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精品：连锁便利店、超市供应商管理手册

时间：23-09-29 网友

01 第一章、供应商的选择与评估

02 供应商开发工作规范

03 供应商转换工作规范

04 供应商退场工作规范

05 第二章、供应商资料管理

06 供应商档案管理工作规范

07 供应商基础资料变更工作规范

08 第三章、供应商沟通管理

09 第四章、促销管理

10 第五章、供应商结算管理

第一节新供应商引进过程与前提

1．0目的
优化商品组织结构及供销合作关系。

2．0适用范围
适用于未与公司合作而用意向合作的供应商。

3．0内容及标准

3．1引进的前提由于商品组织结构的需要及市场新消费者的需要而必须引进。

3．2新供应商引进的原则

3.2.1所引进供应商必须是能遵守国家的法律法规,有齐全的相关证照,合法经营,本关“真诚合作、互惠互利”的原则。

3.2.2选择供应商的优先原则如下：

厂商→代理商→与我司已有合作之供应商→分销商

3．3寻找新供应商途径：

3.3.1有关媒体广告。

3.3.2商场、批发市场、展览会、跳蚤市场。

3.3.3同行或旧供应商介绍。

3．4市场调查

3.4.1调查新供应商的价格,促销及有关市场推广方向。

3.4.2调查新供应商的公司实力、规模、产品质量、营运状况。

3.4.3调查在同类型商场的操作模式、有关合作条件。

3．5新供应商的洽谈:填写供应商情况表

3.5.1了解该公司的生产规模、人员组织架构,市场计划情况与市场调查情况作比较。

3.5.2商品选择

根据商品组织结构需要及市场所需挑选商品。

3.5.3议价
根据市场同类产品的质量价格比议定价格。

3.5.4供销合同条件签定

a、送货天数及方式：

商品类别

送货天数

送货方式

生鲜/冷冻食品

1天

直送

杂货

3—5天

配送

百货

5—7天

配送

备注：1、杂货包括甜品、粮油、干货、烟酒、饮料及日化用品。

2、部分产品的特残性：易碎、怕压、流转快可考虑为直送场，如饼干、陶瓷、玻璃制品及畅销饮料等。

b、付款条件及方式：
正常供应商付款期应达到月结45—60天，其中生鲜食品、名牌产品、畅销品供应商付款期可缩短到月结15—30天，国家专控商品（香烟、盐）可先付款后到货，有些专项商品（洋酒、茶）也可考虑即结。
付款方式一般采用支票及电汇。

c、有关营业外收入标准（按公司规定）

d、销售奖励：
要求有1—3%的无条件返利作为隐性毛利，有条件返利视合作产品实际情况灵活制定。

e、退换货：
正常情况要求供应商无条件退换或现产品实际最高补偿5%作为无退换货条件。

f、短、缺货处理：
正常商品以订货单金额的3%—10%或500—1000元/店赔偿。

促销商品以订货单金额的10%—15%或1000—1500元/店赔偿。

g、其它事项说明：
根据实际情况双方协商签订。

3．6审批

3.6.1填写新供应商评估表，准备好新供应商合同签订的所有文件，包括供货协议、供应商三证、产品检验报告、供应商情况表、新供应商评估表、市场推广计划书等。

3．7合同签订后工作

3.7.1通知供应商缴纳进场费、确认后下第一张订单。

3.7.2通知分店新商品到场时间及进场销售准备工作。

3.7.3洽谈进场后具体合作事项及有关工作流程。

4．0时效管理

寻找供应商

2周

市调、约见、洽谈、签订合同

2周

评估、评审

1周

下单、进场上架

1周

5．0监督执行方式

5．1采购部主管
直接负责新供应商引进的整个过程及跟踪各项工作。

5．2采购部经理
协助、监督采购部主管的各项工作，协调各相关部门。

5．3营运经理/营运经理助理
建议引进商品、监督商品价格及负责执行商品陈列。监督引进供应商的必要性及商品的市场需求性。

5．4总经理
决定是否引进新供应商。

第二节供应商的定期评估与分级

1．0目的
优化供应商及实现供应商分级管理提高工作效率。

2．0适用范围
适用于所有与公司有正常合作关系的供应商。

3．0内容与标准

3．1定期评估分级原则
根据一段时期供应商对公司的贡献度大小，包括销售额状况，合作配合度，服务态度、送货情况进行评估作为供应商管理的依据。

3．2定期评估内容及分级标准（附供应商定期评估表）

级别

销售额

促销次数

快讯次数

商品质量投诉

送货投诉

A级

排名前15%

4次/季度

3次以上/季度

0次投诉

2次以下/季度

B级

排名15%后80%前

2次以上/季度

1次以上/季度

0次投诉

3次以下/季度

C级

排名80%后

2次以下/季度

1次以下/季度

1次以上投诉

4次以上/季度

注：达到其中的4项标准即为该级别供应商。

3．3送货异常统计表

3．4定期评估频度及完成时间
每一季度定期评估一次，每季度第一个月15日前完成上季度的供应商评估。

4．0监督执行方式

4．1采购部
负责定期评估、分级，及时做好各项数据资料的登记统计。

4．2分店
及时反映供应商的各项情况。

4．3营运经理
根据评估结果审核最后对供应商定级。

第三节供应商分级管理

1．0目的
促进供应商间的良性竞争及提高公司的工作效率，实现公平、公正、客观的供销合作。

2．0适用范围
适用于不同级别供应商的业务管理。

3．0内容与标准

3．1原则
根据级别差异提供不同的支持和配合。

3．2标准

3.2.1将评估结果的供应商级别通知供应商，要求供应商做可行性报告，如何提升级别，如连续三次评为C 级作淘汰处理。

3.2.2如连续三个季度被评为A级，则在促销活动给予大力支持及优惠。

3．3管理方法

级别

措施

接触频度

商品管理

新品引进

结算

陈列

A级

加强合作相互支持巩固供销关系

1次/周

每周分析

支持

准时

扩大陈列面

B级

通知供应商共同讨论整顿方案

1次/15天

半个月分析

适当支持

3—5天期票

保持正常陈列面

C级

通知供应商作出整改

1次/月

1个月分析

控制引进

15天期票

缩小陈列面

4．0监督执行方式

4．1采购部
严格按照高效管理方法执行，提高工作效率。

4．2分店
配合采购部做好分店陈列。

4．3财务部
配合采购部做好货款结算。

第四节供应商淘汰

1．0目的
优化供应商，保持良性竞争。

2．0适用范围
适用于无法与公司正常合作的供应商。

3．0内容与标准

3．1淘汰原则
以商品决定供应商，以供应商对公司贡献度决定淘汰。

3．2淘汰标准

3.2.1产品无法适合消费者需要,滞销、同类产品供应商销售排名最后。

3.2.2双方配合度差，产品可由另一供应商供应，且条件一样或优于该供应商。

3.2.3供应产品单一，转换其它供应商而又无其它产品合作的供应商要淘汰。

3.2.4淘汰供应商产品有替代品且符合公司商品结构要求。

3.2.5延续三个月排名同类商品中后5%的商品必须淘汰。

3.2.6供应商自动退场，要求有退场证明，如是公司要求淘汰则填写《供应商退场申请表》

3.2.7采购总监或总经理最后决策。

3.2.8暂停结算：为避免供应商淘汰造成无谓损失。

3.2.9退货

a、配送供应商：通知分店一周内将库存退至配送中心，并以邮件形式通知采购部分店已无库存，由采购部通知供应商退货。

b、直送供应商：通知分店及供应商退货，并由分店店长签名确认无库存。

3.2.10余款结算
通知财务部库存退清可正常结算,并要求供应商缴清有关费用。

4．0监督执行方式

4．1采购部
负责整个供应商淘汰过程及相关事项的跟踪。

4．2营运经理
监督分店及配送中心库存是否退清。

4．3财务部
确认货款余额，费用收缴及余款结算。

5．0附表

5．1新供应商评估表

5．2供应商情况表

5．3供应商定期评估表；

5．4送货异常统计表

5．5供应商退场申请表

1．0目的
当供应商进场时，为保证其在今后的合作中有良好的表现，确保双方共同利益而制定本工作规范。

2．0适用范围
市调发现公司未经营的新商品且决定引进时，与其供应商联系希望合作；
公司原有供应商配合度不够，我方寻求新的供应商；
公司发现新的供应商条件更有利，且原供应商无法达到有利条件。

当原法定代表人发生变化时，作为新供应商重新评估。

3．0工作规范

3．1 文件概要

3.1.1供应商进场工作规范包括寻找供应商、评估、谈判、审核、审批、实施及跟踪等内容；

3.1.2相关证件包括：公司营业执照；
税务登记证；
(质量检验)报告
卫检证(进口食品及化妆品需进口许可证)
卫生许可证
进口商品需进口商检证书

3．2
工作流程、工作要求及相关文件记录

工作流程

责任者

工作要求/标准

相关文件/记录

总经理

采购总监

采购部经理

采购部主管

采购会计

分店

供应商

寻找

供应商

评估

谈判

审核

实施

跟踪

评估

●

▲

☞根据商品结构表，对需要引进的商品进行市调，寻找并收集相关供应商资料。

☞约见新商品的供应商，填写供应商情况表及供应商评估表进行评估。

☞根据评估结果约见供应商谈判，确定可引进的供应商。

☞采购部经理在两个工作日内，确定是否引进。

☞将供应商资料交易条件及商品资料录入电脑。

☞将批准生效的文件送相关部门存档。

☞向供应商下第一张订单。

☞通知分店新供应商进场。

☞确认供应商是否按期送货，及时解决突发问题。

☞三个月后进行首次评估。

《采购业务手册》商品结构表

新商品市场调查表

供应商情况表

新供应商评估表

协议书、报价单

供应商情况表

相关文件/记录

总经理

采购总监

采购部经理

采购部主管

采购部文员

采购会计

供应商

申请

审核

审批

实施

跟踪

▲

●

▲

●

▲

●

▲

☞公司根据实际情况，在原供应商配合不够时，提出转换申请。

☞原供应商因客观原因，发生变动时提出转换申请。

☞部门经理在三个工作日内决定是否转换。

☞供应商转换需由总经理、采购总监、经理、主管进行评审确定是否转换。

☞录入新供应商资料及交易条件

☞录入转换商品资料

☞隐含原供应商有关商品资料。

☞资料交相关部门存档。

☞跟踪新供应商是否承担原供应商的库存及售后服务。

转换供应商说明表

原供应商协议书、报价单

现供应商协议书、报价单

新供应商公司证明及商品质量服务保证

或商品生产者证明

转换供应商说明表

原供应商协议书、报价单

现供应商协议书、报价单

有关证明或投诉记录

转换供应商说明书

原供应商协议书、报价单

现供应商协议书、报价单有关证明或投诉记录

转换供应商说明书

原供应商协议书、报价单

现供应商协议书、报价单有关证明或投诉记录

直接责任人：● 配合人：▲ 涉及人：△

1．0目的
为确保我公司及消费者利益，同时保证供应商退场的规范性及合理性而制定本工作规范。

2．0适用范围
适用于供应商退场的全过程。

3．0工作规范

3．1 文件概要

3.1.1供应商退场是指：

a、销售业绩未达到公司最低销售目标的；

b、有条件更好的供应商替代，且原供应商无法提供更优惠条件的；

c、因法律、法规变动而导致其商品无法在公司继续销售的；

d、在销售过程中，其行为有损公司声誉及利益的；

e、因客观原因，供应商提出停止合作的公司将停止与其合作；

f、新供应商在试销期达不到我公司要求的

g、商品质量发生严重问题的；

h、供应商所经营的商品全部转换供应商的。

3.1.2供应商退场工作规范包括申请、审核、审批、实施及跟踪等内容。

3．2
工作流程、工作要求及相关文件记录

工作流程

责任者

工作要求/标准

相关文件/记录

总经理

采购总监

采购部经理

采购部主管

采购会计

财务部

供应商

申请

审核

审批

实施

跟踪

●

▲

●

▲

●

▲

☞1.供应商经营商品已全部转
换供应商

2. 商品与供应商同时淘汰。

☞第1种情况采购部主管在一个工作日内决定是否退场。

☞第2种情况由部门经理进行审核是否退场，并待评审。

☞财务部核实库存及应付款。

☞由总经理、采购总监、经理、主管审核确定是否退场。

☞隐含供应商资料及商品资料。

☞通知财务部暂停结算货款。

☞通知分店及亿翼公司退货。

☞将批准生效的文件存档。

☞采购部发邮件通知各分店与配送中心退货日期，各分店与配送中心必须在10天内回复退货结果。

供应商退场申请表（

供应商退场申请表

《采购业务手册》退货凭证

退货凭证

直接责任人：● 配合人：▲ 涉及人：△

第一节供应商年度合同管理

1．0目的

1.1为合理、科学、有效的管理供应商年度合同提供标准；

1.2提高工作效率，以确保供应商年度合同条款的有效执行；

1.3确保供应商年度合同的合法性、适宜性；

2．0适用范围
适用于采购部供应商年度合同的签署、审批、管理及执行过程。

3．0内容及标准

3.1供应商年度合同包括供应商与我司签订的年度供货协议、供应商工商、税务、产品资质证明影印件；

3.2供应商年度合同的所有条款必须遵守中华人民共和国有关法律、法规；

3.3供应商年度合同必须使用我司统一、规范文本，不得擅自更改合同格式，如有特殊情况需签定供应商提供的合同文本时，也必须以我司供应商年度合同文本为主合同文本；

3.4供应商年度合同在每年特定时间与供应商统一签订；

3.5供应商年度合同所签条款项目及相关标准在统一签立合同前由采购部提交供应商年度合同签订计划报经公司审批后统一执行；

3.6为节约行政管理成本，年度合同原则上应先由对方签章、确认后，我司再按有关合同审批程序进行报批、确认；

3.7年度合同一旦经由双方签章、确认，在合同有效期内的一切业务合同均需在不与此合同矛盾的基础进行；任何一方无权单方面变更、取消年度合同；

3.8供应商年度合同一式二联，我方一联，供应商一联，具有同等法律效力；

3.9供应商年度合同从双方签章之日起生效至次年供应商年度合同签立之日至失效；

4．0年度合同签批时效管理

4.1供应商年度合同需在对方确认签章后七个工作日内予以确认，如对合作条款及内容有异议的需在五个工作日内提出；

5．0年度合同的存档及查阅

5.1供应商年度合同的存档与查阅均需严格按公司《合同管理运作手册》中有关规定执行；

5.2合同执有人及保管人必须确保合同的保密性，一旦合同泄密，公司将视泄密及给公司带来的损失程度追究相关人员、部门的法律责任；

6．0供应商年度合同的执行与监督

6.1供应商年度合同的业务执行部门为采购部；

6.2供应商年度合同中涉及到的费用收取、货款结算执行部门为财务部，在财务部无法按时收取费用或结算时，需提前告知采购部，采购部应协助财务部与供应商进行沟通；

6.3公司防损部、采购部、财务部每年需对供应商年度合同进行评估，以确保供应商年度合同的合法性及适宜性；

第二节供应商促销合同管理

1．0目的

1.1为合理、科学、有效的管理供应商促销合同提供标准；

1.2为确保促销合同的有效、顺利执行，促进公司销售指标的完成；

1.3确保促销合同的保密性；

2．0适用范围
适用于采购部供应商促销合同的签署、审批、管理及执行过程。

3．0内容及标准

3.1促销合同的内容包括促销内容、促销期、促销变价期、促销方式、促销费等内容；

3.2促销合同一式四联，我司三联，供应商一联，四联具同等法律效力；

3.3促销合同必须在促销活动开始前五个工作日提交公司按审批程序审批签章；

3.4促销合同的类型

促销合同的类型

合同有效期

涉及部门

审批周期

备注

店内特价

以合同期限为准

采购部、分店

一天

堆头/端架陈列

以合同期限为准

采购部、分店

二天

分店每星期提供可用堆头数

专架陈列

以合同期限为准

采购部、分店

二天

分店每星期提供可用专架数

派驻促销员

以合同期限为准

采购部、分店、

培训部

二天

分店每月提供可进促销员数

快讯促销

以合同期限为准

采购部、分店、

营销策划部

三天

所有商品应保证最好陈列

其它

以合同期限为准

3.5促销合同的执行与监督
促销合同的执行必须严格遵照促销合同内签订内容执行

促销合同项目

执行部门/责任人

配合部门

监督部门

备注

促销商品的变价

采购部录入员

采购会计

采购部/采购部主管

/分店

变价时期需严格遵照合同签订日期执行

促销商品的陈列

分店

营销策划部

采购部

促销商品必须使用特价标签进行明显标识，并遵照合同进行相应陈列

另：快讯商品必须以堆头或端架陈列。

促销费用的收取

财务部

采购部

财务部

促销费用需在合同签订之日如约支付，未按期交付的，暂停次月结算。

4．0促销活动的评估按采购业务手册中《商品促销工作规范》进行。

第三节供应商商品资料管理

1．0目的
为确保供应商商品资料内容的完整性、准确性、有效性及保密性提供依据；

2．0适用范围
适用于采购部对供应商商品资料的新增、修改、隐含、开通、删除。

3．0内容及标准

3.1代供应商商品资料的内容包括：商品名称、商品规格、商品条形码、商品编码、商品进售价、商品包装、商品订货单位、商品销售组合、商品产地、商品所属供应商名称等；

3.2供应商商品资料管理标准：

商品资料项目

修改依据

修改人

监督人

备注

商品名称

已审批采购协议

采购会计

采购部主管

采购协议的审批遵照采购审批权限执行

商品规格

已审批采购协议

采购会计

采购部主管

商品条形码

已审批采购协议

采购会计

采购部主管

商品编码

已审批采购协议

采购会计

采购部主管

商品进售价

已审批采购协议

采购会计

采购部主管

商品包装

已审批采购协议

采购会计

采购部主管

商品订货单位

已审批采购协议

采购会计

采购部主管

商品销售组合

已审批采购协议

采购会计

采购部主管

商品产地

已审批采购协议

采购会计

采购部主管

商品所属供应商名称

已审批采购协议

采购会计

采购部主管

3.3商品资料管理的时效管理
商品资料的更新需在有关采购协议审批后2个工作日内完成。

商品资料管理的执行与监督

商品资料管理的执行人为采购会计及采购部主管，监督部门为财务部。

1．0目的
为保证供应商资料的保密性及时效性而制订本工作规范。

1．0适用范围
适用于协议书、报价单、供应商相关资料复印件（如公司营业执照、税务登记证、卫生许可证、卫检证、进口商检证书等）、交易条件变动备忘录、促销协议、专柜联营合同、商品退场申请、供应商退场申请等采购部有关协议、合同。

2．0工作规范

3．1 文件概要

3.1.1 供应商资料经批准生效后，分送至有关人员保存，在有效期过后，经部门经理审核，对于允许注销的文件登记后由专人统一销毁。

3.1.2 供应商资料管理工作规范包括收发、归档、借阅、整理、审批及销毁等内容。

3．2 工作流程、工作要求及相关文件记录

工作流程

责任者

工作要求/标准

相关文件/记录

采购总监

采购部主管

采购部文员

财务部

行政部

供应商

收发

归档

借阅

整理

销毁

●

▲

●

▲

●

▲

☞将批准生效的文件（及有关附件）发放给相应部门及人员。

☞将批准生效的文件及有关附件、按供应商编号归档保存。

☞借阅人员需办理借阅手续；

☞在借阅期间不得擅自复印、传阅、遗失。

☞每月定期整理、将到期的文件提出、单独存放。

☞将过期的文件分类整理后，附文件清单，报部门经理审批销毁。

☞将批准注销的文件在行政部的监督下销毁并进行记录。

批准生效的文件及相关附件

文件借阅登记

文件借阅权限

文件注销清单

使用《财务管理手册》

档案消毁记录表

（CWGL-023-02）

直接责任人：● 配合人：▲ 涉及人：△

1．0目的
为保证供应商基础资料变更时的真实、可靠性及时效性，制定本工作规范。

2．0适用范围
适用于供应商资料如：名称、电话、地址、联系人、开户银行、帐号、税务登记号等内容的变更。

如原营业执照上的法定代表人发生变化，视作新供应商需重新进行评估、签约。

3．0工作规范

3．1 文件概要

当供应商基础资料发生变更时，我方对其提供的证明进行审批，对批准通过的资料进行修改并及时告知相关部门。主要包括申请、审批、实施等内容。

3．2 工作流程、工作要求及相关文件记录

工作流程

责任者

工作要求/标准

相关文件/记录

采购部主管

采购部文员

采购会计

财务部

供应商

申请

审批

实施

●

▲

●

☞供应商因某些原因发生变动时提出申请。

☞报采购部主管当日进行审批。

☞将批准的资料在电脑内进行修改。

☞资料交相关部门存档。

供应商证明(盖公章)

直接责任人：● 配合人：▲ 涉及人：△

第一节预约制度

1．0目标

1．1合理安排时间，提高工作效率。

1．2有针对性地解决问题，找出工作重点。

1．3整理员工及供应商业务员工工作习惯，提高工作质量，谈判时做到有的放矢。

1．4尽量做到供应商对公司员工，公司形象有良好的信任，并为其工作提供便利，节省时间。

2．0适用范围

适用于任何面对面的沟通。

3．0内容及标准

3.1 预约计划、时间安排

3.1.1计划（即预约安排表）

3.1.2星期一、三、五为接见供应商日期，如无特殊情况，不得在其它时间与供应商约见。

3.2预约安排表（GYSG-008-01）

3.3预约安排表必须装订成册，业务洽谈人员人手一本。

3.4如无特殊情况，不得接见无预约供应商。

4．0时效管理

应至少提前一天预约,一次会谈原则控制在30分钟以内。

5．0监督执行方法

5．1监督人：采购部经理

5．2方式
每周交预约安排表备查，部门经理不定期检查预约制度执行情况

5．3责任人:预约表洽谈人员
对未按规定执行的相关人员，应连续追踪观察。

第二节供应商投诉管理

1．0目的

1．1收集供应商意见；

1．2达到对现有体制不断改良的目标；

1．3实现与供应商的伙伴经营方针；

1．4增加供应商对公司的信赖；

1．5提高工作效率；

2．0适用范围
适用于供应商投诉全过程。

3．0内容与标准

3．1投诉内容及相关部门

内容

责任部门

财务问题

财务部各主管

送货问题

各分店收货主管

商品问题

采购部主管

3．2供应商投诉传递途径；

word/media/image1.gif

3．3投诉的处理结果追踪方式；
相关部门处理完毕后，应填供应商投诉记录表（GYSG-008-02）的解决方法，时间，以书面交回总经办，总经办接到结果后在三天内了解供应商对处理结果是否满意；

3．4处理结果回复供应商方式；
供应商投诉表处理结果填写完毕后，应回一联给供应商，然后要求供应商在我公司一联填写对处理结果是否满意；

4．0word/media/image2.gif 时效管理

5．0监督执行方式

5．1监督部门为总经办；

5．2方式：投诉书存档备查，在规定时间内完成，总经办在接到投诉７天后对处理结果进行追踪；

5．3责任人：被投诉部门或人员；

6．0附表

6．1预约安排表

6．2供应商投诉记录表

第一节供应商与商品的促销时间安排

1．0目标

1．1提高商场知名度

1．2树立商场形象

1．3激励销售人员和供应商

1．4争取供应商的最大支持及保持良好的市场竞争优势

1．5实现销售业绩的增长

2．0适用范围

适用于一切商品之促销

3．0内容与标准

3.1 促销形式可以根据实际情况选择，重点商品是促销的重点，促销一般选择重点商品。

3.2 不同级别供应商与不同商品的促销频度安排

供应商级别

促销频度

商品类别

促销频度

重点供应商

15天至少一次

A类

占快讯80%，并且配合其他各种形式之促销

较重点供应商

30天至少一次

B 类

占快讯20%，可重点推出个别商品

结构性商品供应商

除特殊情况以外，不做促销

C 类

除特殊情况外不做促销，商品应作调整

4．0时效管理

应根据营销策划部制订的促销计划，作相应时间安排

4．1快讯时效管理

交策划草案

定案

交汇总表

审批

备样

拍片

第一次校稿

第二次校稿

打样印刷

快讯执行情况检查

前45 工作日

前42 工作日

前22 工作日

前21 工作日

前18 工作日

前16 工作日

前11 工作日

前9 工作日

前8 工作日

快讯第1天

4．2其他促销时效管理
应提前30天交策划草案，提前15天定案，提前1天分店作好准备工作，促销当天检查快讯执行情况，促销完后第一天作促销效果评估。

5．0监督执行方式

5．1监督人：采购部，营销策划部

5．2方式：对门店定期抽查。

5．3责任人：负责策划促销人员，相关采购员，执行促销之人员

第二节促销商品的选择

1．0目标

1．1提高商品及商店知名度

1．2大幅度增加销售

1．3提高来客数及客单价

1．4保证促销的最佳效果。

2．0适用范围

适用于一切促销商品的选择

3．0内容与标准

3．1促销商品的选择

3.1.1销售为20商品（即销售在前20%之单品）

3.1.2有巨大潜力之商品{即可冲入前20%之单品}

3.1.3知名品牌推出之新商品

3.1.4厂家让利幅度极大的一般性商品

3．2对重点供应商的重点商品必须每月促销一次，具体形式可以选用快讯，店内促销，以及配合此品牌整个市场的活动。

3．3促销商品的选择要符合该商品之季节性，并分析该促销之吸引力，并预估促销效果。

3．4在决定促销形式之前必须提前市调，对供应商推荐的促销商品要作合理分析，要考虑到该商品是否有影响力，应把我公司的利益放于首位。

4．0监督执行方式

4．1监督人：采购部经理

4．2方式：通过审批方式

第三节促销形式的选择

1．0目标

1.1 选择最佳促销方式

促销方式有：快讯、优惠券、折扣、特价包装、赠品、免费试用、试吃等，食品通常可选用试吃、特价包装、折扣、赠品等促销方式，百货可选用试用、赠品、商品保修保换、折扣等促销方式。

1.2 选择最佳促销方式以达到促销的最佳效果。

2．0适用范围

适用于所有售卖之商品

3．0内容与标准

3．1
促销收费的执行标准

内容

收费

备注

堆头陈列/个

元/月以上

1*1.2平方米规格

端架陈列/个

元/月以上

指整个端架上下几层

专架陈列/排

元/月以上

排面长3.6米以内

厂商专架陈列/个

元/月以上

指厂商提供的专用货架

促销员进场/个

元/月以上

快讯商品/个

元/次以上

3．2非收费促销的标准
所选择促销形式要适合本公司的卖场条件，以本公司的利益放于首位，符合本公司的要求，对商品之销售提高，以及增加人流及客单价有较大帮助。

3．3在促销形式选择之前，也要通过对此类商品的市场调查及市场分析来决定，提取有力的销售数据作为依据。

3．4若促销形式有创新，要依据公司规定逐级上报审批

营销策划部策划或采购部主管采购部经理确认采购总监审批总经理审批采购部和分店执行

4．0监督执行方式

4．1监督部门：营销策划部

4．2执行人：采购部、分店及其他相关部门

4．3执行方式：由营销策划部对促销的营运过程与效果进行监督，对于大型的促销应提交评估报搞。

第四节促销合同的执行

1．0目标

1.1 使促销活动顺利得以实施

1.2 保证促销的最佳效果

1.3 增强供应商对促销活动的信心

2．0适用范围

适用于一切商品的促销合同

3．0内容与标准

3．1一般促销确定的合同形式{见附页}一式二联，双方确认将各联分别分给供应商、采购部

3．2促销信息的传递程序：

采购谈判并签名由供应商签章采购部经理审核总经理/采购总监审批签章根据各联不同归属分发协议

3．3促销信息传递的时效安排

促销策划草案

采购人员与供应商签协议

审批

执行部门

2天之内

提前3天

3．4 促销方案执行的部门责任

营销策划部

采购部

分店

负责策划促销方案并跟踪执行情况及促销后之分析

负责与供应商洽谈协议

现场执行促销方案

3．5 对确定之促销合同，各部门应通力合作，无条件的严格按照协议内容执行。

3．6 不能执行的促销方案的反馈程序：
营销策划部策划好促销方案后：

3.6.1采购部不能与供应商达成即定协定时，信息应尽快反馈营销策划部。

3.6.2采购部与供应商达成即定协定，但商场不能执行时，分店应当天反馈给采购部和营销策划部，采购部和营销策划部要根据情况尽快作出决定。

3．7供应商在签定促销协议后，应积极配合，若遇到违约，应责成相关采购人员对该供应商执行违约处罚。

4．0监督方式

4．1监督部门：营销策划部、总经办、采购部

4．2监督方式：各监督部门对促销合同执行的全过程进行抽查。

4．3责任归属：对未能按合同执行的相关部门责任人予以处罚，如有特殊情况不能执行，须提交书面报告。

第五节门店对促销活动的安排

1．0目标

保证促销最大效果，以取得促销的良性循环，以增强供应商对促销的支持和信赖。

2．0适用范围

适用于一切有关门店的促销活动安排

3．0内容与标准

3．1门店对促销地方的安排

3.1.1若营销策划部或采购部对促销活动地方有安排的，门店应严格按照策略划进行安排执行，应提前作好工作安排。

3.1.2若没作出规定之促销活动，门店应尽可能将促销活动安排到端架或客流量较大的区域，也要考虑到活动对销售的作用。

3．2门店对促销商品陈列的安排
门店应在促销活动之前，按照促销活动的安排，将促销商品陈列在指定的位置，注意促销商品之陈列量要比非促销商品大5至10倍。

3．3门店对促销商品POP 的安排

3.3.1促销商品的POP价格及其他事项一定要严格按照促销活动安排来执行。

3.3.2促销商品的POP一定要与其他一般商品POP要有明显区别，并且要悬挂于明显位置。

3．4门店对促销人员的支持
门店对促销人员在工作上要加以大力支持，在不违反公司规定的情况下，给予最大的配合。

3．5门店对促销商品的订单管理
促销商品应根据商品性质提前备货，根据预估销售量来下订单，促销商品之订单门店应安排专人负责，从订单到货品到店要全面跟踪。

4．0时效管理
采购部（组织部门）必须在快讯促销10天前将快讯商品明细表发给门店，分货表必须在8天前发送各门店和配送中心，在快讯促销开始前2天还未到货的供应商必须通知采购部，分店必须在快讯促销开始前一晚上将所有到货商品做好陈列摆放。

5．0监督执行方式

5.1 监督部门：营销策划部、采购部、营运经理、配送中心

5.2监督方式：营销策划部对促销的每一环节进行全程跟踪，各部门对自己的相关环节与有关部门积极沟通。

5.3责任归属：谁负责的环节出问题谁负责

第六节促销的评估管理

1．0目标
通过对促销商品的评估，得出最佳的促销商品及促销方式，对促销流程加以不断的完善。

2．0适用范围
适用于一切促销活动之评估管理

3．0内容与标准

3．1快讯商品由采购人员提出后，应汇总交由采购部经理进行审批，再呈报营销策划部组织快讯，快讯活动结束后，要根据预估销量与实际销量之间的达成率，评估并分析原因，总结得失。

3．2使用《采购业务手册》促销统计评估表通过以上评估表的分析汇总，作出下一次促销活动之改进计划。

4．0时效管理
促销结束后第1天，要将评估表填好上交采购总监，审阅后上报营销策划部作促销活动效果总评，针对问题对进一步的营销策划。

5．0监督执行方式

5．1监督部门：采购部、营销策划部

5．2监督方式：向监督部门提交相应的评估表格。

5．3责任人；采购部采购负责人员、采购部经理、营销策划人员

第一节公司相关部门与人员的责任与义务

1．0目的

1．1与供应商建立最佳合作关系；

1．2避免或最大限度的降低因结算等原因而造成的不良影响；

1．3在业界与供应商中树立良好的公司形象；

1．4加强采购人员的谈判筹码，提高公司的行业竞争力；

1．5避免工作干扰，提高各部门的工作效率；

1．6避免个别工作人员的玩忽职守现象；

2．0适用范围

2．1与供应商发生关系的各部门；

2．2与商品发生关系的各部门；

3．0内容及标准

3．1财务部制订出标准的结算流程、程度，在签订年度合同时一并提交供应商；

3．2财务部在当期结算前7天应提供给供应商明细的费用缴纳和结算金额；

3．3严格规定各费用的缴纳期限；

3．4按合同按时付款给供应商；

3．5如有特殊情况，需延迟付款，财务部门须于结算期以正式公函通知供应商并作出合理解释，并将具体情况知会采购部；

3．6如因为内部原因造成供应商货款不能准时支付，应于下一期结算日前处理好该批货款，而不得延迟到下期付款，由采购部与供应商协调并妥善解决；

3．7如因供应商问题，如费用未交，单据错误，未按时来对单等，相关人员必须致电供应商，并告知最后期限，在最后期限内仍未前来处理，推迟到下一期结算；

3．8采购部必须对财务部提供未缴费用名单限期追回；

4．0时效管理

4.2问题单据的处理必须在当期结算前完成，如因特殊原因当期不能完成，应在结算期前知会供应商，并最迟在下一期结算前完成；

4.3因特殊原因需延迟付款的单据，如退货单据必须在当期结算期以前处理完毕；

5．0执行与监督

5．1采购部与财务部保持随时联络，及时掌控各厂商是否按时收款及费用收取情况；

5．2采购部与分店密切沟通，以避免错误库存单据；
各部门采互相监督的形式，如遇到不能双文坛协调解决的问题，由相关上级领导出面主持解决。

第二节供应商的责任与义务

1．0目的

1．1让供方能及时回笼资金；

1．2让财务部人员能按工作计划安排工作；

2．0适用范围
适用于在民润岛内价发生业务往来的所有公司。

3．0内容及标准

3．1供应商采取积极、合作的态度，及时查询有关货款，费用等的处理情况，以争取在规定时间内处理完一切问题，及时收取货款，主动配合民润岛内价有关部门的工作；

3．2查询、了解岛内价的结算程序，完全按民润岛内价的有关规定、程序工作，使结算程序正常，避免拥挤、吵闹等现象，提高双方工作效率；

3．3及时交单，支付费用，预约相关部门人员工作；

3．4供应商应在结算日前5天主动查询付款情况，以尽早发现问题，以确保结算正常进行。

4．0时效管理

4．1供应商必须于结算日7天前提交有关单据，否则不予当期结算；

4．2如结算出现问题，如单据等，须在交单时间内协调有关部门或人员，争取在期限内解决所有问题；

4．3如造成结算问题是由本公司造成，则必须在结算日3天前将情况反馈给采购部；

4．4各项费用及单据的交取时间列表：

项目

新品进场费

促销费

节庆赞助费

新店

赞助费

返点

送货单

发票

取款时间

因本公司原因造成不能结算

交付时间

新品进场前

促销协议规定时间

节庆当期结算当前

新店开业当期结算日前

当期结算日前

当期结算7日前

每月5、6、20、21按合同规定时间

结款日3天前

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