采购部门合同工作规范
第一章 总则………………………………………………………2
第二章 职责权限…………………………………………………2
第三章 合同的订立………………………………………………4
第四章 合同的审批………………………………………………6
第五章 合同的履行 ……………………………………………7
第六章 合同的变更与解除 ……………………………………8
第七章 合同纠纷的处理…………………………………………9
第八章 合同管理…………………………………………………10
第九章 附则………………………………………………………10
第一章 总则
第一条 目的
为规范采购部的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》和有关的法律、法规，结合公司实际情况制定本规定。
第二条 适用范围
本规定适用于采购部的一切合同文书。
第三条 本规定所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第四条 本规定所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。
第二章 职责权限
第五条 职责范围
一、采购部合同管理员职责：
（一）、制定、修改采购合同工作规范；
（二）、核查本部门范围订立合同和履约情况，并对总经理负责；
（三）、参与本部门合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作；
(四）、做好本部门合同归档工作；
（五）、对合同法宣传教育，培训活动。
二、合同经办人员职责：
（一）、负责收集，整理合同起草所需资料：市场调查和资信审查。重大合同的调查情况及招标情况要形成书面材料，并上报合同管理部门备案；
起草合同的基本要求：
1.对方具有签约资格（法定代表人或法人代表）；
2.内容符合法律和政策规定；
3.双方具有履约能力；
4.没有超越公司经营范围及经办人授权范围；
5.条款完整，文字准确，签约手续完备；
6.草案交部门主管。
（二）、组织合同谈判。重大或法律关系复杂的合同谈判，必须在法务部的指导或参与下进行；
（三）、起草合同、组织协调、督促承办合同的履行，并及时将合同的履行情况向本部门报告；
（四）、承办合同的签订、变更、终止、解除并及时协助委托代理人办理有关手续；
（五）、办理或与委托代理人共同办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼；
（六）、收集、整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料并归档。
三、其他相关部门的职责：
（一）、公司财务部是合同财务监督部门，主要职责：
1、负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况，注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关；
2、负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致；合同批准程序是否符合规定，程序不完备的，拒绝付款；
3、负责按合同结算条款收、付款；
（二）、申购部门负责向采购部提供所需物品的规格、型号、数量、质量、时间要求等；需要进行工程建筑施工的单位，负责向主管部门提供包括维修、改造、新建、扩建工程建设的需求申请；
（三）、质量验收负责人负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收，并出具验收报告；
（四）、仓库负责对验收合格的机器设备、材料、燃料等办理入库手续。
第三章 合同的订立
第六条 订立合同应严格按《中华人民共和国合同法》的要求及本办法的有关规定，必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。
第七条 合同订立的程序
1、我方提出要约邀请的合同订立程序
对方资信情况审核—→要约邀请—→要约信息反馈—→合同填写—→审查—→批准—→签章。
2、通过招标订立合同的程序
市场调查—→标书制作、发放—→接收投标—→评审—→定标—→订立合同—→审查—→批准—→签章。
3、设备、材料、物资买卖合同的订立程序
计划准备—→考察小组对标的咨询（质量、价格、售后服务等）—→资信审查—→技术或商务谈判—→草拟合同文本—→审查—→批准—→签章。
第八条 合同签订内容一般包括以下条款：
1、当事人名称（或姓名）、住所、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号；
2、标的或标的物（指货物、劳务、工程项目等）名称、型号、规格等；
3、数量和质量，包括适用规范、质量标准和检测方式等；
4、价款或酬金；
5、履行的期限、地点和方式；
6、违约责任；
7、合同争议的解决方法；
8、合同订立的时间、地点；
9、根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。
对数量、质量、履行期限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。
第九条 合同内容应符合下列要求：
1、主体合格、标的明确、手续完备；
2、条款齐全、意思表示真实；
3、文字清晰、语言规范；
4、无矛盾条款、无空白条款。
5、数据电文合同信息可以调取以备日后查用，有可靠的方法保证信息自首次以最终形式生成并保持完整性，同时可以将信息展示。
6、订立合同，统一使用法务部发布的合同模板，如涉及公司需要变更合同条款，需上报上级领导经法务部认可后方可签订合同。
第四章 合同的审批
第十条 合同订立前，合同承办部门应当审查对方的资信状况和履约能力，内容包括：
1、社会信誉（近三年是否有重大违约，是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等）和履约能力（如生产能力、支付能力、运输能力等）；
2、审查营业执照是否真实、有效；
3、核实对方的资产（资金）证明；
4、审查合同对方的资质等级证书；
5、审查法人证书及法人委托证书；
6、根据合同性质需要审查的其他内容。
合同对方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的，不得与其签订合同。
第十一条 合同的审批流程
1.合同经办人与供应商商谈后拟好合同条款。
2.合同管理员需将拟好的合同、合同审批单及用印申请单填好，交部门负责人审核，审核通过的合同、合同审批单及用印申请单交公司总经理签字批准。
第十二条 合同的审批权限
1.合同经办人：编制合同。
2.部门负责人：审核合同、合同审批单及用印申清单。
3.公司总经理或指定代表：签署和批准合同、合同审批单及用印申清单。
第十三条 考核和处罚
发生下列情况之一，依据公司相关规定进行处罚并追究其他责任：
1.“先斩后奏”，无合同无审批手续；
2.虽有审批手续，但已经超越审批流程及审批权限范围；
3.虽然符合规定的审批手续，但合同签订人无合同签订权或非指定签署代表。
4.擅自变更或解除合同，未按本规定审批的。
第十四条 公司总经理全权处理公司的各类业务，代表公司对外签订合同。公司其他人员对外订立合同，应得到公司总经理的授权并在授权范围内对外订立合同。
第十五条 以公司名义签订的合同，合同经办人应做好履行合同批准的程序：
1、采购合同：
公司采购合同经采购部询比价确定签约单位报上级领导批准后，最后由公司总经理授权代表签订合同。
2、其它各类合同批准程序：
以公司名义签订的其他各类合同，经法务部认可后，报总经理批准后，由公司总经理授权代表签订有关合同。
第十六条 以公司名义对外订立合同应当使用合同专用章，以其他各种公章签订合同对本公司不发生效力，除非公司追认。违反规定签订合同的追究有关人员责任。
第五章 合同的履行
第十七条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行所规定的权利义务，确保合同实际、全面地履行。
第十八条 公司合同实行合同履约责任制，部门及单位一把手是合同履约的第一责任人，第一责任人对合同的全面、正确履行负责。
第十九条 各签约单位、签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。应当积极妥善地行使抗辩权、代位权、撤销权、留置权，否则致使合同不能履行或不能完全履行，给公司造成损失的，要追究有关人员的相应责任。
第二十条 根据合同性质，合同执行部门应按照合同约定的标的物的数量、质量等进行验收，对不符合合同约定的，应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议，并督促合同对方继续履行。
第二十一条 供方未能按照合同约定交货期限交付的,每逾期一天须按照合同总价的0.2%向需方支付违约金，若逾期交付超过15天的，需方有权单方解除合同并向供方索赔遭受的损失，此等损失包括但不限于需方为替代采购的差价损失、因产品供货不及时导致的停产损失等。
第二十二条 对于公司为付款方的合同，支付合同价款时，须经公司领导审批签字。未经合同主管部门及公司领导签字，财务部门应不予付款。
第六章 合同的变更与解除
第二十三条 在合同履行过程中遇到困难，应尽一切努力克服，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
第二十四条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。
第二十五条 合同需要变更、解除，合同经办人应提交经本部门负责人签字的书面报告，经上级领导审查出具意见后，报法人代表或授权代表签字同意后方可变更、解除。经办人应及时采取补救措施，尽量减少由此造成的损失。
第二十六条 合同变更、解除必须采取书面形式。
第七章 合同纠纷的处理
第二十七条 发生合同纠纷时签约人应在24小时内提交书面报告，并根据实际情况，提出相应的解决以及应对办法；
第二十八条 合同纠纷原则上签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及签约人处理不了的，报主管领导协调处理。
第二十九条 对经协商仍无法解决的合同纠纷，经总经理同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
第三十条 合同纠纷的提出，及与对方当事人协商处理纠纷的时间，应注意不超过法律规定的时效，并考虑有仲裁或起诉的足够时间。
第三十一条 处理经济纠纷前，有关签约人必须提供下列证据材料(原件或复印件)；
1、合同的文本(包括变更、解除合同的协议)以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；
2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
3、产品质量标准、样品或鉴定报告；
4、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；
5、有关违约的证据材料；
6、其他与处理纠纷有关的材料。
第三十二条 合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖双方合同专用章。
第三十三条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关人员，并将有关资料汇总，统一交合同管理部门归档，以备查考。
第八章 合同的管理
第三十四条 以采购部名义签订的一切合同，如采购合同、租赁合同、委外服务合同及其招投标文件的正本由合同管理员保管。
第三十五条 各授权委托人在被授权的范围、期限内，代表公司对外订立合同，不得将代理事项自行转委托他人代理。
第三十六条 采购部签订的合同由合同管理员在OA系统内申请用印，审批结束后合同正本转交印章管理员盖章，合同扫描件由合同管理员上传SRM系统，合同正本合同管理员留存，整理归档。如发生特殊情况，须外带合同专用章的，须经OA系统审批流程结束后向印章管理员申请用印。
第三十七条 由于签约人原因造成合同履行困难或造成损失的，由公司追究相应责任，并视情况给予经济处罚;造成重大经济损失的，依法追究法律责任。
第九章 附则
第三十八条 本规范由采购部负责解释和修订。本规范没有规定的，以合同法、相关法律法规及本公司其他相关的规章制度为依据。
附件一：采购合同审批单
附件一：
XXX有限公司
采购合同审批单
受控号：XXX/QR/F-001
经办部门
申购部门
日期
合同内容
合同金额
合同管理员
合同经办人
审核
批准
注：
除基建工程外所有在K3请购审核的物料，金额在5千元以下的《采购合同审批单》直接由采购部负责人审批，金额在5千元以上的，由采购部负责人确认，运营总监审核，总经理审批。
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