Interlib图书馆集群
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广州图创计算机软件开发有限公司
前言
⏹ 图书馆集群管理系统Interlib的出现
⏹ 为什幺需要区域图书馆群的联合服务
⏹ 阅读对象
⏹ 本手册包括的内容
⏹ 本手册阅读指导
⏹ 相关参考手册
⏹ 本书约定
⏹ 更多信息
图书馆集群管理系统Interlib的出现
传统的图书馆管理方式下，区域内各图书馆作为一个独立存在的实体，数字化文献资源信息无法做到共享，达到为全区域服务的目的，各自的独立发展将使自己成为今后数字化信息时代的一座孤岛。
从图书馆自动化系统发展历程来看，经历过单机、终端/主机阶段，局域网下客户机/服务器(C/S)阶段。C/S模式在90年代中期作为图书馆自动化系统架构的主流，一直到今天，将图书馆自动化的发展带入了新境界。C/S模式是基于局域网技术发展起来的，在Internet技术发展到今天的地步，C/S模式在伸缩性、可管理、资源共享、联合服务等方面有技术上先天的缺陷，难以实现数字资源和传统业务紧密结合以及海量数字资源的分布处理。
图书馆集群管理系统Interlib是新一代的图书馆自动化软件，采用开放的多层结构体系，基于Internet实现传统业务与海量数字资源管理的结合。Interlib作为资源共建共享的新的载体形式，打破了图书馆各自分离的局面，将区域内图书馆群作为一个整体进行管理，从而达到资源共建共享、合理配置和图书馆之间互相合作的目的。
Interlib通过Internet网络或城域网络将区域内各图书馆联合起来，组成一个区域性的虚拟图书馆群，建立一个区域图书馆群的电子化、数字化、网络化的信息空间，同时通过开放的多层结构达到与国内外其它图书馆的资源共享与协作，从真正意义上实现图书馆群的资源管理和业务协作。
Interlib系统的主要功能特点：
⏹ 100％纯Java开发产品，跨平台设计，与Internet紧密结合。
⏹ B/S模式多层体系结构，MVC架构。
⏹ Browser端完全采用XML，解决HTML的局限性，适应更新的技术发展。
⏹ Unicode标准，真正解决多语种混合编码问题。
⏹ 支持协议，并支持下一代协议ZNG。
⏹ 动态MARC定义，完全满足多MARC格式在同一系统并存。
为什么需要区域图书馆群的联合服务
一个区域内，各图书馆是作为独立的实体存在，没有联系，图书馆之间的资源无法共享利用，造成了资源重复建设和浪费。如下图所示，在整个区域内，每个图书馆是一个离散的点，各图书馆行为独立，各自建立自己的文献资源，每个图书馆的读者只能享受本馆资源服务，不能享受其它图书馆的服务，最普通的服务如A馆的读者需要借阅B馆的图书需要重新办证，单一的服务模式给读者造成了不便，也使花钱建设的资源得不到有效利用。
在这种各自分割，单位所有的局面下存在的问题：
⏹ 如何达到区域内馆际间的合作，最大效能的利用现有资源，避免浪费？
⏹ 图书馆服务的对象是读者，如何合理配置可利用的资源？
⏹ 读者如果想获取他馆资源，如何实现？
⏹ 如何挖掘潜在知识，增强读者与图书馆之间的信息交互？
⏹ 未来的信息资源数字化、电子化、网络化、共享化，如何达到共建共享的目的？
⏹ 如何利用区域性网络进行信息与知识的重新整合？
图书馆发展到今天，工作重心业已从内部业务工作为主转变为以读者服务为中心，最大化的利用现有资源为读者服务是图书馆的使命。在区域内，需要整合图书馆群的文献、数字化资源信息，进行集中管理，才能达到为读者更好服务的目的。如下图，图书馆群在采用集群的管理方式下，区域内各图书馆不再是孤立的、离散的点，互相之间通过Internet/城域网连接在一起，形成网状结构，区域图书馆群对外的表现是一个整体，同时又具有各自特色，对内是互相联系在一起独立实体，读者享受的服务可以是全区域范围的。
⏹ 通过Internet网络或城域网络将区域内各图书馆联合起来，组成一个区域性的虚拟图书馆，建立一个区域图书馆群的电子化、数字化、网络化的信息空间。
⏹ 采用多层结构，通过开放的多层结构达到与国内外其它图书馆的资源共享与协作。
⏹ 将图书馆业务工作同数字资源相结合。
⏹ 提供多层次图书馆群联合服务。
⏹ 有序的整合图书馆群的文献、数字化资源信息，达到1+1>2效果。
⏹ 区域内各图书馆互相之间通过Internet/城域网连接在一起，在图书馆集群管理系统的管理下，不再是孤立的、离散的点。
⏹ 区域图书馆群对外的表现是一个整体，同时又具有各自特色。
阅读对象
本手册适合使用系统的业务工作人员，也可以作为管理员深入探索系统的指南。我们希望通过阅读本手册，能够结合业务工作加深对系统的了解，顺利的解决和应对出现的问题，在实际应用中对业务工作进行优化处理，提高本馆的业务工作效率。
本手册包括的内容
这本参考手册详细讲解了系统各个模块的流程、使用指南和部分实现原理，并对相关技术做了原理阐述和实现说明。
本手册共分为八个部分：
第一部分：总论
第一部分从区域图书馆群联合服务特色、基本概念、业务规则制定准备、系统使用常识四章阐述了系统的区域集群管理方式特色，并就使用系统需要掌握的业务规则、基础知识和概念做了阐述。
第二部分：采访子系统
第二部分从采访子系统的流程着手阐述了文献在系统中的采访工作流程，阅读本部分可以理解系统的采访工作流机制，在实际使用中可就各馆现有的采访工作流程实施流程再造，对采访工作进行优化处理。系统可以对各种类型的文献（如普通图书、电子资源等）实施采访和管理，在区域图书馆群集中管理方式下，各分馆可以实施联合、协调采购，在采访形式上可以分为独立采购、联合采购、中心代购方式。第7章说明了如何建立一个订单实施文献的采访，第8章介绍了预订到馆文献和直接到馆文献的验收。
第三部分：编目子系统
第二部分介绍了系统中文献的编目，编目工作是图书馆业务自动化应用的基础，其着录分类和主题标引直接影响读者的查询，影响到图书馆书目服务的整体水平。阅读本部分可以了解在系统中如何建立完整的书目数据和馆藏目录。并介绍了如何在多馆集群管理方式下控制书目的质量，通过系统提供的套录和自动检索功能实现网上自动查重处理，保证区域内书目数据的质量。
第四部分：典藏子系统
第四部分介绍了如何利用典藏子系统的功能模块管理图书馆的资产。在典藏子系统中，除了能够处理本馆的馆藏，决定藏书的典藏位置，进行馆藏调拨等工作外，在区域集群管理方式下，给予一定权限，还能够进行馆际藏书的交接，调拨，改变资产所属等工作。
第五部分：期刊子系统
第五部分详细讲述了期刊的预订、记到、装订等一系列工作。期刊特点是连续性，体现在期刊工作的各个环节，期刊预订具有一定规律性，第一次预订后，以后的预订方式以续订为主，来源可能是多渠道。期刊记到是对到馆的期刊进行验收，按照期刊的出版规律进行记到管理。期刊装订对下架期刊进行装订处理形成合订本，与图书类似进行管理和流通。
第六部分：荐购处理
第六部分讲述期刊和图书的荐购处理，，便于更好的掌握其工作流程和使用。系统的荐购功能可以说是一套完整的子系统，它包含了读者对图书、期刊等文献的网上推荐订购，工作人员对读者推荐信息的处理和Email回复读者所荐购文献的处理情况。但由于图书馆业务工作的特殊性，荐购处理的各功能分散到WebOPAC、采访、期刊等子系统中，读者从WebOPAC上浏览新书目录进行推荐订购，工作人员在图书或期刊的采购中处理读者荐购信息。
第七部分：流通子系统
第七部分详细讲述了系统的流通业务工作，通过阅读本部分了解系统如何实现图书馆借书、还书等业务的自动化管理。流通是一个重要环节，它利用已建立好的读者数据和馆藏数据实现流通业务的自动化，在区域多分馆集群管理方式下，系统实现了全区域的通借通还，打破了区域内各图书馆条块分割、单位所有的局面，将图书馆群作为一个整体进行管理，从而达到资源共建共享、合理配置和图书馆之间互相合作的目的。
第八部分：参数设置和使用
第八部分从参数的设置开始结合关联的各业务模块进行阐述，系统正常使用，与相关参数的正确设置关系密切。本部分并不是为了说明单纯的参数设置和参数模块的使用，希望通过阅读本部分，用户能够了解参数与业务的关系。也正是参数与业务的紧密关联性，使系统的应用灵活多变，能够适应各分馆复杂的业务管理。
本手册阅读指导
本手册是如何组织的？
本手册是按照在图书馆工作业务来进行划分的，每一部分都是独立的单元。这就意味着您可以从任何一部分开始，而跳过其它部分。
什幺是我必须掌握的？
系统每部分的功能是异常强大的，但如果在手册的组织上将每一个细节都列出来，没有突出重点，将使您的阅读陷入困境，无法在最短的时间内快速上手。手册以工作流的方式叙述了系统内必须完成的业务工作流程，您只要阅读了该部分，便可以使您的工作轻松自如的完成。
我可以按照各部分的顺序吗？
按照各部分的顺序，你可以熟悉整个系统的流程。通读了整个手册，您将清晰了解图书馆业务工作在系统内的实现方式，让您更容易使用系统以适应您的工作流程。
每一部分里面有什么？
● 每个子系统的功能模块介绍和详细功能说明。
● 主体业务的工作流程。
● 一个实例，按照工作流实现要完成的功能，并在部分复杂的章节给出一个具体应用举例。
● 同业务工作相关的使用技巧举例和常见问题回答。
更多信息
关于Interlib图书馆集群管理系统的最新信息可以访问站点。
第一部分 总论
第一部分从下面几章阐述了系统的联合服务特色和业务规则制定准备，并就使用系统需要掌握的基础知识和概念做了阐述。
⏹ 区域图书馆群联合服务特色
⏹ 基础知识和概念
⏹ 业务规则制定准备
⏹ 系统使用常识
第1章 区域图书馆群联合服务特色
该章介绍了Interlib区域图书馆集群管理系统的联合服务特色，包括了区域图书馆群的联合――协调采购、各成员馆的联合编目、区域联合目录自动实现、各分馆间的通借通还实现全区域的大流通。
联合、协调采购
Interlib系统中通过区域图书馆群的联合、协调采购，达到在文献资源采购时就进行合理配置的目的。
⏹ 联合采购：各分馆分别建立自己的订单，由中心采访部门统一管理，发订单订购。
⏹ 独立采购：各分馆分别建立自己的订单，由各分馆自己发订单，独立完成采访过程。
⏹ 中心代购：由中心馆建立总订单，完成采访，书到馆后分发给各分馆。
联合编目
通过馆际间的合作，实现区域图书馆群的联合编目，多馆具有相同的文献资源，共享一条标准书目数据，达到书目资源共建共享的目的。
由于区域图书馆群内各馆编目质量参差不齐，Interlib引入多种手段进行编目质量控制：
1. 保持系统在多馆集中工作模式下书目数据的标准性、唯一性。数据接收过程中系统自动查重，保持书目唯一。
2. 由于每个馆的编目质量参差不齐，系统根据MARC字段参数进行书目数据校验检查。下载数据时采取自动查重方式，简化人员操作。
3. 对格式简单的书目数据，允许进入中心数据库，在编目完成后能够自动与网上完整书目数据进行查询。系统自动进行本地简单书目数据与网上编目中心完整书目的查重处理过程。
联合目录
建立区域图书馆群的联合目录，将图书馆群文献资源的目录信息集中在一起，提供给读者不再是单一图书馆的目录资源，而是图书馆群的目录资源。联合目录的构成，主要有两种方式：第一种是非实时的传统联合目录，把来自多个图书馆的数据汇集在一个数据库中；第二种是实时的联合目录，反映了文献的实时动态信息。
传统的联合目录，相当在中心存放了本地系统的一个复制，构建的联合目录不能实时更新，由于技术上、管理上或其它方面的缺陷，无法反映文献资源的收藏地点及借阅情况等动态信息。无法在联合目录基础上延续对读者的后续服务。
Interlib区域图书馆群自动化管理系统构建的联合目录，是一个动态的整体，采用的是实时的联合目录，它的特色是提供给读者的目录数据是最新的。直接反映文献收藏的地点及借阅情况等动态信息，在呈现给读者的目录上直接延续了读者的服务。
通借通还
区域图书馆群之间实现通借通还最大效率的利用了图书馆现有文献资源，同时提高了对读者服务的层次。
Interlib系统在区域图书馆群文献资源借还服务方面，实现全区域的通借通还，读者在提供服务的任意馆自由借还文献，不受地理位置限制，任一读者在任一图书馆均可自由借还文献资源。
全区域的通借通还，系统通过参数进行管理，由于系统采用B/S多层架构的先进性，数据集中管理，各分馆仅需浏览器即可运行业务系统，分馆省去了系统的安装和维护等工作。
通借通还管理中包括了文献资产的管理，在全区域大流通环境下，文献资产所属馆不发生变化，仅改变所在馆位置。还回时文献自动入藏到指定馆际藏书地点或与本馆图书混合排架（自动入藏到还回地点），不需要手工干预。
系统零维护
传统的图书馆自动化系统由于受其实现方式的限制，从而要求每个图书馆配备具有计算机专业技术和熟悉图书馆业务的系统人员，这对一般的中小型图书馆几乎是办不到的事。Interlib系统的B/S多层体系结构，采用了大集中的方式，各成员馆无需高档的服务器、无需安装专用系统软件、无需专业的计算机业务人员。这样就为各种类型中小图书馆上马自动化系统解决了重大的专业人力资源问题，从而在根本上保证了区域内图书馆群的自动化系统使用。
丰富的工作形态
Interlib采用B/S体系架构，除了完善传统的工作方式外，并很好解决了C/S体系架构下技术手段难以达到的特殊工作形态。
● 现场采访：通过Internet，可以直接进行文献的现场采访，效果与本地工作没有区别，采访实时进行，数据与中心同步，不需要进行二次处理。
● 移动图书馆：通过无线网络同Internet连接，实时处理读者办证、图书的借还等流通工作，移动的书车真正成为移动的图书馆。
● 社区服务：由于图书馆社区服务的提倡和兴起，Interlib系统正好切合这个观点，凡是Internet连通的地方，都可以是图书馆的服务点。Interlib将图书馆的服务网络延伸到居民社区等社会的各个角落。
第2章 基本概念
该章节介绍了Interlib区域图书馆集群管理系统的基本业务概念，掌握它便于更好的理解和应用系统。
逻辑概念
区域图书馆集群：
是指在一个区域内，各图书馆通过网络连接（或通过Internet与中心馆相连），形成一个图书馆群，内部采用统一协调的管理方式，对外表现为一个虚拟的整体，在此基础上实施全区域的通借通还。
中心馆：
一个区域图书馆群有一个中心馆的存在，该中心馆负责全局的统筹安排、策划，是事实意义上的区域图书馆群管理中心。
全局用户：
可以操作所有分馆数据的用户，在系统中馆代码标识为“999”。
成员馆用户：
只能操作本馆数据的用户。
全局参数：
可以被所有分馆共同使用的参数，对全区域所有图书馆来说，制定全局参数有利于统一行为，简化区域图书馆群的管理。在系统中馆代码标识为“999”。
全局参数可以被所有分馆使用
成员馆参数：
只能被本馆所使用的参数，一些特殊的参数只能由各馆单独制定，如馆藏地点、操作员等。对非全局馆的用户来说，在系统中只可见本馆定义的参数和全局参数，对他馆定义的参数不可见，避免在系统应用中发生一些常识错误。系统通过分馆代码识别全局参数或成员馆参数。
成员馆参数只能为本馆所用
业务名词概念
机读目录格式：
通常称之为MARC格式，是图书馆界用于在计算机上存储和交换书目数据的一种数据格式。它规定了书目记录的形式，用字段标识符、子字段标识符等描述书目信息，变长的特性可以描述复杂的信息。关于其子段的简单定义，参考附录一。
第3章 业务规则制定准备
区域图书馆集群管理方式，不仅仅涉及到各馆的业务流程，复杂的是协调各馆不同的业务工作方式，以达到资源共建共享的目的。在使用系统之前，需要规划业务运作规则，建立完整的业务运作参数，以下说明区域多分馆运行机制下参数的概念和建立方法，本章先就系统运行所需要业务参数作简略介绍，详情请参看“系统参数部分”。
分馆参数
使用系统前首先需要建立相应的分馆参数，定义使用系统的分馆。定义分馆完成后才能进行其它参数的设置。
定义区域图书馆群下的各分馆参数，包括各分馆的工作作模式和分馆的属性；区域图书馆群逻辑上对外表现是一个整体，但是在内部，各分馆是相互区分的，在区域联合体内，没有中心馆与分馆的区别，只有全局馆（馆代码为999）和成员馆的区别，虽然物理上可能是一个馆作为中心馆进行区域图书馆群的管理。逻辑上中心馆可以作为全局馆定义，也可以作为成员馆定义，但系统建议作为成员馆定义。
全局馆作为一个虚拟的角色出现区域图书馆群实体中
分馆之间的关系举例如下：
如果在一个区域中有多个分馆，有分馆一、分馆二、分馆三等等，假设分馆一是对整个区域图书馆群进行统筹管理的，是实际意义上的中心馆，但在系统中，建议将分馆一、分馆二、分馆三等都定义为成员馆，这在逻辑上所有分馆处在了同等地位，系统默认定义的全局馆（馆代码为999）就作为虚拟的一个馆存在。系统中谁拥有全局管理的账号就可以对所有分馆进行管理。
全局馆存在的意义
● 统一参数管理。对区域图书馆群来说，如果每个分馆各自制定参数，不利于全局的统筹管理，一些具有共性的参数可以定义为全局参数（分馆代码为999的参数），在管理上降低了复杂程度。
● 联合采购。灵活运用全局馆，定义全局参数，可以处理很多复杂业务工作，如果开展全区域联合采购等业务，建立全局订单，供各分馆联合采购。
● 对所有分馆进行管理。虽然系统建议实际意义上的中心馆作为成员馆定义，但这并不影响中心馆的管理，在系统中为中心馆分配全局管理账号，可以监督成员馆的数据质量，并对所有成员馆进行管理。
馆藏地点参数
馆藏地点，在不同的系统中有不同的称呼：典藏地点、典藏位置、藏书部门等等，在本系统中，统一称之为馆藏地点。它定义了区域图书馆群下的各分馆的馆藏地点，包括各馆藏地点的属性、所属分馆；逻辑上区域图书馆群对外表现是一个整体，但是在内部，各分馆馆藏地点是相互区分的，在区域联合体内，各馆拥有自己的馆藏，常规情况下，馆藏地点是一个成员馆参数。
馆藏地点由各分馆自己定义。
文献类型参数
文献类型在设置之前统一规划，确定图书馆群需要的文献类型，供全区域图书馆群制定统一的规章管理制度使用。默认情况下，各分馆应该定义自己的文献类型参数，但在全区域集群管理方式下，可以采取定义全局的文献类型参数供各分馆使用，简化管理的复杂程度，如有例外情况，各分馆定义自己独有的文献类型。
文献类型定义方式，建议按照通常的类型定义：如中文图书、西文图书、中文小说、中文期刊、西文期刊等。系统安装后默认按照该方式定义。
建议，定义文献类型前，收集各分馆需求，统一筹划，由中心管理馆统一制定，特殊情况各分馆定义自己的文献类型参数。
流通规则参数
定义区域图书馆群下的各分馆的流通规则参数，实际就是各分馆流通制度的制定，各分馆的工作人员需要按照各自的流通制度定义该参数，以实现系统对各分馆流通规则和全区域通借通还规则的管理。
规则的方式是通过参数组配的方式形成，灵活程度大，需要仔细理解它的概念和运用它。流通规则的形成：
流通规则＝分馆＋读者类型＋文献类型＋借阅规则＋馆藏地点
含义：必需满足“分馆＋读者类型＋文献类型＋借阅规则＋馆藏地点”的组配才能形成流通规则。
举例：
分馆（0001）＋普通读者（999_PT）＋中文图书（999_CN01）＋3册30天（999_3C30）＋社科书库（0001_SK）
这种组配规则形成流通规则解释如下：
分馆0001的普通读者借阅社科书库的中文图书采用借阅规则3册30天。如果是馆际的读者（全区域通借通还的读者，需要在读者类型中定义并开通读者的通借通还服务），也通过该规则处理。
读者具体的借阅细节在读者类型参数、借阅规则参数里定义。
进入“系统 ✍ 流通业务参数 ✍ 流通规则”，见到如下界面：
因为流通规则制定的灵活和动态的特性，馆际可以通借通还的读者与本馆读者的管理方式上统一了，这样在流通规则的定制上可以对馆际读者做到最大的灵活处理。
MARC参数
MARC参数全局统一设定，包括MARC类型、MARC字段、MARC索引、MARC统一字段、MARC模版参数。系统安装完成后已经定义好这些基本的参数，如果没有特殊需求，建议用户不要修改该部分参数。
MARC类型参数：
定义系统需要用到的各种MARC标准，系统默认设置了CNMARC、USMARC标准供用户使用，如需要增加新的MARC标准，需要首先定义MARC类型参数，然后设置该标准的MARC字段、MARC索引、MARC统一字段、MARC模版才能使用。系统MARC标准定义完全参数化，允许同时多种MARC标准在系统中共存。即是说系统可以容纳CNMARC、USMARC、UNIMARC、JPMRAC等等标准的共同存在。
在该参数里，MARC名称和文献类型唯一识别了不同的MARC标准。
MARC字段：
按照国家标准设置，可以根据本馆特殊需求和国家标准的变化更改，修改后需要生成MARC编辑参数才能被系统识别使用。
MARC索引：
系统MARC索引默认定义了CNMARC图书、期刊，USMARC图书、期刊的索引，分为9种索引途径，是着者索引、分类号索引、控制号索引、ISBN/ISSN索引、订购号索引、出版社索引、主题词索引、题名索引、统一书刊号索引。
索引的定义方式与字段的录入方式相同，如需要定义701a字段作为着者索引，在着者索引中填入701$a；如果需要定义多个索引点，用“;”（半角）间隔开：701$a;702$a；如果需要子字段合并作检索点，如701$d、$b，填入701$db。
MARC统一字段：
MARC统一字段，定义每种MARC类型的字段对应于系统的统一字段，系统默认设置了CNMARC、USMARC标准的统一字段供用户使用，在系统中新增MARC标准后，需要定义该标准的统一字段。
对于一种MARC标准，只能定义一种MARC统一字段。如CNMARC标准，可以有CNMARC中文图书、CNMARC中文期刊等等，但是在系统中只要定义CNMARC的统一字段。
MARC模板：
MARC模版，定义了采访、编目人员录入MARC数据时而采用的着录模版，简化录入的过程，对每一种MARC类型，系统定义了两个模版：采访模版，编目模版。
第４章 系统使用常识
本章就登录进入系统和常用的功能做一介绍。
系统登录
系统的界面层（browers端）采用的是XML，需要以上的版本支持。如果用户采用的操作系统是Windows XP，浏览器版本已经是以上，如果操作系统是Windows 98或Windows 2000，请检查您的浏览器版本。
分辨率要求：系统的功能布局比较复杂，建议屏幕区域的分辨率设置为1024*768，能够获得最好的使用效果。
系统安装完成后，打开浏览器，在地址处键入系统的URL位置（URL由中心提供）。出现系统的登录界面：
输入用户名，密码，分馆代码，单击“登录”进入系统。
分馆代码由中心统一规划分配。
用户登录进入系统后，如果一定时间不使用系统（默认30分钟），将自动退出，以保证系统的安全性。建议用户在长时间不使用系统时，单击系统主界面上的“退出”，注销用户并退出系统。
系统主界面
用户登录进入系统的主界面后，整个窗体分为三个部分：
子系统菜单栏：显示系统的所有子系统模块，单击进入相应子系统。
子菜单：子菜单是一Outlook样式，分成多个子项，单击每个子项，进入相应子项的选择需要操作的功能。
功能区：每个功能模块的操作区域。
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用户的主要业务操作在功能区进行，一些复杂的业务操作会有多于一个的窗体。
第二部分 采访子系统
第二部分从采访子系统的流程着手阐述了文献在系统中的采访工作流程，仔细通读本部分可以理解系统的采访工作流机制，在实际使用中可就各馆现有的采访工作流程实施流程再造，对采访工作进行优化处理。系统可以对各种类型的文献（如普通图书、电子资源等）实施采访和管理，在区域图书馆群集中管理方式下，各分馆可以实施联合、协调采购，在采访形式上可以分为独立采购、联合采购、中心代购方式。
⏹ 采访工作流机制
⏹ 外部数据的引入
⏹ 订单的处理
⏹ 文献验收处理
第５章 采访工作流机制
本章详细讲述了采访子系统的工作流机制，
预订流程以如何建立采访订单为主线，对不同来源和类型的征订目录数据快速有效的实施采访工作，该工作流程对于所有分馆都一致；验收流程根据分馆参数的设置动态调整，实现了流程的多样性和实用性。
预订处理流程
整个采访工作的重心是如何建立采访订单，所以采访工作流程也是围绕建立采访订单展开。一般对于文献的采购，通常的处理是先作预订处理，再按照批次、书商和预订时间等输出预订信息，这样处理的缺陷在于预订历史信息难以追溯，信息只能靠人为记忆，并且对多个书商同时预订容易造成订单混乱出错而只能单个处理，这样从一定程度上，失去了自动系统化管理的意义。Interlib引入订单的概念，对每一个采访订单都记载下来，并依据订单的形成制定工作流程和管理，对电子的和纸张的征订目录区分处理以快速有效的形成预订订单，以下是系统预订处理的工作流：
以上预订工作流中，虚线框内是反映在实际工作中只是一个数据接收行为，进行采访之前，需要先设置书商信息和预算信息，为便于理解，根据系统内部处理过程，分解为图示的三个部分。
建立预订订单的工作流，如上图所示，用语言描述为：
● 针对书商提供的电子征订目录，建立对应的书商批次信息，直接将电子征订目录接收到该书商批次下（系统自动批查重），然后生成一个工作订单对该批电子数据实施预订处理形成订单。
1. 建立书商书目批次（需要先设置书商信息参数）。
2. 接收书商提供的电子征订目录数据。
3. 生成工作订单。
4. 浏览该批征订目录，通过预订处理建立订单。
● 针对纸张征订目录，先生成工作订单，直接预订处理形成订单。
1. 生成工作订单，查找需要预订的书目，当前总库无书目信息需要先建立一个书目记录。
2. 对该书目预订建立订单。
在预订工作流图中，要先建立书商书目批次，再接收数据，为什么？是因为对不同书商提供的电子数据，内容大不相同，在实际的预订处理中需要区分对象建立订单，不能在发给书商A的订单中填写了书商A没有而书商B有的文献。系统要求在接收电子征订数据时将不同书商的加以区分，避免了产生这样的错误，即使是在同时对多个书商实施预订处理时也不会混淆预订数据。
在进行文献预订处理时，需要注意书商书目批次和订单的状态，状态反映了书商书目批次和订单的动态变化，直接影响系统的下一步工作流程。
采访形式
在区域集群管理方式下，各分馆可以采用不同的采访形式，实施联合、协调采访。
独立采购
各分馆分别建立自己的订单，由各分馆自己发订单，独立完成采访工作流程。在进行采访之前，各分馆需要先设置与采访有关的书商信息、预算信息和货币信息。
联合采购
各分馆分别建立自己的订单，书商、预算、货币信息由中心统一设置为全局参数，工作订单也由中心设置为全局参数，采购工作由中心采访部门统一管理，系统协调各分馆采访行为，汇总各分馆信息发订单订购。
中心代购
各分馆将采访的职责交于中心馆，由中心馆采访部门建立总订单，完成采访，书到馆后验收完成分发给各分馆。此种采访形式等同于中心馆是一采编中心的角色，图书的加工在中心馆完成，交送到各分馆后直接可以上架。
验收处理流程
系统对验收的处理有两种方式，细节和特点请看本部分“文献验收处理”章节：
预订验收：对已经预订的图书进行验收处理。
直接验收：对零购、散购等没有预订信息的文献进行验收处理。
文献到馆后组织验收，验收完成进行编目，验收与文献编目工作紧密结合，实际中，一些图书馆已经将验收、编目工作整合，对一些缺少编目人员的小馆，验收时同时对文献简单编目，完成后直接上架，处理方式无疑是很便捷的；而对一些流程化作业的大馆，分批次进行验收、编目工作，保证流程作业的有序和一致。系统的验收的流程根据各分馆参数设定动态调整，换而言之，各分馆可以按照合适的方式制定本馆的验收处理流程。系统的验收工作流如下：
上图反映了文献验收✍流通的流程，流程中出现两个分支：
1. 是否预订：根据验收的文献有否在当前有效订单中出现，“是”表明该文献具有预订信息，允许验收；“否”表明验收的文献处于无效订单中或根本没有预订信息，不允许作预订验收处理。
2. 是否验收直接流通：根据各分馆设置的工作模式（见分馆参数设置），系统动态调整验收后的流程，“是”表明文献验收后可以直接上架参与流通，属于验收、编目工作整合的方式；“否”表明文献验收后要经编目，编目后要交送或入藏登记才能上架参与流通。
对以上工作流程，用语言详细描述为：
1. 建立验收批次，准备对到馆文献实施验收处理。
2. 验收，区分预订验收和直接验收的不同，分别从不同的功能模块进入。对预订验收来说，要求订单设置为验收状态，系统识别待验收的文献是否有有效的预订信息，“是”流程继续向下走，“否”回到起点，工作人员自行决定处理方式――退还该书或直接验收。
3. 填写正确的待验收文献复本数量和价格，分配馆藏。系统要求采用先贴条码的方式，不采用自动分配条码，避免人为原因造成条码与实际不一致。
4. 编目处理，如果采用“验收直接流通”的工作模式，验收同时对文献编目，验收完成编目也即完成，文献可直接上架流通，流程结束；如果不采用“验收直接流通”的工作模式，验收后将步骤1建立的验收批次设置为编目状态，编目人员对该批文献编目处理。
5. 一批文献编目完成后，如果核实馆藏信息正确（包括条码、文献类型、馆藏地点），可以直接批交送到流通；如果具有典藏部门或典藏人员，进行馆藏登记处理，将文献分配到正确的馆藏地点，文献再上架参与流通。
先决条件
各分馆在采访工作进行前，需要首先确认以下参数正确设置：
1. “采访 ✍ 系统参数设置 ✍ 货币管理”中货币参数已经设置，币种之间的汇率正确无误。
2. 在“采访 ✍ 采访参数设置 ✍ 书商信息管理”中设置正确的书商信息。尤其是要对其征订目录信息进行预订处理的书商，订单才有发送的对象。
3. 在“采访 ✍ 采访参数设置 ✍ 资金预算管理”中设置正确的预算信息，这不是必要的，但当分馆需要进行预算管理时，是必需的。
4. 在“采访 ✍ 采访参数设置 ✍ 设置采编参数”中设置工作人员自己要使用的采编参数，包括MARC类型，控制号分区，服务器地址。
第6章 外部数据的引入
上一章节阐述了采访的工作流机制，从总体上给出采访系统的概念和思路，以下几章从细节入手，切合系统的实际操作，讲述采访系统的特点和使用。本章是基于书商提供的电子征订目录进行采访的起点，管理和建立书商书目批次，对书商电子征订目录接收开展预订工作和外部数据接收供编目套录用。
书商书目批次
建立书商书目批次信息，接收书商提供的征订书目数据，是基于电子征订目录进行采访工作的起点，同时，为了提高采访的覆盖面，系统webOPAC模块提供读者网上图书荐购，对电子征订目录数据，接收后发布与网上，读者可以在预订工作进行之前对该批新书进行推荐订购。
利用批次管理书商书目，使工作人员对多个书商的征订目录管理显得有条理，即使对多个批次同时实施预订，也显得有条不紊。可以想像一下，如果没有批次管理，多个书商的书目混杂一起，工作会有多么糟糕。从下图的模型中，系统以三层的形式描述了书目批次与书目之间的关系：
1、每个批次是独立的。
2、批次－书目链连接批次与书目信息。
3、同一条书目可以在多个批次中出现，自动查重到的书目，与总书目库中书目相连。
书目批次管理
任何一批新的电子征订数据到来后，都要考虑怎样对其管理，而本模块就是对电子征订数据的管理模块。接收一批数据对其进行预订处理的步骤：
1. 新建书目批次：建立一个新的书商书目批次。
2. 书商数据接收：接收书商提供的电子征订目录（见下一节：书商数据接收）到所建立的书目批次中。
3. 强制批次状态：一批数据接收完成后，开始预订处理前，需要将该批次设置为完成状态。
需要注意的是批次状态，流程处理的特色之一是工作步骤之间的联动性，在书目批次管理中系统通过批次状态来确定上一步骤与下一步骤的联动。建立的批次默认处于接收状态，这个状态下该批次仍然可以接收征订书目，也可以接收来自WebOPAC上的读者荐购。当设置为完成状态，该批次从WebOPAC上撤下，同时出现在预订的书商征订目录列表中，允许对本批次作预订处理。设置批次为历史状态，就是关闭该批次，不再使用。
进入“采访 ✍ 书目数据管理 ✍ 书商书目批次”，见到如下界面：
新增：建立一个新的书商书目批次。
编辑：选择一个书目批次，对其进行修改，在编辑批次信息时，如果该批次已经接收了书目数据，不允许修改批次编号和书商代码。如的确欲修改需将该批次设置为历史状态，在“采访 ✍ 采访参数设置 ✍ 批次状态管理”中将该批次删除，重新建立。
书目记录维护：对接收进入系统的书目数据维护处理，可以按照书目列表或MARC格式浏览操作。
强制批次状态：设置批次的状态，状态直接影响批次的处理。
● 接收状态：新建立的批次处于接收状态，只有处于接收状态的批次才能接收书目数据，处于接收状态的批次才能允许读者webOPAC荐购处理。
● 完成状态：批次处于完成状态才能进行预订处理，同时该批次关闭，不能接收书目数据，并从读者荐购目录中撤下。
● 历史状态：对一批征订书目预订处理完成后，设置为历史状态，该批次完全关闭，如不需要保留批次的历史信息，可以在批次状态管理中将其删除。
新建书目批次
在书商书目批次管理模块中单击“新增”，新建操作出现如下界面：
批次编号：系统要求批次编号唯一，尤其是多分馆共同采访情形。
分馆代码：通过分馆代码，各分馆管理自己的批次，系统自动识别各分馆，不能修改。如果是系统全局用户，可以建立全局共享的批次，作联合采访用。
批次类型：不能修改，系统用来识别书目、订单和验收批次。
书商代码：往往是该批数据的提供者，与订单的发送对象一致。
备注信息：描述该批征订数据的信息，对读者网上荐购操作起到引领提示的作用，建议写入较为详细的备注信息。
单馆实施采访工作时，各馆分别建立自己的批次，批次所属馆不同，可见性互斥（即分馆一不能看到分馆二的批次信息），这种方式在采访形式上我们称之为独立采购。若要实现区域的联合采购，对工作人员来说其工作方式与单馆方式相同，但需要中心馆建立一个全局共享批次供全区域使用。
建立全局批次：
以全局用户（默认账号是admin，馆代码为999的称为全局用户）登录进入系统，按照上节步骤建立一个新批次并接收一批征订目录，该批次为全局共享，所有分馆可以浏览并作预订处理。
小节提示
word/media/image3.png 提示：1、如何命名批次以便更好管理？
批次编号的命名要考虑一个通用的规则，结合订单批次和验收批次考虑，系统要求批次编号唯一，为了容易识别，建议制定批次编制规则，区分书目、订单、验收批次和不同的书商来源，一般的命名规则为：
馆代码 ＋ 书商标识 ＋ 批次标识 ＋ 年代 ＋ 顺序号
如：0001 XH SM 2003 03
word/media/image3.png 提示：2、如何能够将新书征订信息发布于网上供读者荐购？
只要书目批次处于接收状态就能够发布在网上供给读者荐购，在开始预订处理前将书目批次保持在接收状态一段时间，这段时间范围内读者都可对新书荐购。
书商数据接收
书商数据接收，是对书商提供的电子征订目录数据接收入系统的专用功能模块，该功能实现对电子征订目录在书目总库的自动查重功能，保证预订处理的有效性和便捷性。
系统要求书商提供电子征订目录必需为MARC格式或转换为MARC格式，如果数据源是Excel、定长文本、dbf等格式，系统提供这些格式转换为MARC的工具，见本节提示。书商征订数据接收流程如下：
系统对书商电子征订目录处理，重点在于接收数据的同时自动查重和书商征订书目的管理，自动查重防止书目的重订和漏订（复本预订方式），详细说明请看上图的注释部分；书商征订目录的管理利于便捷高效的对征订书目实施预订。
接收征订数据
要进行书商征订目录的接收，要求源文件必需为MARC格式（ISO 2709），至少有一个书商书目批次处于“接收状态”。
确定接收的MARC格式和文献类型与源文件一致，系统将不同的MARC格式和文献类型的书目逻辑分段，区别管理。工作人员操作的类型通过采编参数中的设置判定，同一时间只能处理一种MARC格式和文献类型，这意味着如果当前工作人员采用MARC格式为“CNMARC”，文献类型为“图书”的参数，就不能处理其它类型的文献。工作人员可在“采访 ✍ 采访参数设置 ✍ 设置采编参数”中设置正确的文献类型和MARC类型。
系统默认定义的类型如下表：
CNMARC
1 图书
UTF-8
中文图书
CNMARC
2 期刊
UTF-8
中文期刊
CNMARC
3 非书资料
UTF-8
中文非书资料
USMARC
1 图书
UTF-8
西文图书
USMARC
2 期刊
UTF-8
西文期刊
USMARC
3 非书资料
UTF-8
西文非书资料
通过上表的组配，共有六种类型供使用，以上参数是动态定义，如果需要增加新的类型，进入“系统 ✍ MARC参数设置 ✍ MARC类型”中定义。
进入“采访 ✍ 书目数据管理 ✍ 书商数据接收”，见到如下界面：
书商书目批次：在书商书目批次管理模块中新建的批次，默认处于接收状态，可以进行电子征订目录的接收；对存在的已经接收了数据的批次，也可进行电子征订目录的接收，通过此种方式，对同一书商的几批征订目录，可以合并为一个书目批次。系统建议一个书目批次中容纳的数据不要超过一万条，如果征订目录过大，分割成两个或多个批次。同样，一个书目批次中容纳的数据也不要太小，如果较小，将同一书商提供的多个征订目录接收到同一个批次。
MARC类型：该批数据所属文献类型和MARC类型，如果是对其它类型的文献进行电子征订目录接收，需要正确设定。
记录结束符：MARC记录与记录之间的分隔符，默认为“29”，不需改变。
字段结束符：MARC记录中字段结束标识符，默认为“30”，不需改变。
子字段标识符：MARC记录中子字段标识符，默认为“31”，不需改变。
书商数据文件：标准MARC格式（ISO 2709）文件。如果是定长格式文件，需要进行格式转换。
1. 选择要接收的书商书目批次，并通过“浏览”找到要接收的数据源，单击“接收数据”。
2. 系统出现书商MARC数据接收结果预览，如下图，工作人员根据预览信息查看数据是否正确，可以通过“MARC记录预览下一条”、“MARC记录预览上一条”查看更多预览结果，此时征订数据并没有接收到系统中，操作仅仅是将数据文件上载到服务器，而且显示的是一个预览信息，通过预览再次确定所接收数据的书商代码、批次、MARC类型、文献类型正确无误。
3. 确认信息无误后，单击“加载到总书目库”，系统开始正式接收这批数据，同时对数据作查重处理，接收过程会需要一定时间，根据数据文件的大小和服务器的性能花费时间不一，大约1000条数据耗时30秒，数据接收完成后会出一份接收结果报告，如下图，此时接收征订数据才算结束。
小节提示
word/media/image3.png 提示：1、如何将Excel、定长文本、dbf等格式文件转换为MARC格式文件？
系统提供工具将dbf格式的文件转换为MARC文件，实际上只要是能够转换为dbf格式的任何文件都可以转换为MARC格式，dbf可以说是最常用数据文件格式，常见的小型数据处理工具都能够将文件保存为dbf格式。
通常情况下，书商提供的数据多为Excel格式文件，当我们用Excel打开文件后，“文件 ✍ 另存为”功能可以将Excel文件转换为dbf格式，在转换时要注意Excel文件的第一行必需为字段名，转换后dbf文件要用其作字段名，转换操作步骤如下：
1、单击数据区左上角行与列的交汇处，全选所有数据（或者单击数据区，使用快捷键Ctrl+A）。
2、在菜单栏上选择“格式 ✍ 列 ✍ 最合适的列宽”将数据域宽度调整合适，一定要注意，不做此步骤将会使转换得到的数据出错。
3、单击数据区包含数据内容的单元格（一定要），在菜单栏上选择“文件 ✍ 另存为”将文件保存为dbf格式，Excel会出现提示信息，都选择确定，自此，Excel文件转换为dbf文件完成。
通过以上操作，我们得到dbf文件，下面我们将dbf格式文件转换为MARC格式文件，如果转换过程中出错，在“系统 ✍ 系统实用工具下载”中下载文件（转换需要的DBF ODBC驱动程序，双击安装），转换操作步骤如下：
1、在Interlib中，“系统 ✍ 系统实用工具下载 ✍ 定长数据转MARC”下载dbf2marc程序，双击直接运行，如下图：
2、单击“浏览1”选择要转换的dbf源文件。
3、单击“浏览2”输入要保存的转换后输出结果?MARC文件，通常命名为.marc后缀，便于识别。
4、在“字段转换对照表”中填写正确的MARC字段名称，其中字段名、类型、长度由程序自动取出dbf源文件的信息。需要仔细了解要用到的MARC字段，保证转换结果MARC数据各字段的信息正确，如果此次设定的格式下批数据转换也能用到（一定要源文件的格式完全一样），可以单击“保存格式”供下次转换使用。
5、预览，查看转换结果是否正确，单击“开始输出”得到结果文件。
上图显示了新华集团提供的电子征订目录“新华”文件的转换过程，输出结果为“新华”文件，转换过程中，程序会自动为没有“-”的ISBN号添加正确的“-”，已经有“-”的不作处理。
word/media/image3.png 提示：2、我已经接收了电子征订数据，接下来如何处理？
如果需要立即对该批数据进行预订，在“书商书目批次”中将该批次设置为预订状态，如果需要在当前批次中再行接收数据，重复以上接收征订数据过程，直至所有数据处理完成。如果需要作为新书征订目录在网上呈现给读者，不作任何处理保持该批次为接收状态。
练习
1、进入“采访 ✍ 书目数据管理 ✍ 书商书目批次”管理模块，单击“新增”，建立一个书目批次，如XHSM200301，并注意标志栏的状态。
2、选中建立的批次，将该批次强制设置成为“完成状态”，查看标志栏发生什么变化。
3、选中建立的批次，将该批次强制设置成为“历史状态”，查看该批次是否已经关闭，并从当前批次列表中撤下。
4、进入“采访 ✍ 采访参数设置 ✍批次状态管理”模块，将第3题设置为历史状态的批次选中，再将该批次强制设置成为“接收状态”，回到书商书目批次状态管理模块，查看发生了什么。
5、书商数据接收练习：
● 进入“采访 ✍ 书目数据管理 ✍ 书商数据接收”模块，选中第1题建立的书目批次，接收一批少量的MARC数据，记录下书商MARC数据接收结果报告；
● 进入“采访 ✍ 书目数据管理 ✍ 书商书目批次”模块，选中上一步接收了数据的批次，强制设置成为“完成状态”，并单击“书目记录维护”，任意删除几条书目记录。
● 再建立一个不同的书目批次，接收同样一批MARC书目，记录下书商MARC数据接收结果报告，比较与第一次接收结果报告的异同，说明原因。
外部数据接收
MARC数据作为行业标准，是图书馆自动化系统运作的基础，单由自己编目加工，耗时耗力。系统提供外部数据接收功能和网上下载功能模块，以有效的手段获取外部标准MARC数据，为本馆书目数据的标准化节约时间和精力，本节讲述如何接收外部MARC数据进入系统，供以后编目套录或编目参考使用。
随着行业标准的推广和图书的采访市场化，越来越多的书商提供为图书馆购买的文献进行MARC数据加工，送书的同时赠送MARC数据，而在一年以前，图书馆获取MARC数据的途径除了自己编目加工外，再者从网上通过套录或购买编目中心的数据，能够提供MARC数据的书商极少。所以对系统而言，可以接收的MARC数据来源主要有以下途径：
1. 购买编目中心的MARC书目数据。
2. 其它图书馆交换赠送的MARC书目数据。
3. 书商提供的MARC书目数据。
进行外部数据的接收，要求源文件必需为MARC格式（ISO 2709），进入“采访 ✍ 书目数据管理 ✍ 外部数据接收”，见到如下界面，数据接收操作要确定数据源的文献类型和MARC类型。
1. 通过“浏览”找到要接收的MARC数据源，单击“接收数据”。
2. 系统出现MARC数据接收结果预览，工作人员根据预览信息查看数据是否正确，通过预览再次确定所接收数据的MARC类型、文献类型正确无误。
3. 确认信息无误后，单击“加载到MID书目库”，系统开始正式接收这批数据，完成后会出一份接收结果报告。
外部数据源接收入系统后，当我们进行文献编目工作时进行检索和查重，系统自动检索总书目库（BIBLIOS书目库）和外部书目库（MIDDLES书目库），当外部书目库存在检索命中结果，外部书目数据会与总书目库检索结果同时出现在屏幕上，可以直接套录使用。
第7章 订单的处理
前面章节讲述了工作流机制，开始本章之前请仔细阅读，领会预订处理的流程。本章包含订单批次管理、预订处理、预订记录维护，围绕如何建立一个订单开始，分别对电子征订目录和纸张征订目录进行预订处理。
预订订单批次
在实施预订处理时，无论是对电子征订目录或是对纸张征订目录进行预订，需要先建立一个订单，然后将新建订单作为当前工作订单设置，在不更换工作订单前，工作人员采购处理的结果填入该订单中。每个工作人员预订处理时只有一个工作订单，不同的工作人员可以采用不同的工作订单。
系统要求先建立订单，再向订单中写入预订信息。这好比商场进货，对一个供货商，当需要向其购买一些产品后，商场会建立对该供货商的订单，将需要的货品填入订单，然后发出，而不是将需要的所有货品向每个供货商都发一个订单。同样，图书的采购类似，好处是订单与对象明确，便于管理。
订单批次管理
本模块是对订单进行管理的模块。开始新的预订处理要完成：
1. 新建一个订单。
2. 设置新建立的订单为当前工作订单，对新的征订目录开展预订。
进入“采访 ✍ 图书预订管理 ✍ 预订订单批次”，见到如下界面：
新增：新建一个订单批次。
编辑：选择一个订单批次，对其进行修改，在编辑订单信息时，如果该订单已经开展预订，不允许修改订单号、书商代码、预算代码。
预订记录维护：经过预订处理的每一种文献都被填入到订单中，该功能就是对订单中已经存在的文献预订信息进行查看和维护。
输出订单：采访完成后，可以通过两种方式输出订单，在这里直接输出XML格式的预订结果，供直接打印；另外如果需要将订单发邮件给书商，“采访 ✍ 报表 ✍ 订购单”中选择需要输出的订单批次，单击“存为Excel表”将订单转存为Excel文件。
催缺信息：经过预订处理的文献，在验收时系统加以识别，书商送书通常是零散、不定期的，发出的订单可能很长一段时间都不能到齐，这时如果想查看一个订单所订购的文献未到馆和未到齐情况或者向书商发出催缺信息，可使用此功能或“采访 ✍ 报表 ✍ 催缺单”中发出催缺单。
设置工作订单批次：设置当前的工作订单，开始新的采购要注意更换工作订单。当然，同一书商的多个征订书目可以采用同一个订单。
强制批次状态：设置订单批次的状态。
● 预订状态：新建立的订单处于预订状态，只有处于预订状态的订单才能设置为当前工作订单，向其中写入预订信息以开展预订工作。
● 验收状态：一个订单填处理完成并将订单发送给书商后，需要设置为验收状态，等候图书到馆开始预订验收（预订验收处理才能看到该订单信息）。
● 完成状态：预订文献验收完成后，可以在此关闭订单，订单被关闭后即使在该订单中的文献到馆后也不允许进行预订验收。
● 历史状态：订单设置为历史状态，该订单完全关闭，并从该管理模块撤下，如需查看进入“采访 ✍ 采访参数设置 ✍ 批次状态管理”。
订单与工作订单：
订单的概念是指发给书商的含有采购人员在工作中形成的文献采访信息，是采购工作的结果，工作订单是指当前采购人员正在工作中的订单。系统要求在进行采购工作之前先设置工作人员的当前工作订单，再进行采购，通过采购工作逐渐形成一份完整的订单。订单处于预订状态时，该订单一直开放，可以向其中添加预订信息，当订单状态改变时，该订单被关闭，除非又恢复为预订状态。
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