国内十所高校跨校区分馆建设情况调查分析
陶新权;孙青;高雪青;杨晓光
【摘 要】采用问卷调查法,从分校区的规模和定位、分馆的基础设施建设、文献信息资源建设、服务方式、管理与人员配备等5个方面对国内10所高校跨校区分馆建设情况进行调查研究,总结出可借鉴的经验,为其他面临新校区分馆建设的高校提供决策支持.
【期刊名称】《大学图书馆学报》
【年(卷),期】2011(029)002
【总页数】5页(P22-26)
【关键词】分馆建设;图书馆;调查分析
【作 者】陶新权;孙青;高雪青;杨晓光
【作者单位】北京航空航天大学图书馆,北京,100191;北京航空航天大学图书馆,北京,100191;北京航空航天大学图书馆,北京,100191;北京航空航天大学图书馆,北京,100191
【正文语种】中 文
“总—分馆”的图书馆发展形式源于西方国家,它以有效利用资源、提高服务效益为目的,通过一体化和专业化管理,实现体系内各级图书馆之间的资源共享和服务互动,充分体现了管理机制和运行机制的合理性与适用性[1]。20世纪末,这种模式越来越受到国内图书馆界的关注。
目前,国内图书馆“总—分馆”形式分为三类:一是基于新校区的建设而出现的跨校区图书馆总分馆形式;二是基于院校合并而出现的总分馆形式;三是基于院校内部以院系、学科为特色的馆藏建设而出现的总分馆模式[2]。本文的研究以第一类形式为主,以期对其他面临同样情况的高校图书馆的分馆建设与发展有所助益。
近年来,随着高等教育改革的不断深人,高校通过合并或扩建而形成多校区办学的新模式已经成为我国高等教育发展的趋势。无论是多校合并模式还是建新校区扩大办学规模的模式,高校图书馆都面临着多校区办馆的新局面。目前,我校除了原有校区以外,又在沙河新建了一个校区,形成了两个校区办学的局面。我校两个校区的馆藏文献资源都是全校图书馆文献资源保障体系的重要组成部分,必须有效整合与合理布局,充分发挥馆藏特色和优势,形成高度融合、结构合理、体系完整、布局科学的总—分馆文献资源保障体系,才能适应多校区办学的跨越式发展。然而,分馆建设存在诸多难点,尤其在建设初期,分析这些难点,借鉴其他院校的成功
经验具有十分重要的意义。
1.1 新校区建设带来多馆之间文献分散收藏与重复配置的矛盾
多校区多馆制下图书馆馆藏布局的特点是根据各校区读者的需求情况对文献资源进行分散收藏。其目标是通过文献在各校区的合理分配尽可能使各校区馆藏文献的品种和数量满足本校区读者的需求。但是大学生读者需求的共同性和多样性的同时并存使得这一理想目标在实际工作中实现起来却十分困难[3]。势必带来经费的紧张和库容的压力,这就形成了一校多区体制下图书馆总—分馆文献分散收藏和重复配置的矛盾。
1.2 校区间距离对读者利用文献的障碍
分散收藏和重复配置矛盾的存在客观上要求校区间文献能有效共享,校区间的距离以及来往的方便程度制约了资源共享的效果。多馆模式下,由于馆址分散,馆藏空间分割,读者利用文献资源不便。文献的复本量普遍减少,无法兼顾各校区读者对文献的全部需求;加上多校区读者对象的复杂性以及学科专业的特殊性,也无法保障读者对全部文献的需求[4]。如何采取措施克服或减轻这种因距离而造成的资源共享障碍,是缓解多馆模式下文献分散和重复配置的矛盾的首要问题。
参考2010年1月6日中国校友会网和《21世纪人才报》公布的中国大学排名,我们对第1至50名中设有分校的高校作了分析,选择出12所具有代表性的高校作为本次调研的样本。
采用电子邮件、电话访谈等方式将问卷下发给12所高校的图书馆,问卷12份,回收10份,回收率83%,有效率100%。
收集已有的总分馆制研究文献,归纳整理学者们的研究,确定从分校区规模和定位(4道题)、分馆的基础设施建设(5道题)、文献信息资源建设(6道题)、服务方式(4道题)、管理与人员配备(11道题)等5大方面设计开放式问卷。
调查结果显示,10所高校关于分校区学生层次的定位分为三种类型。第一类,以学生所在年级进行区分,大部分学校是将本科生或本科生部分年级迁往新校区,这类学校有:中国政法大学、北京化工大学、北京理工大学、中央财经大学;第二类,以学科为划分,将部分学院或学科从本科到研究生所有层次的学生整体迁入,这类学校有:西安交通大学、上海交通大学。第三类,上述两种类型兼有,这类学校有:浙江大学、南京航空航天大学。有超过半数的高校将部分国家重点实验室迁入新校区,见表1。
调查结果显示,有7所院校在新校区已拥有独立馆舍,3所院校在新校区设置了临时图书馆,使用教学楼的部分楼层作为图书馆或与学校其他功能部门(如学生服务中心)共同运营。
各高校的新校区办学规模不一,对于图书馆新馆的定位不一,导致各高校的分校区图书馆建设在建筑面积和资金投入上存在比较大的差异。分校区图书馆馆舍面积在1万平方米以上的有6所高校,这些高校的新馆电子阅览室的计算机配备均在100台以上。其中,浙江大学、上海交通大学、南京航空航天大学对新馆的资金投入力度较大,分别为1.5亿元、3亿元和1.13亿元。
从分校区图书馆的部门设备和馆舍内部各个功能区域的划分情况来看,拥有独立馆舍的新馆,一般来说部门设置比较齐全,功能区域划分相对明晰。例如西安交通大学分馆的部门设置和馆舍内部功能划分与总馆一致。大部分高校图书馆在分馆机构方面,均设置了一些常设部门,如流通部。以南京航空航天大学为代表的一些高校图书馆选择将总馆的信息服务、办公室工作等功能延伸到分馆,包括北京理工大学、中国政法大学、浙江大学在内的一些高校选择在分馆单独设置馆办公室或咨询部等。
北京理工大学、浙江大学、上海交通大学还在新校区分馆启用了一些自助服务设备,以提高分校区图书馆的服务效率,以较少的人工服务较多的读者。上海交通大学采用的自助服务设施主要为自助复印设备(复印、打印、扫描一体机);浙江大学在分馆内采用了自助借还仪、自助打印复印扫描、自助超期罚款、自助上机,近期还计划在分馆增添自助取预约书设备,自助服务平台;北京理工大学图书馆在良乡分馆配备了6台自助借还机,运行一段时间的服务数据表明,自助借书的册数已占到总借书量的86%,自助还书量占到了总还书量的63%。这些馆的服务经验充分表明,应用图书自助服务设备能够提高分馆运行的效率。
根据表1和表2中各高校分校学生人数和图书库存量之比可知,生均图书占有量达到标准的有首都经贸大学和西安交通大学,均达到100册以上。
调研中我们发现,绝大多数图书馆均根据分校区的院系、专业设置情况对馆藏图书进行配置,并根据学校的院系调整、专业需求对图书配置进行随时调整。所有高校均通过总馆采编部自采自编,统一编目工作完成后,根据分校区读者的年级、专业调拨图书。而对于时效性较强、采购频率高且周期固定的报刊类文献,大部分高校都选择通过分校所在地邮局或通过小红帽订购,节省运输的人力及物力。
分馆的借阅流通工作和总馆基本没有区别,执行总馆制定的借阅规则。除此之外,受访的高校图书馆中有4所提供向校本部图书馆的委托借阅服务,包括北京科技大学、北京化工大学、北京理工大学和中央财经大学。其中北京化工大学响应读者的委托借阅的时间为1至2天,读者只需要在分馆填写申请单。中央财经大学将委托借阅的时间固定化,约定每周二、五读者可以委托借阅校本部图书馆的图书。部分高校充分利用CALIS馆际互借服务满足读者对图书的请求,如西安交通大学和南京航空航天大学。上海交通大学已实现三个馆之间的通借通还,可由读者在网上查询书目后预约借书。
关于图书调拨和运输,各高校采取了不同的策略,中国政法大学由搬家公司每周一送一次新书;首都经贸大学则由采编部统一编目后由书商送到分馆;北京化工大学有专门的联络员每天坐班车运送图书,量大时有专车运送;北京理工大学每天早晨派专人将学生委托借阅的图书乘班车送到分馆,再把还回的图书带到总馆,其中每周一中午的班车将一周所编目的新书送达分馆;南京航空航天大学每天上午有专车运送两校区通借通还的图书,新书、调拨资料基本靠此途径;西安交通大学则指定专车专人全天调拨、运输。
主校区与各分校区读者均通过校园网共享图书馆所提供的电子资源服务。此外,各校还通过电子阅览室给读者提供上机检索电子资源的条件,并将文献传递、独秀推送等方式作为补充途径。部分高校将读者咨询服务延伸到了分馆,原文传递等常规咨询服务通常通过咨询平台提交,由总馆相关部门工作人员负责解答。
大部分高校图书馆的分馆读者培训工作仍由总馆统一考虑安排和开展,内容有的是各校区完全相同,也有部分学校在各校区的读者培训内容有交叉也有不同,中国政法大学、南京航空航天大学等校都由总馆安排老师前往分馆上课。
各高校分校区新馆的运作流程和管理制度各有特色,总的来说,要依据各校的实际情况而定。其中西安交通大学将整个图书馆的管理格局总结为“技术服务集中、读者服务就近、信息资源统一揭示”。
在分馆的管理和监督方面,各馆均设有一位馆领导专门负责分馆工作,以部门为主,统一管理,定期检查。总、分馆之间人员的分配和调整,基本都是采取统一聘岗的方式。不少高校图书馆的总馆、分馆岗位固定、人员相对固定,中国政法大学图书馆在聘岗初期,将员工住所远近纳入考虑的范围。对在分馆工作的正式编制工作人员,一半以上的高校图书馆对他们发放数目不等的交通补贴、出城补贴等,补贴金额集中在400～800元左右。
另外,中国政法大学、北京科技大学、北京化工大学、中央财经大学、浙江大学、上海交通大学、南京航空航天大学均有学生助理参加到图书借还流通工作中,承担晚上和双休日值班、部分书刊上架等。中国政法大学、中央财经大学图书馆已经进行了部分业务外包的尝试,中国政法大学是把借阅量大的图书(如法律类)的上架、整架工作外包给书尚公司,而中央财经大学图书馆将上架、排架、整架工作中的6个岗位外包给书尚公司,工资2000元/月/人(包括各种保险),由学校提供宿舍。经验表明,选用素质高、业务能力强的外包公司,能够较好地解决分馆在编制紧缺的情况下的用工问题,收到较好的效果。
通过对上述10所高校图书馆跨校区分馆建设的问卷调查,可以得到一些有益的经验和启示,这对我校沙河分馆的建设与发展都大有裨益。
由于分校区建设的进度不一,迁往分校区的学生年级、学科背景存在差异,分馆的规模大小、面向的读者类型都不尽相同,各高校在分馆的文献保障方面积累了不同的经验与方法。但是,从总体来看,“整体规划、合理布局、相对集中、联合保障”的建设思路,为大多数高校所采用。这种建设方法能够以较高的效率使文献资源得到合理化的配置。
同时,做好校区间的图书调拨工作,保证分馆的文献资源建设对读者的需求变化做出最快的响应。一旦由于业务的需要、学生组成结构的调整、学科设置的改变、图书分配不当、读者群借阅倾向发生变化等原因,使原来藏书的布局出现了不合理的现象,应根据流通、阅览工作人员的反馈信息、馆藏结构变化的特点,或通过收集读者的需求,对藏书布局进行及时调整,保持藏书布局的科学化、合理化,便于读者能够用最短的时间、花最小的精力,迅速查找到所需的资料。
从各高校的成功经验来看,在主校区与分校区之间实现图书的最大限度流通,能够体现“以读者为本”的服务理念。建议把“通借通还”作为一项基础性服务措施,实行借阅一体化,在各校区之间文献资源共享中发挥基础性支撑作用,缓解文献分散和重复配置的矛盾,力争在新老校区之间逐步实现“通借通还”。借助OPAC强大的功能,在网上开展预约、续借服务,提供代借代还、文献递服务,免除读者奔波劳累之苦。
另外,资源共享是分馆建设的必然要求。依托校园网,各校区的图书馆使用统一的流通自动化系统以外,还应共享其他数字资源,如自建数据库、期刊文献全文数据库、影音资料等。数字资源的访问不受时间与空间限制,能够弥补校区空间分散造成的使用不便。在条件允许的情况下,一方面,学校应加大财力投入,加强图书馆网络设施及访问终端建设,为读者提供更便捷的服务手段;另一方面,图书馆应逐步增加数字化信息资源的构成比例,以满足多校区读者的文献资源需求,提供更加有效的数字化信息服务。
良好的管理模式有利于文献资源在总馆和分馆之间的合理组织与调配,能够保障借阅的有序性和效率,提升分馆读者服务的质量。在调研中我们发现,各高校中,大部分基于新校区建设而出现的总分馆,采用的管理模式通常为集中统一式,将分馆的人、财、物管理集中到总馆,由专门分管分馆工作的馆长负责,对分馆建设进行指导。这种模式便于总馆对两校区馆的文献资源、技术设备统一管理,对人员和财务进行统一调配,提高了日常工作的效率,并且节约了文献资源以及各种设备采购费用。
同时,为方便读者,各馆流通、阅览等一线部门向分馆派出的人员占了较大的比例。建议在分馆建设过程中,将技术性较强、容易提高工作效率的采访、编目、数字资源开发及计算机系统维护等工作集中于主校区馆,这样能够避免人力、物力的重复投入;而将与读者最为贴近的流通、阅览等一线部门在分馆设立专门的流通(借阅)部,进行独立的管理和运行。
各校在分馆建设过程中,往往遇到人员编制有限、人手不足的问题,部分高校的成功经验也启示我们,一方面考虑将流通服务部分外包,交付给专业的外包公司,能够有效地解决编制紧张的问题;另一方面,积极地引入和采用一些自助型的借还终端设备,也能从一定程度上节省人力,缓解流通工作的压力。
4.4 建立人才激励政策、稳定分馆人员队伍
分馆建设属于开拓性的工作,必然涉及到人员的调配和岗位变化。这就要求进一步健全和完善各种管理制度,总馆要加强对分馆的评估和业务指导,营造总分馆的和谐环境,建立人才激励政策、稳定分馆人员队伍。例如,通过完善岗位聘任制度,建立健全人才激励机制,同时注重人员的在岗培训,提升人员的业务能力,保证总分馆均具有稳定的、高素质的人才队伍。
【相关文献】
1 何立芳.刍议总分馆制在国内图书馆的实现.图书情报工作,2009(7):59-62
2 马龙超.大学图书馆分馆管理模式之思考.情报杂志.2005(2):132-133
3 许旭华,楼碧芬,胡文娟.多校区高校图书馆的文献资源管理模式研究.浙江高校图书情报工作,2007(6):22-25
4 贾宇群,李桂祥,刘东燕.多校区模式下高校图书馆文献资源的布局与管理.情报科学,2009(3):365-368
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