企业采购部采购合同管理办法
1.目的
为规范公司经济合同的管理，控制合同风险。
2.范围
适用于公司采购部与供应商签订的各类商务合同。
3.管理要求
3.1、合同条款基本要求：
⑴.各部门合同应有统一合同编号、编号办法。
⑵.应明确：履行地点、履行方式、到货时间、付款期限及方式、违约责任、物资名称、发票种类、验收标准等。
3.2、合同条款特殊要求：
⑴.供方签订框架采购合同的，在框架采购合同约定的有效期内（一般不长于一年），可以采用传真件形式向供方发出要约，但在框架采购合同中对纠纷的解决方式和地点应约定为：泰安市仲裁委。
⑵.合同签订地点一般为：山东泰安，特殊情况下签订地点不在山东泰安的，制造部由生产副总批准，其他部门由总经理批准。
⑶.标的物所有权应在我公司验收合格后转为我公司。
⑷.采购物资必须开具增值税专用发票。
⑸.供方对所提供货物的商标及所使用的专利均为按法律规定取得，违反此约定而产生的纠纷我公司不负任何责任。（此项适用于胶类、电子产品、油漆等涉及配方、外观等受专利保护的物资。）
⑹.签订合同必须使用合同专用章（仅限于合同专用章2）。
⑺.合同生效期限必须注明“自签字之日起，一周内供需双方无异议后方可生效”。
⑻.合同内容更改无效。
3.3、合同违约处理
⑴.合同在供方不履行、不适当履行、迟延履行、拒绝履行即构成违约。
⑵.违约处理可按：同意利用，降低货物价格；交付替代货物；拒收或退货；赔付全额货款及误工误时费用；双方协商合同无效；领导认可的其他处理方式等。
3.4、合同审批权限
⑴.制造部采购合同审批权限：
★合同额≤5万元：供应员、采购部主任签字。
★5万元＜合同额≤10万元：供应员、采购部主任、制造部主任签字。
★10万元＜合同额≤20万元：供应员、采购部主任、制造部主任、副总签字。
★合同额＞20万元：供应员、采购部主任、制造部主任、副总、总经理或董事长签字。
⑵.其他部门采购合同审批权限签订参照3.4.1执行。
⑶.合同签字完成后，由合同章保管人员根据以上合同额的审批权限进行审核，符合要求的给予盖章。
4、供方档案、质量考核、供应员交接等要求：
4.1、供应商档案管理
⑴.采购部门应设专人负责外协物资对账工作，每月28日前对账资料进行整理存档。
⑵.公司各采购部设供方管理员（兼职），供方管理员负责与供方有关的公司生产物资资料的存档和管理，具体工作内容如下:
★框架协议（供方盖红章确认）、质量保证协议（供方盖红章确认）、进货物资管理规定、漏气费用考核制度；
★督促供方质量考核员按月收集整理供方质量问题，主管供应员按月发至供方，整理存档供方盖章回传质量整改报告；
★质量费用落实书面资料存档；
★合同章的管理；
★按月负责采购订单的存档；
★负责采购档案的管理，确保以上资料齐全；
★按月对外协物资对账。
4.2、质量考核：
⑴.采购部应设专人负责供方质量考核，每月28日前对质检部提供的各供应商的质量问题电子版表格整理分类，由各主管供应员负责发至供方，要求供方在3个工作日内书面回复其整改报告，主管供应员收到报告后3个工作日内传递至公司质量主管部门，并对报告复印件交供方管理员存档。
⑵.质量扣款
★在商务合同或质量保证协议中应明确规定出现质量问题按照责任事故考核管理规定进行考核。
★公司内发生的金额≤300元的质量扣款，由主管供应员以书面的文件将当月质量问题及质量扣款传至供方，要求供方在3个工作日内确认，回传后按照财务规定办理。并将复印件交供方管理员存档。
★公司内发生的质量扣款＞300元的质量扣款或售后服务质量问题费用落实，主管供应员以特快专递的形式寄给供方，并保留特快专递发送或接受联。要求供方在七个工作日内盖红章寄回，并按上条规定办理。如果供方不回寄，主管供应员应将特快专递发送或接收联交至供方管理员存档。
4.3、供应工作的要求
⑴.零部件的入库单必须在2个月内挂账。未挂账的入库单应由供应员自行保管，严禁交与供方相关人员。
⑵.多个供应员同时与一个供方有业务联系的，指定一个负责人，负责与供方进行正常挂账、异常业务协调处理。
⑶.没有新的业务往来但我公司还欠对方货款的供方，由采购负责人负责协调处理遗留业务或异常问题。在与供应商、外协户进行正常业务往来期间，不允许出具任何书面形式的欠款证明。
⑷.当供应员调至其他岗位时，要与新供应员进行业务交接，必须完成以下几点要求并经双方及采购负责人签字确认后视为交接完成。
★与供方对账，确定双方的账目准确一致。如挂账金额、未挂账发票、未开发票的入库单等；
★尚未完全履行的订单、尚未入库的实物、尚未退货的不合格品；
★尚未履约的质量索赔。
⑸.供应员应在每年1月31日前与负责供方将上年账目对清。
⑹.采购合同要按长期保管文件类存档。
⑺.公司供方管理员每年2月28日前将公司各部门物资采购合同收集存档。
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