采购合同管理的目的

采购合同管理的目的

　　篇一：采购合同管理制度

　　采购合同管理制度

　　篇二：采购合同管理规范

　　采购合同管理规范

　　一、采购合同管理总则 1. 原则：合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。

　　签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。

　　目的：为了规范采购合同的管理，严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，保证交易的可靠有效，降低采购风险，最大限度维护企业利益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。特制定本管理制度。

　　2. 适用范围：本采购合同管理规范适用于公司采购部全体人员。

　　3. 职责：

　　1) 负责制定购销合同、代销合同统一文本。

　　2) 依法签订、变更、解除本部门合同；

　　3) 严格审查本部门所签订的合同；

　　4) 协助法务部对采购合同的纠纷处理；

　　5) 负责采购合同的档案管理；

　　6) 负责本制度的监督执行。

　　4. 保守商业秘密：管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。

　　二、采购合同的审批

　　1. 采购部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。

　　2. 公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。

　　3. 公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。

　　4. 公司副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。

　　5. 公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。 6. 公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。

　　三、采购合同的签订

　　（一）采购合同的主体

　　订立采购合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。

　　签订采购合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

　　合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。 签订合同必须遵守国家的法律、法规及有相关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。

　　（二）采购合同的形式

　　“书面形式”是指合同书、补充协议除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正

　　式的合同书形式。

　　（三）采购合同的内容

　　1. 公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制

　　等管理事项。

　　2. 采购合同的编写程序。

　　1) 选择供应商。必须是公司认可合格供应商。

　　2) 进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购商品的价格、数

　　量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。

　　3) 拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法律顾

　　问审核及总经理\分管副总进行审批。

　　4) 拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理\分管副总的

　　意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

　　3. 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。

　　1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

　　2) 采购物品的单价、总价。

　　3) 采购物品的数量与规格型号。

　　4) 采购物品的品质和技术要求。

　　5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。

　　6) 采购物品的验收标准和方式。

　　7) 付款方式和期限。

　　8) 售后服务和其他优惠条件。

　　9) 违约责任和解决争议的方法。

　　4. 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

　　四、执行采购合同

　　为了保证采购合同的正常执行，采购人员需要跟踪采购合同的执行情况，并恰当处理在采购合同执行中出现的供应、需求和缓冲余量等问题。

　　1. 合同执行前跟踪：

　　制定采购合同后，采购人员需要了解供应商是否接受合同和及时签订等情况。

　　由于时间的变化，供应商可能会提出改变物资价格、质量和交期等合同条款的要求。此时，采购人员应充分与供应商沟通，确认可选择的供应商是否接受订单。如果供应商不能接受订单，则需要选择其他供应商。

　　2. 合同执行过程跟踪：

　　采购合同的签订后，采购人员应全力跟踪合同的执行过程，其注意事项如下：

　　1) 严密跟踪：严密跟踪供应商准备物资的过程，发现问题及时反馈。需要中途变更的

　　要约要及时解决，不得耽误供应的时间。

　　2) 及时响应生产需求：如生产需要紧急，要求物资立即到货，采购人员应与供应商协

　　调保证需求物资的及时供应。

　　3) 控制物资验收环节：物资达到规定的交货地点，并按照所下订单对到货的物资、批

　　量、单价及总金额等进行确认，存档记录后办理付款手续。

　　4) 严格控制库存：控制库存水平，既不能缺货，又要保持最低的库存水平。库存水平

　　应与采购环境和生产计划准确性有关。

　　3. 合同执行后跟踪

　　按照合同约定支付的条款向供应商付款后，需要采购人员对采购合同进行后续跟踪。

　　主要以供应商收到本次订单的货款为主。如果供应商未收到货款，采购人员需要督促财务部按照流程规定执行付款，保证企业地良好信誉。

　　五、采购合同履行

　　1. 合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用

　　原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

　　2. 在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全

　　面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。

　　六、采购合同变更

　　严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在采购合同履行中出现下列情况之一，采购人员应照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

　　1. 由于不可抗力致使合同不能履行的。

　　2. 采购合同的标的物数量、品质、价格、以及交货的日期、地点、方式和结算方式。

　　3. 对方存在合同约定期限内没有执行合同所规定的义务。

　　4. 由于情况变更，致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行，但会导致重大损失。

　　5. 其他合同约定或法律和法规规定的情形。

　　七、处理采购合同纠纷

　　采购合同在执行过程中，采购双方会因彼此的权利和义务等问题产生合同纠纷，引起合同争议。因此采购人员必须有预见冲突发生的能力，在合同纠纷发生时及时采取有效的解决措施。双方在签订合同时就争议、违约、索赔和纠纷解决等内容明确的规定，这些内容主要反映在采购合同的违约责任条款中。

　　1. 区分违约责任

　　采购合同发生纠纷时，采购双方应根据早餐损失的原因和事实，按合同规定承担相应的责任。一般情况下，供应方违反采购合同时的违约原因及主要责任如下：

　　1) 违约原因：

　　A. 供应方不按合同规定的交货期交货；

　　B. 所交货的品种、质量和数量等不符合合同规定；

　　C. 提供的货运单与合同规定的不符。

　　2) 主要责任：

　　A. 物资不符合合同规定，或未按时规定日期交货，应偿付违约金或赔偿金；

　　B. 物资未能运到规定地点，造成逾期交货，应偿付逾期交货违约金。

　　2. 合同中的索赔条款

　　1) 异议索赔条款：

　　异议索赔条款适用于品质和数量方面的索赔，索赔金额根据实际的损害程度确定。企业在制定采购合同异议索赔条款时，要根据采购标的物的特点明确索赔依据、索赔期间、索赔办法及索赔金额等内容。

　　2) 罚金条款：

　　罚金又称“违约金”，适用于供应方延期交货或采购方延迟接货等情况的赔偿。罚金金额是合同预先约定的赔偿金额，其数额由延误时间的长短而定。罚金条款主要规定当一方未履行或者未完全履行合同时，应向对方支付的罚金。

　　3. 合同纠纷处理方式

　　双方在发生合同争议时，争议的解决方式主要包括采供双方协商解决、第三方调解解决、仲裁机构仲裁解决、以及司法机关组织的诉讼解决。大多数纠纷通过双方协商或

　　调解解决，当互让不起作用时仲裁解决与诉讼解决也是最重要的解决方法。 附则

　　1. 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

　　2. 本制度自总经理\分管副总办公会议审议后执行。

　　篇三：采购合同管理办法

　　采购合同管理办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为规范华东电力试验研究院采购合同的管理，依据《中

　　华人民共和国合同法》、《国家电力公司合同管理办法》及相关规章制度，结合本院的实际情况，特制定本办法。

　　第二条 本办法所称采购合同是指本院经华东电有限公司授

　　权与国内外其他平等民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

　　第三条 根据合同管理制度规定，管理责任部门是采购合同管理

　　的归口管理部门，项目申请部门是采购活动的执行部门。

　　第四条 本院的采购合同分为物资采购合同和服务采购合同二

　　大类。物资采购包括设备和材料的采购，服务采购指项目中的外包。

　　第五条 采购合同技术协议部分由项目申请部门负责确认、商务

　　部分采用审核会签办法。

　　第六条 符合我院招标条件的，应严格按上级公司和我院有关招

　　标的规定执行。其他采购采用招标、货比三家、直接采购的方式。对于列入效能监察的项目，按《院行政监察办法》执行。50万元以上采购项目，审计与法务专职列席商务谈判。

　　第七条 本院各专业部门和管理部门不得以部门的名义对外签

　　订采购合同。

　　第二章 采购申请

　　第八条 采购申请应已列入项目计划和费用预算。计划外项目按

　　相应的责职权限审批后，方可提出采购申请。

　　第九条 采购合同原则上不允许超过已批准的预算，如遇超过预

　　算采购合同的情况，需按原审批程序办理追加预算的审批手续。

　　第十条 采购申请在院MIS上办理。

　　第十一条 计划内5万元以上及特种设备的采购，申请部门应进

　　行调研，提交“询价/货比三家”报告（见内部站——办事指南——工作表格）。计划外采购申请或涉及科技项目的采购申请，必须提交“设备采购申请报告”（见内部站——办事指南——工作表格）涉及劳动保护用品采购申请的，按《劳动保护管理办法》的规定执行。

　　第十二条 采购应在“合格供货方目录”中选择，对未列入“合

　　格供货方目录”的，计划部应根据《采购控制程序》要求组织对供方进行评价。

　　第十三条 对供方的评价方式可采取以下三种：

　　（一）书面调查：采购申请部门向供方发送供方调查表；

　　（二）现场调查：管理责任部门会同或指派有关人员到供方处进 行现场调查；

　　（三）第二方审核：管理责任部门可以委托其他权威部门对供方 进行审核。

　　第十四条 对生产试验设备的供方评价

　　（一）对生产试验设备中间商评价应包括：

　　经年检合格的营业执照、与实际相符的经营范围、签约代表的有

　　效法定代表身份证明或授权委托书、代销生产试验设备的授权证明等。

　　（二）对生产试验设备制造商评价应包括：

　　质量管理体系的状况、满足合同要求的产品质量标准、质量信誉、资信、市场状况、对国产计量器具的供方一般应取得国家有关部门授权或CMC证书、通过类似产品的历史比较和对其他使用者的调查了解。

　　第十五条 对外包服务供方的评价，一般应包括下列内容：

　　质量管理体系的状况、服务能力及相应资质、仪器设备及人员情

　　况、完成同类项目的情况。

　　第十六条 管理责任部门负责保管5万元人民币及以上采购合

　　同供方的评价档案。采购申请部门负责保管5万元人民币以下设备采购合同供方评价的档案。

　　第十七条 服务供方评价档案由管理责任部门负责保管。

　　第三章 采购合同准备

　　第十八条 由管理责任部门组织对采购申请进行评审，根据权限

　　由分管领导确认。

　　第十九条 管理责任部门将评审意见通知采购申请部门，并根据

　　需要，提出签订相关协议的要求（包括技术协议）。技术协议见（见内部站——办事指南——工作表格）。

　　第二十条 采购除即时结清外，一律采用书面合同形式。凡国家

　　或行业有示范文本的，应当优先选用，但可对涉及权利义务关系的条款加以适应性修改。

　　采购合同语言应严谨、简练、准确。采购合同中的术语、特有词

　　汇、重要概念应设专款解释。采购合同中涉及的数字、日期，需明确是否包含本数。

　　第二十一条 采购合同条款应包括以下内容：

　　（一）采购合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名和职务、代理人姓名和职务、联系方式；

　　（二）签约目的和依据；

　　（三）标的；

　　（四）数量和质量，包括检验标准和方式；

　　（五）价款或酬金及结算、支付方式；

　　（六）履行的地点、期限和方式；

　　（七）争议解决的方式；

　　（八）违约责任；

　　（九）变更或解除的条件；

　　（十）根据法律或采购合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

　　（十一）采购合同生效的时间和条件。

　　（十二）签约的地点、日期；

　　（十三）签约各方开户银行及账号；

　　（十四）签约各方公章或采购合同专用章；

　　（十五）签约各法定代表人或委托代理人签章。

　　第二十二条 当事人协商一致的修改、补充采购合同的文书、信

　　件、数据电文、图表等是采购合同的组成部分。

　　第四章 合同的审核

　　第二十三条 采购合同审核时，应填写“经济合同签证审计单”。若有采购申请报告、报价清单、询价/货比三家报告、概预算清单的，应一并提供。

　　第二十四条 管理责任部门对采购合同审核的内容包括：

　　（一） 技术性：

　　1、技术依据的真实、可靠；

　　2、技术措施完备、先进；

　　3、技术标准和技术参数科学、真实。

　　（二）可行性：

　　1、属于本院生产、经营和建设需要；

　　2、预期的经济效益或社会效益分析具有真实性；

　　3、项目预算范围内，项目实施计划具有可操作性。

　　（三）计划性：

　　1、符合已批准列项的项目范围与条件；

　　2、在已批准的项目预算范围内。

　　（四）安全性：

　　安全生产、工程施工措施的落实情况。

　　（五）本院管理部门认为必须审核的其他内容。

　　第二十五条 财务部对采购合同审核的内容包括：

　　符合预算安排、 计算方式正确、 财务附件真实和齐备、需审核

　　的其他内容。

　　第二十六条 院长工作部对20万元以上采购合同条款法律符合

　　性和法律风险进行审核。

　　第二十七条 采购合同审计内容按审计制度执行。

　　第二十八条 审核部门认为必要时，可要求申请部门提供与合同

　　有关的补充证明材料。

　　第二十九条 审核部门在审核时，如发现合同条款有遗漏和不妥

　　之处，应在审核意见中提出修改意见。需要退回的，应连同全部合同文本退回合同经办人。

　　合同经办人修改之后应重新提交有关部门重新审核。

　　第三十条 合同审核部门对合同进行审核后应在合同审核单上提

　　出书面审核意见，并由审核人和审核部门负责人签字。

　　第五章 采购合同的签订

　　第三十一条 院长或委托代理人根据管理责任部门的审核意见，决定是否签约。决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字；决定不予签约时，应以书面形式明示意见。

　　第三十二条 院长授权委托代理人签订采购合同时，须签署授权

　　委托书。

　　第三十三条 代理人应在授权委托的范围内签订采购合同，并不

　　得转委托。

　　第三十四条 采购合同审批权限：

　　（一）5万元以下（含5万元），由管理责任部门负责人审批；

　　（二）5万元以上，20万元以下（含20万元），由分管领导审批； （三）20万元以上，由院长审批。

　　第三十五条 采购合同签订后，己方至少保留采购合同正本2

　　份，副本1份以上。正本交财务部门作付款依据；1份正本及相关报　　

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