计划与总结文体的异同辨析
郑立新
【摘 要】阐述计划和总结都是机关单位或个人工作、学习和生活中的常用事务文书，其使用范围极为广泛。两种文体既有许多相同之处，在具体使用上也有明显的不同。如不注意，容易混淆。试对这两种文体的异同进行全面深入的比较辨析，以利于文体的实际运用，更好地发挥文体应有的效用。
【期刊名称】莆田学院学报
【年(卷),期】2011(018)003
【总页数】4
【关键词】计划；总结；文体；辨析
计划是党政机关、企事业单位、社会团体及个人为完成一定时期的任务，预先对今后一定时间内的工作、活动的目标、措施和步骤作出安排的一种事务性文书。计划具有针对性、预见性、可行性、约束性、指导性等特点。[1]计划的种类很多，“计划”只是个总称，名称叫法也不一，如“规划”、“纲要”、“计划”、“意见”、“要点”、“方案”、“安排”、“方略”、“打算”、“设想”、“思路”等也都属于计划类文书的范畴。
总结是党政机关、社会团体、企事业单位及个人通过对过去一个阶段工作全面、系统的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用事务文书。总结，也称总结报告，常用的小结、体会，也是总结，只是反映的内容较为简单或经验不成熟、时间较短、范围有限。
计划和总结都是机关单位及个人在日常工作、学习、生活中常用的事务文书，其应用范围广泛、使用频率较高。计划和总结互相对应又联系密切。计划一般是在工作之前拟定，用以指导工作；总结则往往是在工作之中或之后进行，用以检查计划完成的情况。“计划是总结的前提和依据，总结是计划实施后的分析和评价。一项工作的开展受到计划的调控和限定，而对过去工作的总结又会为新计划的制定提供指导和依据。”[2]但在实际运用中，有些人由于对二者的文体性质、特点、写法及写作要求不太清楚，出现一些问题，如把总结简单当成计划的 “翻版”，只不过将时间改改，将“拟”改为“已”，或将“未然”改为“已然”，这种现象并不鲜见；或将总结当成制定未来计划的参考，把目标、完成时间步骤等稍变一下，把做法经验改成计划的措施等等。令人遗憾的是，目前学术界尚未对这两种文体进行全面深入的比较分析。本文试对它们之间的异同作一辨析，以达到正确使用和写作文体的目的。
一、相同点辨析
1.文体性质相同
计划和总结都属于各级党政机关、企事业单位、社会团体及个人常用的事务文书，而且它们都可以将同一项工作作为共同的写作内容 （即事前有计划，事中或事后有总结），来显示这两种应用文体在内容上的统一关系。而且，围绕同一项工作制定的计划和撰写的总结所遵循的指导思想基本相同。如《云南××大学2009年工作要点》和《云南××大学2009年工作总结》，其要点的指导思想表述为 “2009年学校工作的指导思想坚持以邓小平理论、‘三个代表’重要思想和科学发展观为指导，深入贯彻党的十七大精神和全国高校第××次党建工作会议、省委省政府和全国、全省教育工作会议要求，贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要》，以建设区域性高水平综合大学，挺进全国高校50强为目标，以‘211工程’三期建设为龙头、××新校区建设和学院制建设为抓手，以召开学校第十一次党代会为契机，凝心聚力，振奋精神，深化改革，加快发展，努力提升学校的教学质量、学术水平、服务能力和国际化水平，进一步增强办学实力，凸显办学特色，实现学校更好更快发展”；其总结的指导思想表述为“学校坚持以邓小平理论、‘三个代表’重要思想和科学发展观为指导，全面贯彻党的十七大精神和省委省政府《关于深化改革大力发展高等教育的决定》精神，以建设全国50强高校为目标，以‘211工程’三期建设为龙头、××新校区建设和学院制建设为抓手，以学习实践科学发展观活动和加强党建思想政治工作为保障，进一步凝聚力量、抓住机遇、改革创新，在理清学校发展思路、提高教学质量与科研水平、加强和改进管理、提升办学实力、凸显办学特色上狠下功夫，全力推进学校的改革与建设，各项工作有效推进，学校实现了新的发展。”可见，其年初计划和年终总结中所依据的指导思想基本是一致的。
2.制文单位相同
对同一单位的同一项工作而言，计划和总结都有自我性的特点，都要用第一人称来写，即要从本单位、本部门的角度来撰写。计划是各级机关单位预先对本机关单位未来一定时间内的工作、活动作出的安排，是从自身实际出发制定的，作为今后开展工作的重要依据；而总结是机关单位自身活动实践的产物，它以回顾自身工作情况为基本内容，以自身工作实践的事实为材料，其所总结出来的理性认识也应该反映自身工作实践的规律。
3.标题拟写相同
计划和总结标题的拟写基本相同，一般都包含四个要素。计划的标题一般由单位名称、时间界限、内容范围和文种名称组成。如《××××集团公司2009年政治理论学习安排》、《××市工商局2010年财务工作计划》；总结的标题也是由单位名称、时间界限、内容范围、文种名称组成，如《××集团公司2009年度思想政治工作总结》、《××县2008年普法工作总结》。当然，它们也可以根据实际需要，省去其中的一二个要素。
4.行文载体相同
计划和总结都是机关单位常用的事务文书，而非正式公文，所以为了使它们具有正式公文的法定效力和权威，一般可以用印发性通知作为载体来发文，如《关于印发××局2009年度××××工作计划（或总结）的通知》，而被印发的计划和总结作为附件。但是有些单位却经常直接用 “计划”或“总结”来行文，这就违反了公文行文的有关规定，属于不规范行文的行为。
二、不同点辨析
1.写作目的不同
两者的写作目的不同。计划的写作目的是机关单位为实现一定的工作目标，需要预先对未来一定时期内的全面工作或某一单项工作作出具体的部署或安排，让人们明确做什么、怎么做、什么时间完成、达到什么目标，它是我们工作取得良好效果的前提保证；而总结的写作目的就是对过去某一时期的某项工作进行全面系统的回顾，将实践中积累的零碎的、片面的材料用正确的观点进行分析归纳，从感性认识上升到理性认识，总结经验教训，掌握事物的规律，以提高思想水平、工作能力，指导今后的工作，它主要是要解决和回答某一时期做了什么，效果怎样，如何去做的等问题。
2.内容重点不同
计划主要是展望未来，具有前瞻性；而总结则是回顾过去，具有回顾性。具体说来，计划侧重于对未来一定时间内的工作做出预见性的安排，在内容上计划着重解决 “做什么”、“怎么做”、“何时做”的问题。我们在制订计划时，要针对本单位、本部门的工作重点，保证计划中能够反映出当前或今后一段时间要解决的主要问题。而任何事物在其发展过程中会出现这样或那样的变化，为实现预定目标，计划中必然要对工作活动过程中可能出现的情况进行分析与估计，并要对可能出现的困难、问题等，提出切实有效的措施和方案。这样，才能确保计划顺利进行，并达到预定目标。因此，计划还要有灵活性，应留有一定余地，当某种未预见的因素发生时，计划能及时调整、完善和补充。
而总结则侧重于从已完成的工作中总结经验和教训，发现一些规律性的东西，主要回答“做了什么”、“做得怎样”、“如何做的”等问题。它对工作实践活动的本质概括，要在回顾工作实践活动全过程的基础上，进行分析研究，归纳出能够反映事物本质的规律，把感性认识上升到理性认识，这正是总结的价值所在。总之，总结不是写现在，而是写过去，是对已做过的一个时期的工作，进行全面系统地回顾检查、分析研究、归纳提炼，把大量的感性材料集中起来，使之条理化、系统化、科学化。
3.形成时间不同
计划和总结的形成时间一个在前，一个在后，它们的关系非常密切。计划是在开展某项工作之前（即事前）制定的；而总结是在某项工作开展一段时间或完成某项工作之后进行的 （即事中或事后）。计划指导工作实践，总结检验工作结果。具体讲，计划是在行动之前制定的，它是在总结过去的成绩和问题，分析目前的工作实际，预测今后发展趋势的基础上制定的。制订计划要对未来一段时间或一个时期作出科学的预见，如基础条件如何，前景如何，目标高低，措施怎样等等，对各种可能出现的情况，必须有一个清醒的认识，正确的估量。而总结是建立在工作实践的基础上，应当忠实于自身工作实践活动，但是又不能完全照搬工作实践活动的全过程。总结是对某一时期、阶段工作进展情况、经验教训、问题原因等的归纳分析，因此它形成于工作之中或工作之后。
计划必须在总结以往经验的基础上产生；而总结是人们检查计划执行情况的结果，通过总结实现从实践到认识的飞跃，它往往又是制定下一时期工作计划的重要依据。因而，计划和总结又互相依存，循环往复，相互促进。
4.构成要素不同
由于计划和总结的写作目的不同，因此其正文构成要素也不同。计划的正文一般包含三要素，即目标任务（做什么）、主要措施（怎么做）和具体步骤（分几步何时完成），计划三要素繁简可以不同，但缺一不可。[3]而总结正文的内容构成一般包含四个基本要素，即基本情况、主要做法（经验、体会）、存在问题及今后打算（努力方向）。[4]
5.功能作用不同
如果说计划主要是为了展望未来，指导今后工作，那么总结则主要是回顾过去，而回顾过去，特别是从中引出规律性的东西，也是为了给今后的工作提供借鉴和帮助。计划是建立正常工作秩序、做好工作的前提，是领导指导、检查工作并进行监督的依据。计划可以使机关单位的各项工作有所遵循，避免盲目性，同时也可以使群众明确下一步工作、学习的目标，增强自觉性和主动性，充分发挥主观能动作用。因此，制订任何一项计划，必须有明确的目的，即在一定的时间内完成什么任务，获得什么效益，这也就成了今后工作的方向和依据，并具有很强的指导性、规范性和约束性。计划一经通过、批准，在它所涉及的范围内，就有了一定的约束性，机关、单位、部门、个人在工作中必须按要求予以贯彻执行，不得随意变更，更不能不予实施。
而总结可以使本系统、本地区、本单位、本部门某一项工作的实践活动由感性认识上升到理性认识，以便发扬成绩，克服缺点，吸取经验教训，明确下一步工作方向，使今后的工作少走弯路，多出成果，提高工作效益。总结可为各级领导和机关提供基层工作的情况和经验，以便加强科学管理和指导；还可以用于表彰先进，树立典型、交流推广先进经验，指导和推动面上的工作，促进三个文明建设的发展。与计划相比，总结并没有约束性，它只是让有关单位和人员了解工作情况、经验教训、存在问题及今后打算，并不要求具体贯彻执行。
6.正文写法不同
计划和总结的写作模式基本相同，但其正文的具体写法略有不同。计划的正文一般由前言、主体、结尾三部分组成。前言部分通常简明扼要地概述制定计划的指导思想、依据、意义、本单位情况及总目标等。主要是对基本情况的分析，或对计划的概括说明，依据什么方针、政策以及上级的什么指示精神，完成任务的主客观条件怎么样，制订这个计划要达到什么的，完成计划指标有什么意义。主体部分包括任务、要求、措施、办法、步骤、时间等项内容。主要是写明计划的三要素：目标任务（做什么）、主要措施（怎么做）和具体步骤（分几步何时做完）。这部分是将完成什么任务，达到什么目标和要求，用分项叙述的方法明确数量和质量，并将措施、方法和步骤，用自然段或序数依次标出。主体部分是要求实施和随时对计划落实情况进行检查的依据。所以提出的任务、要求应当明确，完成任务的措施、办法、步骤、期限等要具体可行。其表述方式常用的有综述式、条文式、表格式、交错式等几种。结尾部分可以提出执行的要求，也可以展望计划实施的前景，或提出希望、要求等。有的计划主体内容表述完毕全文就结束，因此，写不写结尾，要根据内容表述的需要确定。
总结的正文一般也是由前言、主体、结尾组成。前言部分一般简明扼要地概述工作的基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫。主体部分其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法、以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。回顾要全面，分析要透彻。不同类型的总结，内容有所侧重，全面性总结其主体包括两个层次，即成绩和经验，存在的问题和教训。对于一般的工作总结，重点放在成绩和经验上。总结主体的结构，主要采用逻辑结构形式。全面性总结根据过去一段工作中的成绩和问题，或者经验和教训的内在联系去组织材料。专题性总结以经验为轴心去组织材料。结尾部分可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后努力方向或改进意见。[5]
7.语言运用不同
计划与总结不同，不需要生动、形象的语言，也不要运用更多的修辞方法，一般使用简明朴实的语言即可。因为计划的内容，都是要求人们未来做的，只有理解明白，才能做，才能执行。所以，语言要朴实无华，不能似是而非、模棱两可，特别是目标任务或具体指标决不能含糊，一定要清清楚楚，表达准确具体。计划的表达以说明为主，一般不用议论。
而总结的语言则要求尽量具体、生动。具体是指总结写作中所用事实、数字要尽量具体、翔实；生动则要求表述活泼不古板。叙述、议论是总结最常用的表达方法，叙述是总结行文的基础，它通过对过去工作情况的交代，使读者明白某单位、某个人的工作状况；议论则是指分析、综合、论证，它能把分散的、感性的材料转化为具有指导意义的理论。总结写作时应注意：在说明工作过程，列举典型事例时，应以叙述为主；分析经验教训，阐明努力方向时，应以议论为主。叙述是议论的依据，议论又是叙述的分析综合和提高。
综上所述，计划和总结虽有一些相同之处，但也有明显的不同。通过比较辨析，我们可以更好地掌握它们各自的特点与写法。
参考文献：
[1]洪威雷，王颖.应用文写作学新论[M].武汉：武汉大学出版社，2001：9.
[2]陆明，赵华.怎样写总结[M].北京：中国民主法制出版社，2006：12.
[3]舒惠.例谈条文式计划的写作[J].读与写杂志，2008（8）：62-63.
[4]张保忠.“总结”的特征、例析与写作要领[J].秘书工作，2003（4）：27-29.
[5]岳海翔.综合事务文书写作[M].北京：中国言实出版社，2008：2.
[责任编辑 刘福铸]
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