会议服务工作方案
篇一：会议服务方案
会议服务方案
一、目的
为了更好地体现**公司的国际化、职业化形象，规范会议接待行为，也为了提升物业自身服务水平，提供多元化服务，做好会务服务的支撑工作，提高服务质量。
二、会议服务对象：
**武汉研究所有会议需求的部门。
三、会议分类：
将会议按照所服务的客户群体进行如下分类：
四、承接服务类型：
五、会务人员资质及会议安排 1、会议服务人员资质要求：
说明：
（1）人员配备：共2名接待专员，特殊情况需临时增加人员可抽调前台兼会务接
待，以满足紧急需求为原则。
（2）人员要求：女性、身高 1.65m以上，年龄22-30岁之间；大专及以上学历，具
备酒店管理、旅游管理、空中乘务等方面的知识，掌握接待服务礼仪及形体礼仪知识，了解会议服务流程，具备较强的听、说能力，能够进行简单的英语对话。（3）素质要求：
具有良好的服务意识及服务精神；
具备良好的沟通理解能力，反应敏捷，突发事件应变能力较强； ? 工作积极主动，责任心强；
心态平和，亲和力好，言谈得体，有上进心。（4）会务接待专员工作职责：
a) 客户接待环境的保障； b) 会议区域管理； c) 规范化会议服务；
d) 现场接待指引； e) 现场活动支撑。（5）会务接待专员工作内容：
a) 研究所会务接待总接口，负责前期的需求确认，判断是否接待，接待的类型；
b) 根据确认的接待需求，以天为单位排班接待支撑资源（依据时间排班，如果客户非常重要，可适度调整）；
c) 负责每次会议接待的公共支撑，包括：接待电子流、园区路线指引、讲解、拍照、鲜花、横幅、茶歇等； d) 做好日常接待用品的登记及管理； e) 做好日常公共接待资源环境看护；
f) 做好日常接待统计分发，每月输出接待总结月报；
g) 整合周边资源，如周边各餐饮店、鲜花店、礼品店、水果店、酒店、礼仪公司等；
h) 研究所大型活动支撑及礼宾礼仪服务的统筹、报价。
（5）保密要求：按**信息安全规定，严守客户信息、公司机构、部门分布及人
员通讯信息，签署保密协议。
（6）考评要求：需求部门评价结果作为对方服务质量评价主要依据，同时参考
现场抽检及月度考核结果。
（7）薪酬要求：参考业界标准，为保证服务质量，所有薪酬实际发放与合同要
求保持一致，暂按专员薪酬标准（7314.3元/月/人）结算。
2、人员安排：
说明：
（1）本着勤俭、精简、高效的会议原则，原则上按照会议级别判断承接服务类别，进行人员安排，因特殊需要，可按实际情况根据需求方申请承接；（2）物业承担会议接待的“软件”服务，其他会议用品均由需求方承担，详见费用承担部分。
六、费用承担与结算： 1、费用承担原则：
（1）武研所承担的费用包括：茶具、茶、咖啡、纸巾、消毒液等日常用品费用；（2）每次会议的具体费用由会议需求方负责，具体包括： a）资料、文具费用； b）文化礼品费用；
c）鲜花、横幅、茶歇、果盘等会务费用； d）就餐、车辆等费用。
（3）上述费用原则上由甲方承担，若有特殊情况需要物业提供的，由会议需求
部门负责人以纸面形式提出，会务专员负责询价、报价，首选与**有协议的供应商，待需求部门负责人签字确认后方可购买，开具发票，与**
公司月结。 2、费用结算：
（1）会务接待专员从到岗之日起计算，与其他人员薪酬支付方式相同，按月结
算；
（2）临时抽调人员按会议时间，20元/小时进行补贴，每月凭《会议服务登记
表》与需求电子流对应结算；
（3）对于会议中临时产生的费用，实报实销，按月结算。附件：
05会议登记表.xlsx
篇二：日常管理及会务服务方案
日常管理及会务服务方案
第一节管理服务流程
我们的服务提倡“以人为本”的人性化服务，以高素质的内部管理机制延伸出服务的专业、快捷、高效、一流，简化服务工作的过程，每一位员工处处以“您所想到的，我们将为您做好；您未想到的，我们将您做到。”为服务宗旨服务流程图：
第二节会务服务
我司服务XX办公大楼已有多年，而XX办公楼与XX 物业公司所管理的一些政府部门如：XX在会务服务方式及管理标准等方面都存在许多共同点。本公司将凭借资源优势和已积累的丰富而成熟的服务经验，遵循“服务以人为本”的理念，使XX局办公大楼的会务服务体现出高水准的接待能力、服务水平。
以下为我公司针对XX局办公大楼的特点，制订的切实可行的会务服务方案： 1、服务中心专设会议接待员为贵单位提供会议接待服务。
2、服务中心接到XX局办公室秘书组、各处室电话、传真或书面会务通知后，根据会务的要求通知会议接待员提前做好会务接待准备工作（根据会议人数的多少摆放台签、桌椅、茶水、烟灰缸、餐巾纸等）。
3、根据会议要求代做各式条幅、欢迎水牌、告示牌、会议会标等，并提前悬挂、摆放到指定位置。
4、配置音响师，严格遵守音响设备操作规程，认真做好日常维护保养工作；会议使用音响时，确保麦克风音量的适中。协助X局信息中心调试、使用视频会议设备。
5、根据会议要求，开设会议专梯，设专人开梯，运送与会人员直达会议室。
6、根据召开会议的性质或难易程度，
物业服务中心将事先与XX局后勤服务中心、办公室取得联系，尽可能了解会议的意图性质，为会议的召开准备提供相对应的会务服务方式，以保证会议的顺利进行。
7、遇重要会议时，物业服务中心将提前与XX局办公室秘书组联系，详细了解会议意图，根据召开会议的性质，会议前召开物业服务中心会议，为会议的召开准备相应的会务服务方式如停车安排、电梯控制、座次牌摆放等，以保证会议的顺利进行。会议前，保洁员提前做好会议室卫生工作；会议结束后，保洁员及时将会场打扫干净，保持会议室的整洁卫生。会议过程如有保洁需要，服务中心将安排专职保洁人员负责会议的卫生服务。
8、会议过程接待员定时添加茶水（保密会议除外）。
9、会议结束后，物业服务中心组织召开会议，对会议接待中成功的和不足之处进行全面总结，为以后的会议接待积累经验。
10、当遇重大会议时，我们将利用公司人力支援共享的优势在其他服务中心加派人手进行会议期间车辆疏导及安全防范工作。同时在保洁方面我们除了做好会前、会后保洁工作外，在开会时将多加安排专人（会议接待管理员）在会场外以防需要。另外针对会议期间人员流动频繁
的特点，在卫生间及公共区域安排保洁员进行专职保洁，使这些区域保持清洁的环境。
11、会议接待员严格遵守保密制度，对会议中提及的各项内容不外泄、不宣扬。会务方案可根据贵单位实际情况进行调整。
第三节物品运送服务
根据贵局的要求，在日常的工作当中会涉及桶装水、物品运送的服务，对此，就我公司对办公大楼的实际管理经验，我们将在以下方面予以操作：
一、送水服务
办公大楼内设置有桶装水饮水机，针对此种配置，我服务中心拟先对各办公室进行专项意见调查，将对需求的办公室，进行详细登记，登记内容包括：房号、水品种
、所需水桶大小量等信息。服务中心办公室将根据此类信息适时安排人员进行操作。
设立送水电话，若哪个办公室需要，可即时通知物业办公室，报房间号，大桶或小桶矿泉水，再由服务中心通知秩序维护领班送水上楼，并装入饮水机，装完好应在送水记录本上签名登记并标明换水时间。
每个季度按实际送水量做出统计表，注明每个月大、小桶矿泉水共多少桶、单价、总金额后开具发票，交由区国税局服务中心报帐。
我服务中心定期核查各办公室的送水时间，对于超过15天尚未饮用完的桶装水，在征求所在办公室工作人员的同意后，及时更换旧水，以确保桶装水不因长期无人饮用后细菌在内繁殖，避免造成饮水后身体不适。
为体现人性化周到服务,XX在一楼大厅里专设了1台免费饮用的桶装水饮水机。针对此，我服务中心工作人员每天加强巡视，不间断及时换上饮用水，保证正常供水，也体现了我公司员工热情细致的服务风格。
我服务中心还要对楼内所有桶装水饮水机进行定期消毒清洗，并在饮水机身明显处粘贴消毒记录卡，注明本次消毒时间，下次消毒时间，操作人员等，物业服务中心登记备档，保证办公大楼工作人员的饮水卫生安全。
三、搬送、运送文件、办公用品
由需搬运的科室、办公室、城区局通知区局机关服务中心，由区局机关服务中心与物业办公室联系协调。如数量较少的由我物业中心派工作人员搬运，如大批量搬运如整车发票、大型大量办公桌椅等，我物业中心将协助联系
搬家公司请专业搬运人员搬运，搬家公司收取的费用由贵局另行支付。
篇三：会议服务方案
一、接待时间：XX年12月X日—X月X日
二、接待地点：
接送机地点：机场
下榻酒店：XX大酒店（海湖新区索菲特大酒店，胜利宾馆，青
海宾馆等）
会议地点：XX大酒店会议厅（索菲特酒店会议厅，胜利宾馆会
议厅，青海宾馆会议厅等）
三、接待对象：嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员：总负责：
接待办：
跨部门接待小组：相关领导，行政组，宣传组，
保卫组
五、接待前期准备工作：
1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间
2．食宿安排，提前预定
3．迎接车辆安排
4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）
5. 相关接待人员，负责相关接待工作
六、机场接待
机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况
持“热烈欢迎XX贵宾”牌，（80×180cm以下易拉宝）在机场口等
候，接到嘉宾后负责引导至接待处。接待组由此将客人集中带出乘车。
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，
确定房间住宿安排。
2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录
组安排摄像拍照。
3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房
服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐（早餐、中餐、晚餐）
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员
进行相关服务。
2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒
服务。
九、会议前的筹备工作
1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2．会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎
和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加
庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放
纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一 .
3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
1．欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵
宾莅临我公司进行技术交流”
2.会场整理及布置 1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场
整齐有序，空气清新 2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮
料，擦洗干净，摆放美观、统一，香烟可交于陪同人员级别最高者
代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。
3．领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座（可根据到场嘉
宾提前设置姓名指示座位牌）。
十一、技术交流座谈
1．企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT）
2．技术交流（技术人员PPT讲解，互动）
3. 会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定，并设定休息
品尝甜点区）
4. 拍照、摄像（依重要程度，进行拍照留档）
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好
摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉
宾送回入住酒店。
报价方案一：（索菲特大酒店）人数50人
1、场地费用：16000元（包含：全天场地费、会议用品等）
2、会议前一天晚餐：一桌XX元（包含烟酒）
3、第一天中午自助餐：198/每人 50人×198=9900元
4、第一天晚上聚餐：4000元/每桌（含烟酒可根据客户要求而定） 10人/每桌共五桌 4000×5=XX0元
5、民族歌舞表演：10000元（共10个节目时间为：2小时）
6、休闲娱乐：百爱量贩KTV（共三个中包）
1500×3=4500 元（包含烟酒茶水小吃等）
7、第一天晚上住宿：每间500元共10人入住10间
500×10=5000元
8、第二天上午：高尔夫球场娱乐活动
9、人数20人150元/每人
150×20=3000元
10、车辆使用费用：1）7座豪华商务车使用3天每天1000元
2）豪华大巴车使用一天3000元
1）+2）=3×1000+3000=6000元
11、商务礼品
1、高档礼品1） 1800元×20人=36000元
礼品 2） 700元×20人=14000元
礼品3）1000元×10人=10000元
2、中低档礼品1） 1200元×20人=24000元
礼品 2） 300元×20人= 6000元
礼品3） 500元×10人=5000元
12、其他费用：5000元（会场横幅、易拉宝、会场LED屏、会场茶、甜点、
水果等等）
13、会展服务费用：30000元（包含人工成本、税金等）
总费用：1、费用合计171400元（商务礼品使用高端档次）。
2、费用合计146400元（商务礼品使用中低档）。
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