湖南商务职业技术学院毕业设计

目 录

1 公司简介....................................................................................................................1

2 湖南省宏威鞋业公司签订采购合同流程设计........................................................2

2.1 原料部提出采购申请.....................................................................................3

2.2 采购部制定采购计划.....................................................................................4

2.3 厂部对采购计划进行审核.............................................................................5

2.4 采购部拟定合同.............................................................................................5

2.5 财务部及总经理审批.....................................................................................6

2.6 厂部签订采购合同..........................................................................................7

2.7 财务部人员将合同归档.................................................................................7

3 总结............................................................................................................................8

参考资料.......................................................................................................................9

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湖南省宏威鞋业公司签订采购合同流程设计

1 公司简介

湖南省宏威鞋业公司创设于2016 年,位于湖南蓝山,是集研发、生产、销售

于一体的专业制鞋企业。宏威品牌一直以来都以消费者为导向,以市场为基础,

建立了完善的经营体系,以健康舒适为核心,提供优秀的品质和良好的服务,为

消费者提供舒身,前卫的时髦运动鞋休闲精品。企业坐落于蓝山的工业发展区,

现有员工500 多人,管理人员80 多人,研发人员40 多人,形成了一支的专业团队

吃苦耐劳、具有很强的团队精神的优秀团队。湖南省宏威鞋业有限公司的发展

离不开这支团队,同时企业也引进了行业内较好的运动鞋生产设施与设备,鞋类

原材料也选择品质较好的,加上不断引进先进工艺,才确保了湖南省宏威鞋业公

司的运动鞋在市场上的独特的好品质。打造成有名的时尚运动品牌为宏威创设

以来坚持的发展目标,加上团队坚守"真诚,创新,拼搏"的核心价值观,使得公司

能为消费者生产更好的产品,以及创造更加健康,时尚的生活方式多年以来宏威

的销售体系在国内已经逐渐完整,销售渠道也逐渐完善。一直以来湖南省宏威鞋

业公司都觉得要有规范严格的经营管理制度,标准化的运作模式以及科学的运

营,才能使企业一直持续下去。正是这一理念使湖南省宏威鞋业公司获得了广大

经销商的好评。正是如此,企业在当地2018、2019 年也连续取得了"十大优秀名

营企业"的称号。

总经理

人事部采购部

厂部

财务部

原料部后勤部

图1 湖南省宏威鞋业公司部门结构图

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2 湖南省宏威鞋业公司签订采购合同流程设计

原料部提出采购申请

采购部制定采购计划

厂部对采购计划进行审核

采购部拟定合同

财务部及总经

理审批

厂部签订采购合同

财务部人员将合同归档

不通过

图2 湖南省宏威鞋业公司签订采购合同流程设计图

不通过

通过

通过

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2.1 原料部提出采购申请

湖南省宏威鞋业公司经营多年，原料部在原材料供应环节一直保持稳定趋

势。管理员每天都会盘点原材料库存，对品种及数量做好统计，及时的与生产

及后勤部门做好沟通，在各个部门出现原材料缺失前会进行原材料采购。采购

原料时，先由原料部向厂部提出采购申请，由原料部填写采购申请单。在填写

采购申请单时要注意内容一定要填写完整，数量一定要准确，在确定好需要采

购的材料之后再填写这份单据。在采购申请单上要标明时间日期以及需要的时

间是否紧急。开料，面料及底料是湖南宏威鞋业有限公司的三中主要原材料，

每种原材料都有专门的采购申请单。采购申请单在填好之后立马交由采购部。

湖南省宏威鞋业公司采购申请单

年 月 日

申请部门：原料部申请人：采购人：

品名规格用途数量时间要求备注

预估所需金额合计大写：

备注：

经理签字盖章：

图3 湖南省宏威鞋业有限公司采购申请单

采购部制定采购计划原料部提出采购申请

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2.2 采购部制定采购计划

湖南宏威鞋业公司采购部在收到原材料部的采购申请表后，制定相应的采

购计划。采购时，制作出周密的采购管理计划，并且进行严格的执行，可以通

过有效的监控，防止企业采购的随意性和盲目性，这样我们就可以避免生活富

裕和不足两方面解决问题。选择供应商是制定采购计划的关键环节。原材料供

应商的选择主要是原材料的来源和材料的质量，其次是供应商的价格和交货的

准点率。供应商在采购管理合同中担负重要社会角色,生产鞋类原材料的供应商

有很多,但是对于企业要选择一些适合学生自己的。例如，选择供应商要因地制

宜，对企业所处的内外环境进行认真分析，在这方面，湖南省宏威鞋业公司的

主要需求是橡胶鞋底、鞋底、鞋胶等。所以供应商的选择要从橡胶厂和面料厂

两个方面来确定。而且我们要能尽量可以选择离企业较近的供应商,这样也能在

进行一定影响程度上节约运费。但是根据企业的长期发展要求，企业必须选择

能够长期合作下去的伴侣。供应商的业务能力对企业的生产利润有着非常重要

的影响。原材料企业数量供应的是否可以稳定,才能得到保证工厂的生产过程中

不会因供料不足而停工。只有保证供应商提供的原材料的质量，才能保证产品

质量的稳定性。综上所述，所以企业选择的供应商主要是贴近的，质量好，材

料生产速度能跟上公司的生产速度。采购管理预算工作也是很重要的环节，一

般以销售部的销售量来决定，也可以通过根据“销售企业成本进行预算+期末库

存计划额-期初库存额=采购部门预算”这个计算公式来得出。如果采购员发现

采购要求上的数量超出预算，应及时进行调整。

2.3 厂部对采购计划进行审核

不通过

厂部对采购计划进行

审核

采购部制定采购计划

原料部提出采购申请

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湖南省宏威鞋业公司厂部是负责管理原料部，采购部和后勤部的管理部门，

生产及采购方面都由厂部负责，为其他部门分担压力。在此之前。采购计划是

缺少什么就进什么商品，没有系统的统计的商品数量，无法保证商品保质期的

新鲜。与销售部门联系不紧密，无法预计商品的销售量与库存量的平衡，一旦

出现紧急情况，没法迅速的反映问题，没有固定的供货商，无法及时的解决问

题。因此，在采购计划这一项添加审核。审核采购计划是厂部极其重要的一个

环节·。厂部相关负责人会结合厂部，原料部两个部门进行分析，发现采购计

划出现不合理的情况时应对该计划做出否决，并交由采购部进行修改，直到采

购计划达到相应的标准之后才能通过审核。通过审核之后，由厂部负责人在采

购申请单上签字并盖章。

2.4 采购部拟定合同

湖南省宏威鞋业公司制定好采购计划之后,采购部便联系供应商对合同问

题进行协商，在确定好材料数量，商议好价格之后开始拟定采购合同。在这一

方面，人事部有专业人员，负责合同的合法性。在起草合同时,公司人员要主动

争取起草权,不能因费事,就接受对方的文本,这样容易失去主动权。在文本方面,

尽量不要照搬网上的合同模板,这样容易用错文本。要做出符合湖南省宏威鞋业

有限公司采购原材料的合同。合同首部,名称方面要简洁明了,易于甄别;合同的

通过

采购部制定采购计划

不通过

采购部拟定合同

厂部对采购计划进行审核

不通过

财务部及总经理审批

采购部拟定合同

厂部对采购计划进行审核

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主体是合同起草的重要内容,一是要明确双方的身份。要检查供应商的资质,确

保合同有效性。二是在发生纠纷时如果要用法律的方式解决问题,要能够及时向

法院方等机构提供对方的主体信息。然后便是前置条款以及合同用语解释,这些

都是合同首部必要的内容。合同的正文要含有双方进行交易的全部权利和义务,

这样才能对明确双方的职责所在。正文还由质量条目、交易模式条目、发票条

目、保密条目、收付款条目、送达条目、合同生效条款等多种类型的条目组成。

合同中交易的数量、金额要清楚,比如"30000 双鞋底"。交易模式也要进行清晰

的描述。在合同尾部要包括合同落款和合同附件。

2.5 财务部及总经理审批

湖南省宏威鞋业公司在采购部起草完合同之后要进行审核。修改后的采购

合同首先交给法律专人进行检查,主要检查合同具体条款是否符合法律性要求。

接着合同再交给财务主管进行复审,这里要核查合同条款的完整性。最后交由总

经理进行审批,检查合同签订的手续和步骤是否完整。若审未通过,则需批打回

至采购部重新拟定。若审核通过，首先要将财务主管和总经理双方的意见反馈

给供应商,再将供应商的意见回给审核方,最后双方达成一致后,由财务主管,总

经理在起草合同上签字并盖章,通过审批。之后便由采购部的工作人员要汇总审

查人员和供应商的意见和建议,对合同中存在的问题和不足进行修改,然后采购

部人员再按采购合同的法律规定的格式制作用于正式签订的采购合同交由厂部,

并通知供应商,找一个确定的时间准备好与供应商签订合同。

2.6 厂部签订采购合同

通过

采购部拟定合同

不通过

厂部签订采购合同

财务部及总经理审批

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湖南省宏威鞋业公司采购部将采购合同制作完成之后,采购部就可以安排

时间让厂部与供应商签订采购合同。在签订采购合同时,要注意对方签订的合同

名称前后是否一致,在国家机关登记的名称是否一致,、合同与证件标注的是否

一致;供应商方面的合同签章是有法定作用性对外签订合同的主体印章,公司其

他的一些印章是不具备这类作用的,是没有签署合同的能力资格的;湖南省宏威

鞋业有限公司也要加强对所有部门的公章及各种用印的管理,并且严格按照相

应的权限使用印章。要注意捡查要签的合同是不是为同一文本,有没有被修改过

的地方,防止被掉换;签署合同的时侯要应避免有空缺的地方,如合同格式中有不

要需填写的地方就划横线或者标上"无"的字样;对合同签署人员要捡查其身份证

件及授权委托书并收存;与供应商签订时间、签订的地点都要在合同相应的地方

填写完整;个人签名要由本人当面签署,单位合同公章应由法定代表人或委托代

理人签名并加盖;合同如果是多页除署名处盖章外还应加盖骑缝章。在实施合同

效用过程中所需要用到的联系人、签收人、结算人、联系地址、联系电话等等,

最好在合同中能写进去。完成这些,湖南省宏威鞋业公司合同的签订算是真正的

完成。

2.7 财务部人员将合同归档

湖南省宏威鞋业公司与供应商代表中国签订完合同签订之后,为了提高企

业能维护自己合法的权益，防止合同的损坏,以及相关合同保密性。加强合同管

理，避免失误，提高我国经济社会效益。为此，湖南宏伟鞋业有限公司财务部

人员也将进行采购合同的最终流程——合同归档。将采购合同和采购合同相关

材料保存在电脑中，并将主要文件放入档案袋并存档。完成企业合同归档。搞

好合同归档管理，对于一个公司发展经济社会活动的开展和经济国家利益的取

得，都有积极地意义。至此，湖南省宏威鞋业公司签订的采购合同流程将全部

结束。

3 总结

湖南省宏威鞋业公司对于材料采购方便比较简单，原材料比较单一。但是

财务部人员将合同归档

厂部签订采购合同

财务部将合同归档厂部签订采购合同

财务部及总经理审批

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订单大，数量多，所以重点是在合同签订方面。对于合同签订，公司主要看重

的是分工明确:各个步骤有专门的人来负责，这样能使签订合同的整个步骤明确，

各个部门不会因为意见不同而产生争执，同时也降低出现错误的风险。其次便

是环环相扣:公司各个部门的任务都紧密相关，产生一种相互监督的作用，表面

上审核是那几个主要的部门，实际上签订合同整个流程各个步骤之间都能相互

审核，发现异常都能及时提醒前面进行修改。最后便是的严谨性，供应商的选

择，签订合同的谈判，都是严格的以公司的利益为主的，同时也是完整的按照

法律程序走的，在合同上不会导致后期因为质量等问题出现纠纷。总体来说，

签订合同是公司最基本的一个过程，但是其中的细节不能忽略，因此在某种程

度上来说也是最重要的一个环节。湖南省宏威鞋业公司签订采购合同时流程上

虽然过于繁琐、环节过多，但能规范采购的行为。这个过程时间长，需要有关

人员认真负责的完成。否则繁琐的步骤将导致原材料供应不及时。因此合同签

订流程必须得到重视。

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参考资料

[1]肯尼斯.采购与供应链管理[M]. 机械工业出版社， 2018

[2]陈祥锋. 供应链采购合同组合管理策略研究[J]. 科技导报,2020(02):78-81.

[3]王利明着.合同法研究[M]. 中国人民大学出版社， 2019