保密管理制度
总则
为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度;
管理职责
人力资源部为公司保密工作的职能管理部门,负责集团公司保密工作的监督、检查,并负责对全体员工进行保密教育;
各部门具体负责本部门保密工作的监督、检查,对本部门员工进行保密教育;
各岗位人员负责保守本岗位涉及的公司秘密;
公司所有员工都有保守公司秘密的义务,不得对外泄露公司生产技术、设备、工艺、经营、管理情况和相关数据;
秘密的界定
秘密的含义
公司秘密是涉及公司的权利和利益,依照特定程序确定并采取保密措施,在一定时间内只限一定范围内人员知悉的事项;
密级的划分
根据秘密的重要程度,公司秘密的密级分为“1级”、“2级”、“3级”三级;“1级”属绝密,是最重要的公司秘密；“2级”属机密,是重要的公司秘密；“3级”属秘密,是一般的公司秘密;
各级秘密包含的事项具体见附件一;
保密事项的管理
文档类事项的保密
专人、专用带锁橱柜保存,钥匙由专人保管;长时间离开办公桌及离开办公室时,须将桌面的保密资料放入带锁的抽屉或橱柜;
拟文部门负责确定发放或传阅范围,收发、传递和外出携带,由指定人员负责,并采取必要的安全保密措施,不得发放无关人员,要控制文件的行踪,并定期清查,防止丢失和错漏;
严格按批准的份数打印,不得擅自多印多留,复印件、草稿视同原件管理,复印、打印过程的废纸应及时销毁;
凡借阅、复印或外出工作需携带保密资料的,须经部门负责人审批后办理;
外来人员浏览公司内部文件时,要立即进行有礼貌地制止;
生产单位试验新技术或进行其他实验时,联系部门必须与供应商签订保密协议,对试验的过程进行严格保密,并保管好试验的有关文件;
计算机网络信息类事项的保密
共享、复制、传输计算机网络信息类事项,须经各部门负责人审批后办理;
属1级保密文件的电子稿必须设定密码,密码位数不低于6位,不得泄露密码;
外来人员未经各部级部门负责人允许不得使用公司电脑,在允许使用的情况下,要设专人对其操作行为进行现场监督;
软件使用者在申请用户名的当日内更改密码,不得泄露;根据权限操作,不得借用、盗用他人账号,权限增加、变更须经公司常务副总审批;
不得将公司文件上传到外部网站、论坛、博客、邮箱、网盘等存储介质;
现场类事项的保密
属于公司密级的设备的保存、维修、销毁以及产品的研制、生产,须采取必要的保密措施;
生产车间的保密
生产车间内成立保密工作小组,车间主任任组长,副主任任副组长,技术员、各班班长为成员;具体负责本车间保密工作的监督与检查,组织对员工进行保密教育,提高员工保密意识,落实保密责任,明确保密职责;
生产车间工艺文件须车间主任、副主任、技术员和班长传递、管理;参与人员须严守秘密,不得扩大知晓范围;
生产车间的车间主任、副主任、技术员、班长和原材辅料采购人员要对所用原材辅料的名称、价格、生产厂家、供应商等有关信息进行保密,进入车间的原材辅料,仓库管理人员须在卸货后1小时内将原材辅料的原标识替换成我公司指定的标识;
出入车间的管理
非本车间的公司员工允许正常出入的和在规定时间参加公司在车间内组织的统一会议人员除外出入其它车间,须车间主任批准;
外来人员出入特殊车间必须经副总经理批准;
外来人员进入车间不允许拍照、摄像包括用手机,下同,否则必须经总经理批准;
外来人员联系接待部门要提前通知需出入部门负责人,车间接到通知后,要对需保密的事项采取措施,做到信息、数据不外泄;
外来参观人员要安排专人带领,需按参观路线行进,不得随意变更路线,对随意改变路线和走到离设备1米以内的客人,带领人员、车间主任及本岗位操作工要礼貌地加以制止;
销售客户原则上仅限于由专人带领参观生产车间那些位置,若需参观其它部位,须另外注明;
外来供应商或送卸货人员不准进入生产车间;其中到车间卸货的相关人员,车间必须指定专人管理,只允许在规定时间、规定卸货区内活动各车间要明确标识卸货区;
外来施工人员出入车间时,必须由联系部门负责对出入人员进行确认,并与车间负责人进行接洽,明确工作所需时间,由车间指定相关岗位工作人员进行监督;严禁非施工人员混入车间;
各生产车间门口的管理
生产车间离门口最近岗位的当班中国员工为控制人员进出的责任人,由生产车间落实到相关人员的岗位责任制中;
对不按规定进入车间要强行制止;
生产车间门口处,由车间标志出界线;
文印室的保密
各单位的公司档案由办公室负责管理;
进入含有档案办公室的人员,不得随便翻阅档案室的文件;对作废的文件须当场进行销毁;私人资料,未经文印管理部门负责人允许严禁在公司打印、复印;
需打印复印的文件资料,档案室必须做好登记,登记内容包括文件资料名称、打印复印日期、份数、打印复印部门人签字;文件打印完毕后,文件打印人员负责将电子版取消共享;
文印人员必须按领导批准的份数打印公司文件,不得随意增减份数;
具有属于公司秘密内容的会议和其他活动
选择具备保密条件的会议场所;
根据工作需要,限定参加会议人员的范围;
依照保密规定使用会议设备和管理会议文件;
确定会议内容是否传达及传达范围;
其它
对来访、参观客人须按预定计划接待,不得扩大交流、参观范围,关键设备谢绝参观;
在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经分管副总经理审核,总经理批准;
不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;
公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,要立即采取补救措施并及时报告综合办公室；综合办公室接到报告后,要立即做出处理;
考核
出现下列情况之一者,按中国员工和当地员工区别罚款100-5000元或1000-3000比尔并给予一定的行政处罚;
泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的；
已泄露公司秘密但采取补救措施的;
出现下列情况之一的,予以解除劳动合同并承担造成的损失;
故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的；
违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
利用职权强制他人违反保密规定的;
检举、报告、制止泄密行为者,经公司核查属实的,奖励检举者 200-5000元或500-3000比尔;
若发生泄密后,未查清泄密者的,泄密内容属生产或营销或管理类别的,此类岗位的全体涉密岗位人员负主要责任;
未按规定出入车间,每次罚责任部门人50-500元或500-2000比尔;车间内相关岗位责任人未严格管理非正常出入车间的人员,视情节程度每次罚50-500元或200-3000比尔;
外来人员随意到工作地点以外的地方,带领人员以及车间人员未及时制止,每次各罚款50-500元;
本制度自2018年4月起开始执行,由综合负责解释;
附件一：各级秘密分类明细表
事项
秘级
文档类
计算机网络信息类
现场类
1级
制度、规定、考核办法；方案类文件；财务报表；技术文件、工艺文件；公司章程；重大会议文件；工资类文件；政商文件、特殊人员聘用合同；试验及检测资料
公司网上银行密码；1级文档类电子版
药业、建材生产车间及试验室
2级
会议纪要；工作安排；计划、总结类文件；销售合同、采购合同、建筑或安装合同等合同
公司内部开发的应用软件程序、2级文档类电子版
其它车间
3级
下发的除1级、2级规定以外的所有文件
公司各邮箱的密码；3级文档类电子版
原料场、成品库、各部门办公室
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