关于做好办公室工作的几点思考
办公室是企业的综合管理部门，在企业管理过程中发挥着枢纽作用，在企业领导决策过程中发挥着参谋助手作用，对上是企业的“外脑”，对下是联系基层的桥梁，对外是展示形象的“窗口”，对内是协调各方的纽带。办公室工作的指导思想是：服从要务，谋好政务，办好事务，搞好服务。主要职能是：办好文、会、事，强化审、督、调，联系上、中、下，沟通你、我、他。
总之,办公室工作十分重要,如何做好办公室工作这是公共管理必须研究的一个问题。本文从办公室工作特点、职能、工作方法、工作关系、要抓的主要工作和要注意的几个问题六个方面入手，来作一番探索。
一、牢牢掌握办公室的工作特点
工作性质政治性。办公室是直接为企业服务的工作部门，其工作人员尤其是主要负责人要具有较强的政治鉴别力、政治敏锐性和较高的政治水平，善于从政治上把握和处理问题，在大是大非面前始终保持清醒的头脑。
工作地位枢纽性。办公室是企业机关的运转枢纽，上级政策、指示的下达，下级请示、报告、意见的上报，同级情况的沟通、协调，都要经过办公室。其工作人员要尽忠职守，发挥职能作用，强化责任意识，标准要高，要求要严，节奏要快，作风要实，效果要好。
工作作用辅助性。办公室很多时候是辅助领导处理政务，其程序、时间、方式和方法都必须充分体现领导意图，不能擅作主张。
工作内容综合性。办公室常常综合协调办理领导交办的其它部门管不好、管不了、不愿管的事务，尤其是一些突发性、临时性、全局性和综合性的工作。
工作方式程序性。办公室工作程序性很强，办文、办会、办事都有一套严密的程序。就是一些非程序化的工作，如领导临时交办的任务、自然灾害突发事件、难以预料的新情况和新问题等，也有“没有程序的程序”。
二、认真履行办公室的工作职能
1、善为“总参谋部”，当好参谋，做好助手。
办公室工作人员要按照客观规律，增强工作的预见性，更好地为领导决策提供有价值的意见和建议。忠实反映基层和群众意见，善于总结经验，集中智慧，促使群众的合理化意见在决策中得到充分体现。准确体现领导意图，全面准确把握和不折不扣贯彻领导指示，出色完成领导交办的各项任务。切实提高办文质量，特别是在公文的审核把关上，必须严格把好文字关、政策法规关、格式关和运转流程关。
2、善为“总协调部”，统筹协调，高效运转。
办公室要着眼全局，顾全大局，严格程序，搞好衔接，周密部署，协调好各个方面的关系，调动好各个方面的积极性。重要会议和重大活动提前介入，做好预案，周密安排，精心组织，确保各项议程、各项活动顺利进行。高效运转，在保证质量的前提下注意时效性，做到及时、迅速、不误事。加强协调，严格把关，精简会议和文件，改进会风和文风，确保企业机关和领导从“文山”、“会海”和一般性事务应酬中解脱出来，集中精力抓大事。积极运用现代科技手段，加快推进信息化建设，努力实现主要业务数字化、网络化和一体化，不断提高工作效率。安全运行，增强保密意识，强化保密措施，严格保密纪律，坚决杜绝失密、泄密现象发生。拾遗补缺，对一时职责不明、无人负责的事，自觉负起责任，多补台、多服务。
3、善为“总督导部”，督促引导，检查落实。
紧紧围绕企业重大决策和部署搞好督查督办，确保中心任务的完成，推动全局工作的发展。突出重点，切实把关系工作全局、群众反映强烈的难点和热点问题作为督查的重点，突破障碍，清除梗阻，促进问题的及时解决，推动决策的顺利实施。改进方法，努力适应形势的发展，不断探索新方法和新途径，为推动决策落实发挥更加积极的作用。
4、善为“总保障部”，搞好后勤，提供保障。
积极主动，注意研究和把握企业工作的特点和需要，增强后勤工作的主动性和前瞻性。周到细致，把对领导服务和机关工作服务有机统一起来，既确保重点，又兼顾全面，把常规服务与应急服务结合起来，既保证日常工作之需，又保证很好地应对紧急突发情况。
5、善为“总联络部”，加强联络，搞好接待。
畅通联络，及时全面准确地了解企业工作部署，掌握领导活动安排及行踪，随时提供准确、便捷、快速的联络服务。善于联络，对日常性、一般性的应酬、陪会、接待，尽可能少地按要求安排领导参加，对重要性、全局性的会议、活动、接待，尽可能多地按要求安排领导参加。热情周到，对来人、来电来信都要文明礼貌，严谨规范，勤俭节约，大事不误，小事不漏。
三、积极创新办公室的工作方法
办公室的工作方法，顾名思义，是办公室人员为辅助领导者处理政务和事务所采取的手段，途径，程序，办法和艺术的总称。从实质上说，所谓办公室工作方法，是领导工作方法，各种管理方法与办公室工作特点的结合及其在办公室工作中的运用。
办公室工作方法的类型从适用性来划分，可分为基本工作方法和具体工作方法；从运用的历史来划分，可分为传统的工作方法和新型的工作方法；从层次来划分，可分为办公室人员的工作方法和办公室部门的工作方法。
1、基本工作方法：是指贯穿于办公室人员各项工作中的常用的工作方法。
调查的方法：调查研究是坚持实事求是思想路线的根本要求，是正确了解情况、认识事物和处理问题的根本领导方法和工作方法也是办公室人员的基本各种方法。通常划分为典型调查法、抽样调查法和普遍调查法等。
研究的方法：在分析情况的基础上，对问题得出一个看法，对某些工作找出规律，找出经验教训来，主要有比较研究法、综合研究法、归纳研究法。
预测的方法：是指对研究对象的未来状态进行估计和预测，也是决策技术、可行性研究等现代管理方法的关键环节。
请示报告的方法：正确了解领导意图，实行单项请示原则。
2、新型的工作方法：是指近几年来，办公室工作人员从实践中概括出来的，或从国外，或从别的学科引进的适合于办公室工作的管理办法。如时间的管理方法。
时间管理的方法：最大限度的利用好自己的时间，又要为领导充分利用时间作出努力。
积极影响的方法：主动考虑问题，全面反映情况，提供多种方案或建议，巧妙地施行纠正措施。
目标管理的方法：确定目标，实施目标，成果评价。
3、办公室部门的工作方法：是指办公室部门管理办公室工作所使用的工作方法。
专业分工的方法：根据业务性质分为几个专业，然后一人负责一项。
轮流值班的方法：把每天的时间分成几段，再把人员分成几个班子每班在一段时间内担负处理全部工作，循环轮流。
临时任务分配方法：对于一些量大、时紧、从事工作的人员多的临时任务，采取打破处室的界限，统一调度，统一安排，共同来完成任务的方法。
集体议事的方法：定期召开骨干会议，集体讨论本部门工作。
四、正确处理与基层办公室工作关系
加强联系。与基层单位办公室之间不是隶属关系与领导关系，而是指导、协调与服务的关系。密切工作关系，强化指导协调，相互融通感情，有效开展合作。
注重沟通。相互传递信息，搞好相关会议办理，及时反馈领导意图。
密切协作。搞好相互协作、相互融通，提高协作水平与质量。
强化服务。发挥自身优势，彼此提供良好服务，密切相互感情。
理解支持。出现误会及时消除，发生矛盾及时化解，遇到困难及时帮助。
五、办公室所要抓的主要工作
办公室工作尽管纷繁复杂，只要我们抓住了要害，抓拄了关键，一切问题就会迎刃而解。我认为办公室工作要在党组和行政领导下，坚持“一个原则”，实现“二个转变”，抓好“四项工作”，具体讲：
坚持“一个原则”：就是要坚持上为公司领导分忧，下为干部服务的原则。
办公室工作千头万绪，纷繁复杂，涉及机关日常事务、政务调研、文秘、档案、信息、宣传、后勤服务等。既是“忙家”、“杂家”，又是“管家”，很多具体的事情涉及到干部职工的切身利益。因此，必须把服务于全公司的中心工作和服务于干部群众作为工作的出发点和落脚点，把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，做到调研围绕中心转，协调围绕领导转，服务围绕大家转，信息围绕决策转。从而使工作目标更明确，重点更突出。
实现“二个转变”：一是实现角色的转变，作为办公室主任既要当指挥员，又要当战斗员，带领办公室全体同志，思想上同心，目标上同向，行动上同步，事业上同干，扭住一条绳，发挥整体优势，创造一个良好的工作氛围。二是实现思维方式的转变，从原来的“领导交办，办就办好”的思维方式向“怎样去办、怎样办好”的方式转变，围绕全公司中心工作，做好全公司工作计划，有安排、有检查，保证工作有条不紊，落到实处。
抓好“四项工作”：一是抓好学习强素质。在公司领导下，一方面抓好政治理论学习，一方面抓好业务知识的学习，同时还要抓科技、文化知识等其他方面的学习。只有不断学习，才能不断提高干部的综合素质和整体素质。二是抓好调查研究。办公室要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一个重要任务来抓。必须在充分调查研究的基础上制定各项实施方案和意见，为领导决策提供最准确、真实的依据。三是抓好制度管理。没有规矩不成方圆，办公室要根据本单位的情况制定有效的措施，首先要合理分工，根据办公室的工作职责，将办公室分成文秘、综合、后勤各个岗位，制定各种工作人员的工作职责，落实指标，各施其职，各尽其责，建立健全机关各项工作制度，做到工作有章可循；其次工作要有目标和计划，要做到年有工作要点，季有工作安排，月有情况通报。在制定目标时，要将总体目标与突破工作项目结合起来，同时要建立监督机制，提高办事效率。对人们关心的热点、焦点问题，要督办督查，在规定时间完成；再次是严格考核，建立激励机制。按照人员责任分工情况，将个人德、能、勤、绩进行量化考核，根据考核情况与奖金挂钩。同时还应制定一些激励措施，如对调研、信息工作、新闻报道工作实行奖励，充分发挥每个人的积极和创造性。四是抓好勤政树形象。作为办公室主任，必须以高度责任感，加强自身的勤政、廉政建设。具体讲，在廉政上要做到“三有三只”，即：有权不滥用，只求搞好工作；有钱不滥花，只讲自觉奉献；有成绩不骄傲，只想如何开创新局面。在勤政方面做到“三勤”。一是腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力气，把工作做实做细；二是“脑勤”，勤学善思，注重研究问题，解决工作中的难点问题，为领导多出点子，多献计策。三是“嘴勤”，多向领导汇报情况，多向科室和有关部门通报情况，加强沟通，密切协作，树立廉洁高效的良好形象。
六、办公室人员工作中要注意的几个问题
1、找准位置，到位不越位。准确把握“角色”的内涵和定位，做到揽事不揽权，参与不拍板。
2、超前服务，主动不被动。在被动中求主动，超前参政设谋，充分发挥主观能动性，增强工作预见性，想在领导之先，谋在领导之前，考虑问题快半拍、早半拍、抢半拍。准确预测，谋事于决策之前；狠抓落实，督促于实施之中；总结得失，反馈于完成之后。
3、善于协调，成事不误事。牵好头、办好事，高度注意协调的全面性、原则性和灵活性，讲究方式、方法，态度谦和，工作细致，不发号施令，不盲目拍板，不迁就照顾。帮忙不添乱，解难不增忧，成事不误事。
4、出好主意，善谋不乱谋。站在宏观与微观结合的高度，为企业提供宏观性、战略性、科学性的参谋服务。吃透上情，把握下情，了解民情，参得准，谋得好。
5、督促检查，抓实不拖拉。以身作则，真抓实干，当好督促检查的主角，确保企业决策出台一件，落实一件，办成一件，不达目的不罢休。
6、脑勤眼快，多思不乱言。处理政务事务，脑活手疾眼快，严格按企业决策和领导意图说话办事，遇事深思熟虑，不跑风漏气，不人云亦云。
7、躬行尽责，放手不甩手。认真负责解决每一件事情，不上推下诿，不当“过路神仙”和“甩手掌柜”。抓住重点，大事管住，小事放活，精心理事，踏实干事，管而不死，放而不乱。
8、辛勤耕耘，实干不张扬。独立负责地牵好头、办成事。发扬老黄牛精神，爱岗敬业，任劳任怨，不争位次，不抢镜头，多干事，少表现，踏踏实实地尽好职责，发挥好参谋助手作用，努力为企业和领导决策打好基础、搞好服务。
9、严谨细致，周全不遗漏。办文办事，迎来送往，认真细致，一丝不苟，虑事周密，心中有数，忙而不乱，井井有条。始终掌握主动权，事事严格要求，件件精益求精。
10、自我提高，创新不满足。加强理论修养、道德修养和科技文化知识的学习，提高自身素质和工作水平，增强自觉性、坚定性、创造性。保持昂扬向上、勇于创新的精神状态，创新工作思路、工作方法，竭力做好工作，奋力开创新局面。
办公室的工作光荣而繁重，正面临着新的机遇和挑战。办公室作为承上启下、综合协调、参谋咨询的核心机构，如何深入开展办公业务研究，提高办公管理的科学化、现代化和规范化水平，促进员工提高素质、更新知识、增强能力，必然成为公司改革过程中一项重要而崭新的课题。
2006级人力资源本科班：陈云霞（29号）
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