、负责处理突发事件的应急处理工作;

11、负责做好各类派单的收单及回访工作;

12、负责做好公司内部项目的信息传递工作;

13、负责做好各类单据的统计及回收工作,并形成日报表,上报部门负责人;

14、负责各类投诉接待及跟进工作,并及时通报相关部门负责人处理;

15、负责做好各项目夜间安保,工程值班质量的巡查工作;

16、负责做好各项目客户满意率的测评及统计工作;

17、负责做好值班日记,品控中心的档案管理工作;

18、负责做好上级领导临时交办的工作;

四、工程维修部

1、向总经理室负责;

2、负责各项目电器系统、电梯、空调系统、给排水系统及采暖系统等运行管理、设备维护、保养及故障检修;

3、负责各项目楼宇管理设备、保安监控设备、无线通讯网、公共广播设备、消防监控及各种机械设备职责;

4、负责各项目内公共设施、装饰灯具等的维修、保养工作;

5、负责各项目各系统的完善改造、设施更新和小项目增改工程施工;

6、负责各项目土建结构方面例如渗漏水等的修理;

7、对业主装修工程负责监督管理工作;

8、负责各项目电力系统的运行管理;

9、负责各项目所有高低压配电柜、变压器、电气及监视控制设备的维修保养及故障检修;

10、负责各项目设备、保安监控设备、消防监控、车库管理及水泵、排污设备等电器设备的电源供给及故障检修;

11、负责各项目公共区所有照明设备的保养和故障检修

12、负责各项目所有电梯及电动附体的电源供给及运行故障;

13、负责各项目空调机组、新风系统、排风系统的运行管理;

14、负责各项目所有空调、通风设备的维护、保养、检修;

15、配合强、弱电组进行空调、通风设备的维护和故障检修;

16、负责各项目的供水系统、排水系统、热水系统、中水系统的运行管理及上述系统设备包括水泵、管道、阀门及附属设备的维护保养和故障检修;

17、负责各项目所有公共区域内卫生洁具的维修保养;

18、负责向业主、租户提供有偿服务;

19、负责向各业主、租户提供有关电力设施的有偿服务;

20、负责向各业主、租户提供有关电器设备的有偿服务;

21、负责领导交办的其他事项;

五、安全管理部

1、向品质管理部负责

2、制定安全管理计划,根据管理项目各部位的重要性,安排安全管理力量,维持管理项目的治安环境;

3、根据公司有关规章制度制定防火、防盗等“五防”工作实施细则,经批准后执行;

4、组织安全管理人员业务学习和训练工作;

5、维护安全保卫设施,预防防盗、破坏活动;制止扰乱管理项目正常工作秩序的行为;

6、严格执行出入公司管理制度,按规定对车辆、人员、物品出入公司进行盘查;

7、对员工进行安全防火、消防技能培训,组织义务消防员的训练、演习、扑救火灾工作;

8、定期检查消防设施设备的配置和维护情况并负责更换;外来车辆、员工自行车的管理;

9、及时处理、上报各种突发性、灾害性事件,维持秩序,保护现场,配合公安机关进行重大事故处理工作;

10、建立各服务中心安全、防火工作档案,负责本部门文件、记录、档案等资料的保管和定期归档工作;

11、完成上级领导交办的其他工作;

六、环境管理部

1、向品质管理部负责;

2、负责组织制定各项环境管理制度及工作标准;

3、 负责拟定管辖区域内的保洁、绿化方案;

4、 对辖区内的保洁、绿化工作情况定期进行检查,并做出评价;

5、 监督辖区内保洁人员、绿化人员的工作纪律,纠正违规现象,并做好记录;

6、负责各项保洁、绿化外包项目的谈判与合同签订工作;

7、 定期向领导和办委会汇报环境管理部工作,并听取意见;

8、 处理保洁、绿化工作中的各种突发状况;

9、 负责保洁、绿化人员的考核工作,并参与其岗位培训工作;

10、完成上级领导交办的其他工作;

七、服务中心

1、向总经办负责;

2、负责办理房屋交接、验收、入住及资料核实保管工作；

3、负责与客户相关业务的接待、办理、反馈及各类信息的收集、分类、统计、回访、归档等工作,包括数据的分析、统计及改进工作；

4、负责小区内楼宇及公共娱乐设施、居住环境、治安、保洁、绿化、停车场、电梯、装修的管理、服务工作；

5、负责服务中心内部规范化管理,制定各种规章制度,照章办事；

6、负责各项费用的收取及催缴工作并进行收支核算；

7、负责向财务部上报服务中心的月度资金计划及各类财务报表;

7、受理业主来访、查询、委托、投诉等事宜,并协助有关部门及时解决,并做好回访工作；

8、建立健全业主档案、房屋档案,掌握各业主的基本资料,对档案内容及时进行更正,保持档案内容的时效性；

9、掌握客户申请装修情况,并负责对客户装修审批、监督、验收工作；

10、掌握房屋产权归属及变更情况；

11、掌握房屋的使用及房屋的租赁情况；

12、负责小区内各项设施设备的维护保养及日常管理工作；

13、办理房屋交付,监管住户按规定装修和使用房屋,并制止损坏房屋结构、外观和影响其他住户的行为；

14、检查、监督绿化保洁,搞好公共区域卫生和美化环境服务,监督沿街商铺的门前卫生三包工作；

15、消除火灾隐患和其他各种不安全因素,防止火灾和盗窃事件的发生,及时处理已发生的问题；

16、加强对小区保安工作的监督、检查,加强小区安全防范,维护小区公共秩序；

17、协助和配合辖区派出所及社区居委会做好综合治理、社区文化等精神文明建设工作；

18、负责小区的宣传管理、社区文化服务管理工作；

19、负责与各外协单位的联络事宜及各项经营活动的开展工作；

20、完成领导交办的其他工作;

第二节 各岗位的工作职责

岗位是组成公司管理的每一块砖或每一个部件,管理树上的每个空格都表示职务名称,针对每一个岗位都必须有一份岗位描述;

一、总经办各岗位工作职责

一总经理

职务名称：总经理

直接上级：集团公司总裁

直接下属：运营副总经理、营销副总经理、工程副总经理、总设计师、质安总监、财务总监、总经办秘书

本职工作：实施企业的中长期战略规划,组织制订本公司的年度经营管理计划,主持公司的日常经营管理工作,负责组织、培养高效的管理团队和项目团队,确保公司经营管理目标和发展目标的顺利实现,使公司获得经济效益和社会效益;

总经理对集团公司总裁负责,行使下列职权：

1、主持公司全面经营管理工作,组织实施集团公司决议;

2、组织制定企业中长期发展战略及经营目标;

3、审定公司内部管理机构设置方案及公司基本管理制度,审定公司具体规章实施细则;

4、根据企业发展战略,制订企业各阶段经营管理计划,并对计划执行情况予以监督;

5、授权各副总及组织实施相关决策,确保企业的年度经营指标得到全面落实;

6、负责投资管理、工程项目管理、房产营销管理、人力资源管理、财务管理等的决策工作;

7、主持召开总经理办公会议,听取各副总的工作汇报,监督、检查经营计划和财务收支计划的执行情况;

8、出席企业重要公关活动,建立、维护与政府相关部门、媒体机构、重要客户之间的良好关系;

9、公司章程和集团公司授予的其它职权;

10、应集团公司要求出席集团公司会议;

二运营副总经理

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：根据企业中长期发展战略目标,组织编制所辖部门的工作计划,领导、协调行政管理与人力资源管理的各项工作,保障企业年度经营计划的实现和各项管理工作的有序开展;

工作责任：

1、拟定公司发展战略、年度经营计划和预算方案;

2、根据企业阶段性目标和年度工作计划,组织制订所辖部门的工作目标、工作计划和实施措施,保障企业各项业务的正常运行;

3、在总经理的领导下,主持公司管理体系建设,监督各项规章制度的执行;

4、与其他高管保持正常的沟通交流,尽早发现并解决公司发展的瓶颈;

5、参与并协助公司各部门年度工作计划的制定,并监督执行,协调公司内业务与业务、业务与管理的关系,确保公司各项业务工作的正常有序运转;

6、根据企业人力资源开发与管理体系的要求,组织、指导企业人力资源管理制度的编制、培训计划的制订及薪酬方案的制定工作;

7、制定提高公司员工工作效率的激励措施,严格执行各项制度、维护工作秩序,协调处理好突发事件;

8、负责公司团队建设,对各部门工作质量进行监督、检查;

9、主持公司周工作例会;

10、建立公司的业务反馈系统,审核业务汇总报告,并考核各部门的业绩,指导、检查行政、人事、物业管理等部门的工作;

11、负责下属部门经理的考核工作,提名下属部门主管级以上人员的招聘及不称职员工的解聘须经人事行政部考核,企业管理副总审核,报总经理审批;

12、协调下属部门与其它部门的横向配合工作,完成公司的各项工程及经营计划;

13、完成总经理交办的各项临时性工作;

三总经理助理

二、 副总经理下属各岗位职责

一综合事务部经理

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

（二）品质管理部经理

（三）客服服务中心经理

（四）工程维修部经理

三、综合事务部经理下属各岗位职责

一综合事务部副经理

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

（二）行政主管

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

（三）资产管理员

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

（四）办事员

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

四、品质管理部经理下属各岗位职责

一品控中心经理

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

二品控中心主管

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

三品控中心督查专员

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

四环境管理部经理

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

六环境主管

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

七 绿化主管

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

八清洁领班

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

九绿化员

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

十清洁员

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

十一安全主管

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

十二安全队长

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

十三安全员

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

五、工程维修部经理下属各岗位职责

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

六、服务中心下属各岗位职责

职务名称：运营副总经理

直接上级：总经理

直接下属：行政管理部经理、人力资源部经理

本职工作：

工作责任：

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