采购合同管理制度
采购合同管理制度篇3
一、总则
1.0 目的
本管理制度的目的是规范采购合同签订的管理，降低采购风险，最大限度地维护企业利益。
2.0 适用范围
本制度适用于单项采购，包括生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、办公用品等，采购单价100元（含）和采购交易金额1000元（含）以上。小额零星采购项目可以由部门总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署采购单。
3.0 权责划分
1.各部门总经理或其授权人负责合同签订的批准。
2.各事业部采购计划：常备材料由生产管理部门制定；预备材料由物料管理部门制定；非常备材料由使用部门制定。
3.采购部负责合同条款的商讨和合同的履行跟踪。
4.合同审计部门负责对合同签定和执行的合理性进行审核监督。
二、合同拟定、审批和签署
1.合同拟订
1.1 合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价、议价的基础上进行。
1.1.1 采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
1.1.2 采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
1.1.3 采购人员接获“请购单”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
1.1.4 若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
1.1.5 对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
1.1.6 采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，应立即先行询价、议价，待接到请购单后优先办理。
1.1.7 如属新品开发“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。
1.1.8 采购人员询价完成后，送“请购单”附呈三家以上报价单（供应商名称，生产/销售许可证，营业执照，联系人，电话，公章等）及详细询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。
1.2 采购人员根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。
企业采购合同采用统一的标准格式和条款，由各事业部门总经理和法律顾问共同拟定，以确保合同的规范化和合法性。合同应至少包括交货地点、方式、交货期、包装要求、规格、特性指标等内容。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的设备或非标准件等，必要时签订技术协议书。
验收是采购合同的重要环节，供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。对于不合格品，应由供应商取回并补齐，同时承担不合格品鉴别所产生的人工费用和因不合格品产生的损失及费用。
保密条款是企业采购合同中的重要内容，供应商不得泄露企业订购物品或估价的零件、材料规格、数量、货物及其他业务机密。
采购合同的审批应经过相关部门的审核和意见提出，并由公司总经理进行审阅和签署意见。采购部门可依材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。
3.1 集中计划采购：对于具有共同性的材料，最好采用集中计划采购的方式。可以核定材料项目，通知各请购部门按计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
3.2 长期报价采购：对于经常使用且使用量较大的材料，采购部门应事先选定稳定的供应商，商定长期供应价格，经批准后通知各请购部门按需提出请购，之后以每一采购单作为合同附件进行交易。
4、采购合同归档管理：采购合同经公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署盖章生效后，采购经办人员应返还供应商一份，并通过电话或传真确定交货（到货）日期。其余三份，一份交集团总裁审阅后经财务总监转财务部门留存，一份交各部门采购部门遵照执行。合同正本应交档案室存档备查。
三、合同履行
1.合同履行。
1.1 合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的通知、协助、保密等义务。
1.2 在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况做详细、全面的书面记录，并保留相关原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报并向相关公司领导报告。
1.3 物料管理部门应按照已办理收料的“请购单”，连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分应由部门副总级以上主管在送货单上签字确认品质没有问题），送采购部门。经与核对无误后，应在翌日前由主管核章后送财务部门。财务部门应在结账前办妥付款手续。
1.4 对于需要试车检验的材料，其订立合同部分，应按照合同规定办理付款。未订合同部分，应按照采购部门呈准的付款条件整理付款。
1.5 对于短缺的材料，采购部门应根据实收数量进行整理付款。
1.6 对于超收的材料，需经主管核示后方可按照实收数量进行整理付款，否则仅按照订货数付款。
2.合同变更。
严格按照合同约定维护公司权利并履行相关义务。在合同履行中出现以下情况之一，执行机构应及时报告司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。
2.1 由于不可抗力原因，合同无法履行。
2.2 对方未能在合同约定的期限内履行合同规定的义务。
2.3 由于情况变化，我方无法按照合同约定履行合同，或虽然能够履行但会导致我方重大损失。
2.4 出现其他合同约定或法律规定的情况。
3.当合同发生纠纷时，应与法律顾问和合同对方协商解决。如果协商不成，需要进行仲裁或诉讼，应协助法律顾问办理相关事宜。
四、采购合同的管理
1.各部门的采购人员负责设置合同文本签收记录，其中包含合同签订时间、供应商、规格、订单量、订单金额、预定交期、包装方式等信息。
2.每周，各部门的采购人员需要书面统计当月累计签定的采购合同总量、已交量、未交量等，并报告可能影响合同交付的困难。
3.采购合同按照年、月的顺序装订成册，并保存一年以备查。
4.对于保存两年以上的采购合同，各部门的采购人员应将其中未付款或有欠款单位的合同清理另外的册子进行保管，已付款合同需要经过部门总经理批准后方可销毁处理。
附则：
1.本制度由集团办公室审计监督部门负责制定、解释及修改。
2.本制度经董事长批准后实施，未尽事宜适时修订，增补亦同。
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