会议接待方案
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一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
（1）悬挂会标、徽记、旗帜登。
（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。
（3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。
（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
（5）摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录，写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。
会议日期：07年元月XX日——07年元月XX日。
会议用房：90标准间
18单人间
2双人套间
共计110间客房，202个床位。
会议代表团、人数及会议室分布
新市区50人2号会议室
徐水县28人1号会议室
清苑县29人3号会议室
望都县14人5号会议室（休息厅）
安国县14人4号会议室
博野县16人6号会议室（王总办公室）
容城县13人7号会议室（健身房球厅）
合计：7个代表团174名代表7个会议室
另有工作人员近60人
以上信息如有变更，由营销部另行发单通知各部门为准。
为圆满接待此次接洽会议，扩大酒店对外良好的宣传影响力、各公司、各部门必须通力配合，全力以赴的组织、安排、落实好会议各项要求。
具体工作：
一、营销部：负责人
1、提供恒通酒店客房区域平面图给大会会务组：每楼层客房分
2、与大会会务组协调确定用房总数，房价结账方式、预付款方式；
3、协调可否接待散客：客房、餐饮；
4、人员出入（员工凭工号牌）、业主凭物业发出入证。
5、确定会议室所需数量，具体人数，提供会议室内及酒店大堂外条幅的具体长度；
6、确定恒通会务组负责人及签单人名单，会议日程安排表的下发；
7、确定会议代表开房用餐形式凭证、通知单、餐券；
8、确认除住宿用餐以外杂费的付费形式（长话、洗涤、赔损等并通知有关部门）；
9、根据通知张贴各驻地门条、姓名的工作；
10、销售人员除追欠账及客户紧急事情以外，均要驻会，由销售部经理统一安排，落实到人、时间、地点，重点：会议室、用餐、各驻地会务组及各职能组的协调，征求意见，及时反馈到有关部门；
11、移动、联通公司的接洽、展台。
12、公关
前厅部：负责人
1、根据会议要求，对计划内用房提前进行预留，避免出现已上报房间当日无法离店现象，做好为宾客的解释及会议室抚慰工作；
2、做好房卡的检查、准备工作（确定是每人一卡，还是每房一卡），根据会议日程录入有效日期，告之客人如何使用；
3、收取代表房卡押金（50元，以个人或代表团形式，开押金收据。在报到高峰期，安排人力并提醒贵重物品的保存；
4、接待散客，必须做好身份证登记工作，安全为主，无证人员严禁入住；
5、前台礼宾人员在重点时间安排双岗，引导客人目的地路线，注重礼节、礼貌、微笑。
客房部：负责人
会议室：
1、根据会议要求，对会议室进行准备，会场桌椅摆放形式，每个会议室预留3把椅子；
2、合理安排人力，会议室准备工作的落实，热水供应、茶叶、烟灰缸、面巾纸、纸、笔、杯的准备；
3、会议时间公共卫生间要专人负责，物品准备充分到位；
4、会标、指示牌的张贴按销售部及大会要求。
客房：
1、对会议用房进寿细致检查；设施设备、家私、电器的运转情况，四巾及布草进行严格筛选，拖鞋要进行消毒；
2、大会代表报到当日，在各有关楼层安排服务人员协助代表开房门；
3、服务中心准备娱乐用品（扑克、麻将、象棋），方便食品及衣
5、对无房卡人员要求开房门，需请其出示会议代表证或联络各驻地代表团会务组；
6、客房消毒间工作的检查，落实消毒档案，日志及消毒知识。
7、六小件卫生许可证。
餐饮部：负责人
1、了解会议用餐具体安排，地点、时间、人数、餐标、蓝星普通啤酒（2F或4F），根据以上做好准备工作；
2、及时与会务组协调当餐具体用餐人数，避免浪费，严格发券制度；
3、保证食品卫生质量，对用餐区域及餐具进行严格消毒，工作人员的健康证检查落实到位；
4、每餐及时了解会议代表对用餐的要求、口味及时与后厨沟通，进行调查；
5、厨房准备保鲜柜，对每餐菜品都要留样封存（根据卫生局要求），保留48小时；
采购部：负责人
对所有会议用食品及原材料要留存检验检疫合格证，无证或过期食品严禁入店。
总经办：
1、各部门参与大会服务工作人员的政审工作。
2、各一线部门工作人员健康证的检查工作。
保安部：负责人
1、外围车辆的指挥、调度，给会议代表预留车位及接送会议代表的巴士的车位。
2、协助驻会公安、武警对出入人员进行检查，员工通道的出入人员也要进行例行检查。
3、加强夜间客房区域，车辆停放区域的巡查工作，重点：可疑人员、物品、气味等，发现可疑情况，及时报告。
物业及网络工程部
1、会议前期，对客房、餐饮部设施的维修、检查工作要及时，对会议期间的维修任务要迅速完成，保证会议代表对酒店接待质量的满意及信任度。
3、上次供水系统消毒。未尽事宜请各部门负责人予以补充。
2022年XX月XX日
公司服务项目：
会议策划、新闻发布会、研讨会、各类培训会议的整体服务；
提供接机、接站服务；
提供大小各型车辆租车服务；
提供出境旅游、代办签证、提供国内旅游及外国游客入境旅游接待；
提供高质量的电视、投影、音响等会议视听设备；
组织、筹划各类宴会、酒会，同时提供不同标准的水果，茶点，饮料等。
手机：
XXXX有限公司：
一、会议日程安排
XX月X日：机场接机，报到，入住酒店
我公司派专车至机场，接来自各地的贵公司参会人员，送至酒店，安排参会人员报到，安排参会人员入住酒店休息。
X月X日～X月X日：会议召开
安排参会人员前往会议场地参加会议，我公司派专人协助会务组做好会议中各方面的协调工作，以及各种突发事件的处理。
X月X日～X月X日：会议旅游考察，结束会议
优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作和离开河南的票务、接送工作。
二、整体会务服务：
1、会议整体策划、设计。
2、全程会议操作、跟踪。
3、会后总结、会后整体安排。
三、服务流程：
（一）会前准备
1、实地考查
会议召开前，我公司派专人陪同考查团实地考查我公司提供推荐的会场、入住的酒店、就餐餐厅、旅游线路。在考查过程中，双方就会议安排方面的细节做进一步的协商，敲定会议最终方案。
2、会场布置会议召开前一周内，贵公司派会务组至河南具体城市，我公司派专人配合会务组与会场提供方就会场布置方面进行具体设计安排，会议召开前
一天将会场按会议要求布置妥当。
3、会议设施
在会议召开前，我公司按照贵公司的要求，就会议所需设施进行
制作、租用、安排。如：平面立体、AV设计、代表证制作、接机牌、车牌、车贴，贵宾鲜花花环、酒店外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、汽球编花、鲜花墙、礼仪、接待台、接待台卡、专业桁架（平面、立体）、特装搭建（舞台、背景板、展台、会议日程展架、易拉保、各种指示牌及通联对讲机等。
4、参会人员报到
参会人员到达之前，我公司配合会务组安排布置参会人员入住的酒店大堂内的会议报到。
5、会议召开
我公司派专业会务人员配合会务组进行具体的会议操作。
6、票务信息提供
及时准确提供机票、火车票信息，同时可以代订飞机票。
（二）会中服务：
1、提供专业外语翻译，摄像，礼仪公关和文秘服务。
3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。
4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。
（三）会后总结：
1、优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作。
2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。
四、附录
（一）酒店信息
（二）旅游线路
（三）景区信息
（四）会议餐饮
（五）会议用车
（六）具体报价（一团一议）
（一）会议接待方案的含义
（二）会议接待方案的基本内容
1、接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。
2、接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。
接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。
3、接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。
4、接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。
5、接待日程。写明各项接待活动的日程安排。
7、接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。
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