一、概述
为规范公司合同档案管理，提高档案管理的效率和质量，最大限度地保证合同档案的完整性、准确性和安全性，制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司内所有的合同档案管理工作。
三、职责分工
1、公司领导班子
对规范合同管理和保障合同安全负总责，对合同管理形势进行分析研判，对合同管理制度进行调整完善，提出整改建议。
2、档案管理部门
（1）负责对公司实施的各项合同出具档案，并建立合同档案管理系统，确保合同档案的完整性和准确性；
（2）负责合同档案的日常管理工作，制定相应的流程和办法，做好合同档案的分类、归档、检索和维护等工作，确保档案流转的数量和质量；
（3）负责合同档案的保存工作，通过专门的库房，保证合同档案的安全性，建立合同档案备份制度，做好对合同档案的备份和恢复工作。
3、部门主管
负责本部门合同管理工作的组织协调和监督和管理，确保合同管理工作的正常开展。
4、各部门员工
（1）负责制定合同的各项管理制度及手续，保证合同的完整性和准确性；
（2）负责按照规定的流程和程序办理合同，并及时将合同送交档案管理部门归档。
四、管理流程
1、合同签订前的准备工作
（1）组织合同草拟人员制作合同草案，合同草案必须经过甲方及乙方评审通过后，方可进行下一步工作。
（2）甲乙双方签订合同前，必须对合同条款逐条进行确认，并在合同正式签订前，对所有的条款进行详细解释，以及阐述双方的权利和义务等。
（3）签订合同前，需与行政部、财务部以及法务部等相关部门进行沟通，确保合同的合规性，并与上级主管部门进行审批，以获得合法有效性。
2、合同管理工作流程
（1）负责人员收到合同后，需经过严格审核，确保合同内容的准确性，避免出现遗漏或错误等情况。
（2）审核通过后，需将合同送交档案管理部门，要求档案管理部门将合同及相关证明资料进行完整归档，存档流转记录。
（3）合同管理部门会按照公司的规定流程，按照合同的类型进行归档，对合同进行细致的记录，对每个合同进行编号，建立合同管理档案。
（4）合同管理部门需建立合同管理备份制度，确保合同记录数据的完整备份，保证数据不会遭受数据误删除、丢失等影响档案安全的事情发生。
（5）当有部门主管需要查询某个合同时，需向合同管理部门提交查询申请，待合同管理部门确认查询要求后，方可进行查询。
3、合同档案保管与利用
（1）在合同归档时，进行防火、防潮等安全措施，防止合同文件受到损失。
（2）所有合同归档后，合同管理部门需进行档案的维护和修整，定期对合同档案进行检阅，避免合同文件丢失或易受损失。
（3）对于到期或无效的合同，合同管理部门需及时处置，如果可以销毁，必须进行销毁程序，确保合同文件的次样和证明文件等必须妥善保管或直接销毁。
五、制度执行
1、本制度从制定之日起开始实施，如遇特殊情况需要进行修改的，应经公司领导同意，并及时通知相关部门，确保制度的稳定性和实效性。
2、通过培训、宣传、交流等方式加强公司内部对本制度的宣传和贯彻，在全公司推进合同档案管理工作的标准化、科学化和规范化。
3、公司对违反本制度相关规定的人员及管理人员，在制定该制度的前提下，进行纪律处理，严重者追究相关人员的责任。
六、结语
充分发挥合同档案在公司经营和管理中的重要作用，规范和完善合同档案管理工作，对公司的经营和管理事业具有重要意义。通过制定、实行本制度，达到规范合同档案管理、提高管理效率的目的，让更多的工作人员从中受益。
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