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监理项目合同管理的任务及方法

时间：23-04-08 网友

监理项目合同管理的任务及方法

建设项目监理的核心是对工程投资、进度和质量三大目标的控制，而三大目标控制的重要手段是合同管理。合同管理是工程三大目标的统一体，是工程监理的依据，合同管理好所产生的经济效益甚至大于技术优化所产生的经济效益。

1、合同管理的主要任务

建设工程合同管理是对工程建设项目有关的各类合同，从拟定、协商、签署、履行方情况的检查和分析等环节进行的科学管理工作，以期通过合同管理实现工程项目“四大控制”的任务，维护当事人双方的合法权益。

2、合同管理的方法和内容

建设工程合同的履行是在施工阶段，但对合同的管理应该始于施工招标阶段，终于保修阶段，贯穿于工程项目建设的全过程。合同管理的内容及方法主要体现在三个阶段中：

2.1前期准备阶段：协助业主设计合同体系方案。

工程项目合同是一个体系，都需要签订多少种合同，签订何种类型的合同，都与哪些参与单位签订合同，在前期工作中要有一个设想，提供一个较完整的方案，供业主决策；

2.2合同的形成阶段：协助业主与承包方进行合同谈判与签订。

在建设单位的领导下，积极参与施工合同、供货合同以及其他合同的商谈与签订工作，并提出自己的意见，供业主参考。具体地说，该阶段主要应协助业主做好以下几方面工作：

2.2.1协助业主合理确定合同的范围和类型。确定合同范围，必须采用穷举法，同时描述要尽可能的清晰和准确，减少模棱两可的语言，特别是工作内容、技术规范、材料品质和规格、进度安排、双方责任和义务等方面要细致而准确；如因信息不足，无法明确的情况，也应依据经验判断说明或列举可能的发生情况；必要时，可以用否定语言规定合同约束以外的情况；

2.2.2明确合同价款的调整范围和调整方法。主要包括：

2.2.2.1工程量清单漏项或数量不准的情况；

2.2.2.2材料价格变化时的情况；

2.2.2.3发生设计变更和签证的情况；

2.2.2.4综合单价的调整；

2.2.2.5措施费用的调整。

2.2.3在合同中注重有关风险责任的约定和量化，对未来可能发生的风险示意明确，防止索赔和争议的发生。特别是对实践中常发生的总包与分包关系不协调而影响整个工程进度、质量的情况，应当将责任具体化，使业主的风险合理转移；

2.2.4违约责任要量化，避免合同履行中纠纷的出现。合同中要明确不按约定完成有关工作应赔偿对方损失的范围、具体责任和计算方法，还应约定共同违约责任的情况及损失的分配；

2.2.5明确工程进度拨款和竣工结算的具体规定。在合同中要详细规定如何申请拨款、需报何种文件、如何审核确认拨款数额以及双方对进度款额认识不一致时如何处理，防止施工中引起争议，影响工程进度。对结算的程序也应有详细的规定；

2.2.6认真审核合同中的各个条款，防止用词错误、矛盾及二义性问题的出现。

3、合同管理方案

在合同履行过程中，专业工程师要督促承发包双方认真履行合同；督促承包方尽职尽责地完成各项工作；要依据合同条款的具体要求，检查承包方按规定的标准和规范提供合格的产品；要重视风险管理，保证业主得到满意的工程项目。合同履行阶段的管理主要有以下几个方面：

3.1不断明确和深化合同范围。合同开始履行后，项目也就正式进入了实施阶段，合同管理的目的是努力确保合同按要求履行，而合同的要求，就体现在合同范围内，因而不断明确合同范围就是监督承包商履行合同的过程。这是合同管理在履行阶段的重要工作；

3.2做好合同文件的管理工作。合同及补充合同协议、工地会议纪要、工作联系单等实际上是合同内容的一种延伸和解释，要按照合同管理办法进行分类整理、包管，为日后正确处理索赔提供依据；

3.3要求项目参与各方按合同要求的时限履行义务。承发包双方、监理工程师都应在合同要求的时限内履行各自的义务，减少索赔事件的发生；

3.4加强工程设计变更和现场签证的管理。项目一开始，要制定《设计变更及工程签证管理办法》，明确规定工程设计变更和签证的签发原则及注意事项，严格变更和签证的办理权限和手续程序，提倡只签客观实际情况而不签造价。这是履行阶段合同管理的重点；

3.5处理好施工过程中的索赔。索赔是合同管理的重要环节，合同是索赔的依据，整个索赔处理的过程就是执行合同的工程。正确处理索赔，主要应做好两个方面的工作：

3.5.1一方面正确处理施工方提出的索赔：对施工方提出的索赔，要按照有关规定、惯例及合同条款的规定，针对不同的索赔要求，确定不同的处理原则及计算的方法；

3.5.2另一方面要协助业主做好反索赔工作。主要包括：

3.5.2.1由于施工方原因引起的工期延误时，建设方可进行工期和费用反索赔；

3.5.2.2施工缺陷索赔。主要指施工质量或使用的各种材料不符合合同规定时，向施工方追究责任并进行反索赔；

3.5.2.3施工单位不正当放弃本工程施工时，建设方根据合同进行反索赔。

3.6积极参与施工合同的修改、补充工作，并着重考虑其对投资控制的影响，使合同各方处于受控状态；

3.7做好合同纠纷的调解工作；

3.8做好工程后期的合同管理工作。合同管理在施工初期、高峰期是理顺各方关系、促进工程顺利进展的关键所在，但工程建设后期的合同管理，也关系着工程全部竣工后各方合同关系得以结束和建立的顺利与否。为此，专业工程师要针对工程后期的施工特点及合同内业管理的特点，协助业主切实处理好以下几个问题：

3.8.1在合同工程即将进入后期施工时，要求承包方成立专门的竣工资料整理小组，由专人负责，其他相关专业密切配合，保证按合同要求如期移交工程的竣工资料，为整个工程的全面移交业主创造前提条件；

3.8.2合同工程后期，督促承包方清理尚未解决的合同变更，以保证在工程竣工验收进行移交后，能够使承包方很快提出竣工结算报告，有助于业主对工程后期资金的需要进行较为准确的筹备。

4、合同管理的措施及承诺

4.1建立合同实施的保证体系，以保证合同实施过程中的一切

日常事务性工作有序地进行，保证合同目标管理的实现。

4.2监督承包商和分包商按合同施工，并协调各方面的合同实施工作，协助业主完成合同义务和责任，以保证工程顺利进行。

4.3对合同实施情况进行跟踪，将实际情况和合同条款进行对比分析，找出其中偏差，向业主及承包商提出合同实施方面的建议或意见。

4.4对合同变更进行事务性处理，如落实变更措施，修改与变更相关的资料，检查变更措施落实情况。

4.5定期或不定期的召开现场碰头会和协调会，解决业主与承包商之间、承包商与分包商之间合同有关条款方面已经发生或可能发生的各种问题，并提出相应的协调处理意见。

4.6制订专门工作制度和程序，使合同管理工作有章可循，如图纸批准程序、工程变更程序、对承包商的索赔程序等。

4.7建立文档系统，安排有资格的专门人员专职或兼职主管负责各种合同资料和工程资料的整理和保存工作，以保证工程档案、资料的规整、完备。

4.8建立文字办公和文件传输程序制度，承包商和业主、监理工程师、分包商之间的工作协商、决定意见、处理措施、会议记录等均应以各类文字形式进行或以书面形式作为最终依据，且有规定的送达、验收程序制度。

4.9解释合同文件中的矛盾和歧义，公正合理的审核承包商的索赔事项，保证业主利益不受侵害。

4.10施工合同管理的主要目标及措施详见下表。

施工合同管理的主要任务和措施(详见图表1-12)

5、合同争议的处理

当合同履行过程中发生争议时，监理工程师应按以下方法处理：

5.1及时了解合同纠纷的详细情况，并进行调查和取证；

5.2及时与合同纠纷的双方进行协商、沟通；

5.3在项目管理部提出调解方案后，由项目总监理工程师进行调解；

5.4在调解未能达成一致时，总监理工程师在合同规定的期限内提出处理该合同纠纷的意见。如果建设单位或施工单位在合同规定的期限内未对项目监理部做出的决定提出异议，则此决定为最后决定，双方必须执行；

5.5不同意项目监理部的决定时，按合同约定的解决争议的方式办理；

5.6在仲裁(或诉讼)过程中，项目监理部公正地向仲裁机关(或法院)提供与争议有关的证据；

5.7在纠纷调解过程中，除已达到合同规定的暂履行合同的条件外，应督促双方继续履行合同。

6、索赔与反索赔的处理

6.1索赔的预防

6.1.1协助业主认真研究合同条款的内涵，签订内容全面、切实可行的合同，要充分考虑到工程未来建设和结算中的各种可能的风险，把工程管理紧扣在合同之内；

6.1.2协助业主认真做好工程前期准备工作，使计划、设计等工作尽可能严密细致，以减少实施中的返工修改；

6.1.3从招标阶段开始，注重招标文件、合同条款、工程量清单等一些列合同文件文字的严密性，以防止因文字漏洞造成索赔机会；

6.1.4在施工招标评标时，应将各投标单位在以往施工索赔中的表现作为综合信誉评价的重要指标，择优选定信誉好的承包商；

6.1.5在施工中，应协助业主做到业主负责采购的材料和设备按时、保质保量的供应。尽量避免因材料供应的规格、型号、品种与图纸不符而造成材料代用；

6.1.6对于物价上涨可能引起的索赔，建议业主通过采用一次包死的计价方式来加以防范；

6.1.7对承包商施工材料和设备到货情况进行检查记录，包括材料质量、数量和存储方式以及设备种类、型号、规格和数量等，如果承包商到货情况不符合合同要求或双方同意的计划，将会直接影响到工程的进度和质量，毫无疑问会成为监理工程师直接反驳索赔的重要依据；

6.1.8做好日常监理工作，随时与业主及承建商保持协调，预防索赔事件发生。对承建商的施工活动进行日常现场检查是工程监理工作的基础，现场监理工程师必须始终留在现场，保持有关情况记录，做好监理日志，并应特别指出承建商在哪一方面没有达到合同或计划要求，并由监理部将有关问题以书面形式通知承建商，为今后反驳索赔提供依据；同时，及时与业主和承建商做好协调工作，尽量避免索赔事件的发生。

6.2索赔的处理

6.2.1进行时效性检查。接到承包商的索赔报告后，应首先检查索赔报告是否超过规定的时效期，对于超出规定时效期限的索赔，视具体情况有权拒绝；

6.2.2对有效的索赔及时处理，以防超出时限后引起索赔；

6.2.3调查研究鉴别真伪。通过资料查阅和现场调查鉴别索赔报告的真实性；

6.2.4分清责任，严格审核费用。对实际发生的索赔事件，往往是合同双方均有责任，对此要查明原因，分清责任，以确定双方应承担的费用。

6.3监理工程师对承包商索赔的反驳

能否有力地反驳索赔是衡量监理工程师工作成效的重要尺度，对承包商的索赔进行反驳主要从以下几个方面进行：

6.3.1索赔事项不属于业主或监理工程师的责任，而是其它第三方的责任；

6.3.2业主和承包商共同负有责任，承包商必须划分和证明双方责任大小；

6.3.3事实依据不足；

6.3.4合同依据不足；

6.3.5承包商未遵守意向通知要求；

6.3.6合同中的开脱责任已经免除了业主的补偿责任；

6.3.7承包商以前已经放弃（明示或暗示）了索赔要求；

6.3.8承包商没有采取适当措施避免或减少损失；

6.3.9承包商必须提供进一步的证据；

6.3.10损失计算夸大等等。

6.4业主受损失时的处理

施工过程中，承包商未能按合同约定履行自己的各项义务或发生错误而给业主造成损失时，监理工程师应协助业主及时向承包商提出反索赔。

6.4.1当损失发生时，一方面采取措施降低损失，另一方面要收集有关资料，为业主的反索赔提供证据；

6.4.2及时与业主和承包商沟通，力争各方达成一致意见，取得共识；

6.4.3及时签认业主的反索赔报告，并督促承包商执行。

7、工程转分包管理　　

7.1未经监理工程师审查和业主同意，承包人不得将任何部分分包出去；

7.2监理工程师在得到承包人推荐的分包人和分包内容及有关资料的报告后，应对分包人进行审查。主要审查其技术力量、管理水平、施工机械、适应程度和业绩，尤其投入分包工程的人员和机械设备、施工计划分包合同对整个工程和合同的影响等。监理工程师需写出审查报告，报业主批准；

7.3承包人即使取得批准，也不应解除合同规定的任何责任或义务，并对分包人的行为，违约和疏忽负完全责任；

7.4对于提供劳务或根据合同规定的标准采购材料，虽不要求承包人取得上述批准，但承包人应报监理工程师备案，监理工程师对此有检查权；

7.5业主因对承包人的施工进度，质量不满而采取指定分包措施时，监理工程师负责组织落实。

六、信息管理的任务及方法

工程的信息管理把工程建设者的行为规范为信息行为：依据信息进行决策，依据信息进行控制，依据信息建立工程内外、各个部门之间的衔接，依据信息做出必要的预测等等。有效的实现定量化管理，实现工程的真正现代化管理。通过信息管理对项目实施进行主动的、动态的、有效的全过程目标控制。使监理人员从事务性工作转化为创造性工作，使工作性质变化。信息管理作为监理工作中一切工作的基础，我公司对信息管理进行详细规划，主要从以下几个方面做起。

1、信息管理的任务

通过建立信息管理系统流程模式，采取计算机管理及时收集、贮存、处理、反馈工程实施过程中出现的信息，以确保工程的顺利进行。

2、信息管理的方法

word/media/image1.gif实施量化控制；word/media/image2.gif进行合理决策；word/media/image3.gif妥善协调项目建设各有关单位之间的关系。方法：word/media/image1.gif建立信息管理体系;收集、整理和存储各类信息；word/media/image2.gif应用电子计算机进行工程投资、进度、质量控制和合同管理；定期提供各种监理报表，监理工程例会制，整理、存储各类会议记录、文件、信件等信息；及时整理各类技术、经济资料。

3、信息管理的组织措施

3.1按照本公司ISO9000质量体系中的质量手册、程序文件和作业指导书的规定要求，建立项目监理部ISO9000贯标文件体系，并利用计算机辅助管理。

3.2建立监理信息管理小组，落实责任分工、职能分工、责任目标，建立文档管理制度。

3.3我单位将在本工程监理过程中，设信息员负责本工程监理阶段全过程的信息收集、整理等工作，建立信息采集制度。

4、信息管理工作的重点内容

信息管理是指对信息的采集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。通过有组织的信息流通，使决策能及时、准确的获得相应的信息。为达到目的，就要把握信息管理的各个环节：（1）了解和掌握信息来源，对信息进行分类；（2）掌握和正确运用计算机信息管理；（3）掌握信息流程的不同环节，建立信息管理系统。信息管理的具体工作应从以下几个方面做起：

A、收集原始数据，做到全面可靠

A.1工程项目建设前期的信息收集：（1）收集计划任务书及有关资料；（2）收集设计文件及有关资料；（3）收集招标合同及有关资料。

A.2收集施工中的信息：

收集建设单位提供的信息：⑴甲方材料供应的情况；⑵对进度、质量、投资、合同的意见和看法；⑶甲方上级单位对工程建设的意见和指令；⑷设计图纸；⑸变更联系单；⑹各种有关会议纪要；⑺其他有必要的资料和信息。

收集承建商提供的信息，承建商项有关部门提出的文件，传达的内容，向建立报送的：企业（包括分包企业）资质证书；工程材料、半成品、成品的质保书、合格证书；施工组织设计；特殊工种人员上岗证书；分布、分项工程质量签证单，报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表、质量问题报告。

建设项目监理的信息：施工历史纪录：⑴监理人员的报表；⑵工地监理日记；⑶现场每日天气记录；⑷驻施工现场监理负责人日记；⑸驻施工现场监理负责人周报；⑹驻施工现场监理负责人月报；⑺驻施工现场监理负责人对施工单位的指示；⑻监理人员给施工单位的补充图纸。

收集工地会议信息：⑴第一次工地会议；⑵经常的监理例会；⑶专题会议；⑷协调会议。

A.3工程竣工阶段的信息收集：word/media/image1.gif收集施工过程中长期积累的竣工验收有关的各种资料信息；word/media/image2.gif竣工验收期间，根据积累的资料整理分析形成的资料。

B、根据信息整理，对施工项目中问题处理做出决策

B.1依据进度控制信息，对工程进度进行分析和比较，提出解决的意见。

B.2依据质量控制信息，应当系统得将每周或每月施工中的各种质量情况进行阶段性的处理、明确和评价。

B.3 依据投资控制信息。对投资情况进行统计、分析、做出短期预测，为甲方组织资金提出咨询意见。

B.4依据合同管理信息，对索赔事项提出处理意见。并核查履约情况，及对做出违约处理，划分界定责任。

C、计算机辅助管理，实现自动化、标准化、规范化、系统化管理

C.1利用微机储量大，集中存储与工程相关的各种信息；利用微机运算速度快，计算速度高的特点。及时、准确的加工处理项目所需要的各种数据，形容文字、图表、图像等各种信息。在建设监理工程中，及时出现问题，检查项目的实施情况，以后做出进一步调整和规划。

C.2利用微机借助专门的软件完成大量数据的录入、编辑、加工处理、统计计算、储存、检索、传递等工作，实现微机的联网运行、数据共享、集中处理，实现信息的快速、准确、全面、系统、规范的管理

D、信息流通环境的规划

D.1营造良好的内部环境

我公司要求监理部对实际工程情况进行准确的信息收集和分析，信息交流渠道畅通，应有相对完整的信息管理体系和方法。明确各监理人员的岗位责任制，各专业分部、单位工程都设有专人负责，及时发现和处理问题，并及时对各种信息进行收集、分析、整理、传送、反馈。

D.2营造良好的外部环境

由于信息的传送与管理要涉及到同工程有关的各方，所有外部环境的优劣对监理工作中的信息管理有着极大的影响。无论是与监理方有直接关系的建设单位、施工承包方，还是无直接关系的设计方，只要任何一环信息传递不够及时，信息管理出现混乱和偏差，都有可能给施工无法进行。另外在实际工程中，由于上一道工序未经认可，而影响下一道工序施工的情况也常有发生。由此，我们认为，争取一个良好的外部环境，督促和帮助各有关方面建立并做好信息反馈工作是相当重要的。

E、信息管理的时效性和可靠性

E.1注意加强信息传递的时效性

在监理工作中，信息反馈应及时、准确。，为了保证施工的顺利进行，在这一问题上，建设单位、设计方、各施工承包方和我公司各监理组都需做出极大的努力。

E.2保持信息管理的连贯性

信息传递的方法和信息管理的人员的连贯性十分重要，不论是建设单位、施工承包方，还是监理组自身，如果常常变换其信息传递方式和信息管理人员，都会影响相关部门，甚至造成全局的混乱，以至影响整个工程的进展。为此应专门规定内业管理人员的责任，明确他们的工作程序和步骤，以保证信息传递的连续性。

E.3保证信息反馈的真实可靠性

不管是信息传递，还是信息收集、反馈，最终目的是得到真实可靠的信息，用以指导施工管理。信息反馈如没有落到实处，则一切工作就失去了意义和价值。为此。监理部一方面理顺内部渠道，保证反馈后的信息真实可靠，另一方面也提醒、监督各承包方完善内部体系，确保各项决定最终落实，指导施工。

F、信息管理的承诺：

F.1对本工程全过程的信息，我公司承诺工程竣工后建设单位提供图像光盘一套，作为备案资料归档。

F.2我公司的监理月报格式全面实行电子版月报，增加高科技含量，把信息管理工作推上新高度。

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