适用于“中小型企业”
特别声明：徽雀提供的各类管理制度仅是参考，企业应结合自身实际业务场景、业务特征及管控关键点进行编制，才能达到制度支持业务发展的目的，而不是约束、制纣业务发展，切忌生搬硬套，不得要领。
一、目的
规范公司合同签订、审查、变更、解除和保全的管理行为。为加强监管，减少合同差错，防范和减少因合同签订可能给公司带来的风险，特制定本制度。
二、 适用范围
适用于涉及公司合同洽谈、签订、履行、管理的全体人员。
三、 基本原则
3.1 择优签约原则，秉持“平等互利、协商一致、等价有偿”合作信念，择取性价比更利于公司发展的合作关系。
3.2统筹管理原则，即由专属部门全面负责合同管理，不断完善规范公司合同管理中各环节的行为标准。
四、 职责权限
4.1董事会：审批公司合同相关管理制度；
4.2总经理：全面负责合同全过程管理；对各相关部门的管理工作进行指导和考核；合同相关管理制度的审核；
4.3财务部：负责建立和优化合同相关管理制度，并组织实施；
4.4各部门:各业务相关部门作为合同签订的第一责任人，有义务对合作方进行检查和调查，对合同签订的必要性、真实性、合法性、合规性负责，负责原始资料的收集、合同签订、双方文件的传递和合同履行的跟踪。
五、管理内容
5.0合同管理流程
5.1合同分类
5.1.1合同：指公司与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包含合约、契约、意向书等。
5.1.2合同的分类:根据合同内容可将公司业务涉及到的有关合同划分为 六 类：人事类、投融资类、租赁类、采购类、联营类及其他类。
5.2合同签订
合同的签订是基于在前期各方已充分沟通、协商、已达成一致合作意向为前提，在遵守合法、公平公正、平等互利的基础上，明确合作相关事项，采用书面形式，是合作各方意愿的真实表达，具有法律效力。
5.2.1签约人在签订合同之前，必须业务经办人必须了解对方单位或个人相关经济经营信誉情况并做汇报；
5.2.2合同谈判由业务跟进具体负责人安排对接，由中心总监及分管副总共同参加，总经理审批确定，不得由该项业务直接跟进人一个人直接与对方谈判签订合同；
5.2.3需取得对方加盖公章（红章）的营业执照复印件，合作方为个人的必须提供身份证复印件按手指模，等作为合同不可分割的一部分；
5.2.4除即时结清者外（即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，有双方认可确认的订单视同为协议）一律采用书面格式；对于公司常规的合同，以上表所罗列合同，以及其他可模版化的合同，必须采用统一合同文本模版；
5.2.5合同对当事各方做来内容明确，表述清楚，应包括要素全部含概，具体要包括以下表格列示且不仅限于：
5.2.5.1合同必要素：签约各方全称，营业地址(注册地)，单位盖章，自然人身份证号按手指模，具体合作事项，合同起止期，结算条款，签约时间和签约地点，争议解决，分管起诉归属地（法院）；
5.2.5.2合同正文内容：包括具体合作事项，包含且不仅限于以下内容：有效期限，货（工）期，标的物质量要求，验收、交付、运输风险提示，所有权转移确认状态，结算条款结算条件，付款时限，质保金、服务金预留等，后续保障维修维护或标的物退换等明确约定；
5.2.5.3结尾部分：合作各方签字盖章，署名，写时间，同时需加盖骑缝章。
5.2.5.3.1盖章要求：原则上使用合同专用章，没有合同章的则用业务章或公章替代，严禁使用财务章；
5.2.5.3.2其他要求:合同代表签字、签字日期、合同总页数及页码。
5.2.6仲裁及法院约定：签约时应力争合同/协议由我方所在市人民法院管辖。
5.2.7任何人对外签订合同，都必须以维护公司合法权益和提高经济效益为目的。绝对禁止在签订合同时徇私舞弊、中饱私囊、谋取私利。违者将根据国家法律和公司员工奖惩制度进行处理。
5.3合同审批
5.3.1合同正式签订前，必须按规定报领导审批后才能正式签订。
5.3.2 合同审批权限：见下表
注：重大合同（包括并不仅限于战略、决策、经济、影响方向性的、大额投资等）签订前应有取得董事会（董事长）决策层签订同意实施的制度支撑，如未有相关制度支撑的，则单项合同签订需取得董事长审批同意方可执行。
5.3.3合同由业务经办部门负责发起，跟进过程协商汇报，中心总监参与过程沟通洽谈。
5.3.4业务经办人拟订合同初稿，按职级审核审批后予以签订，重要合同必须经法律顾问审查。
5.4合同履行
5.4.1合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的前提基础，信守诚诺，严格执行合同所规定的义务，保全我方的权益，确保合同的实际履行或全面履行。
5.4.2 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，做到及时协商补充协议，对于都不具备相关条件的，则应遵守实质重于形式的原则，以实际情况，包括物资交接签收等有效实物、验收单，货运单等票据、银行流水作为资料证据实物，结清相关款项，做到无遗留交接手续。
5.4.3 业务跟进部门（人员）应熟练掌握了解合同进展情况，并定时向总经理、副总经理、财务部及有关部门负责人汇报进度，发现问题及时处理。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
5.5合同变更
5.5.1补充协议、变更部分内容：
5.5.1.1补充协议：在合同履行过程中，如因原条款约定不明确或是未约定，经各方一致协商同意，可进行签订补充协议，内容必须遵守原合同管理基本原则，补充协议与原合同同等法律效力；
5.5.1.2变更部分内容：在合同履行过程中，如因原条款约定与现实出现较大差异，继续履行可能给一方或多方造成较大损失，或是违反国家法律、市场实际情况等，可各方协商同意，对该条款内容做出变更或删除的补充修改协议；
在实际履行或正常履行过程中，因不可抗力因素或不可克服的事件而需要变更或终止合同时，5.5.1.3应在法律规定或合理期限内与对方协商。
5.5.2解除合同终止履行：
5.5.2.1如遇因外部不可抗力因素或是无法克服的事件，需要中途解除合同终止履行的，当事任何一方应当事面向各方提出解除合同终止履行的请求，经当事各方人一致协商同意，可提前终止合同的，自提出方提出之日起7天内未做出答复，视同为同意请求；
5.5.2.2 我方业务跟进当事人合同履行过程中，应当随时关注事项进展情况，了解掌握对方动向，发现任何异常，第一时间向公司汇报，并做出事态发展评估，做出主动措施，以保全公司正当利益。
5.5.3 变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。
5.5.4变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。
5.5.5变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。
5.5.6变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
5.5.7因变更或解除合同使当事人利益遭受损失的，除法律允许免除责任的以外，应当承担相应的责任，并在变更或解除合同的协议中明确约定。
5.5.8以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
5.6纠纷处理
5.6.1合同在履行过程中如任一方有异议，第一时间向公司汇报情况，并积极协商解决，尽量避免发生冲突，如实际已发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
5.6.2合同纠纷由相关业务部门和法律顾问处理，经办人具体负责纠纷的处理。5.6.3在处理纠纷时，要加强联系，及时通气，积极做好该做的工作，不推诿、不指责、不互相指责，统一思想和行动，对外保持一致。
5.6.4 合同纠纷的提出，由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
5.6.5合同纠纷处理
5.6.5.1坚持以事实为依据，以法律为准绳。法律没有规定的，以国家政策或合同条款为准。
5.6.5.2把谈判作为基本方法。发生争议后，应及时与对方进行友好协商。在维护公司合法权益、不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决争议。
5.6.5.3因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
5.6.6凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动配合，积极准备提供相关证据材料，包括并不仅限于如下:
5.6.6.1合同文本(包括合同修改和解除协议)，以及附件、文件、传真、图表等。与合同有关。
5.6.6.2交货、发货、托运、验收、发票等相关文件。
5.6.6.3货款的承付、托收凭证，有关财务帐目。
5.6.6.4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告。
5.6.6.5相关方违约的证据。
与5.6.6.6争议处理有关的其他材料。
5.6.7如果双方通过协商就合同争议达成一致，应由双方代表签署书面协议，并加盖双方公章或专用章。
5.6.8双方签订的解决合同争议的协议、上级主管机关或仲裁机构的调解书和仲裁书生效后，应抄送与争议的解决和履行有关的部门，各部门对该文件的理解或履行负责。
5.6.9如在规定期限届满时，各方未能执行上述文件中的有关规定，承办人应及时向主管领导报告。
5.6.10发生法律效力的调解书、仲裁决定书或者判决书，对方当事人逾期不履行的，可以向人民法院申请执行。
5.6.11在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错,执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
5.6.12合同争议解决或执行后，应及时通知相关单位，并将相关资料汇总归档。
5.7合同归档管理
5.7.1本公司对合同实行二级管理，公司层级、业务层级，公司层级由档案室管理（目前暂由财务部代），业务层级由各业务部门自行管理。
5.7.2归档管理如下表：
5.7.3每份合同建立起，同时建立起该份合同生命过程卡，《合同生命过程卡》见附件一，相关基本信息必须同时建立，在移交相关合同存档部门时同时移交，在生命卡上签字，生命作为合同附属档案存放于合同档案盒，并在后续管理合同流转中记录借出、归还等。
5.7.4各归口部门认真做好合同管理的基础工作：
5.7.4.1建立合同档案。
5.7.4.2建立合同管理台帐。
六、附则：
6.1本制度由财务部负责编制、修订，经绩效中心总监、总经理审核，董事会批准执行；
6.2本制度自2018年12月1日起实施，2019年3月1日起正式实施。如与本制度有抵触，以本制度为准。
七、附件
附件一，《合同档案生命过程登记卡》
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