合同管理台账

合同管理台账（参考样本）

编制单位：

金额单位：元

序号

合同名称

合同编号

合同类别

合同状态

合同签报日

期

合同生效日

期

合同截止日

期

核算类别

合同对手方

合同标的额（项目规模）

合同收入

合同支出

合同约定收支时间

所属团队

经办人

合同签订用途

合同原件所在地

部门保管原件还是复印件

是否存在纠纷或隐患

（如有需详细

说明）

应对措施或建议

备注

填表说明：

1.合同名称：合同完整的名称

2.合同类别：业务类合同、采购类合同、工程类合同、用工类合同、服务类合同、租赁类合同以及其他类合同等

3.合同状态：已生效未履行、履行中、履行中止、协商变更、期满终止、协商解除、未生效

4.核算类别：收入类、支出类、其他类

5.合同对手方：名称需填写完整

6.合同标的额：合同约定的总金额

7.根据业务实际情况，表中如有未包含内容，请在备注中列示

8.按照一个项目主合同项下涉及的其他合同归类填报

9.填表人及部门负责人需签字，对报表的真实性、全面性、准确性负责

合同管理员：

负责人：

填报日期：

XXXX有限公司合同管理办法

1.1为了加强合同管理，减少经营风险，维护公司的合法权益和良好信誉，依据《中华人民共和国合同法》等相关规定， 结合公司业务管理实际，特制定本办法。

1.2本办法适用于公司所属各部门及分支机构（以下简称各单位）。各单位在对外签订合同、协议及合同管理中必须严格 执行本办法。

1.3本办法所称合同是指各单位对外设立、变更、终止民事权利或民事义务的一切协议。

2.1合同管理遵循逐级审核、分级管理的原则，并实行报备管理。

2.2法务部是公司合同管理监督部门，行使合同管理的检查、指导、监督、报告职能。法务部合同管理的具体工作包括：

制定公司合同管理制度，拟定合同管理的方法和措施。审核各单位报送的合同文本，对主要条款表述不清的， 应向申报部门或单位提出质疑。各单位每月对签订的合同向法务部进行备案， 根据每月各单位合同报备情况，法务部定期向公司领导汇报公司合同签订、履行情况。监督检查各单位的合同签订、履行情况。宣传有关合同管理的法律知识，提高公司全体员工的合同管理意识，总结推广合同管理的经验。对公司内部人员违反本合同管理制度，造成公司经济损失的行为提出处理建议。

2.3公司各相关部门分工协作，配合实施公司合同管理 相关工作。

办公室负责履行合同签章工作并单独建立合同签章登记簿， 单独建立合同档案并按公司档案管理规定妥善保管。财务部负责按照合同约定履行合同款项的收付。人力资源部根据相关部门提供的合同管理信息，组织对各部 门合同管理情况进行考核，对违反合同管理规定的相关部门及责 任人员进行处罚。

2.4合同承办部门为本单位所承办合同的第一责任人， 对合同签订的合法性、合理性、有效性负责，并对合同签批、订立、合同原件归档、履行等全过程全面负责，一旦发生合同失误， 给公司造成损失，合同承办部门负主要责任。主要职责：

2.4.1就合同的订立、变更、解除等有关事项与合同对方进行协商和交流, 起草合同文本，制定、修改合同文本条款，并按公司规定程序提请相关部门审核；

2.4.2督促、检查本部门合同的订立、归档、执行工作，认真履 行合同约定的义务，并经常检查合同的归档、履行情况；

2.4.3及时报告合同履行中产生的问题，并提出部门处理意见； 对本部门所办理的合同引发的合同纠纷提出处理意见，并具体落实；

2.4.4建立部门《合同管理台帐》(参考样本见附件 1)，妥善保管合同档案及相关文件资料，并与公司合同档案管理部门定期核 对；

2.4.5积极解决合同纠纷，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等司法程序，提出化解纠纷的办法和建议；

2.4.6监督相关人员离职时必须进行合同台账、合同档案的全面交接，接交人对尚未归档合同协议承担持续跟踪、催办归档或履 行项目终止手续等责任。

2.5各单位负责人对合同签约、归档、履行、管理工作负有主要领导责任，对本单位合同管理的有效性承担首要责任。

2.6各单位应指定一名合同管理员，负责与公司其他相关部门就本单位合同管理事项进行协调沟通，合同管理员的主要工作：

2.6.1建立健全合同档案，包括且不限于合同签章后的扫描件管理以及合同文本编号、归档、检索等，保证合同档案的完整性；

2.6.2负责合同报批、传递、保管的日常工作；

2.6.3履行合同签章手续，严格审查签报所附合同与盖章合同在内容上的一致性，并对此承担直接责任。

2.6.4结合本部门或单位实际情况分门别类建立合同管理台帐；

2.6.5及时检查合同签订程序、审批权限及履行情况等，对未按规定程序和审批权限签订的合同及合同履行过程中存在的问题及 时向分管领导汇报，并督促合同承办人员妥善处理。

2.6.6每月对本单位的合同进行整理归档，并于每月 5 日前向法务部报送合同报表；

2.6.7总结本单位合同管理经验和存在问题，并对存在问题提出改进措施。

2.7各单位合同承办人员的主要责任：

2.7.1根据公司合同审批权限与程序，对合同文本提出承办意见， 起草合同签报审批流程；

2.7.2对所办理合同负有认真执行的责任，并经常检查合同履行情况；

2.7.3及时向部门和单位领导汇报合同履行中发现的问题，同时提出解决问题的建议；

2.7.4依据单位领导的授权办理对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；

2.7.5保管好合同有关的文件，及时上交合同管理员归档。

3.1公司的合同承办依据“谁发起谁承办”、“业务归 口管理”的原则，由各单位分工负责：

3.1.1各单位在其职能范围或业务范围内负责承办。

3.1.2筹备中的分支机构需要对外签订的合同，由经纪业务总部或公司另行指定的其他部门负责承办。

3.1.3以公司名义对外签订但无法确定经办部门的合同，由办公室负责承办。

3.2在合同签订过程中，合同承办部门要遵照法律法规和公司的各项规定。

3.3 公司对外签订合同，合同对方应具备主体资格。合同对方可以是法人机构或其他组织，也可以是自然人。合同承 办部门应对合同对方的主体资格、履约能力、资信等情况进行调 查。

3.4对方当事人为法人或其他组织的，合同承办人应索取对方的主体资格证明文件，了解对方的注册资本、经济实力、 经营范围及经营状况等，确认其具备履行协议的能力。必要时， 合同承办部门要到当地工商管理、民政或其他主管 部门进行调查，以消除隐患，提高履约率。

对方当事人为自然人的，应索取对方的身份证件，查验对方 是否具有完全民事行为能力。

4.1合同文本的起草工作由合同承办部门负责，报送 相关部门审核的合同需经承办部门负责人同意。

如合同内容涉及其他部门，合同承办部门应主动与其他部门 协商一致。

4.2 原则上各部门应使用公司的规范合同文本，或在规范文本的基础上做适当修改。合同文本应做到条款齐全、权责 明确、内容具体、逻辑性强、用词准确。

4.3 合同的前置审核：

4.3.1各单位签署各类合同在履行签报流程前，必须经由合规和风险控制部和法务部等相关部门分别前置审核，审核 的基本原则为优先审核业务类合同。

合同承办部门应预先对合同的内容及业务流程进行把关，经部门负责人审核同意后尽早将合同提交给相关审核部门，为审核部门提供充足的审核时间（特殊情况除外），以保证合同审核质量。

4.3.2分支机构对外签订的各类合同，经纪业务总部初步审核后， 再由合规和风险控制部、法务部等相关部门分别审核；

4.3.3对于人力资源类的合同文本，分支机构应经公司人力资源管理总部初步审核后，由人力资源管理总部将已审核的合同文本 交法务部审核。

4.3.4合同承办部门应以 word 文本形式将合同文本交合规和风险控制部、法务部等审核部门前置审核，并对项目流程、项目基本情况予以说明；合同承办人应将合同对方不允许我方修订的情况在部门负责人确认后，提前告知审核部门并说明理由；对于已审核的合同文本，如合同文本内容确需改动，合同承办部门应重新提交审核部门审核，并对变动内容予以标注和说明。

4.4合同文本的审批通过公司办公平台上的电子签报系统进行，审批流程按公司确定的职责、权限进行。特殊情况下，合同文本的审批可以釆取书面的方式进行，但 签报的内容、形式、流程与电子签报完全一致。

4.5合同文本的审批应采取“一个项目、一个签报” 的原则，一个签报项下，不应同时审批两个或两个以上的项目合 同。

4.6合同承办人、承办部门应就合同有关内容事先与有关部门、人员进行充分的沟通和交流，以加快合同文本的审批 速度，提高工作效率。

4.7公司一般合同文本由公司总经理负责最终审定。下列合同文本由董事长负责最终审定或授权相关人员负责审定：

4.7.1对外投资、担保合同；

4.7.2增资扩股合同；

4.7.3总经理认为应由董事长确认的其他合同。

4.8合同签报：

4.8.1合同签报时应在合同标题中体现项目及合同名称，并将合

同签订原因等事项在签报正文中描述清楚。如签报事项存在特殊 情形，合同承办部门应就相关具体事项报公司先行核准，并将经 公司审核同意的会议决议、会议纪要等相关资料扫描件一并添加 至合同签报附件中备查。

4.8.2合同签报人必须确保签报所附合同与事前报审并审定合同的一致性。

4.8.3签报所附合同中涉及对手方基本信息、价款或报酬、支付 账户、履行期限、签订时间等重要合同内容必须填写完整。如有特殊事项无法填写的，必须由签报人在签报中予以提示，并说明 未填写的原因；

4.8.4合同承办部门在履行合同审批签报流程时，须将合同编号、 涉及的重大事项、存在的重大问题和风险等内容填写在合同签报的有关栏目中。

4.8.5签批的合同协议如果属于续签合同，或是对以往合同协议的解除、补充等情形的，合同签报人必须将原协议扫描件等相关资料一并添加至合同签报附件中备查，以确保合同内容的延续性。

4.8.6合同承办部门应关注合同期限，并应在合同到期前完成合同续签的相关工作。如无特殊事项，不得签报倒签合同。

对于不符合以上管理要求的合同签报，公司将予以退回。

5.1公司公章和各营业部公章由公司总部办公室印章管理人员管理，设立合同用印情况登记簿，对所有合同用印情 况逐一登记备查。

各单位未经公司准许不得使用各类业务专用章超范围对外签 订合同。

5.2公司对外签订合同应釆取书面形式，并通过公 司合同审批流程办理。

印章管理人员在用印之前,应确认拟加盖印章的合同文本已 按照合同审批程序经有权批准人员最后审定，并与签报审定稿一致。

5.3合同原则上由对方先盖章，对于对方无法先行盖章的重要合同，可派专人现场盖章，携带公司公章外出签订合 同必须经公司签报审批同意。

5.4公司对外签订合同的对方为法人机构或其他组织的,合同承办人应要求对方法定代表人、负责人或授权代表人签字或签章并加盖公章。由授权代表人在合同上签字或签章的, 合同承办人应核查对方身份，查验其授权是否合法、有效，并索取 授权委托书原件（应有法定代表人或负责人签字并加盖公章）作为合同附件。合同对方为自然人的，合同承办人必须要求对方在合同上亲笔签名，捺手印并留存身份证件的复印件。

5.5各单位合同管理员应在合同审批流程结束后及时办理盖章手续，原则上不得超过 10 个工作日，如无特殊原因延迟盖章的，公司将不予办理。

5.6公司对外签订的所有两页以上的合同必须加盖骑缝印章，其他合同用印未尽事宜参照公司《印章管理办法》规定执行。

6.1合同协议原则上由对方先盖章，我方再盖章并留存原件归档备查。如有特殊原因需我方先盖章的，合同承办人 应在签报中注明，并保证在一个月内将合同原件归档至公司，延 期未归档的，如给公司造成损失将由合同承办人承担相应责任。

6.2办公室应制定统一的合同编号方式，交由各单位执行。各单位按照公司统一的合同编号方式，对合同进行管理。

经纪业务总部应根据办公室制定的合同编号方式，制定分支 机构合同编号方式，各分支机构应按照经纪业务总部制定的编号 方式对合同进行统一编号管理。

6.3以公司名义对外签订的合同，其正本由办公室负责统一编号归档管理，合同承办部门保存复印件和电子扫描件。

6.4各分支机构以自身名义签订的合同，一份原件需交经纪业务总部归档管理，并由经纪业务总部定期移交至办公 室归档，一份原件分支机构保存。

6.5合同承办人应将与合同有关的文件（包括合同对方的营业执照、身份证复印件、授权委托书等）作为合同附件， 与合同一并交办公室存档管理。

6.6各单位合同管理员负责敦促合同承办人及时返还合同原件，按照合同统一编号，建立合同登记簿，实施合同扫 描件、相关文件复印件（扫描件）的电子档案管理。

6.7对于加盖公司公章或分支机构公章后又作废的合同，合同承办部门应当及时通知办公室并说明情况，同时将作 废合同收回交办公室存档。

6.8办公室合同管理员应单独建立合同签章登记簿，定期检查合同印章的使用情况与已归档的合同在数量、文本 上是否一致，及时敦促合同承办部门交回尚未归档的合同原件。

6.9合同签报审批流程结束后应交财务部相关经办人员阅备，以便于财务部门及时掌握合同的履行情况，进行恰当 的财务处理。

6.10公司严格加强对未归档合同的管理，合同签批流程必须经签报人反馈“合同已归档”方可结束流程，合同未归 档前，财务部有权拒绝付款并向上级领导报告。公司员工离职前，应经本部门合同管理员审核确认合同归档 情况，不得存在所经办合同未归档的情况。

6.11合同备案

6.11.1各单位所有签订的合同都必须报法务部备案， 每月备案一次。时间为每月 5 日前。备案材料为合同管理报表， 合同管理报表分《合同明细表》、《合同变动表》两张，《合同明细表》为截至统计日期所有正在履行的合同明细，《合同变动表》为统计期间发生的合同变动明细，需按照新订、变更、解除、终止等不同类别分别填报。

6.11.2办公室合同管理员每月 5 日前将与各单位确认的合同签章登记情况及合同归档情况报法务部。

6.11.3财务部合同管理员每月 5 日前将与各单位确认的发生财务收支变动的合同情况报送法务部。

6.11.4法务部每月 10 日前将公司合同管理情况进行汇总、分析，形成合同管理报表报公司有关领导。合同备案管理 过程中发现问题，法务部可调阅合同相关资料，必要 时可对合同经办部门就合同的履行提出处理意见。

7.1合同生效后，合同承办人及合同承办部门要及时跟踪、检查合同的履行情况，督促合同对方及时履行合同，在合同履行过程中，按照公司规定或合同约定及时索取相关凭证、材 料并交办公室统一存档。如涉及资金收支，合同承办部门应及时提醒财务部（或分支 机构财务部）予以关注。公司财务部（或分支机构财务部）有权就没能全部或者部分履行的合同向合同承办部门提出质询，以进 行恰当的财务处理。

7.2合同在履行过程中出现问题，合同承办部门应及时进行查询，必要时要实地调查合同的履行情况和对方的履约 能力，向公司提交调查报告。

7.3已经公司签字盖章但因故未能履行的合同，合同承办部门应及时收回合同原件并将合同原件交由办公室保管并 向办公室书面提交合同未能履行的相关原因。

7.4公司变更、转让、中止、终止、解除已经生效的合同，应将合同文本进行前置审核，并按公司规定程序办理。

7.5公司法务部应定期对各单位已签订合同的履行情况、 合同的归档管理情况进行稽核检查，就稽核检查发现的问题向合同承办部门、档案管理部门进行质询，并向公 司提交调查报告；合规和风险控制部对合同履行中的存在的不合 规及风险隐患进行跟踪处理并及时向公司报告。

8.1发生合同纠纷时，合同承办部门应及时整理有关文件资料，提交书面报告，并及时取得法律顾问的支持，力争通过协商的方式解决问题。

8.2对已协商解决的合同纠纷，合同承办部门应督促纠纷各方将协商结果形成书面协议，其和解协议等书面材料应事前经法务部、合规和风险控制部及主管部门审核后 签订。

8.3对无法协商解决的合同纠纷，合同承办部门应积极收集有关证据资料，并及时门报告。

8.4公司向人民法院或仲裁机关提起诉讼或仲裁,须按公司领导的批示在法律顾问或公司法律事务专员的参与下进行, 有关法律文件应由法律顾问起草或审阅，并经总经理审定后方可报送，重大事项须经董事长审定。

8.5合同纠纷发生后，合同对方就合同事项提起诉讼或仲裁的，合同承办人、合同承办部门应立即向公司提交书面报告，并整理有关证据资料，协助公司指定的人员做好应诉工作。

9.1公司办公室负责对每项合同的原件建档管理，合 同承办部门应对每项合同的扫描件建档管理。合同档案应包括；

9.1.1合同签报；

9.1.2合同正本、补充协议及其附件；

9.1.3立合同前产生的相关材料；

9.1.4履行合同中产生的相关材料；

9.1.5变更、解除、中止合同存档应详细注明原因。

9.1.6其他相关材料。相关材料是指与合同订立、履行、变更、解除等有法律意义的材料或可追溯企业内部人员责任的书面材料。其中要特别注意来往电报、信件（含信封）、传真及电话记录、 会谈记录的收集和归档。

9.2合同归档实行当年办结当年归档的原则。如需 使用，应先按立卷归档要求归档后，再办理借阅手续。

9.3合同档案保管期限、鉴定与销毁

9.3.1各单位合同档案保管期限应与公司办公室根据《档案管理办法》中规定的对“合同协议类”档案的保管期限保持一致。

9.3.2各单位合同档案的鉴定和销毁工作应在公司办公室根据

《档案管理办法》完成对公司档案集中进行鉴定和销毁的前提下 进行。

9.3.3根据公司档案中对“合同协议类”档案进行集中鉴定和销毁的结果，各单位对合同档案进行逐件审查并提出存毁意见，经 部门领导、公司分管领导及法务部批准，方可销毁。

9.3.4销毁合同档案材料，要由二人以上并在指定的地点进行监销，销毁人、监销人要在销毁清册上签字。

9.4合同档案的借阅

9.4.1借阅合同档案必须严格履行审批登记手续。因工作需要借阅本单位合同档案需经本单位负责人审批后，到单位档案室借阅

（档案借阅审批单由公司总部办公室统一制定）。

9.4.2公司系统外单位原则上不得借阅合同档案，如因特殊情况确需借阅的应持该单位党委或行政介绍信，说明用途，经各单位 负责人批准后，方可借阅；借阅单位只能在阅文室内阅览、不得复制、带回。

9.4.3归还的档案要进行检查、清点，并在借阅登记簿上注销。第五十四条 合同档案的交接

各单位合同管理员岗位如发生人员变动，人员变动完成前须 对所管理的合同档案进行交接，合同档案的交接按照公司《员工 入离职管理办法》第九条关于工作交接的相关规定履行，部门负 责人负责监交合同档案。

10.1各单位在承办合同过程中，禁止以下行为的发

生：

10.1.1不遵守本办法规定，擅自对外签订合同；

10.1.2以部门名义对外签订合同；

10.1.3使用部门印章、财务印章或其他业务专章对外签订合同。

10.1.4与不具有主体资格的组织、部门签订合同；

10.1.5与无民事行为能力或限制民事行为能力的自然人签订合同；

10.1.6擅自保留或销毁合同及有关合同文件；

10.1.7擅自决定不追究合同对方的违约责任；

10.1.8利用合同从事违法乱纪活动。

10.2各单位在签订、履行合同时，要勤勉尽责、尽心尽力地维护公司利益。如合同承办人和承办部门违反本办法的 有关规定，公司将按照相关规定进行处罚。

10.3违反本办法而给公司造成经济损失的，各相关责任人应承担相应的经济处罚和行政处分；给公司造成重大经济 损失，触犯刑律的，移送司法机关追究法律责任。

10.4各单位起草合同签报，审核过程中发现有明显价格问题、严重违规或合同要素不全的，公司有权对相关责任人 进行处罚。

10.5人力资源部门在考核时，应将各单位、各相关岗位的合同管理情况作为考核内容，办公室、财务部、稽核 和法律事务部作为公司合同管理的相关部门应对各单位、各相关 岗位的合同管理情况做出评定。

11.1本办法由公司法务部负责解释。

11.2本办法经审议通过并正式下发后执行

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