湖南省阳光超市（张家界永定区店）签订采购合同流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目 录

1 公司简介....................................................................................................................1

2 湖南省阳光超市（张家界永定区店）签订采购合同流程设计............................2

2.1 门店店长根据库存与销量列出购货需求单向采购部提出申请.................3

2.2 仓管部根据门店需求以及库存制定采购计划.............................................4

2.3 采购部负责人审批通过计划并签字.............................................................5

2.4 采购部拟定合同.............................................................................................6

2.5 销售部审批通过合同并签字.........................................................................6

2.6 财务部审批通过并签字..................................................................................7

2.7 采购部与供应商签订采购合同.....................................................................7

3 总结............................................................................................................................8

参考资料.......................................................................................................................9

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湖南省阳光超市（张家界永定区店）签订采购合同流

程设计

1 公司简介

湖南省阳光超市（张家界永定区店）签订采购合同流程设计坐落于张家界

市永定区崇文街道，是一家创始于1996 年以经营出售日用百货，烟酒零食生鲜

蔬菜为主，代缴电费，水费，电话费代购机票火车票等综合服务为辅的一家商

业零售企业，周围均为密集的居民区，购物需求量大，消费人群大市场前景广

阔，为居民们提供物美价廉的商品，良好的购物环境和充分的服务是广大消费

者的理想购物场所。超市始终坚持贯彻“诚信为本，和谐共赢”的发展理念，

严格进货把关，质量负责到底，价格货比三家，保证您买的放心，用的舒心，

努力优化消费者的购物体验，优化基础设施，维护优美的超市环境，力争上游

的零售企业，为顾客提供“安全，可靠，便宜，便捷，舒适”的购物体验，满

足广大消费者的购物需求。湖南省阳光超市（张家界永定区店）统一借鉴国内

领先的企业经营管理理念和管理模式，走出连锁经营规模化的企业模式，以“集

中采购，集中经营，价格透明，质量保证”等经营特色，以服务为根本，以产

品促进效益，在商品品种上，档次上与种类环境中保持强有力的竞争优势，保

证顾客的满意度与舒适度，用优良可靠的服务，丰富优质的商品来点消费者们

的生活，努力让湖南省阳光超市（张家界永定区店）成为人们生活中一道美丽

的风景线。

总经理

门店财务部销售部售后服务部

采购部

仓管部

会计组

出纳组百货采购百货销售

食品采购食品销售防损管理

食品管理

百货管理

图1 湖南省阳光超市（张家界永定区店）部门结构图

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2 湖南省阳光超市（张家界永定区店）签订采购合同流程设计

采购部拟定采购合同

销售部审批通过合同并签

字

财务部审批通过合同并签

字

采购部与供应商签订采购合

同

采购部负责人审批

通过计划并签字

门店店长根据库存与销量列出

购货需求单向采购部提出申请

仓管部根据门店需求以及库存

制定采购计划

不通过

通过

通过

通过

不通过

不通过

图2 湖南省阳光超市（张家界永定区店）签订采购合同流程设计图

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2.1 门店店长根据库存与销量列出购货需求单向采购部提出申请

湖南省阳光超市（张家界永定区店）根据商品种类大中小区别划分与供应

商谈好具体标准和进行商品采购计划和商品促销折扣的细节与时间安排和过程

中涉及的广告费用，附赠品等内容进行说明和补充。了解供应商的供货条件，

订货条件，付款条件等重要事项确定商品质量品质确定采购数量以及送货时间

与送货方式退货的条件必要因素以及付款条件付款方式等重要条件，对于供应

商的配送中心仓库的预留与选定，在整个合同的执行中订货，销售，时间等不

确定因素居多价格等因素也会跟随变化根据采购的实际送货时间与数量等变化

来确定不同商品的付款时间以及付款方式和付款周期，货款支付遵循准时守信

的专业性的选择遵循准额的原则避免各项原因的延期拖欠等不利因素的出现及

时的避免与预防影响超市与供应商的合作关系。对于合同的严格把关，条件的

再三确认对于双方的合同中存在的问题等完善与总结，商品种类的划分，促销

方式，询问下属当中的细节，了解供应商的供货条件订货条件付款的方式及种

类，对于供应商的预留仓库等因素着重确认，对于一系列不确定因素的处理方

式进行归纳与总结找到安全可靠的解决方案，渠道等影响 销售方式的不同导致

的地点时间人员配送的不合理等不利因素尽量避免，尽到自身的职责补充说明，

严格按照以上合同要求执行，对于付款条件与付款时间由于不确定因素影响，

门店主管经理对照相关门店的不同需求以及周边居民的需要，对于采购时间采

购地点的安排予以完善和整理，经过合理的需求以及对货物的了解情况，填写

采购清单提出采购申请。

采购申请单

申请部门： 年 月 日

名称规格单位库存数申请数量准购数量备注

量

采购预支审批

说明金额意见

图3 湖南省阳光超市（张家界永定区店）部门采购申请单

门店店长根据库存与销量列出购货

需求单向采购部提出申请

仓管部根据门店需求以及

库存制定采购

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2.2 仓管部根据门店需求以及库存制定采购计划

湖南省阳光超市（张家界永定区店）仓管部制定采购合同内容以及付款等

条件确定稳定可靠的方式进行付款，对于产品的大，中，小，种类的划分给与

明确的区分方式生活水电费等付款方式等的区分，提出自己的建议，超市与供

应商直接的往来付款方式对于时间以及配送方式进一步要求严格把关，维护超

市形象，在要求时间快速的基础上，做到高品质，按流程继续坚持与实施，关

于不确定因素有效的避免，加强供应商与超市部门人员间的沟通与交流，减少

运送途中的运送时间，维护产品质量严格把关，对于市场行情等不确定因素提

前沟通并完善，保持良好的合作关系，根据国家政策相对的减少开支惠民政策，

优化合同不足，观察超市的不足之处，周边居民对于超市的需求以及产品种类

的多样性进行补充与供应商精诚合作做大做强，跟随国际市场优化产品的多样

性，积极加强店铺建设，做到多样性的综合发展从而做到地区知名，完成流程

性的升华，树立严格的规章制度，对于付款条件等因素采取高层讨论等方式处

理由于市场，时间，人员因素的影响降低到最小，对于当前的计划的实施进一

步完善于汇总，根据上一次的采购情况将之前签订的不合格的供应商适时淘汰，

其次进行广泛的市场调查和市场分析，与此同时采用精确的采购模式与完善的

采购计划，将批发供应商做到控制在三到四家最为合适在被保留的三到四家供

应商中，首先需要根据供应商的信誉状况来进行筛选因为实诚是合作关系长久

的保证，其次就是看其资质，能够提供的产品质量到货速度都是采购员进行选

择评判的标准之一，最后与合适的供应商进行价格上的谈判，大概估算出整个

采购合同的需求量大小，拟定出完善的方案予以实施落实确定计划合同内容。

通过

不通过

仓管部根据门店需求以及库存门店店长根据库存与销量列出

制定采购计划购货需求单向采购部提出申请

采购部负责人审批通过计划

并签字

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2.3 采购部负责人审批通过计划并签字

湖南省阳光超市（张家界永定区店）采购部负责人对于合同再次与严查内容

的严谨性，确定合同的内容应当包含的条款便于合同方遵守承诺，合同应表明

互相的承诺以及合同的原则与规则根据行业价款履行地点履行期限的不明确性

而做出的相应的改变与方式，以及对于违约后的承担责任方的赔偿损失的条款

条件的提出约定的违约金低于或过分高于造成的损失，有权可以要求人民法院

或仲裁机构予以增加或适当的减少。在合同当中由于法律规定或者当事人之间

约定的免责事由导致使当事人不能履行合同义务或者履行义务不符合规定的，

当事人可以免于承担违约责任，由于不可抗力的影响而造成的不能提前察觉，

不能避免，不能克服的客观情况，应当及时通知对方尽可能的降低给对方造成

损失，并且应该在合理的期限内提供相应的证明，对于其他不良影响应当及时

做出解释维护双方的共同利益，在当中发现有什么缺陷以及没有考虑完善的地

方应该格局问题及时的重新拟定合同，审核采购合同是湖南省阳光超市（张家

界永定区店）签订采购合同流程最重要的一步，如果没有好好把关，以后合同

中的问题一旦发生就会影响双方的合作关系产生矛盾，利益也会随之受到侵害，

严重的会影响到超市的正常营业，审核通过后拟定合同内容。

仓管部根据门店需求以及库存制定采购计划采购部负责人审批通过计划并签字

不通过

通过

采购部拟定合同

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2.4 采购部拟定合同

湖南省阳光超市（张家界永定区店）采购部对于当中的内容进行近一步分

析于完善，应当有利于超市的后续发展以及方便于采购部部门的日常工作。使

用现金采购对于部门以及与财务部进行近一步的交流与沟通，单据的内容，与

供应商进行协商共同促进合同的成立以及双方的承认与签订。在有利与超市发

展的前提条件下给与供应商最大的便捷也是给自己最大的便捷，谋求更进一步

的深度合作，完善采购部部门的流程模式根据现金支付货款的方式优化内部结

构，加强管理方式以及经验在进一步的流程步骤中不断加强，根据采购合同内

容进行相对的调试，从长远角度出发。并且实施落实完善基本信息等有利条件，

确定合同内容真实可靠，拟定合同方案内。

2.5 销售部审批通过合同并签字

湖南省阳光超市（张家界永定区店）销售部部对于本次订单的信息的审核，

确定订货商品的数量以及需求的品质，确定无误。与供应商进行互相的对接对

于本次订单的金额以及发货时间地址的近一步确定，给予部门方便，协同好相

对的人员，与前台工作人员人员进行沟通做好准备工作。对合同内容的核实，

协同好价款，并且签订订单。双方部门协商沟通，与销售员进行确定采购货物

采购部负责人审批通过计划并签字

采购部拟定采购合同

销售部审批通过合同并签字

通过

不通过

采购部拟定采购合同

销售部审批通过合同并签字

财务部审批通过并签字

通过

不通过

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的金额，数量以及种类便于入库清查，确定登记的内容真实可靠，确定付款方

式金额，清点方式抽样检查商品的品质以及价格方面的问题较比以往的价格进

行对比登记与收好单据凭证进行记录与分析，方便事后的统计给与供应商相对

的单据票据，在审核过程中不断的完善以及修改。

2.6 财务部审批通过并签字

湖南省阳光超市（张家界永定区店）财务部对于合同中的流程以及与各供

应商之间的经济往来进行比较与分析，看看其合理性。确定合同内关联性保证

公司的利益不受到侵害确定合同内容可靠，确认无误后递交给采购部签订合同。

2.7 采购部与供应商签订采购合同

湖南省阳光超市（张家界永定区店）采购部对于合同的内容的确认，应当

是有利于公司发展，有利于各个部门的协同合作满足合同的基本要素，相互合

同的制约以及对于超市的优惠条件违约制度等关系的分析，合同中对于本超市

的优惠制度以及条件，给予超市的便捷制度以及支付付款方式的确定，以及根

据产品种类大中小的供货的种类的分别，质量的保证，各方面的完善，对于不

确定因素的影响做到最低，各种解决方案的提出，维护超市利益，与供应商的

协同合作，对于超市的周边居民的一个需求度，配送方式以及人员的一个安排

情况的一个具体的统计，完善超市的体系，合同签订的同时也是对于超市发展

的促进。合同应当是平等主体的自然人和其他组织所实施的一种民事行为，合

同的法律关系属于民事法律关系，以设立变更或终止民事权力义务关系为目的，

是当事人协商一致的产出或为表达一致的契约，合同中应当遵循平等原则，自

销售部审批通过合同并签字

财务部审批通过并签字

采购部与供应商签订采购合同

不通过

通过

财务部审批通过并签字

采购部与供应商签订采购合同

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愿原则，公平原则，诚实守信原则，合法的原则。应当检测合同的内容的具体

确定，当事人需要具有相对的订约能力意思表示真实且可靠不违反法律的社会

公共利益不违反法律，行政法规的强制性规定，包括合同的内容和合同的目的

都不得违反法律制度，必须经过依法批准等级，以及附生效条件的合同，自条

件成就时生效，自期限届至时生效，并且不能为约定不明等，质量要求，价款

或报酬，履行地点，履行期限方式等。合同的担保，双方的共同保证与执行，

违约责任的确定，以违反条约合同为前提，主要表现在财产责任具有强制性以

及任意性等，责任具补偿性和惩罚性为原则。确定以上的合同具备的内容后，

签字证明同意签订采购合同。

3 总结

湖南省阳光超市（张家界永定区店）签订采购合同流程设计总体上做到了

分工明确，职责分配到每个员工这样的分配模式与方式可以大大提高员工们的

积极性也有利于各门店对于店铺的管理方式以及经营模式的完善。采购部根据

需求以及市场的走向做出相对的采购计划以及对策的实施，签订合同时各部门

互相监督互相支持，共同完善合同工内容发，做到认真严谨避免低级错误。使

得整个合同有了质的提升，出现质量等售后流程问题也可以及时补救，根据市

场的趋势做出相对的判断。同时由于供应商的更换问题，也很难以短期内形成

一个完整的体系，整个过程中还是缺少细致的成本预算与控制分析，严重时可

能造成门店资金短缺，无法流转等严重不良影响。

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参考资料

[1]刘宝红.采购与供应链管理：一个实践者的角度[M]. 机械工业出版社2019 年出版

[2]崔建远.合同法总论[M]. 中国人民大学2019 出版

[3]吴勇主.采购管理 [M]. 东南大学出版社2020