公司档案管理制度及流程
一、目的
加强公司档案管理，规范公司档案的收集及归档程序和方法，
确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效执行的措施。
二、适用范围
公司员工人事档案及各部门档案的收集、整理、分类、利用和归档；
三、定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务经营、管理、企业宣传等活动中对企业产生有保存价值的图文文件、账册、凭证、录像、荣誉证书、证件等历史记录；
2、档案管理：规范收集、管理、分类、保管、统计、查看等活动；
四、职责部门
1、人力行政中心部
①负责公司档案的集中管理及制度执行监督及检查工作；
②健全档案管理制度，指导、监督及检查实施情况；
③收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司档案及资料；
④负责公司档案的利用及处理，确保档案的安全
⑤负责组织学习和培训档案管理办法；
2、公司其他部门相关人员
①负责本部门的资料文件（含部门制度流程、合同、对、对外签订合同及相关文件等）的收集保管、标识分类、备份、归档并需及时向人力行政中心提交原文件及复印件
②负责人员工作变动时及时做好工作交接，并通知人力行政中心；
③财务部按照国家财政制度规定独立建档保管财务资料
（部门制度流程及对外涉及费用类文件需提交原文件及复印件给到人力行政中心）
五、流程
1、档案资料的收集
①各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同文件等资料收集 ，并编制《文件（合同）管理记录目录》；
②各部门的合同文件等资料需留底的备份一份，含复印件及阴影扫描件，并编制《移交目录》每季度向人力行政中心移交；
③档案资料的标识
人力行政中心及各部门对各自保管的档案进行编号，编号规则见公司档案管理规定；
④档案资料的日常管理
a、电子类合同及扫描件及时保存于档案指定硬盘、U盘，或者专门光盘保存；
b、文件资料合同遵循科学排列，按序号排放文件盒/柜中，将《文件（合同）管理记录目录》置于封面，方便检索查找；
⑤档案借阅
a、档案借阅需履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限公司内部审阅，不可带出，如需带出公司查阅，需依照借阅权限由相关负责领导批准；
b、档案外借只借复印件，需借原件需经总经理批准，借阅档案需及时交还，需当面交点检查清楚文件，如有遗失或损坏，按文件重要程度上报上级领导进行处理；
c、借阅档案用完后需及时还回，如超出时间，需重新办理借阅手续；
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
①人事入职、转正、考核、调职、离职、奖惩、劳动关系文件资料
②公司对外发出的公文通告
③公司与往来客户、供应商的签约文件
④公司领导的批示、内部通知告文；
⑤重要的会议资料：包含会议的通知、决议、总结、领导人发言稿、会议记录、会议简报等；
⑥公司各部门的业务展开工作报告、工作计划表；
⑦公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片、录音、录像等；
⑧外出公务活动（出差、培训学习、考察、会议）所获得形成档案资料；
⑨各种实物档案，固定资产、采购原材料、办公用品等记录文件；
⑩其他具有利用和保存价值的文件资料；
3、档案资料的归档要求
1）归档的资料必须齐全、真实、准确，请示和批复、复印件和原件、附件备注等清单齐全；
2）一般资料按一份原件归档，重要资料和高频率使用文件可备份两份，经办部门根据需要保存复印件备份留底。如因业务需要，经办部门需保留原件，需经总经理批准后妥善保存，人力行政中心以影印本归档；
3）声像档案摄录必须音质清晰，详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景；
4）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好影印件及电子文件备份；
5）实物档案（荣誉证书、奖品奖杯、锦旗、奖章、牌匾、馈赠品、纪念品）必须原件归档，保持其完好无损；
4、档案资料的归档时间
1）即时归档
下列文件（含电子、声像资料）应在传阅、办理结束后及时取得归档
②公司规定的密级文件
③重要文件，如政府批文、核准文件、证照；
④管理层的任免材料，及员工人事奖惩、考核通知文件；
⑤其他需要即时归档资料；
2）定期归档
①部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单移交人力行政中心；
②部门每年三月底前归档上年度资料与文件，并移交人力行政中心；
3）电子声像档案的归档
①重要电子声像档案实时进行，随伴随归；
②一般电子声像档案应定期完成，每三个月一次储存硬盘保存；
5、档案交接
1）部门内档案交接
部门负责档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接受人核实无误后签字，人力行政中心见证；
6、档案移交公司的流程
1）经办部门检查文件或档案，无误后编制移交清单；
2）人力行政中心根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
3）档案完整齐全，人力行政中心与移交部门双方在移交清单上签字，一式两份，各存一份；档案
7、档案保管
1)档案编号
①档案按类别赋予统一名称，要求名称简明扼要，能充分体现档案内容；
②档案分类各级名称确认后，应参照《档案分类编号表》将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；
③档案分类编号应预留若干空白档，以备将来组织扩充或业务增加时，随时增补之用；
④档案分类及编号的增补、修订由人力行政中心结合工作和各部门要求，组织实施修订，任何部门和个人不得随意修改；
⑤建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅；
8、附则：本办法由人力行政中心制定并负责解释，发布之日起实施
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