会议策划与实施合同

合同编号：__________

甲方（委托方）：

乙方（受托方）：

一、会议主题、目的和规模

1.1 会议主题：__________

1.2 会议目的：__________

1.3 会议规模：__________

二、乙方的义务和责任

2.1 乙方负责会议的整体策划，包括会议主题、议程设置、场地

选择、活动安排等，并按照甲方的要求提交策划方案，甲方有权对方

案提出修改意见，乙方应根据甲方的意见进行调整。

2.2 乙方负责会议的实施，包括现场布置、设备设施的安排、参

会人员的接待、活动流程的控制等，确保会议的顺利进行。

2.3 乙方应确保会议的内容和形式符合甲方的要求，对于会议中

出现的任何问题，乙方应立即进行处理，确保会议的质量和效果。

2.4 乙方应按照甲方的要求，对会议进行全面的宣传和推广，包

括会议海报、宣传册、邀请函等的设计和发放，同时负责会议的网络

宣传和社交媒体推广。

三、甲方的义务和责任

3.1 甲方应向乙方提供会议的基本信息，包括会议主题、目的、

规模、参会人员等，以便乙方进行会议的策划和实施。

3.2 甲方应对乙方提交的策划方案进行审核，并提出修改意见，

甲方应尽快回复乙方，以便乙方及时进行调整。

3.3 甲方应按照乙方的要求，提供会议所需的场地、设备、设施

等，并保证其正常使用。

3.4 甲方应对参会人员进行必要的沟通和协调，确保会议的顺利

进行。

四、会议费用

4.1 乙方向甲方提供的会议策划方案，甲方应按照约定的费用向

乙方支付策划费，具体金额和支付方式见附件。

4.2 乙方在会议实施过程中产生的费用，包括但不限于场地租赁

费、设备租赁费、人员费用等，由甲方承担。具体费用根据实际情况

另行协商确定。

五、会议的变更和取消

5.1 除非双方另有约定，甲方应在会议开始前至少30 天通知乙方

变更或取消会议，否则甲方应按照约定向乙方支付违约金，违约金的

具体金额双方另行约定。

5.2 如果由于不可抗力等原因导致会议无法进行，甲方有权取消

会议，双方应尽快进行协商，根据实际情况确定违约金或其他赔偿事

项。

六、保密条款

6.1 双方在合同执行过程中可能涉及到对方的商业秘密、个人隐

私等敏感信息，双方应对这些信息予以保密，未经对方同意，不得向

第三方披露。

6.2 保密期限自合同签订之日起算，至合同终止或履行完毕之日

止。

七、争议解决

7.1 双方在履行合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；

协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。

八、其他约定

8.1 本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙

双方各执一份。

8.2 本合同未尽事宜，双方可另行协商补充。

甲方（盖章）：__________ 乙方（盖章）：

__________

代表（签名）：__________ 代表（签名）：

__________

签订日期：__________ 签订日期：

__________

一、附件列表：

1. 会议策划方案

2. 场地租赁合同

3. 设备租赁合同

4. 人员服务合同

5. 宣传推广方案

6. 会议费用预算表

7. 违约金计算公式

8. 会议变更或取消通知书

二、违约行为及认定：

1. 甲方未按约定时间提供会议基本信息，导致乙方无法按时提交

策划方案。

2. 甲方对乙方提交的策划方案提出不合理修改意见，导致乙方无

法按时完成策划。

3. 甲方未按约定提供会议所需的场地、设备、设施等，导致会议

无法顺利进行。

4. 甲方未按约定支付策划费及会议相关费用。

5. 乙方未按约定时间提交策划方案，或策划方案不符合甲方要求

。

6. 乙方未按约定实施会议，导致会议无法顺利进行。

7. 乙方未按约定进行会议宣传和推广。

三、法律名词及解释：

1. 合同法：是指调整合同双方权利义务关系的法律法规。

2. 不可抗力：是指无法预见、无法避免且无法克服的客观情况，

如自然灾害、社会事件等。

3. 商业秘密：是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，

具有实用性并经权利人采取保密措施的信息。

4. 违约金：是指当一方不履行合同义务时，按照约定向对方支付

的赔偿金。

5. 会议策划与实施合同：是指甲方委托乙方进行会议的整体策划

和实施，乙方按照甲方要求提供相应的服务。

四、执行中遇到的问题及解决办法：

1. 会议信息提供不及时：甲方应尽量提前提供会议信息，如果无

法按时提供，应及时与乙方沟通，协商延期。

2. 会议费用支付问题：甲方应按照约定时间支付相关费用，如有

疑问，可与乙方进行协商。

3. 会议策划方案调整：甲方如对乙方提交的策划方案有修改意见

，应尽量提供具体、合理的修改内容，乙方根据甲方意见进行调整。

4. 会议场地、设备、设施提供问题：甲方应提前与场地、设备提

供方沟通，确保会议顺利进行。

5. 不可抗力事件：遇到不可抗力事件导致会议无法进行时，双方

应尽快进行协商，根据实际情况确定违约金或其他赔偿事项。

五、所有应用场景：

1. 企业年会

2. 产品发布会

3. 行业论坛

4. 培训研讨会

5. 庆典活动

6. 展览展示

7. 商务洽谈

8. 学术交流