公司相关部门服务董事会专门委员会工作制度
第一条为落实XXXX公司（以下简称公司）相关部门服务董事会专门委员会的工作责任，规范服务程序，明确服务内容，提高董事会规范运作水平和议事效率，根据《中华人民共和国公司法》、XXXX《董事会试点中央企业董事会规范运作暂行办法》、《XXXX公司章程》、《XXXX公司董事会议事规则》、《XXXX公司董事会战略委员会工作细则》、《XX资公司董事会提名委员会工作细则》、《XXXX公司董事会薪酬与考核委员会工作细则》、
《XXXX公司董事会审计与风险管理委员会工作细则》、《XXXX公司董事长办公会工作规则》、《XXXX公司总经理办公会工作规则》等有关规定，结合公司实际情况，制定本工作制度。
第二条服务董事会专门委员会工作的相关部门包括董事会办公室、董事会专门委员会日常工作机构及其他对口职能部门。
第三条董事会办公室是服务董事会专门委员会各项工作的总牵头部门；战略发展部是服务董事会战略委员会的对口职能部门和日常工作机构；人力资源部是服务董事会提名委员会的对口职能部门和日常工作机构；人力资源部和经营管理部是服务董事会薪酬与考核委员会的对口职能部门，薪酬与考核委员会日常工作机构设在人力资源部；审计部、经营管理部、财务会计部是服务董事会审计与风险管理委员会的对口职能部门，审计与风险管理委员会日常工作机构设在审计部。
第四条董事会秘书负责组织、协调各相关部门共同做好董事会专门委员会服务工作。董事会秘书在履行职责时，相关部门应当积极支持和配合。
第五条专门委员会日常工作机构应当充分发挥工作主动性，积极配合董事会办公室做好专门委员会委员有关会议、调研及其他日常服务工作。对口职能部门应当为董事会专门委员会工作提供支持，发挥专业优势，认真细致做好各项基础工作。
公司各部门、子公司均有义务为董事会办公室、对口职能部门的服务工作提供配合和支持。
第六条各专门委员会日常工作机构应当根据相应董事会专门委员会职责，商董事会秘书在每年底前制定下年度服务工作计划和工作要点，提请董事会专门委员会研究同意后，于每年12月15日前报董事会办公室备案。
各专门委员会日常工作机构应当建立服务工作台账，定期向相应董事会专门委员会委员汇报工作进展情况，每年12月底向相应董事会专门委员会提交书面年度工作报告。报告的主要内容包括服务工作计划的落实完成情况、存在的不足和需要改进的事项、提出意见和建议等。
各专门委员会每年至少召开1次定期会议，临时会议由专门委员会召集人或2名以上委员提议召开。审计与风险管理委员会原则上应每季度召开一次定期会议。
第七条董事会办公室与专门委员会日常工作机构根据专门委员会年度工作计划和专门委员会临时提议，负责董事会专门委员会会议筹备工作。对口职能部门按照有关时间要求准备专门委员会会议有关审议事项所需材料，并及时提交董事会办公室。会议通知由董事会办公室发出。
第八条相关部门应邀列席专门委员会会议时，应按时参加。参加会议的汇报人员应为各部门涉及相关议题的主管负责同志。参会部门应根据专门委员会的要求对有关事项作出解释和说明，并为董事会专门委员会提供全面、专业、有建设性的意见。
专门委员会日常工作机构做好会议记录，协助董事会办公室形成会议纪要及完成有关信息发布工作。会议纪要经董事会秘书审核后在会议结束后3个工作日内送达专门委员会委员。
第九条专门委员会日常工作机构应定期或不定期通过董事会办公室向董事送阅有关工作情况：
(一)战略委员会日常工作机构应及时上报公司有关部门拟定的公司战略、发展规划；公司重大投资、融资、资本运作、资产经营项目的投资方案以及总经理办公会审查意见等其他相关资料。
(二)薪酬与考核委员会日常工作机构应及时上报公司经营班子成员分管工作范围及主要职责变动情况；公司经营班子成员年度考核指标完成情况；公司经营班子成员基本薪酬和年度绩效奖金的发放情况；公司年度工资总额预算执行情况；委员会要求的其他事项。
(三)审计与风险管理委员会日常工作机构应定期上报公司年度审计、风险管理工作计划；公司相关经营、财务、会计报告；公司内部审计、风险管理机构的工作报告；委员会所需的其他相关资料。
(四)其他有关资料，由相关职能部门或子公司直接向董事会办公室提供。
第十条当董事会专门委员会或有关委员需要了解公司有关情况时，相关部门应积极主动地接受有关咨询，并在要求的时间内通过董事会办公室向其提供有关资料和数据报表。
第十一条相关部门对董事会专门委员会提供服务工作事项负有保密义务，未经允许，不得对外或对公司非相关人员披露有关信息。
第十二条相关部门名称变更不影响服务董事会专门委员会的职责。部门职能发生变更时，由承继该职能的部门继续向董事会专门委员会提供服务。
第十三条本制度自发文之日起生效。
第十四条本制度由董事会办公室负责解释。
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