会展管理系统信息系统应用方案设计
山东省电视家庭购物节展会现场管理信息系统应用方案
[摘要]展会现场管理信息系统可以为所有参展者提供最佳的展会体验。展会现场管理信息系统包括展前准备、现场服务和展后善后服务的全过程服务。衡量一个组织能否办好展览的标准不仅在于展览的收入，而且在现场管理中，展览的现场服务是最直接的。合理、科学的展会现场管理信息系统，不仅提高了现场管理信息系统的水平和展会的形象，而且获得了宝贵的展会信息资源并加以利用。
【关键词】展会；现场；展会现场管理信息系统
一、 展览场地准备
展会筹备之中，主办方要围绕整个展会开展很多细节的工作，往往细节的工作直接关系到展会的效果，更关系到展会的品牌是否能延续下去，而这些细节若能做好才能真正能得到事半功倍的结果。（一）组委会1、参展商的验证与登记注册的展商则可以直接拿到自己的相关证卡（可制作个性化或通用证卡，在展会举办前寄送或在现场直接领取）、展会资料、会刊（杂志和电子会刊）、参展指南、餐券、参展商调查表等。
2.专业观众登记，收集观众信息（收集观众姓名、单位、职位、地址、电话等基本信息，并录入数据），及相关卡片（根据观众提交的表格、名片等信息，为现场参展商打印并发放入场证）
3、门禁管理门禁识别系统，是一种高度智能化、既可以实时控制又可以脱机使用的网络进出口监控和警报管理安全系统。可以有效的协助场馆方、组办方、参展商做好现场的统计、管理、控制和宣传工作，以便统计流量等信息、统计分析。（二）咨询台（服务柜台和留言中心）
建立现场触摸屏导游系统，帮助参展人员了解展会相关情况和服务，提高参展人员满意度。安排几名熟悉展会内容的礼仪人员回答参展商和参观者在展会期间遇到的问题，如厕所的具体位置等。登记参展商和参观者提出的问题，并相应解决。展会期间需要提供服务柜台和信息中心。基本信息可以在这个中心提供。服务台应有足够的空间放置留言板等。设置电话，以确保展会期间有关展会的任何信息都能畅通。提供留言，准备足够的笔、电话簿、当地服务餐厅指南、地图、观光和购物指南。（3） 现场管理团队
参展商在报到时可以在展会上向主办单位申请其它服务，如住宿、饮食、租用设备、停车等，办理相关手续及缴费。（四）突发事件应对方案
1.在任何情况下，紧急医疗可能随时发生。由于饮食、饮酒、睡眠不足、疲劳和不熟悉的环境，参展者容易出现各种不适，并容易患上一些心脏病、中风和其他危及生命的疾病。需要展览工作人员更多的照顾。展览主办方应在当地有关部门或机构的协助下建立紧急医疗救援系统，安排医疗人员到展览现场，并联系当地医院。一旦有紧急病人，立即安排救援，并将其送往医院进行救援。2.每个参与者都应该知道发生火灾时的应对措施。展览主办方有责任通知客人逃生和紧急出口，并向与会者充分提供防火信息。因此，主办方应打印防火手册，并将其放入信息袋中，以供参与者参考。在展览现场
重点检查安全设施配备的完好情况。3、每一个参与者在展会的现场遇到盗窃的时间都会给他们留下一个很不好的印象，与会者会对展会的品牌产生质疑。因此应该在展会期间加强警卫的同时也以书面资料的形式告知相关的防盗事宜。二、展会现场管理信息系统的体现（一）组织管理信息化
充分利用互联网、数字处理文件、图片等信息技术，提高展会组织效率。减少组织管理中缺乏可遵循的规则。（2） 企业服务信息化
作为现代服务业，会展的竞争说到底是服务水平的竞争，而只有实现了信息化管理的服务，才是高水平的服务。（三）战略研究信息化
世界上一些知名品牌和展览场馆非常重视展览信息化的程度和表现。运用先进技术对会展管理团队的信息进行收集、整理、信息化分析，为评估提供科学服务，是会展管理机构生存和发展的核心竞争力。3、 展览后续服务
（一）数据分析统计提供数据分析报告，包括门禁流量观众情况、观众调查表、财务项目的统计分析。当展会结束后，参展单位可以通过服务中心索取展位的时段客流情况，这种先进的服务会成为参展单位与客户之间沟通的最好桥梁。
（二） 根据展会实际情况，统计参展商和观众在展会期间提出的实际问题，提出合理的解决方案和对策，为展会品牌创造价值，树立展会声誉，以便继续下一次展览。（3） 展览评估和展览后总结是管理的重要组成部分。总结的功能是统计和整理工作数据，研究和分析所做的工作，为今后的工作提供数据、数据、经验和建议。4、 展览场地管理信息系统组成（一）展览场地管理信息系统
1、会展电子平台建设系统；2、会展网上系统；3、专业观众管理与交流系统；4会展客户管理系统；5、会展评估分析系统；6、会展场馆现场视频直播系统；7、会展秘书在线服务系统；8、节事赞助管理系统；9、会展服务商管理系统。（二）展览场馆的信息化管理
展览场馆的服务水平是衡量一个展览场馆能否达到国际标准的重要指标。面对远程参观，场馆的现代化服务可以为参展商在沟通和信息共享方面节省更多时间和精力。了解场馆的信息服务水平已成为参展商选择场馆的重要指标。（3） 展览组织的信息化
通过强大的展会信息系统的分析与统计，组展机构很容易就可以了解到目标市场的现状，并且可以经过对客户数据和展位预定情况避免展览会的失败和定错展位，可以提高对参展商以及观众的需求和服务质量，使展会的营销与收益得到科学的保障。（四）参展商系统信息化
任何参展商都渴望在展会期间有效地掌握自己的展位情况和观众流量，并了解产品的观众。在展会完成全方位的现代自制吸附剂系统后，参展商可以像手背一样了解自己的展会情况对展会的影响。
五、会展信息化管理的作用
会展信息管理的作用主要体现在四个方面：优化企业各种资源，提高客户关系管理能力，提高会展服务质量和效率，拓展会展业务领域。
(一)优化企业各类资源
资源与资产最大的区别在于，资源的价值是有潜力的，通过高层管理可以充分发挥其价值，这就是资源优化。它为企业资源规划和管理提供了平台，提高了计算机技术的效率。任何企业的资源都可以分为有形资源和无形资源，会展业也是如此。在贸易展览业中，最重要的有形资源是展览场地和资金，最重要的无形资源是客户信息和智力资源。信息管理在优化这些资源方面发挥着越来越重要的作用。
(二)提高客户关系管理能力
事实上，会展业，尤其是会展业，对待顾客远不止是把他们当作一种资源。由于客户的认可和参与直接决定了展会的成败，客户关系管理已成为展会管理的重中之重。
(三)提高会展服务的质量和效率
毫无疑问，会展业的各个经济要素，如组委会、参展商和展厅，都在使用各种信息手段来提高工作效率和整个行业的运营水平。
(四)拓展会展业务领域
展览业务的典型扩张是在线展览。
随着电子商务日益成为一种重要的经济运行形式，电信运营商提供了种类繁多、日益便利的上网手段。如果说过去品牌会展主要通过建立网站以宣传自身，那么今天的网上会展已经具备了一些传统会展所不具备的功能和手段，不再仅仅是传统会展的宣传手段，而是渐渐成为一个相对独立的新的会展形式。
目前，一些大型展览已经建立了电子版本，一些只是将所有内容转移到互联网上。网页设计也达到了一个新的水平。它不仅设计精巧，更新及时，而且通常还增加了许多实用功能，如在线签名、下单、联系贸易伙伴等。
与传统会展相比，网络会展具有参会者不受地域限制、交易成本低、组织工作简单等优点，日益受到会展主办方的青睐。网上会展以其低投入、高效益的特点必将成为传统会展的有效补充和延伸。
六、 展会信息管理的主要内容
(1)会展准备
在展览开幕之前，组织者必须处理展览参与者周围的许多细节。在短时间内处理这些琐事并不容易，但它非常重要。这些细节直接关系到展览的效果以及参与者对组织者的印象。展会现场信息服务系统可以帮助主办方从复杂的事务中解脱出来，事半功倍
倍的效果。会展准备工作的内容：网页开发制作和信息发参展商信息的收集和整理会展准备工作的内容展前观众邀请信息预登记胸卡设计和制作原有观众信息的导入会展准备工作的内容调查问卷的设计和印刷触摸屏系统设计和制作
① 网络开发、制作和信息发布
展览主办商利用服务商的技术力量，开发会展宣传网站。实现会展新闻、观众预登记、参展商在线申请、问卷调查、研讨会信息发布等功能。
主办方可以发布展会相关信息，在线邀请参展商，邀请参观者。
参展商可以通过该主页了解会展信息，包括上届会展情况和报告、本届会展日程和活动安排、展馆地理情况、酒店预订、运输和搭建等。同时，在参展后，即可将有关资料和信息在该主页发布、修改和维护，通过工作平台管理预约观众信息等。观众和公众可以通过访问该主页，查看主办商和参展商发布的有关信息，了解展览动态，预约参观等。
② 参展商信息的收集和整理。
全面的参展商公司和产品信息是最有价值的行业数据资源中心。
参展商信息有三个来源：参展商问卷、参展商发布的产品信息、参展商公司网站和相关行业媒体的介绍和评估。这样，与传统的期刊资料相比，还需要进一步改进。我们需要收集和管理整个参展商的参展模式、报价和销售渠道、行业背景、获奖情况等信息。根据行业特点对参展商和展品进行分类可以更容易地使用参展商信息。"
③展前观众邀请服务商可以根据主办商的要求对有兴趣的客户和预登记的观众邮寄邀请函和胸卡。
④ 信息预注册组织者可以利用服务商的技术优势和专业团队，为参展商和观众完成展前信息的收集和录入，从而完全摆脱这些细节。
⑤胸卡设计和制作服务商可以根据主办商的要求，设计制作兼容非接触式智能卡、接触式智能卡、pvc条码卡、纸质条码卡等各种形式的卡证，同时，为展览主办商提供参展商和观众的胸卡设计和印刷服务。
⑥ 原始观众信息导入服务商可以对主办方的原始观众数据进行科学合理的整理，使其更符合展会的需要，并将其导入现有数据库。或者在互联网上建立快速稳定的查询。
⑦调查问卷的设计和印刷根据展览会的实际情况，服务商结合自身经验和问题库，提供调查问题咨询，会同主办商设计最合理有效的调查问题，并负责排版制作。
⑧ 触摸屏系统的设计和制作结合了展览风格和不同需求，设计出独特美观的触摸屏系统，提高展览水平，满足用户理解和查询的需求。
(2)现场服务
① 参展商服务。展商服务管理包括展商登记、展商卡制作、数据管理、欠款管理、展商申请服务管理、展商问卷、展位管理、展商问卷统计分析。
②观众服务。观众服务包括：观众登记、观众信息收集、制作证卡、门禁管理、电子会刊、事件管理、调查表分析和观众抽样调查分析组成。
（二） 展后信息管理
根据不同权限，按照主办商各类查询条件的要求，在会后提供完整的卖家信息资料库和买家信息资料库。参展商用户可以按照姓名、单位、职位、行业、学历等不同条件组合对到会的观众进行查询；同时，基于查询结果，可以查看详细信息、查看名片原件图像、下载观众信息等，同时，提供发送邮件和群发邮件等观众联络功能。
展会结束后，为主办方记录和完善现场获取的数据信息，并帮助主办方使用相关数据。相关服务如下：
1．数据处理
对在展会现场收集的观众信息和观众行为数据进行深入和标准化处理。首先，根据相应行业的特点对各部门和岗位进行分类，确定受众的部门属性（管理、销售、技术、服务等）、决策水平和岗位属性（高级员工、中级员工和一般员工）；二是通过邮政编码、电话区号和世界城市数据库的相互验证，确定观众所在城市、省份和地区的信息标准区；第三，删除不完整和明显无用的信息，提高信息的有效性，整理受众信息；第四，识别具有相同基本信息（姓名、单位、部门、职位、手机、电子邮件等）的受众，并合并相同信息。
2．会展统计分析报告
根据数据为组织者和参展商提供多份分析报告。提供参观人数、展厅人数和研讨会人数，以帮助组织者分析现场展览的效果，并协助制定未来的展览策略。例如，通过分析到达不同主题场馆的人数，可以调整主题设置；研讨会组织者可以分析和比较不同研讨会场地的人数，以了解演讲的受欢迎程度和效果。
会展统计分析报告包括比例类分析报告、调查类报告等。比例类分析报告，是指根据规范化的数据，以饼图或棒图的形式提供基于观众职位、部门、观众来源区域等的分析报告；调查类报告，则是通过对观众填写的调查表进行统计和分析，对组委会关心的每个调查问题(观众感兴趣的产品类别、会前各宣传媒体的效果、观众的行业细分等)提供备选答案的饼图、棒图或图表报告，以及对每个调查问题的相关性分析，如职位和某个问题看法的相关性分析。另外，提供对调查问卷的逐一查看功能。
3.展览结束后回访
提供专业的观众回访服务，方式包括邮寄、e-mail、传真等，内容包括会后满意度调查、下届参观意向等，通过展后回访，可以分别管理观众各种联系方式的有效性，进一步提高信息质量。参展商和观众展后对会展网站的访问：观众展后访问本次展览会站点时，可以查看新发布的展览会资料、查询曾经访问过的参展商、查看参展商的最新信息、下载参展商的参
《会展管理系统信息系统应用方案设计》相关文档：
酒店项目(酒店管理系统公司管理系统)托管规定合同-通行版-09-14
软件管理系统买卖合同范本(3篇)09-16
2023年软件管理系统买卖合同09-16
汽配软件管理系统买卖合同书09-25
2023年管理系统学习心得体会7篇10-25
2023年管理系统学习心得体会(7篇)10-25
全国食品药品监督管理系统先进个人事迹简介10-29
管理系统的心得体会3篇11-03
