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桂林城建档案馆

时间：23-10-02 网友

城建档案的整理及库房的管理

一、城建档案的整理：

城建档案的整理统一执行中华人民共和国建设部批准的《建设工程文件归档整理规范》和《城市建设档案分类大纲》的标准。

1、城建档案的分类：

城建档案分类的目的：是为了进行城建档案实体的分类、整理、排架和组织馆藏，力求反映城建档案的专业特点，即适用于现有档案的实际需要，也为今后档案种类的增加和内容的发展留有扩充的余地，便于今后档案更好的利用。

《桂林市城建档案分类大纲》的编制是以建办档1993（103）号建设部办公厅文件《城市建设档案分类大纲》（修订稿）为依据结合我市实际情况来制定的，共分为18个大类，102个属类，分别是：

A综合类：（5个属类）

B城市勘测类（6个属类）

C城市规划类（6个属类）

D城市建设管理类（5个属类）

E市政工程类（6个属类）

F公共设施类（6个属类）

G交通运输工程类（4个属类）

H工业建筑类（11个属类）

I民用建筑类（8个属类）

J名胜古迹、园林绿化类（7个属类）

K环境保护类（4个属类）

L城市建设科学研究类（4个属类）

M县(村)镇建设类（3个属类）

N人防军事工程类（2个属类）

O水利防灾类（3个属类）

P工程设计类（8个属类）

Q地下管线类（9个属类）

R声像类（5个属类）

所有档案以卷为单位，一卷一号，文字资料以1.5CM为一卷，图纸以3CM为一卷。档号由大类号、属类号、项目号、工程号、案卷号构成。

大类号用英文字母表示，属类号、小类号、项目号、工程号、案卷号用阿拉伯数字表示，属类超过10个同位类目时，按计算机的管理模式采用10进制，项目号、工程号、案卷号之间用短横“－” 分隔。

例如：民用建筑类住宅第3252个工程项目第二个工程第一卷的档号为： I0100 -003253 -002 -001

↓ ↓ ↓ ↓ ↓

大类号属类号项目号工程号案卷号

建设档案的分类原则：遵循城市建设相对独立活动的完整职能范围，统一标准进行分类，既保持档案自然形成的形成规律础，又符合今后档案利用的习惯，要有广泛的适用性和包容性，便于保存、检索和利用。

建设档案的分类方式：

（1）按建设工程项目分类；

（2）按专业性质分类；

（3）按地域及区域分类；

（4）按用途及权属分类；

（5）按工程建设程序分类；

（6 ）按载体类型及记录方式分类。

建设工程档案分类的结构：

（1）、单项工程的分类：一级类目是基建档案的种类，二级类目是单项工程。适用于小型建设项目；

（2）、单位工程的分类：一级类目是基建档案的种类，二级类目是单项工程，三级类目是单位工程。适用于中型建设项目；

（3）、形成阶段分类：一级类目是基建档案的种类，二级类目是形成阶段，三级类目是单项工程，四级类目是单位工程。适用于大型建设项目。

2、建设工程档案的整理装订：

整理装订的内容和质量包括：

（1）裱糊：将卷内不规则的或较薄的文件托裱成A4纸的幅面，同时修补破损的文件；（

（2）将资料中金属物、透明胶等不符合规定物质剔除；

（3）按规定打页码（见《规范》第九页）：卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；

页号编写的位置和方法：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸统一在右下角；成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可以代替卷内目录，不必重新编写页码；案卷的封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（4）制定卷内目录（见《规范》第九页）；

（5）案卷的装订：文字材料卷必须采用线绳三孔左侧装订成册，案卷边线裁剪平整，留出1 mm作为装订线，即有文字材料又有图纸的案卷也要装订，将图纸按顺序编号页码后平放在装订好的文字材料之后，独立成册的图纸不装订，按规定裁剪平整后以风琴的方式并折叠成A4（297mm×210mm）幅面装盒。

（5）给案卷做封面、装盒、做脊背、排架、著录标引（计算机管理的）（见《规范》第11页）

3、档案的排架方法：

柜架的排放最大限度的利用库房的面积，便于档案的搬运和取放，所有的柜架统一编号，从左至右编号，每个柜架的排和格也从左至右、从上至下编号，档案的排列上架顺序与计算机管理系统一致，可采用的方式：第一、分类不分柜，一侓按时间的先后次序方式；第二、对于永久保存的或绝密级的文件档案实行单独排架，设专柜管理；第三、按专业性质分类分柜排架。

存放地址号：如果是密集架，一般包括库号、列号、柜号、层号；

如果是文件柜，一般包括库号、柜号、层号。

档案的存放根据载体材料和类型土地采用不同的方法：

1. 底图的存放：

按分类大纲分类后，用牛皮纸的特制底图袋整理号后，按顺序平放在多层的底图柜内，做到不撕、不折、不受挤压、尽量减少磨损；

2. 蓝图和文字材料档案的存放：

蓝图是城建档案中数量较多的，和文字材料档案一样组成保管单位，系统排列后按分类存放在密集架内。

二、城建档案的查询与利用：

（一）城建档案查询与利用的方式：

第一：到本馆利用城建档案的人员, 须提供相关证件∶

利用本单位的工程档案，须持单位证明或城建档案移交书；利用外单位的工程档案，须出示该单位的证明；

个人利用住房档案，须提交本人的产权证和身份证原件，如查阅他人房产的档案，须提交产权人的委托书(签名及加盖手印)、房产证及身份证；

国家机关工作人员因公需要利用城建档案的，要出示单位证明，说明利用的目的，经馆领导审核批准；

因城市建设改造，需要利用有关项目档案的，须提交单位介绍信和工作证，经馆领导批准；

因诉讼活动需要利用档案的，须提交单位介绍信、工作证、身份证明和法院的立案证明；

港、澳、台同胞和华侨利用城建档案，须经相关单位介绍，向建设行政主管部门提出申请，经批准后方可查阅。

第二．城建档案查询与利用的注意事项：

档案的查阅须在本馆阅档室进行，利用档案过程中严禁丢失、损毁、圈点、勾划、注记、涂改、抽页、拍摄和伪造档案。

需复制档案文件时，由本馆工作人员统一办理。

机密以上等级的档案不得复制，要摘录文件内容时，须经馆领导批准。

利用本人捐赠、寄存的城建档案，免收查询费。

（二）、档案查询与利用的检索：

建立城建档案信息检索系统，是城建档案资源的必要工具，是建立城建科技咨询交流中心，发展信息产业的必要条件，又是提高城建档案工作水平的重要途径，是揭示城建档案馆藏情况的重要手段，能正确处理好“藏”与“用”的关系，城建档案日常的收集、鉴定、统计、利用、编研等业务工作都离不开检索。

1、城建档案检索工具编制的要求：

第一、能够做到灵活、全面、准确和迅速：

检索工具能够从多种途径进行检索，能根据利用者的需要，在著录时，有关城建档案的信息尽可能的多一些、深一些，针对性强一些，以便在检索时提高准确率，从而提高查档的速度，尽快的检索到所需要的档案信息。

第二、做到使用方便、实用性强：

这是衡量城建档案检索工具的标准之一，检索工具合理化不仅频率高而且范围广，项目设置实用、文字简介、结构合理、易于掌握，任何工作人员只要掌握了一定的方法就能使用，非常方便。

2、城建档案检索的工具：

为了高效的做好利用工作，有手工检索和计算机检索两种方式，这两种方式都有总目录、分类目录、专题目录。

手工检索目录是按照《城市建设档案分类大纲》的分类，装订成册的检索工具，具有编排紧凑、性能稳定、整齐、实用、便于阅读、便于携带和交流等好处。

计读检索目录主要是利用计算机技术进行档案管理的特殊形式，是将城建档案的著录条目信息按分类大纲编制输入计算机，以特定的形式存储在计算机中成为可读性目录，可以编制成所需要的各种目录显示在屏幕上，分为总目录和分类目录，可以打印成册按不同的要求组织成其他目录。

3、城建档案检索的方式：

可以从工程名称，工程地点，工程的建设单位、设计单位、勘察单位、监理单位、定点文号及施工竣工时间等信息条件来查询。

第三、城建档案利用程序：

出示合法证明→如实填写《档案查阅登记表》→检索、调档→阅览→复制、摘录、盖章→工作人员填写《档案利用效果登记表》

三、城建档案的库房管理：

库房是档案集中统一保管的重要基地，它的建筑与设备为档案保护提供了最基本的物资条件，是档案保护技术的一项重要内容。

1、库房的建筑要求：

档案库应集中布置，自成一区。各个库应有独立的出入口，不宜采用串通或套间布置方式，其他用房之间的联系也不应穿越库区。库区的平面布局应简单紧凑，尽量减少外墙面积。库区入口处应设缓冲间、其面积应不小于6平方米，库区内比库区外楼地面应高出20毫米，防止溢水流入库区。库房的净高不应低于2.40米。当有梁和通风管道时，其局部净高不应低于2.20米。门应做保温门，窗应做双层窗；库房内设空调、去湿机和自动报警灭火消防系统，

库房设施要做到“三铁”（铁门、铁窗、铁柜）,

通风要求是：甲级档案馆设计可采用空调或局部空调；乙级档案馆设计可采用采暖、机械通风、自然通风或局部空调；丙级档案馆设计可采用采暖、机械通风或自然通风。

库房内的防鼠：门与地面的缝隙不大于5毫米，鼠患严重地区宜采用金属门或下缘包铁皮的木门

库房的照明：宜选用乳白色灯罩的白炽灯。

库房的消防：档案库应作为一个单独的防火分区，库区与其他部分的隔墙均应为防火墙，采用耐火极限不少于4小时的非燃烧体。其他内部隔墙采用耐火极限不少于2小时的非燃烧体。防火门宽度应不小于1米。应设火灾自动报警装置，乙、丙级档案馆为高层建筑时，按有关专业规范的要求设计，库区外可设置水消防系统。库区及档案业务和技术用房内应设气体灭火装置或其他灭火装置，并应设于明显的位置。档案库严禁用明火采暖，装具宜采用难燃烧材料制作。

档案库宜分为大、中、小库，其比例根据使用性质和需要确定，使用面积一般规模为：大库　201～300平方米
　　中库　101～200平方米
　　小库　100平方米以下

　主通道净宽不小于1米，两行装具间净宽不小于0.8米，装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6米，　装具背面与墙的间隔不小于0.08米，主道宽1.4M，柜与柜之间0.9M，柜架端部与墙之间的走道净宽0.6M

　　各类装具的档案存贮定额的计算指标：

　　五节档案柜每平方米（使用面积）不小于2.70米或180卷。

　　双面档案架每平方米（使用面积）不小于3.0米或220卷。

　　密集架每平方米（使用面积）不小于7.20米或480卷。

室内应设计摆放裁纸刀、压力机及装订机的位置，每工作人员使用面积应不少于8平方米。

2、档案装具的选择：

档案装具是保存城建档案的基本设备，档案的装具可分为档案柜、档案架和档案箱，无论是何种装具均为金属结构（优点是坚固、防火、防潮、防光、防虫），组合在一起，一般高为2米。宽为1.5米中间的隔层为0.4米。

3、库房档案的保管：

规定有专业人员负责管理，建立档案库房技术管理制定，坚持“以防为主、防治结合”的方针，库房每天的温度控制在14-24℃，不超过±2℃，相对湿度应控制在45－60％，不超过±5％；

防护内容包括：防火、防盗等防光、防火、防盗、防潮、防热、防鼠、防虫、防有害气体与灰尘的要求。