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物资采购管理办法

时间：22-10-21 网友

物资采购管理办法

第一章总则

第一条为加强物资采购管理，规范采购流程，降低采购成本,提高采购质量，制订本办法。

第二条本办法中的“物资"包括原材料、辅料、备品备件、生产用机器设备、实验检测用设备及仪器、低值易耗品、劳保用品、办公设备、办公耗材、办公用品、库存商品等.

第二章部门分工及职责

第三条公司由分管物资采购的领导全面负责公司物资采购管理工作.主要职责如下：

1、负责制定完善公司物资采购管理制度； 2、负责组织相关领导和部门确定采购方案，并报总经理审批； 3、监督指导相关部门实施采购方案； 4、组织相关部门进行采购物资的验收； 5、监督检查各部门实物管理和帐务管理。

第四条采购分工如下：

1、综合管理部负责办公设备、办公用品、劳保用品的采购；

2、市场营销部负责原材料、库存商品、代采购原材料的采购；

3、生产管理部负责生产用机器设备、辅助材料、备品备件等物资的

采购；

4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购。各部门的职责如下:

1、采集、汇总、编制以及报批物资采购计划；

2、市场调研或者谈判，初步确定供货商及采购价格,编制采购方案报分管领导审核。

3、协助分管领导实施采购方案；

4、参预采购物资的验收入库工作；

5、办理预付款、物资采购结算及付款等相关手续;

6、负责本部门采购物资的实物管理和帐务管理。

第三章采购计划管理

第五条计划编制部门按照“谁使用、谁计划"的原则确定，具体分工如下：

1、综合管理部负责编制办公设备、办公用品、劳保用品的采购计划；

2、市场营销部负责编制原材料、库存商品、代采购原材料的采购计划;

3、生产管理部负责编制生产用机器设备、原材料、辅助材料、备品备件等物资的采购计划；

4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购计划。第六条计划编制时间

1、按月度编制，每月 25 日前编制次月的采购计划；

2、非计划性的暂时采购,编制暂时计划。

第七条计划内容

采购计划应列明采购物资的名称、规格型号、数量、估计价格、质量技术要求、交货日期、用途、创造商或者经销商等相关信息。

第八条计划审核审批

1、原材料、库存商品、代采购原材料、生产用机器设备、实验检测用设备仪器、劳保用品、日常办公设备等物资采购计划由部门负责人及部门分管领导审核,总经理审批。

总经理是否授权采购分管领导审批?

2、日常办公用品，生产用辅助材料、备品备件、物料消耗品，实验用试剂及物料消耗等物资采购计划由本部门负责人审核，部门分管领导审批.

第四章采购组织管理

第九条确定采购方案

审批后的采购计划 ,由分管采购的副总经理组织相关部门进行市场调研和谈判,初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报分管领导审核或者审批.编制采购方案应遵循以下基本原则：

1、采购价格应以市场价格为指导;

2、通过比质、比价，确定供货商及采购价格；

3、大宗物资采购时要组织多部门及人员联合谈判.

第十条签订采购合同及履约

1、公司根据《合同法》等法律法规要求，制定符合公司实际情况的 “物资采购合同模板”(附件一)，规范公司采购合同文本的管理.

2、有以下情形之一的,必须与供货商签订采购合同：

(1)须预付货款的物资采购；

(2)有特殊质量和技术要求的物资采购;

(3)有到货期限要求的物资采购；

(4)有特殊售后服务要求的物资采购，如技术培训、技术指导和咨询；安装调式；配件保障等；

(5)其他存在交易风险或者不确定事项的物资采购.

3、采购合同必须经过部门负责人、财务资产部、采购分管领导审核, 部门分管领导审批后(附件二) ,方可盖章生效.合同生效后采购部门方可履约.

4、各采购部门负责合同履约。包括发货,运输,到货，争议的处理，退货,补货，结算，付款，履约评价等.

5、合同文本的管理

(1)由公司留存的采购合同必须按公司《合同编号规则》 (附件三) 进行编号，并登记合同台帐，存档管理。

(2)合同执行完毕后，由采购部门对本合同履约情况进行书面总结评价,并将《合同履约情况评价表》 (附件四)与对应合同一起存档。

(3)采购合同按年进行清理、汇编成册,交综合管理部存档.

第十一条物资验收入库

1、物资到货后,分管采购的副总经理组织相关部门，对照采购计划或者采购方案或者采购合同进行逐项验收，如需出具检验报告单的，由采购部门通知生产管理部即时进行抽样检测并出具报告 ,各项验收合格并确认无误后由库管办理入库手续,填制《物资采购验收单》，库管、采购、检测员签字确认.

2、代采购物资到货后,由采购部门代表公司书面委托收货人，按上

述要求进行验收，并将签认后的《物资采购验收单》索回公司。

3、外购贸易商品、委托加工产品直接到达用户指定地点的采购物资，销售人员负责提请用户验收并出具“收货凭据”，库管依据“收货凭据" 同时办理出入库手续,填写《出库单》或者《入库单》。

4、检验不合格的物资不得办理入库。

第五章采购结算管理

第十二条发票管理

采购物资时，经办人必须索取增值税专用发票,并对发票的真实性和合法性负责。特殊情况不能取得增值税专用发票的，事前请示财务部门的分管领导。

第十三条结算付款管理 1、预付货款必须有合同约定，否则财务资产部不得支出预付款;

2、无论是现款采购还是赊购,一律实行“先对账结算，再付款”。

3、结算时，由采购部门采集、整理相关结算凭据，填写《物资采购结算单》，经部门负责人、分管领导、总经理审核签字,送财务部门进行帐务处理。

4、办理采购结算时，《物资采购结算单》必须附有以下资料:

(1)经审批的物资采购计划；

(2)经审批的物资采购方案;

(3) 盖章生效的采购合同 (本办法规定可不签订采购合同的除外)；

(4)真实、合法、有效的发票(及货物清单)或者收据；

(5)完整的审核签字的《物资采购结算单》和《入库单》；

(6)财务部门或者公司领导要求的其他资料。

5、付款时，由采购部门填写《付款审批单》，经部门负责人、分管领导审核签字，总经理审批后,送财务资产部进行帐务处理后付款。

第六章采购台账管理

第十四条采购部门设专人负责物资采购工作，建立健全物资采购台账,并即时登记台帐。物资采购台账包括物资采购流水账及采购付款明细账等。

第十五条采购部门应定期与供货商核对供货、结算及付款情况，编写并签认备忘录。

第十六条采购部门应每月 7 日前与财务部门核对上月账务。

第十七条采购部门应按月对采购情况进行总结和分析。

第七章罚则

第十八条不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。

第十九条经审批的采购方案 ,负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，如不能如期完成应及时向分管领导说明原因,否则由经办人承担相应责任。

第二十条未经比价或者谈判即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的,价格高出部份由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或者未认真进行比价而导致采购价格明显过高，经查实后采购人员承担相应损失.

第二十一条验收相关人员必须对所有到达的采购物资，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现质量不合格时，必须及时报告采购部门(必要时直接报告总经理)处理。严禁不合格的采购物资入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的,赋予相应的经济处罚和行政处分.

第二十二条库管对采购物资的入库数量负责。若发现数量不符时，应当及时报告采购部门，同时妥善保管该批采购物资等待处理。因库管个人原因,造成入库数量短缺、超计划采购的,赋予相应的经济处罚.

第二十三条财务资产部必须认真履行审核监督责任 ,对审核把关不严、不及时向公司领导汇报有关事情真象，并造成经济损失的，赋予相应的经济处罚和行政处分。

第八章附则

第二十四条其他管理制度中与本办法不相符的,以本办法为准。

第二十五条本办法由采购分管领导负责修订和解释。

第二十六条本办法自 2022 年 1 月 1 日起执行。

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附件一：

物资采购合同

合同编号：按附件三编号

供方：

需方：

根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国产品质量法》及相关法律法规，本着平等互利、等价有偿的原则，经双方商议一致,订立本合同。

一、货物名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额

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word/media/image7.pngword/media/image8.png二、质量要求： (按国家标准和行业标准)执行，供方必须对产品的质量负责,提供据以验收的必要技术资料。

三、包装要求:

word/media/image9.pngword/media/image10.png1、包装须适合 (汽车或者火车运输)要求，能适应气候的变化，能防护正常装卸、潮湿、雨淋、腐蚀、震动和冷冻,并符合技术附件中的规定。

2、包装标准：

[ ]包装执行标准。

[ √ ]复合三合一包装(外牛皮纸、中间编织袋、内衬塑料薄膜)，公斤/袋。

[ ]普通编织袋包装公斤/袋.

[ ]坚固的纸箱包装。

[ ]桶装：全新铁包装桶， 200 公斤/桶。

3、包装费用承担:包装及相关费用由供方承担。包装物不回收。

word/media/image11.pngword/media/image12.png4、供方将对由于包装不当导致货物毁损、缺失和由此产生的费用以及因此给买方带来的全部损失负责，包括直接经济损失和合理的可预期利益损失.

word/media/image13.pngword/media/image14.png四、交货地点及运输方式: (供方运至需方要求的交货地点)，到需方收货前所发生的运输费、保险费及装卸费等费用由供方承担.

word/media/image15.pngword/media/image16.pngword/media/image17.pngword/media/image18.png五、交货期限及违约责任： (发货及交货日期)前到(需方要求的交货地点)。在合同执行期间如果供方延迟交货，则每 7 天(日历天数)罚迟交货款值的 0。5% (不满 7 天按 7 天算) ,但最高不能超过合同总金额的 5％。如果乙方延迟 3 周仍不能交货，需方有权终止合同，同时供方退换需方所有货款,而供方仍要向需方按时支付上述罚金.

word/media/image19.pngword/media/image20.png六、验收标准、方法及提出异议期限： (产品名称及标准号)验收，货到需方二十日内对供方产品质量提出异议，若存在问题，供方负责换货或者退货.

七、随机备品,配件工具数量及供应方法: (附产品标准，检验报告及合格证等).

八、结算方式:

word/media/image21.pngword/media/image22.png.

九、违约责任:按《中华人民共和国合同法》有关条款执行.

十、解决纠纷方式:双方商议解决。如商议不成，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

十一、其他约定事项：

1、word/media/image23.png。

2、word/media/image23.png。

十二、合同生效：

1、本合同正本一式两份,双方各持一份，传真件有效。

2、本合同有效期限自年月日起至年月日止.