会议流程及服务标准
一、会前准备
1、办公室人员收到会议通知，第一需问清楚会议服务
要求，尔后将详尽安排转告会务工作人员，由会务工作人员
准备会议前工作，认识与会人员的相关资料，并做好会务登
记，保持优异的信息沟通，促进会议的顺利进行。
2、确定会议的出席人数，依照与会人员情况及会议规
格合时调整会议场所，并对会场的各项设施进行认真检查。
3、草拟会议议程，经上级领导赞成后发散所有与会人
员。会议议程是会议内容的大体安排，议程中应涵盖主题、
时间、地址，参加人员及议题安排等详尽事项，开会从前要
将会议议程传达给与会人员。
4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以
下几点：
（一）仪容仪表（ 1）着装一致整齐，不穿拖鞋、响钉
鞋。（ 2）款待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要
求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。 （ 3）坐站姿势规范端
庄，不翘腿。
（二）语言（ 1）语调平易平易，音量适中，一般话规
范。（ 2）语言文明礼貌， 合时运用 “您好”、“您请用”、“请”、“感谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。 （ 3）对服务对象主动打招呼，不不认为意，不粗言粗语，不大声喧华。
（三）态度（ 1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬
有礼。（ 2）微笑服务，态度诚意、热情、周密。 （ 3）工作差
错失误及时纠正并当面道歉道歉。 （ 4）讲解问题有礼有节。
（四）纪律（ 1）会议服务前不吃异味食品。 （2）不在
会议期间使用电话。 （ 3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳
鼻。（ 4）严格遵守职业道德。
5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话
等形式通知与会人员会议的时间、地址及其他详尽注意事
项。
6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会
议期间的演讲稿件和电子演示文档需要一致规范，并测试投
影仪等电子设施可否能正常使用。
7、会场款待的水果及饮品采买要在前一天准备好，并
依照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束
后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并
依照公司款待估量的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水
也应提前预约。
8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打
印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适
当，清楚易识。 纸张裁剪规格为 8.5*15.11cm, 并使用两面三
角名牌架摆放。
9、会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会
议的情况下， 更要安排稳定。 座椅的数量应按出席人数摆放，
并多预留两到四位。
10、会务工作人员进行会场部署： （ 1）检查会议室卫生
情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等） ，保证会议室整齐及会议用品的干净。依照与会人员的人数摆
放好演讲台、桌椅、横幅（会标） 、桌牌、花草、签到桌、指示牌、 果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。
（2）采用拉线的方式，保证桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，其他会议桌上也可订做鲜花花束，但要掌握好尺寸，不能过大
过高，花卉颜色可视会议主题而定。 （ 3）依照会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、讲话人、领导人讲话序次、
其他会议物品以及可否需要音乐、可否需要投影仪等，及时
检查保证所需物品的齐全，做好会议前的准备工作。 （4）依照讲话人地址摆放话筒，并调试（话筒地址的高低、收效及
接口等），保证话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，保证正常播放；如需要投影仪，则依照会议本质需要确定投影仪、幕布的摆放地址，由工作人员进行调试。准备并调试
好备用话筒， 以备会议过程中话筒突发情况， 及时更换。（ 5）
会议所需的备品要按以下要求摆放：座位的正前方摆放座次
牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右侧转 45 度），凑近水杯地址摆放消毒湿巾（也可不备） ，左手前方可放置水果或
瓶装纯净水（以防领导不饮茶水） ，正中放置笔录本、会议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件，文件右侧则摆放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整齐划一，不能过于拥挤、纷乱。详尽细节：①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子
的右侧扶手， 摆放成一条直线， 茶杯盖上的花竖与杯把垂直，茶杯上的标志一致对准客人，摆放一致。②杯垫、玻璃杯：
拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧，杯垫上两个花瓣的夹
角对准客人，与茶杯的距离约为 1CM，手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上，切勿用手指举杯壁，杯底的花纹要以竖条纹对准客人。③矿泉水：摆放时，拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧，与其旁边的玻璃杯一指之隔，汉字标志一面对准客人。④毛巾托：毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间的正前方约 2CM处。⑤笔录本、会议资料等文件：对齐桌子外沿，对准椅子正中。⑥笔：放在笔录本、会议资料的右侧，注意笔的标志向上方放置。
11、会议开始前一个小时要准备好充足热水，会议进行
中注意向来保持倒水的壶满，以备及时的加水。
12、准备工作的检查会务工作人员应提前一个小时进
入会场，检查会场整体收效，保证各项准备工作到位，在所
有物品摆放达成后分别检查桌子两侧的茶杯、玻璃杯、矿泉
水可否在一条直线上（如不在一条直线上做合适的调整） ，
同时检查所有物品可否吻合摆放要求（如不吻合的依照摆放
标准摆好）。打开电子设施，打开照明灯及通道门，做好引
导工作。如需使用空调，应提前半小时开启。
13、准备工作达成后会场外应设有与会人员签各处，签
各处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外
部人员，可视详尽需求摆设“请赐名片”名牌于签各处。然
后，会前 15 分钟站在会议室门口两侧，双手自然交叠在腹
前，面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门
2米处主动拉门让其进入，同时依照不同样的身份和年龄使用敬语问候（如清早好、下午好等文明用语） 。
二、会议过程中
1、会议开始后工作人员迅速斟倒茶水，若是需要毛巾，工作人员应先备毛巾（上毛巾的时候注意用夹子，不能够用手
直接拿），再斟倒茶水。首次倒茶后应在 15 分钟左右再次续水，今后每隔 15 分钟或 20 分钟续一次水，如客人杯中有茶
水应征询客人建议，并礼貌地小声对客人说： “对不起，请问需要加水吗？”或做个手势，待客人赞成时方可进行。可
依照本质情况（领导杯中水的水量）来灵便掌握倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后慢慢倒水后放回茶杯，所有行为应在客人右手方达成。平时会议室内严禁吸烟，如特别情况需摆放烟缸，烟缸
内烟头不得高出三支应及时更换，会场中均使用托盘服务。
2、工作人员在音控室时随时注意音响监听，发现问题
及时查找问题所在，并迅速解决。 （及时检查话筒、调音台、
功放机、协调器、音响等设施的连接情况） 。
3、依照会议议程，及时关注下一位讲话人的话筒开关
及地址，如遇到话筒突然失态，应迅速更换备用话筒。
4、会议中要注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助
时，及时上前咨询。
5、若是会议过程中使用国歌、国际歌，播放过程中所
有工作人员要站立行凝视礼，严禁任意走动。
6、在会议过程中，遇到参会人员有特其他要求，应尽
量恩赐解决，如不能够及时解决，请其稍等，尔后马上向上一
级报告，并赶忙恩赐答复。
7、会议中间休息时，工作人员要赶忙整搭理场，补充
和更换各种用品。
8、在会议进行中，工作人员不同样意任意进出会场，要
保持并保持会场序次，使会议能够在沉寂的环境中顺利进
行。
三、会议结束阶段
1、会议结束时，工作人员应及时打开通道门，站立两
侧，礼貌相送，微笑点头，并说“慢走、再见” 。
2、会后及时做好会场清理工作。检查会场内有无与会
人员遗留的物品，若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时
归还。
3、会后严格做好保密工作，工作人员应不咨询、讨论、
外传会议内容，不带没关人员进入会议室。
4、如单位外面与会人员有参观单位环境的意愿，在不
影响单位正常办公的情况下，工作人员应做好指引和陪同工
作。
5、配合拍摄人员工作，并组织与会人员在指定地址进
行合影纪念。如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店工作
人员确定出席时间，并通知与会人员及做好陪同和款待工
作。
6、组织会场的后期整理和干净工作。与会人员所用茶
杯、毛巾等物品洗刷干净， 分别消毒， 桌椅擦净并摆放整齐，
以备下次会议时使用，地板、地毯清理干净。 （如会议室超
过两天没有使用，需及时的检查会议用品的干净、桌椅的整
洁，保证会议室随时能够使用） 。
7、关闭所有电器设施，话筒、空调等，带好会议室钥
匙进行安全检查后走开会场。 （会议室注意随手锁门，杜绝
无人门开着的现象） 。
四、会后服务总结
每次会议服务结束后，办公室工作人员要对会议全程的
讲话内容、照片、影像等资料进行采集和整理，以备单位以
后纪念或是宣传时用。同时，针对每次会议出现的问题及情
况撰写书面资料，以例会的形式进行内部讨论，总结每次会
议服务过程中的优点及不足，不断进行修正和改进。
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