湖南商务职业技术学院毕业设计

目 录

1 公司简介....................................................................................................................1

2 湖南省岳阳衣心服装超市签订采购合同流程设计................................................2

2.1 理货员提出需求单.........................................................................................3

2.2 采购员制定采购计划.....................................................................................3

2.3 店长审核采购计划表并补充.........................................................................4

2.4 采购员制定采购合同并送审.........................................................................5

2.5 店长审批、翻阅合同.....................................................................................6

2.6 增补合同、签订合同......................................................................................6

2.7 后勤部验收.....................................................................................................7

3 总结............................................................................................................................7

参考资料.......................................................................................................................9

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湖南省岳阳衣心服装超市签订采购合同流程设计

1 公司简介

湖南省岳阳衣心服装超市（岳阳荣家湾店）成立于2016 年9 月，坐落于湖

南省岳阳市岳阳县荣家湾镇茂山源街，是一家集衣服零售、批发、配送、电商

于一体的大型衣服零售批发超市。湖南省岳阳衣心服装超市一直致力于做服装

的时尚化、品牌化、舒适化和高性价比，以求带给消费者完美的购物体验。自

成立开业以来，坚持对衣服样式的严格要求、坚持走在潮流时尚的前线、坚持

做高性价比的服装。直秉承着穿着舒适、时尚潮流、平价惠民、诚信经营的发

展理念，只为打造一个顾客放心的良心企业。湖南省岳阳衣心服装超市具有一

批专业技能知识扎实、工作效率高、纪律性与责任感强、团队合作能力良好的

工作人员、并通过加强内部管理机构、产业结构进一步优化调整、合理配置资

源等措施，做到了公司运行体制健全、管理制度进一步完善、人员分工明确、

职责分明，加上近几年的快速发展，我公司生产规模的进一步扩大、区域布局

更加合理、合作组织壮大、配送服务更加快速，取得了广大客户的信任和依赖。

为进一步提高市场竞争力，提供给顾客最优质的商品、最真心的服务、最具性

价比的商品，在积极不断的寻找优质的供应商，只为让顾客买的放心、穿的安

心。下面是湖南省岳阳衣心服装超市的人员结构图。

图1 湖南省岳阳衣心服装超市单位部门结构图

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2 湖南省岳阳衣心服装超市签订采购合同流程设计

图2 湖南省岳阳衣心服装超市签订采购合同流程设计图

开始

理货员根据库存和销售数据提出需求清单

采购员根据理货员提供的清单结合实际制定采购计划

店长审核采购计划表并进行补充

采购员制定采购合同并送审

店长翻阅、审批合同

增补、签订合同

后勤员根据清单验收货物

结束

通过

不

通

过

通过

不

通

过

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2.1 理货员提出需求单

湖南省岳阳衣心服装超市属于岳阳县荣家湾镇一个中心服装批发零售店铺，

每天的客流量和销售数据也是巨大，所以对产品的库存管理和畅销货品的管理

是一个非常重要的环节。自湖南省岳阳衣心服装超市开业以来一直坚持规定周

期性定期盘点和不定期抽检，让理货员负责盘点和统计数据。这样既能防止超

市的损失也能对自身库存和畅销商品拥有一个比较灵活和准确的数据。其次理

货员需要对仓库的货品库存有个非常清楚和灵活的动态掌控，知道哪些货品还

有一定的库存不需要进行采购，清楚哪些货品库存不足，知道商品库存不足之

后应提前至少两个星期向采购员提交货品采购需求单，以保证货品的供求正常，

避免出现供给跟不上需求的情况。然后理货员要根据节假日、季节天气等因数

及时调整衣服的需求单，如国庆、五一等小长假客流高峰期，就可以适当的多

增加库存商品以应对急速增长的客流量，又比如冬天秋天进货棉衣、卫衣，夏

天春天进货短袖外套等。最后湖南省岳阳衣心服装超市会定期给理货员集中进

行培训和上课，以提高理货员的职业素养和实战技巧，以达到更好的货品管理

的目的。

2.2 采购员制定采购计划

湖南省岳阳衣心服装超市对采购员的聘用采取了不同年龄段、性别都有区

分的计划，保证服装超市的衣服都是与时尚潮流、年龄阶段、性别区分这些因

数接轨挂钩的。采购员根据理货员提供的需求清单再加上实际情况来制定采购

计划。第一制定采购计划要区分月份，二月份春节、元宵节等节假日的来临，

加上天气还是比较寒冷，人们的购买需求较高属于服装销售旺季。采购员就可

以大量的采购羽绒服、毛衣、厚外套等衣服货品。又比如十月，秋装外套销售

季节，属于服装销售旺季，主要节假日有国庆节。这时候气温适中，日夜温差

较大，秋装全面畅销。国庆的到来也宣布了服装旺季的正式开幕。这时采购员

理货员提出需求

单

采购员根据理货员提供的清单结合实际制定采购

计划

理货员提出需求单采购员制定采购计划

选择确定供应商

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则需要加大对外衣、卫衣等货品的采购力度。第二制定采购计划要根据市场信

息，采购员要及时掌握市场动态，确定采购数量、进行市场调查。无论是供给

大于需求的市场还是需求大于供给的市场，都会对采购计划的制定产生一定的

影响。在供给大于需求的市场，衣服货品的价格会相较于之前有所降低，这时

采购员可以灵活调度，适当的增加对货品的购买，累积一定量的库存，降低采

购货物的成本。相反在需求大于供给的市场，这时不仅是超市对原料的需求增

加，也意味着顾客对我们产品需求的增加，但随这原料的价格也会跟着上涨，

这时就需要采购员多走访市场，需求最具性价比的货品。总之无论何种情况，

采购员都必须与理货员沟通协调，衡量产品成本和相应库存成本之间的关系。

下面是湖南省岳阳衣心服装超市采购计划表。

采购计划表

序号物资名称型号规格单位数量单价金额

1

2

3

4

2.3 店长审核采购计划表并补充

湖南省岳阳衣心服装超市具有健全、完整、科学的审批流程。流程系统的

运行，使得人员工作配合更加协调、更有利于工作的开展和超市的运行。湖南

省岳阳衣心服装超市店长对采购员提出的采购计划表进行审核。根据采购员对

采购计划区分月份的进行不同衣服的采购是否合理；根据采购员对采购计划区

分季度开展的采购计划是否合理；根据采购员根据节假日人流量和需求量进行

采购是否合理；根据市场动态、需求供给情况进行制定采购计划是否合理；对

采购数量、价格、质量的制定是否合理。若审核中有发现以上问题，则要求采

采购员制定采购计划

店长审核采购

计划表并补充

采购员制定合同并送审

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购员根据问题、结合实际情况对采购计划表进行优化和修改，若没有以上问题，

店长在采购员提供的采购计划表的基础上对采购计划表进行补充和完善具体，

如对衣服的品牌进行一个划分、对款式颜色有个大概的具体范围等补充说明，

以方便采购员更加明确和清楚采购计划，更快更好的推进工作的进行和整个流

程的向下开展。

2.4 采购员制定采购合同并送审

湖南省岳阳衣心服装超市采购员与供应商通过接触交流、询价活动之后，

根据《合同法》等相关法律法规，湖南省岳阳衣心服装超市和供应商经过接触、

交流、了解之后，就湖南省岳阳衣心服装超市在供应商采购批发原材料的合作

事件，形成了以下一些初步的协议和协商结果，供合作双方借鉴、修改、遵循。

第一条、协议概况（协议名称、内容、目的）。第二条、协议期限本协议履行期

限自2021 年1 月1 日至2021 年3 月30 日止（上面规定日期为初步确定日期，

具体以实际订立的合同日期为止）。第三条、协议价款和支付方式 确定协议的

货物价款、服务费用和支付货款的方式，合同所确定的费用应包含了供应商完

成本合同全部服务内容所需的酬劳、原材料、运输费用、相关税费等全部费用，

除合同另有规定以外，湖南省岳阳衣心服装超市无需再支付任何费用；支付方

式选择为货到付款一次性结清；付款前供应商需要提供给湖南省岳阳衣心服装

超市正式的税务发票，若是供应商未能提供，湖南省岳阳衣心服装超市有权拒

绝支付任何款项，供应商不得以此为来由来拒绝履行其义务。第四条、双方的

权力及其义务湖南省岳阳衣心服装超市有权力对供应商所提供的原材料质量进

行监督检验的权益，并需要及时支付货款的义务；供应商具有收取合同价款的

权利，同时需承担合约义务和原材料保护的义务。第五条、保密责任未取得湖

南省岳阳衣心服装超市的应承和确认，供应商对本合同和相互提供的资料、信

息负保密责任；供应商泄密导致湖南省岳阳衣心服装超市遭受损失，供应商应

承担其损失的主要责任。第六条、其他。采购员在完成合同的草拟后递交给店

长进行翻阅和审批。

2.5 店长审批、翻阅合同

采购员制定采购合同并送审

店长翻阅、审批

通过

不通过

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湖南省岳阳衣心服装超市店长对采购员上传递交的协议草稿按照相对应的

规定和法律的要求对初稿内容、框架进行检查。首先检查初稿的主体是否正确

得当。检查供应商是否是经过工商部门批准成立的法人、个体工商户、是否具

备订立及履行合同的资格。其次是检查初稿内容的合法性，审查初稿内容是否

损害国家、集体或者第三人的利益；是否损害社会公共利益；是否违反法律、

行政法规的强制性规定。然后检查初稿双方提出表达的意见和意识是否表达的

准确、真实；初稿条款是否齐全、文字意思是否表达正确，对协议初稿的每一

个条款、每一个词、每一个字乃至每一个标点符号都要详细认真考虑、反复思

考，确保文字精确且表达无歧义和疏漏。最后检查协议形成合同之后的签订的

手续和形式是否正确合法，如是否需经批准或登记，是否约定了办理手续的责

任；是否约定了公证机关进行公证等。如这些需审核的事项全以核实或只需修

补，行政部则在修补之后审核通过，反之则不通过并要求采购部重新制定合同

草稿。

2.6 增补合同、签订合同

湖南省岳阳衣心服装超市店长对合同草稿进行增补完善。首选对合同的违

约责任进行补充，若湖南省岳阳衣心服装超市延期支付货款或供应商未能按时

交货，使对方造成损失，应赔偿对方合同约定价款的百分之十的违约金；若供

应商提供的货物不合格、破损或者是其他质量问题，湖南省岳阳衣心服装超市

有权力拒绝支付货款，但必须先通知供应商并办理收获手续，提供代为保管服

务，因此发生的费用应由供应商承担；因突发事件、自然灾害等非人为因素不

可按时履行合同的，应第一时间通知对方，并证明该事件的真实可信，可以看

情况免去责任；合同在履行过程中发生纠纷，湖南省岳阳衣心服装超市和供应

商不能协商解决时，可向人民法院提起诉讼；合同履行期间，如不能履行或需

要修改时需要双方同时同意，并另立合同，才算有效。完成上述问题的修补完

善，确定双方没有问题或要求后，湖南省岳阳衣心服装超市与供应商签订采购

采购员递交合同

店长审批、翻阅合同

通过

不通过

通过

增补合同、签订合同

后勤部验收货物

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合同，成为合作伙伴关系。双方各自履行合同所规定的义务行驶所具有的权力，

配合合同的实施。

2.7 后勤部验收

湖南省岳阳衣心服装超市与供应商签订采购合同成为合作伙伴之后，供应

商积极快速的生产出了我们所需的原材料、衣服货品、衣架，并以送达湖南省

岳阳衣心服装超市仓库等待后勤员验收入库。后勤员现场随机抽取供应商发来

的货物进行检验，主要检查供应商发来的货物是否符合湖南省岳阳衣心服装超

市合同所提的质量等级要求；衣服材质是否优质优量、贴合皮肤、款式正常；

衣架等其他物品是否符合生产规格要求；是否符合国家服装行业要求标准以及

合同达到的标准；对货品的保护工作是否到位。材料验收合格后，后勤员在《送

货单》和《入库单》签字确认，进行验收材料的入库手续。

3 总结

湖南省岳阳衣心服装超市签订采购合同流程设计在整体上做到了分工明确、

职责分明。从理货员递交需求单到采购员、采购员进一步制定采购计划和选定

供应商到最后采购合同的制定和签订，每个位置、每个流程都井井有条，使得

整个流程操作签订下来，有序又有效。其次整个签订采购合同流程设计中最突

出的是理货员提供需求单和采购员制定采购计划这两个步骤。理货员指定需求

单，根据了实时库存和实时的畅销数据，这样提交的清单使得库存变得灵活与

合理，避免了库存堆积和滞销商品的采购入库，给采购员制定采购计划提供了

一个非常准确与合理的基础资料。采购员在理货员提供的需求单的基础上，从

消费人群、服装季节、销售旺季淡季、性别分类，来制定采购计划，这样使得

湖南省岳阳衣心服装超市所进行采购批发的服装商品都是贴合消费者的选择习

惯、审美爱好、季节天气变化的，促使着湖南省岳阳衣心服装超市的销售额的

增长，进一步增强了湖南省岳阳衣心服装超市的市场竞争活力。湖南省岳阳衣

心服装超市签订采购流程设计虽然优点众多，但缺点也较为明细，比如整个过

程比较繁琐，推进起来需要比较多的时间。其次对理货员与采购员的职业素养

水平要求较高，容易造成人员就职的不稳定性且理货员与采购员在高强度的工

后勤部验收货物

结束

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作压力下，其人力成本也会较高。最后对于新合作的供应商难免需要时间来磨

合，耗时费力。

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参考资料

[1]阎明.浅议降低采购成本的途径[J].科技情报开发与经济,2019,13(2):77～78

[2]冯慧.覃亚.企业仓储管理与库存控制问题研究.［J］.消费电子.2020(12)：150-153

[3]马福利.采购合同审批流程. https://wenku.baidu.com/view/, 2020.