湖 南 工 程 职 业 技 术 学 院
浅谈秘书应具备的职业素养
中文摘要：秘书是办公室的一个重要角色，服从，服务领导，服务基层，起到承上启下，协调服务的作用，秘书人员是秘书工作的主体，能否做好秘书工作的，在很大程度上取决于秘书人员所具备的较高层层次的职业素养。秘书的职业素养是在长期的学习和工作实践以及生活磨练中逐步形成的。本文通过对秘书人员的基本素养进行分析，提出秘书人员必须具备较高层次的职业素养，才能真正地把秘书工作做好。
关键词：秘书；职业素养；重要性
引言
恩格斯说过：“每一个阶级，甚至每一个行业，都各有各的素养。”素养是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系意识和行为准则，职业素养是同人们的职业相互联系，具有自身职业特征的道德准则和规范。秘书的职业素养是指秘书工作者个人在政治、思想、知识、技能、品格、作风等方面经过锻炼、学习达到的水平、能力和境界。
一、秘书职业素养的含义与重要性
1、秘书职业素养的含义
秘书就是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员，直接为领导工作服务并为各方面与信息助手，而秘书职业素养是指具备与各种类型的上司和谐相处，办事细致，处事谨慎，具有的较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具有较强的心里承受力和保密意识。
2、秘书职业素养的重要性
（1）有助于智囊和助手的发挥。秘书辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、协调综合、督促检查、拾遗补缺等重大责任。秘书素养的强弱直接关系到工作质量与效率的提高，因此，秘书职业素养的重要性决定秘书职业的本身意识。
（2）有助于秘书各项活动的开展。：“人无信不立，业无信不存,国无信不兴”，诚实可靠是指赤诚无私，真心实在，说实话，办实事，秘书人员只有诚实守信，才能取得他人的信任，组织的各项活动才能落到实处。
（3）是提高秘书思想道德素质的前提，新时期对秘书思想道德提出了具体要求：在政治上过硬，要和党中央保持一致；要培养一个好的作风，要深入实际，密切联系群众；要兢兢业业，勤勤恳恳；要讲求效率，讲求质量；对自己要严格要求，在廉政问题上要以身作则，在办公室上工作要有光荣感、责任感、不能有特殊感、优越感；要不断提高业务素质，其中最重要的是要有提高的政治水平。
（4）是秘书业务能力提高的保证。秘书人员的业务素养集中体现工作能力和工作方法上，一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结，才能不断提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论素养，认识问题的能力，对现行政策的的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等，这是秘书业务素养的土壤和肥料，也是业务素养的构成部分，在工作中要不断提高自己的办事能力，正确理解和领会领导的意图、指示，熟悉授权范围，知晓办事渠道，遵循办事程序，了解有关业务，掌握工作规律，区分轻重缓急，抓住工作要害，并具有较强的交际能力、应变能力，能审时度势，因势利导，驾驭局势，将繁杂的机关、单位的事务处理的井井有条。
二、秘书职业素养的类型及培养
大致来说，秘书人员应当接受才干、智能、心理、道德、业务能力5种训练，换言之，一个合格的秘书人员应当具备必要的才干素养、智能素养、心理素养、职业道德素养、业务能力素养。
1、 才干素养
秘书人员如果要在工作中把事情做非常出色，这就需要自身的才干，办事能力是秘书工作的重要能力，培养秘书人员的才干素养主要有一下几点：
第一、精明的办事能力，首先要听、快、演、牢，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力；其次要善于把繁杂的机关事务整理的井井有条，要会说话和在变化中适应，最好要处理好人际关系。
第二、较好的文字表达能力，文字表达能力是领导的基本功，其有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。
第三、操作能力，随着现代化的发展，秘书人员要适应时代发展的需求，必须掌握现代办公自动化。
2、智能素养
才干决定智能的高低、强弱，智能是才干的基础，增强智能，秘书人员需要做到：
（1）知识的积累。对于文化、历史、科学理论、政策都要了解，知道的越多对自己就越有好处。
（2）思维的训练。加强思维训练就是对语言、思辨、认识和领会等方面的能力训练。
（3）记忆的训练。秘书人员为了工作之便，就必须着于认人、识人和记事的能力。
（4）自省能力，秘书人员从事服务工作，需要把事情办的完美无缺，其就要反省自己的一言一行，在不断总结中成长。
3、心里素养
心里素养是人们对自己的思想、言行带有指向支配、左右作用的动机、志趣、姿态、气质、情绪及性格等方面的心理素质与修养，因此，秘书人员要做好参谋辅助工作，必须要有一个良好的心理素质，概括起来，大致有以下三种：
（1）坚强的意志。面对错综复杂的共作，秘书人员要自信，排除干扰，抗拒诱惑，不要盲从。独立思考，克服困难，迎难而上，坚定不移的做好各项工作，保证任务的圆满完成。
（2）承受能力。秘书人员要有自知之明，善于控制自己，平衡自己的情绪，具备良好的心理承受能力，善于去适应环境，时刻捡点约束思想言行，抑制冲浮躁，防止脆弱失衡，应坦荡磊落，开朗平稳，具备较强的心理平衡能力。
（3）行为气质。气质是指典型、稳定的心理特征在行为中所表现出相当稳定的行为状态。秘书是领导的综合辅助者，要求秘书人员必须具备沉着稳健的行为气质，应做到临乱不慌、处变不惊、谨慎行事、沉着应对。
4、职业道德素养
所谓的职业道德素养，是指担负不同的社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则，它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用。成为人们 评判是非，辨别好坏的标准和尺度，从而促使人们不断增强职业道德信念，不断提高服务水平。
（1）忠于职守。诚实守信是秘书人员首要的职业道德规范，忠于职守是指对组织、对领导忠心耿耿，尽心尽职地做好秘书工作。
（2）严守机密。秘书人员接触的文件多、会议多，大部分时间就是在领导身边，总之，接触的机密多，秘书人员要严格遵守有关的保密规定，严守机密，不泄漏，一面造成损失。
（3）善于合作。秘书人员工作头绪多，涉及面广，又往往环环相扣，不是一个人能完成的，如果一环疏忽，就会全盘皆输。秘书人员要善于和他人合作，协调一致，才能顺利完成任务。
（4）恪守信用。秘书工作严谨慎密、责任重大，在工作中必须忠职守，人际交往中恪守信用。包括安排会议、组织联络、收发函件都要准时，接受任务不能按期完成，必须及时向上级汇报，不能擅作主张。
（5）讲求效率。秘书人员一定要注意工作效率，在日常在工作中，把不急的事放到明天，急办的事就要立刻去办，总之，要把公文处理的时间压倒最低限度。
（6）文明礼貌。秘书人员在工作接待中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常常微笑。
5、业务能力素养
作为一名成功的秘书人员，我自认为让领导满意放心是天职。想要做到这些，必须得具备过硬的业务技能，所谓的业务能力素养就是对问题的理解、分析和处理能力、社交能力、应变能力，在实际生活中表现为替领导出谋划策，排忧解难。在顺境中，能让领导更借东风；在逆境中，能让领导力挽狂澜。由此可见，秘书人员应该具备一定的“谋略”，应足智多谋，善于谋划，是文秘必备的素养，倘能谋划得当，受到领导的嘉奖，定能在文秘路上绽放光彩。
某县深夜22时许，县委值班室电话领声大作，值班秘书小刘迅速拿起电话“您好，县委值班室。”
打来电话的是县中心医院王副院长，“刘秘书，不好了，我院急诊室收治了两位中毒患者，初步估计是毒鼠强中毒，患者现已神志不清，正在全力抢救，据说，这二人是在县电影院附近的得仙酒楼吃夜宵中毒的，请你们赶快处理。”
“在得仙酒楼吃夜宵的有多少人？”刘秘书问。
“不清楚。”王副院长回答。
刘秘书感到情况紧迫，必须马上处理。“这样吧，王副院长，我这里马上向领导汇报，请你们务必做好抢救工作，同时立即组织其他的抢救人员，随时准备接收新的中毒者。”刘秘书果断的说。
刘秘书立即拨通了分管卫生工作的贾副县长家中的电话，向他报告了这一情况。贾副县长说他马上前往县中心医院，并指示刘秘书立即通知县公安局迅速派人到得仙酒楼保护现场，并调查取证，尽快掌握其他吃夜宵人员的情况，同时通知县卫生防疫站马上派人，兵分两路，一路去县中心医院协助调查取证，一路赶赴得仙酒楼取样分析。
刘秘书刚按照贾副县长的指示打完电话，电话铃又一阵急响，这次是县中心医院的钟院长亲自来电，他接到王副院长的报告后，已经赶到医院亲自指挥抢救。钟院长在电话中说，目前又增加了两名患者。但他们的抢救设备有限，如再有新的患者，恐怕难以应急。由于县卫生局主要领导正在外地考察，情况紧急，所以他请县里出面，统一调度全县的医疗资源，以抢救可能出现的更多的中毒患者。
这时，刘秘书感到问题已经十分严重，于是他立即拨通了县委书记和县长的电话。
县委书记和县长接到刘秘书的报告后，很快进行了沟通和分工，县委书记负责到得仙酒楼指挥公安部门和卫生防疫部门查清情况，县长和贾副县长负责指挥各医院做好抢救病人的准备，并及时调度和协调。
刘秘书的报告，为县领导赢得了处理危机的宝贵时间。不到半小时，中毒患者便上升到8名，但由于各医院已经接到通知，做好了准备，抢救工作得以及时有序地进行，除2名中毒人员因中毒太深，送治过晚，抢救无效死亡以外，其余6名中毒人员通过医护人员的奋力抢救，都脱离了危险。根据县领导要求，刘秘书连夜用电话和传真向地委办公室报告了情况。
几小时候后，县卫生防疫站经过毒物分析，确定此次事件的中毒药源为毒鼠强。公安部门通过紧张的现场取证和调查，终于查明本次中毒事件系蓄意投毒报复所致，犯罪嫌疑人于第二天上午被抓获。
为了消除群众的恐慌，制止一度流行的谣传，县委和县政府在案件告破后，决定立即举行新闻发布会，由贾副县长向全县以及新闻媒体通报本次事件的起因、后果和县政府处理此次危机的过程。由于刘秘书参与了这次危机处理的全过程，贾副县长把新闻发布稿的拟写任务交给了他。刘秘书虽一夜未合眼，但接到任务后，不顾疲劳，迅速拟稿，花了不到20分钟就拟好了发布稿，并很快交到了贾副县长的手中。
由于刘秘书在这一危机事件的处理中临危不乱，信息传递及时准确，采取措施果断得当，事后受到了县领导的高度赞扬。
这个案例讲解的是一名政府值班秘书，值夜班时突遇群众中毒事件，处理危情过程中，沉着冷静、有条不紊，即表现出高度的工作责任心，又表现出高超、训练有素的业务素质。案例中，刘秘书的应急作业流程是：接听医院突发中毒事件报告（了解中毒人员基本情况、掌握危情程度）——应急处理（1、向主管领导汇报。2、协调抢救任务。3、提醒医院注意防范危情向深处发展）——接受主管领导指示（1、协调公安局介入事发现场。2、协调县卫生防疫站取证。）——获知危情加重——及时上报县政府、县党委主要领导并接受他们的最新指示（向地委通报发生事故的基本情况）——接受主管领导指示，拟写新闻发布稿。
案例中，刘秘书娴熟的业务素质赢得了时间上的主动，为各级领导及时处理危情奠定了基础。刘秘书娴素的业务素质具体表现在：1、临危不乱。2、信息传递及时准确。3、采取措施果断得当等。而这些恰恰正是一名优秀政府秘书人员必须具备的职业规范和高尚的业务素质。也是我们学习的榜样。
三、培养秘书职业素养的途径
1、严谨细致，办事稳妥
办文要准确，切记粗枝大意，马马虎虎；办事要稳妥，仅仅有条，做到细致周密；汇报工作要实事求是，如是反应情况；建议要慎重，从全局角度反应问题。无论向领导提供信息情况，还是协助领导审核文稿，数字、时间、概念、地名、人名都要正确，考虑问题要详尽周到，既不能使用“可能”、“大概”、“差不多”之类字句，也不能任意省略，以免误解，养成一丝不苟单带良好作风。
2、积累经验，灵活办事
秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织能力、协调能力等，秘书与领导共事，经常接受任务，汇报工作，领导人说话各有不同的特点，或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了，而事实上，秘书听到的和领导人头脑中想的总有一些差距，这就全靠秘书的领会了，只有把领导的意图领会到了，把握准了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用，在日常生活中，对上对下，都不能说话过快过慢、啰嗦、冗长、词不达意，而应简练明白，富于感染力，终于事实，只有这样，在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断的学习、积累和总结。
3、 终生学习，打厚功底
在学习内容上，侧重学政策、理论、业务、经济、法律、写作、计算机、现代市场与科技知识，以拓宽知识面，同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使攥写的文稿充实生动。向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐；向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。
4、平衡心理，控制情绪
情绪，指的是情感较强烈，带冲动性的外观表现，是一种高度扩散的兴奋或一直状态。冲动性、情景性、短暂性和不稳定性是情绪的突出特征。秘书的情绪，是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验，它是秘书实践活动主观方面的前提条件，受到自然环境、自身健康状况和社会环境因素的影响和制约，要求秘书本身尽可能的冷静地对待社会环境、舆论评价等的影响，能驾驭和控制自己的情绪，经常保持乐观、积极、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观、烦躁的情绪。
5、完善自身性格
性格，指人对显示态度及相应的习惯行为方式中比较稳定的、独特的心理特征的总和。秘书的性格，是秘书在个性生活过程中所形成的、对显示稳定的态度以及与之相对应的习惯化的行为方式，是表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。秘书的工作性质，要求秘书具有外向型和内向型性格之长而弃其短，既要敏捷，又要沉着；既要活泼，又要严肃；既要善于交际，又要保守秘密。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是自信开朗、意志坚强、敏捷稳健、坚毅谦虚、幽默风趣和有爱合作，所以说秘书是一个富有挑战性的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，想要在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须以往保守被动的心理，而以积极进取的心来迎接一切，在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书心里素养不得不增强，不能不控制，有良好的心里素养，秘书功能才能得到最佳的发挥，秘书职能才能高效的运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素养。
6、借鉴榜样，自我完善
古往今来，成功的秘书人物，无不在道德素养方面提供了榜样，道德素养是多方面的，在成功的秘书人物身上，有许多可资仿效的地方，诸如思想品质、心理素质、政治思想、职业习惯以至爱情、婚姻、家庭一类的伦理道德等方面都可以借鉴。所以，各行各业的成功人物和优秀人才，其道德素养有共同的规律，他们的优良品质也是取之不尽的源泉，通过对这些榜样精髓的吸取，秘书人员便可以逐步建立自己在最佳的品德形象。秘书人员的职业道德素养，从某种意义上来说是一种自我完善，它在强烈的自我塑造意识驱动下，通过对自己言行、思想的约束控制而达到道德境界，从而逐步实现道德素养。道德素养有赖于主体修养的积极性，没有积极性，仅靠外部力量是无法完成的，因此，要注意启动这种积极性，树立崇高的理想，明确塑造的模型，然后通过不懈努力完成这种自我完善和自我塑造。古今中外无数人才成长的实例证明，自我完善道德素养是一条重要途径。
7、协调好人际关系
和谐的人际关系，能调动人的积极性，在企业内部形成一种良好的气氛，和谐的人际关系不但能使员工齐心协力， 而且还可以制造出一种宽松、愉快默契的的气氛。人在这样一种气氛下生活与工作，有益于身心健康发展，有助于激发灵感和创造性思维，有利于维持最佳工作状态，从而获得工作的高效率，秘书人员在工作中更加处理好人际关系，要文明礼貌、举止大方、谈吐文雅、常带微笑、友善待人。
从秘书职业素养的内容状况来看，当代秘书缺乏一些必备的职业技能以及一些不好的职业习惯。
之所以这么说，是因为我想联合实际来说一下现金的状况。且不说职业道德，这个是与个人的修养有关的，但是职业技能却是每个合格的秘书所必须的职业要求。在某高校的办公室里来了一位新的秘书人员，刚开始大家对他的失误采取一笑而过的方法，但是当他把一份重要的文件弄丢之后他办公室里的同事终于忍不住的问出来了：“你到底学过这个专业知识没有，怎么好像什么都不会？公司要的不是什么都不会的人才，他们要的是会工作的合格的秘术人员，不是像你这样的人。”最终这位同仁被老板辞退了，因为在工作中他犯的错不仅仅是弄丢了一份文件这么简单，是许多的专业知识都不知道，所以最终走上了事业之路。另外一则例子便是在一家企业里在早上上班时总是会有人迟到，而这些人在平常的业绩评比中的业绩也只有这么好，日子就这么慢慢的过，到了公司裁员的时候，不用怀疑的就将那些经常没有时间观念的员工裁掉了。所以拥有良好的职业习惯是非常重要的，也许就是因为你有非常好的职业习惯而获得了一份常人羡慕不来的好工作。
四、结论
秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。
秘书职业素养是一个长期的磨练和实践的过程，需要秘书人员做出多方面的努力。理论和实践的结合是秘书职业素养的基本原则，是秘书职业素养的最根本问题，是在秘书活动实践中改造主观世界，秘书作为领导的的得力助手，既要勤于学习，积累广博的知识，发挥好参谋作用，秘书人员时时刻刻都要做到身体力行，把对职业素养的的认识贯彻到实际工作和日常生活中去，努力使自己成为一个具有高尚道德品质的合格秘书。
参考文献：
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