公司档案管理制度及流程
为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 包括：公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
一、 档案资料的日常管理：
1、电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
2、文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
3、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐摆放在文件／档案柜中。
二、 档案资料的归档范围
1、公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
2、公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
3、本公司与其他单位来往的文书及权益文书和照片、录音、录像等；
4、公司领导的批示、指示等；
5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
6、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
7、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
8、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
9、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
10、本公司发布的各类广告、宣传材料；
11、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
12、外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
13、财务档案资料；
14、各种实物档案；
15、其他具有利用和保存价值的文件资料。
例如：1) 工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；
2) 客服部：合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等
3) 管理部及办公室：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。
三、 档案资料的归档要求
1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。
3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
5、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
四、档案资料的归档时间
1、即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
1) 公司规定的密级文件；
2) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
3) 合同、协议书等正本及过程资料；
4) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
5) 其他认为需要即时归档的资料。
2、定期归档
1) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室；
2) 部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室；
3、电子声像档案的归档
1) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
2) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次上传数据。
3) 每年3月底前必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘并将数据上传到公司的云端保管。
五、档案保管
1、档案编号
1) 档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2) 档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号规定》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3) 档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
4) 档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
5) 建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
六、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
4、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
5、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
6、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
7、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
8、不准转借，必须专人专用。
9、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
10、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
七、档案保密要求
1、档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。
3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离办公室。有密级档案复制时，需经项目经理或副总以上领导批准。
4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经部门总监或副总以上领导批准。
5、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
八、档案借阅、借出制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料：
1)公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；
2)非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；
3)借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；
4)借阅者不得在阅览区域内吸烟、大声喧哗。
3、借出档案资料：
1)档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。
2)非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借出；
3)借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。
4)借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
4、复印档案资料：
1)档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意；
2)图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数 。
5、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
九、档案的保存期限
文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：
1、永久保管的文书档案主要包括：
1)本公司制定的法规政策性文件材料；
2)股东名簿；
3)组织规程及办事细则；
4)本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
5)本公司职能活动中形成的重要业务文件材料；
6)财务报表；
7)本公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
8)本公司机构演变、人事任免等文件材料；
9)本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
10)上级机关制发的属于本公司主管业务的重要文件材料；
11)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。
12)工程设计图；
13)其他经核定须永久保存的文书。
2、定期保管的文书档案主要包括：（定期分为30年和10年）
1）本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；
2）本公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
3）本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；
4）本公司一般性事务管理文件材料；
5）本公司关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
6）上级机关制发的属于本公司主管业务的一般性文件材料；
7）上级机关和同级机关制发的非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料；
8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料；
9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
3、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
十、档案的保管
1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
十一、本制度即日起开始执行。
附则：本办法由公司管理部制定并负责解释。
附件一：《文件（合同）管理记录目录》
文件（合同）管理记录目录
记录编号:
日期：
序号
文件（合同）编号
标题
需抄送的相关部门
接收部门
原/复
接收人
备注
附件一：《文件（合同）管理记录目录》
附件二：《档案目录》
档案目录
卷宗号:
目录号：
部门：
日期：
案卷顺序号
立卷类目号：
案卷标题
起止日期
卷内张数
保管期限
备注
附件三：《档案借阅登记表》
档 案 借 阅 登 记 表 页号：
页号
利用者情况
档案资料情况
用途
复印
归还否
签收人
备注
姓名
部门
电话
名称
责任者
类型
档号
复印否
份数
附件四：《档案借出登记表》
档 案 借 出 登 记 表 页号：
页号
利用者情况
档案资料情况
用途
复印
借出时间
归还时间
签收人
备注
姓名
部门
电话
名称
责任者
类型
档号
复印否
份数
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