湖南商务职业技术学院毕业设计

目 录

1公司简介......................................................................1

2湖南省衡阳市佳乐宜百货超市现有签订采购合同流程存在的问题......................1

3湖南省衡阳市佳乐宜百货超市签订采购合同流程设计................................2

3.1仓管员根据库存提出采购要求并列好采购清单................................3

3.2采购专员根据采购清单制定计划............................................3

3.3 采购专员选择供应商并拟写合同草稿.......................................3

3.3.1采购专员选择供应商.................................................3

3.3.2拟写合同草稿.......................................................4

3.4采购负责人审批通过采购合同并签字........................................5

3.5采购部经理审核签字......................................................5

3.6总经理审核采购合同签字并盖章并存档备案..................................6

3.7采购部与供应商签订采购合同..............................................6

3.8仓储部根据合同进行交货事宜..............................................6

3.9质检员对采购货品进行验收................................................7

4湖南省衡阳市佳乐宜百货超市签订采购合同流程设计总结............................7

参考资料.......................................................................8

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湖南省衡阳市佳乐宜百货超市签订采购合同流程设计

1公司简介

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市，主要经营日杂、副食、烟酒、百货等近千种商品，超市

自成立以来秉承“诚信经营，安全放心，物美价廉，优质新鲜”的理念，引进现代超市管理

制度，结合零售业的先进经验，不断提升完善开创融合式经营发展新模式。湖南省衡阳市佳

乐宜百货超市坚持“诚信第一，和谐共赢”的企业文化，严把每一件商品进货关，价格货比

三家，质量负责到底，保证顾客买得称心、吃得放心、用得放心。争做货品齐全、购物环境

优雅的零售超市。湖南省衡阳市佳乐宜百货超市提倡环保型消费，提供健康安全的商品，为

顾客提供“满意、便捷、优惠”的购物享受。

总经理

店长财务部采购部质检部仓储部

图1湖南省衡阳市佳乐宜百货超市的组织结构图

2湖南省衡阳市佳乐宜百货超市现有签订采购合同流程存在的问题

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市采购合同内容条款约定模糊，文字不够准确，责任权利表

述不明确在日后履行过程中容易发生误解和歧义，导致合同难以履行或产生争议，也极容易

陷入欺诈陷阱，引发大量合同纠纷，在合同约定条款上表述不够完整。比如，违约金不明确

导致对供应商约束力不够；湖南省衡阳市佳乐宜百货超市在采购合同审批过程中对于合同附

件中的内容没有与正文进行二次核对，采购部起草合同时沿用范本没有注意金额数字格式导

致合同金额大小不一致，合同金额大小写不正确；湖南省衡阳市佳乐宜百货超市在采购订货

方面仅凭老员工经验，导致采购流程混乱、员工工作量增大，不清楚什么时候采购什么商品

采购多少，经常出现盲目采购，导致一些商品库存积压严重，不能及时销售出去最终一部分

商品因为积压过期或损坏而卖不出去，而缺货的产品因为补货不及时导致订单流失，造成超

市的巨大经济损失。

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3湖南省衡阳市佳乐宜百货超市签订采购合同流程设计

仓管员根据库存提出采购要求并列好采购清单

采购专员选择供应商并拟写合同草稿

采购负责人审批通过采购合同并签字

采购部经理审核签字

采购部与供应商签订采购合同

仓储部根据合同进行交货事宜

质检员对采购货品进行验收

不通过

通过

采购专员根据采购清单制定计划

总经理审核采购合同签字并盖

章

不通过

通过

图2湖南省衡阳市佳乐宜百货超市签订采购合同流程设计图

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3.1仓管员根据库存提出采购要求并列好采购清单

仓管员根据库存提出采购要求并列好采购清单

采购专员根据采购清单制定计划

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市一直以来以“适时、适量、适价”的采购原则制定采购计

划，充分考察市场需求，掌握进货时间确保商品不积压、争取与市场需求达到同步供给量。

仓储部管理员清点库存余量，根据上月进货后库存量和现在的库存量对比，确定好需要补货

的商品；此外，确定好上级指示所需要进货的新上市商品数量，填列好采购清单，上传给采

购部进行采购流程的下一步骤。

3.2采购专员根据采购清单制定计划

仓管员根据库存提出采采购专员根据采购清单制定

购要求并列好采购清单计划

采购专员选择供应

商并拟写合同草稿

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市采购部专员接到仓储部的采购清单后，根据采购清单上所

需进购商品的品牌、数量、单价等方面进行核实。由于疫情的影响，消费者对医用口罩、酒

精的需求直线上升，超市在这方面的采购会着重计划，采购不同价位质量的口罩以及不同容

量的酒精和免洗洗手液等等。为适应季节变化需要满足顾客的特殊需求适量采购一些冬季产

品，如，暖宝宝、暖水袋、保温瓶、小太阳暖器等。采购小组根据采购需求单制定好计划转

由采购专员进行下一步采购阶段。

3.3 采购专员选择供应商并拟写合同草稿

采购专员根据采购采购专员选择供应商并

清单制定计划拟写合同草稿

采购负责人审批通

过采购合同并签字

3.3.1采购专员选择供应商

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市采购专员根据采购清单制定方案后就可以根据计划选择供

应商，湖南省衡阳市佳乐宜百货超市是一个诚信经营、奉公守法的企业，同样也要求供应商

一样遵纪守法，拥有齐全的单位资料是考究可信度的第一步，超市对于供应商的选择要求其

务必提供以下资料，便于对供应商的资信等各方面的了解进行评估选择：营业执照副本、税

务登记证、安全认证、商检合格证、生产许可证、卫生许可证、进口商品检验合格证、商标

注册证、代理授权书、指定经销证书等。同时，商品质量条件是湖南省衡阳市佳乐宜百货超

市选择供应商的第一要义，供应商最好取得IOS 的系列认证以及其他质量合格证。最后，合

理的交易条件能更好的促进交易双方的合作持久度：条件一，合理低廉的进货价（供应价

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格）。没有相同商品市场价参考时，以类似商品市价作为比对参考，同时也可通过数家供应

商竞标方式取得；条件二，有合适的商业折扣。因为超市部分商品需通过打折促销，若供应

商折扣力度无法支撑超市商品售价吸引顾客，会影响到甲乙双方的合作持久性，也不利于超

市的价格形象；条件三，准确的交货期限。因供应商交货期作为超市电脑计算订单数量公式

的重要参数，采购专员应要求供应商在接到订单后以较短时间交货达到降低存货投资的效

果。但过短的压短交货期可能会影响超市的价格优势及服务水平，故采购人员应了解供应商

生产情况来确立准确的交货期，通常本地供应商的交货期限为2-3天，外地供应商交货期限

5-10天。

3.3.2拟写合同草稿

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市采购专员在选择好供应商以后便可以拟写采购合同草稿

书，湖南省衡阳市佳乐宜百货超市与供应商采购合同的基本内容应在力求具体明确、便于执

行、避免发生利益冲突的前提下设置合同条款。遵守我国《合同法》平等原则、自愿原则、

公平原则、诚信原则以及法律约束力原则等起草合同。商品的质量和包装上，供应商提供的

商品必须为全新正品，无盗版过期商品。如果供应商提供的商品、商品包装以及商品的宣传

资料因侵犯他人商标权、专利权、著作权、肖像权或其他权益而导致第三方向湖南省衡阳市

佳乐宜百货超市主张前述权利的，由供应商承担全部法律责任，并赔偿由此导致超市发生的

一切费用和损失。如果送检商品未通过质量检查，甲方有权将不合格商品全部向乙方退货，

并将最近一次应付货款中直接扣除全部款项；乙方必须保证包装符合国家、厂商以及行业的

相关规定，除可归责于甲方原因外，乙方对损毁的包装负有给超市免费更换的义务；因市场

价格变动频繁，在确定交货价格后，为保证甲方库存商品不因乙方调整供货价格而造成甲方

损失，乙方应给予甲方价格保护。当乙方供货价格发生改变时，应在价格变动当日将加盖乙

方公章的《调价确认函》通知甲方，其内容包括：商品的具体产品、调整后的价格、数量

等；在本合同有效期内，供货商销售给超市的商品价格将严格遵守甲方最优惠待遇。乙方供

货价格体系确定当日，必须将加盖乙方公章的《价格体系通知》提供给甲方，内容包括：供

货价、指导零售价格、最低零售价、销售支持政策、商业折扣、其他奖励政策等。乙方根据

市场的变动情况，有权调整供货价格，当乙方供货价格体系变动时须在变动确定日以加盖乙

方公章的书面形式通知甲方；乙方给予甲方的商业折扣形式包括但不限于：月度商业折扣、

季度商业折扣、年度商业折扣。除本合同有明确约定外，凡是商业折扣需发生变化，双方应

另行协商签署补充协议；

双方违约责任明细、合同附则与签署：任何一方未按照本合同约定履行的，经守约方以

书面形式催告后逾期30日仍不采取有效挽回措施的，则守约方有权提前终止本合同，并按要

求违约方承担违约责任。给守约方造成损失的按照合同约定承担相应损失，合同无约定的按

守约方损失额赔偿或参照相关法律法规进行相应赔偿。合同变更和解除条件：合同终止时，

一方出现重大负面新闻导致可能对其造成经营风险的；一方丧失履行合约能力；未经对方同

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意将本合同项下的权利义务转让给第三方的；一方的增值税一般纳税人资格被取消；一方未

按照本合同约定履行，经催告后逾期30日仍不采取有效挽回措施的。除此之外，采购合同视

实际情况增加若干具体的补充条款或规定，围绕“价”、“质”、“量”等基本要素展开工

作，使得采购合同的签订更切合实际、具有效率。采购专员拟写好采购合同以后上传给采购

部负责人审批签字。

3.4采购负责人审批通过采购合同并签字

采购负责人审批通过采购专员选择供应商

采购合同并签字并拟写合同草稿

采购部经理

审核签字

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市采购部负责人主要负责监督总结采购部所有相关事宜，采

购专员将整理拟写好的采购合同交给采购部负责人审批，采购部负责人对合同草稿进行首轮

审批，对采购商品的品牌名称、规格、数量、总价、单价等方面须跟采购计划及上级决策相

符合同书中应约定验收、保质、保证责任以及其他附加条款视商品存放的特殊条件或性质的

需要进行增列。当各个方面反复修改无误以后采购部负责人将本次采购合同归整签字后，制

作“湖南省衡阳市佳乐宜百货超市采购合同审批单”一并上交到采购部经理进行下一轮审

核。

3.5采购部经理审核签字

采购负责人审批通过

采购合同并签字

采购部经理

审核签字

总经理审核采购

合同签字并盖章

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市采购部经理是选择合适采购方式的负责人，对可能热销的

商品进行评估，负责供应商的资料调查及实地勘察，解决超市与供应商在合约上产生的不同

的意见以及其他相关支付条款问题。采购部负责人根据买卖货物的数量品种与近期商品的出

库记录进行核实，以及合同中所提到的货品总额是否与预支符合。如果采购部经理觉得合同

有所疏漏不完整的地方及时通知采购部拟写合同的相关人员进行修改直到审批通过为止，如

果采购部经理觉得合同可行，在“湖南省衡阳市佳乐宜百货超市采购合同审批表”上签字确

认后提交给总经理。

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3.6总经理审核采购合同签字并盖章并存档备案

采购部经理

审核签字

总经理审核采购合同

签字并盖章

采购部与供应商签订

采购合同

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市总经理负责参与采购合同的最终审核环节，对合同的可行

性、经济性、货款合理性及合法性负直接责任，应认真审核条款。审核有纰漏的情况或与本

次采购目的不一致等问题，第一时间反馈给采购部经理由采购部拟写合同相关人员进行修改

完善直至审核通过。审核无误后在合同上签字盖章后将采购合同与签单转交给财务部登记，

财务部经理确认无误后将合同归档备案。

3.7采购部与供应商签订采购合同

采购部与供应商签订总经理审核采购合同

采购合同签字并盖章

仓储部根据合同进行

交货事宜

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的

合同都视为无效合同；合同签订时一定要注意核对采购合同必备条款，如合同起始时间、履

行方式、生效条件等是否与之前双方商定的内容一致。采购合同可以采用传真方式进行签

订，采购合同上加盖公章或合同章，除了在合同落款处签字外有必要时加盖骑缝章，在超市

合同拟定好后传送给供应商，供应商进行签字盖章后回传，超市签字盖章后发送回执，视为

合同成立。回传确认的合同和附件应保证字迹和盖章清晰。

3.8仓储部根据合同进行交货事宜

采购部与供应商签订质检员对采购货品进

采购合同行验收

仓储部根据合同进行交

货事宜

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市交货实行送货制，供应商按照采购订单所规定时间将商品

运至超市仓库，按订单一次性交完商品，不可多交少交补交，特殊情况须同超市仓管部相关

人员进行协商；交货时，由供应商负责商品从运货卸货到湖南省衡阳市佳乐宜百货超市仓库

的所有搬运工作，货到现场时仓储部管理员清点收箱数量，如数量、质量等不符合本合同约

定仓储部管理员拒收这一批商品由供应商负责；供应商交货时应向仓储部管理员提供订单复

印件或传真件，双方根据订单供货和验收，点收完毕后，双方交接人员签字。

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3.9质检员对采购货品进行验收

仓储部根据合同进行交货事宜

质检员对采购货品进行验收

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市质检员日常负责新进货品的质量检测，其中包括可食用商

品的保质期、包装是否有破损、真空包装有无漏气发霉；日用品的完好程度，有无因供货商

运输期间导致货品变形或破损等。如有不合格商品及时反映联系供应商解决，这样一来上减

少经济损失，为之后的销售环节提供了质量保证。

4湖南省衡阳市佳乐宜百货超市签订采购合同流程设计总结

湖南省衡阳市佳乐宜百货超市在签订采购合同过程中总体来说各部门分工比较明确，提

高了本次签订采购合同流程的总体效率，将每一份责任精确到部门及个人。整个采购合同的

签订从计划列出清单、拟写合同、部门逐级审核到最后合同成功的签订，各部门之间分工合

作一环扣一环紧密相连，使得合同签订协商过程的进行能比较流畅完整。但是，其中也有不

足的地方，如，列采购清单到选择供应商以及采购进行都是仓储部和采购部单独进行，缺乏

对采购过程的监督与控制，容易产生内部勾结或商业贿赂，对超市存在一定的经济损失风

险；合同审批流程过于繁琐，审批过程中相关管理人员因公出差或其他原因不能及时审查合

同，延误了合同约定交货时间。管理层监督不严格使得整个采购合同审批环节效率降低，增

加人工成本。

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参考资料

[1]刘子俊,王棋.物资集中采购合同签订与履约管理的探讨[J].中国市场,2021(09):166-167.

[2]王晶.建筑工程招标采购合同风险及管控措施研究[J].福建建材,2021(02):100-101+107.

[3]宋蓓.材料采购合同管理的风险防范与控制[J].现代营销(经营版),2020(02):89-90.

[4]李博.物资采购过程中的合同管理分析[J].化工管理,2019(36):5-6.