人事档案在公司存放的期限是多久

人事档案在公司存放的期限是多久

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现的材料。这是爱汇网店铺整理的人事档案在公司存放的期限是多久，希望你能从中得到感悟!

人事档案在公司存放的期限是多久

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

根据劳动合同法第五十条第三款的规定：“用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。”从劳动法里面提现到对于离职员工的档案，由签订离职协议当天起，是规定公司最少要保存二年的时间，但并没有明细地规定最长的保存时间。

劳动法并没有明细提及最长保留人事档案的时间，公司应该按照公司内部文件的规定对人事档案进行管理，最低保存二年以上。

人事档案的保管费用

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

档案管理费首先是用于档案封装保存的装订、档案盒等文具费约30元，其次是人员经费、场地费、日常运营这三大支出。如果在机关或国企，一般不用自行承担管理费用。同时，部分企业也会为职员报销管理费，但有的企业为留住人才，常开出任职3年后才能报销的规定。如果不属于这些范围，就要自行缴纳管理费了。从2016年元旦起，全国都将取消档案管理费，财政拨款解决档案管理问题。

北京

根据北京市人力资源和社会保障局提供的数据，截至2014年6月底，北京市、区县存档机构共管理档案170万份，存档费在2013年1月起由240元下调至120元。专家估算，全国200多个地级市，每个市每年收费少则数百上千万元，大城市动辄上亿元，全国每年收取的档案托管费至少达数十亿元。

海淀区人才市场工作人员表示，只要档案有更新或移出的那一天，存档费就要一次性补齐，否则档案会被扣留。就算不动档案，存档费最迟也会在退休时追缴，否则"将使社保与退休金受到影响"。

人事档案的利用制度

1.目的

第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

2.人事档案利用的方式

(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容:首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

(2)外借手续。借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。借档单位(部门)盖章，负责人签字。人事档案部门对其进行审核、批准。进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。归还时，及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续:首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章;其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的`要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

人事档案管理制度

(一)干部人事档案材料收集制度

1.严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作;

2.档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料;

3.干部人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档;

4.档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理;

5.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

(二)干部人事档案材料鉴别、归档制度

1.严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核;

2.归档材料必须是办理完毕的正式材料;

3.归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期;需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案;

4.残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档;

5.干部人事档案材料应统一使用16开纸(19×26.5厘米)，材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名;

6.凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

(三)干部人事档案查(借)阅制度

1.查(借)阅干部人事档案必须是中共党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查(借)阅;

2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;

3.查(借)阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记;

4.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容;

5.查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容;

6.查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案;违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分;假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理;

7.档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人;不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

(四)干部人事档案转递制度

1.转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全;

2.干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位;

3.转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出;

4.转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封;

5.干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带;

6.转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失;

7.收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。

(五)干部人事档案检查核对统计制度

1.建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决;

2.提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库;

3.干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料;

4.整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。

(六)干部人事档案的保管、保密制度

1.严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的保管保密工作;

2.非档案工作人员一律不得进入库房;

3.档案工作人员要严格执行查(借)阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：

4.认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;

5.严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度(温度14℃—24℃、相对湿度为45% —65%);

6.坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全;

7.坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源;

8.严禁个人私自保存任何人的档案材料;

9.档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续;

10.对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

(七)人事档案管理人员职责

1.热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料;

2.建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料，及时报送省管干部档案材料;

3.严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查(借)阅和转递;

4.及时登记教职工职务、工资变动情况;

5.为学校及有关部门提供教职工情况;

6.维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作;

7.调查研究全校人事档案工作情况，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导;

8.完成领导交办的其他事项。

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