在办公室工作交流大会上的发言
厘清理顺痛点难点深化细化任务标准
着力提升办公室工作效能和质量
各位领导、
同志：
办公室属于工作单位的行政职能机构，办公室人员的业务能 力、 工作水平、 综合素质是工作单位行政管理水平的高度集中体 现。在新的发展形势下，每位同志面临的新任务、新要求、新标 准势必会加重办公室工作的压力、 负担和责任。如何厘清、 理顺 办公室各项具体工作任务，并将办公室工作深化、细化、实化， 对于实现工作单位高效、规范、有序的运转具有重要的现实意义。 这既是满足办公室工作的要求，也是做好办公室工作所必须解决 的问题。那末，环绕提升办公室工作效能这个话题，我谈几点思 考。
第一点，坚决落实 xxxxxx 提出的五个坚持办公要求，用高标 准对照自身的办公室工作，用心查找不足，着力纠偏整改。 xx 书记向中共中央办公厅的同志们作出了五个坚持的指示，要求每 名工作人员都要坚持绝对忠诚的政治品格、 坚持高度自觉的大局 意识、坚持极端负责的工作作风、 坚持无怨无悔的奉献精神、 坚 持廉洁自律的道德操守。 可以说， xx 书记的五个坚持不仅仅是对 中央办公厅的标准和要求，也是对全国各级各类办公室的殷切期 望和明确规定。 各办公室、 各位同志务必把五个坚持视为做好办
公室工作的纲领性文件和指导思想，主动自觉将五个坚持的内核 精神贯通落实到具体的办公室工作之中，努力做到以下几点：
一是提高工作效率，保持高效工作节奏。我们都知道，无论 是哪个办公室，都存在工作千头万绪、 暂时任务不断的问题。 每 天都需要处理来自方方面面的杂乱琐事、 文件文稿，甚至是重大 意外事件。如果不能快速从混乱无章的工作任务之中梳理出一条 线索，那末办公室的工作将会陷入被动，乃至瘫痪状态，进而影 响工作单位的正常运转。这就需要每位同志从上班的那一刻起， 就打起一百二十分精神，列出工作清单，着手处理工作任务。 同 志们惟独做到忙而不乱、规范有序，才干高效完成办公室工作。 在这个过程之中，我们非但按时实现了工作目标，还锻造了过硬 的工作素质，形成为了良好的工作作风，增强了彼此之间的密切协 作融合度。
二是创新工作思维，勇于创新工作管理。办公室工作自然不 能跟经济规划、学术科研、 建造工程等工作进行比较， 因为办公 室工作内容所具有的事务性、 机械性、 冗杂性特征，要求每位同 志做到循序渐进、 规规矩矩。 但这并不能表示办公室工作人员不 需要创新。相反，我们要在工作之中积极主动地尝试创新。
同志们要避免固化工作思维，杜绝因循守旧、 墨守成规，要 敢于打破工作惯性，勇于解放思想、 斗胆探索，以新的工作视角 和方式摸索出办公室工作新思想、 新方法、 新路径。 这主要说的 是工作思维的创新。同时，我们也要在工作管理上进行创新。 充
分利用出差调研的机会，吸取其它工作单位办公室人员的创新手 段和举措。 加强自主学习与提升，不断将先进的工作管理理念和 现代化工作方式融入办公室日常工作之中，实现办公室管理工作 的创新化，增强与时俱进的时代性。
三是端正工作态度，用心提升工作服务。对于办公室工作来 说，服务质量是一个工作单位的核心与灵魂。 每位同志都要时刻 保持热情的工作态度，体现出专、精、优的优质服务意识。特殊 是在为领导服务时，要做到超前谋划、 未雨绸缪，努力化被动为 主动，为领导指挥工作创造便利条件。 积极向领导建言献策，并 提供合理的建议或者可行的方案。扮演好领导的千里眼顺风耳角色， 及时将领导的决策部署准确传达到各科室、 各员工，并做好相关 政策的宣传、解读、答疑工作，推动工作任务的开展与落实。提 前对政策的执行情况和泛博群众的反映进行全面合理评估，向领 导作针对性反馈与汇报，达到政令畅通的工作效果，匡助领导听 回音、谋全局、抓大事、促发展。
第二点，办公室工作虽然日臻完善、 逐步推进，但依旧存在 或者大或者小的问题，各位同志要高度重视，引起注意，不断改进。 因为办公室独有的属性，我们每位同志被贴上各式各样的标签。 业务、材料、信息、宣传、行政等科室虽然体现出专门性，但仍 旧需要具备综合性的工作能力。 面对大事小情，难免有犯错失误 的时候。固然，个别同志本身就带有一些陋习和弊端。 部门和领 导对问题的漠视，也难脱其咎。具体来讲，办公室工作主要还存
在以下几方面的问题。
一是办公室人员行政管理专业知识有所欠缺，办公室人员工 作能力有待提高。从办公室人员层次结构和专业来说，大部份同 志并非行政管理专业出身，这就导致工作实践和工作理论的脱节。 一方面，行政管理的理论知识需要不断的试错来积累;
另一方面，自身的专业理论知识在个别时候会从思维上阻滞 办公室工作理论与实践的结合。 所以，不少同志的工作能力在很 长一段时间内不足以应对本职工作的要求。加之办公室平时的事 务性工作较多，同志们疲于对付，往往忙得焦头烂额、分身乏术， 进而缺失用于系统学习行政管理知识的必要时间，也难以把握住 外出参加学习培训的机会，造成办公、管理的能力较弱。
同时，由于某些部门的职称评审大多与成果、论文、专利、 项目挂钩，不少年轻同志出于办公室事务性工作与个人职称待遇 提升关系不大的原因，不愿意彻底沉下心来从事办公室行政管理 工作，时常在办公室内心猿意马、 分心掉队。 即使某些老同志愿 意做好办公室工作，但也是科研行政双肩挑，能够彻底用于投入 到办公室工作的精力和时间极其有限。 总体来看，同志们的行政 办公能力和水平需要下大功夫来加以提升。
二是办公室岗位职责不够清晰明确，办公室人员管理效能较 低。办公室所设管理部门往往是按照上级单位进行布置，虽然做 到了门类齐全，但部门设置相对简单。具体到某个岗位职责时， 缺乏明确的界限分割。这在一定程度上造成岗位职责存在交叉和
真空地带。
部份科室在履行责任时通常以自身利益为重，涉及到交叉工 作任务，则不管不问、不理不睬，推委、扯皮现象时有发生。而 且，随着新形势的发展，来自上级单位的新工作、新任务、新职 责较为频繁，由于工作单位没有明确分工和协作机制，相当一部 分工作任务被习惯性分配到某个科室，导致该办公室任务量突增、 压力加大、 责任变重，大大挫伤了办公室人员工作的积极性和主 动性，不可避免地影响了办公室乃至工作单位的整体工作运行效 率。
三是办公室规章制度还不够健全，办公室人员缺乏有效的督 办监管机制约束与规范 。有一句老话，是这样说的：没有规矩， 不成方圆。 可见，规章制度对于任何一个工作单位来说都是一种 重要的工作运行保障。一些科室的同志热中于做科研、做业绩， 本来无可厚非，甚至无可非议，但是影响了办公室行政工作的开 展。
这无疑是一种错误的行为或者举动。 然而，办公室对于这个方 面的问题尚未制定出台针对性规定条例，导致只做科研不管行政 的工作作风弥漫不散，造成极其不好的影响。 不得不说，行政管 理制度的缺乏导致在办公管理上存在无据可依、 工作执行时随意 性大、凭经验办事、走后门等现象。这是工作单位绝不允许浮现 的问题。
此外，某些科室虽然完善了行政管理制度体系，但不具备对
办公室人员进行有效督办监管的法律条文，使个别同志在制度执 行中根深蒂固地存在重业务轻管理、 重制定轻落实、 重人情轻制 度等思想，给社会、群众一种办公室制度执行力差、 任务落实不 到位、 完成工作不及时的感觉，严重影响了工作单位的规范化发 展。
四是办公室落实考核淘汰机制力度不大，办公室人员工作主 观能动性较差。虽然科研成果难以量化考核，但依据论文、专利、 项目等的数量和质量依旧能够进行公平公正的评价评估。然而， 当对办公室人员进行行政办公考核评价时，不少部门领导因为手 里没有明确的评价方式和奖惩机制，结果犯了难、 瞪了眼，不能 有力推进考核工作的开展，导致干好干坏一个样、 干多干少一个 样。同时，无论员工属于公务员编制、事业单位编制，还是劳务 派遣、暂时工的身份，或者多或者少存在办公室只进不出的错误思想。
但由于存在考评标准不合理、绩效评价没有区别对待等问题， 一些办公室人员缺乏职工优胜劣汰的危机感和紧迫感。 长此以往， 不少同志开始对所从事的工作产生消极和懈怠情绪。 即使是一些 年轻的同志，也表现出工作积极性不高、 主观能动性发挥不够的 问题。
五是办公室没有及时更新办公方式，办公室人员工作技术有 待强化和升级。这个问题不算是突出性难题，但存在普遍性的特 征。 随着计算机的普及和网络信息化技术的高速发展，大城市的 工作单位及时更新办公设备、 引入信息化办公技术，大大提高了
办公效率。 但在一些偏远地区，办公室设备和手段更新跟不上社 会进步的速度和步伐。
加之办公室人员老龄化现象严重，缺乏系统的办公技术学习 和培训，办公室的工作效率相对来说比较低下。 不少老同志对新 技术、新设备、新终端报以排斥的态度，导致自身办公技术掌握 程度不高，影响了工作的速度和质量。
第三点，办公室及其工作人员应该从自身出发、从实际出发， 学习先进办公理念和方式方法，完善办公室工作制度体系建设， 做出更有质量的办公室业绩。对于 xx 书记提出的五个坚持，我 们要牢记于心、 落实于行。 既然已经发现了办公室工作之中存在 的问题，那末我们就要开始着手解决和克服。 结合工作单位的具 体情况以及我本人三十多年的从政经历，我想跟大家分享几方面 的经验，权当是不成熟的建议。
一是开展全面学习，提升办公室人员的综合素质和能力。我 们常说，活到老，学到老，这句话同样合用于办公室。要知道， 惟独不断地学习，才干提高我们的综合素质，也才干胜任办公室 的任何一项工作任务。 学习让我们可以为领导起草出站位高、 思 路清、方法实的文稿，让我们可以为领导提出参谋性极强的意见。
应该说，学习是提升每位同志工作能力的重要途径和渠道。 我们一定要充分认识到学习的意义，增强学习的自觉性和紧迫感。 加强对思想政管理论的学习，及时关注了解党的大政方针和条例 决策，在日常的工作汇报中做到有的放矢、 言之有物，始终在思
想和行动上同党中央保持一致，提高政治站位，筑牢思想根基， 坚定政治定力。
强化对业务知识的学习，提高办公能力，要善于在百忙之中 抽出一些时间给自己充电，充分利用闲散的时间学习行政管理、 办公文秘、 材料起草等方面的理论知识，争取让本职工作出彩出 色。同时，年轻的同志还要积极主动地向老同志学习，在实践中 学习老干部身上的为人处世、 办文办事的秘诀，逐步提升发现问 题、分析问题、解决问题的能力。
二是加强队伍建设，打造办公室干事创业的优质工作团队 。 办公室的工作属于集体性质，单个人做得好，并不能保证整体工 作质量。这也就是说，培养一支优秀的办公室团队势在必行、 颇 有必要。那末，部门领导首先就要把水平高、懂管理、会干事的 人材充实到办公室队伍中来，提升办公室人员的学历层次、 管理 水平、工作质量，通过发挥先进带动的效应，提升办公室团队整 体工作效能，全力打造一支政治强、 业务精、 能做事的办公室工 作团队。同时，还要不断进行办公室工作人员的培养培训。
利用互联网+办公室平台开展远程培训学习，及时掌握新形 势发展下的办公理念和思路。邀请党校专家学者举办公文写作授 课，提高同志们的材料撰写水平。 开展红色革命基地理想信念培 训活动，激发办公室工作人员的热情和斗志。 此外，建立团队还 要树立以人为本的用人观，完善容错纠错机制，把从严管理与宽 容失误有机地密切结合起来。部门领导在工作中要做到宽严相济、
容错容人，营造一种敢干事、能干事、好干事的办公室工作氛围。
针对办公室人员的个性特点、 兴趣所在、志向目标，进行合 情合理地分工和定岗，充分调动工作人员的积极性和主观能动性， 促使每位同志发挥出自身的闪光点和擅长之处，赋予每位同志最 大程度的归属感，增强办公室团队协作思想意识，提高办公室队 伍建设质量。
三是坚持制度规范，完善办公室工作流程管理体制机制。无 论是科员同志，还是部门领导，都要严格按照办公室的规章制度 行事。 办公室要完善各项规定条例和日常工作机制，从最基本的 公务用车、公务接待、公章使用、档案管理、出入境管理、 xx 管理等各项规章制度做起，该修订的就要修订，严格细节管理和 流程管理，凡事做到有章可循、有据可依，用制度管人、流程管 事，建立长效机制。明确办公室内部科室之间的管理边界，划定 岗位管辖权限。
部门与部门之间、 科室与科室之间，都要有一套明确清晰的 职、权、能工作职责清单，并以红头文件的形式加以定性定量分 配部署，让部门、科室的关系更加透明化、明朗化，便于有关领 导明确岗位职责，进行合理分工，实现因事设岗、 因岗定人的工 作目的。在分工的基础上，各部门、 科室也应积极探索建立协同 工作机制，协调好团结工作的内容。 除此之外，办公室还要健全 督办机制，创新督办形式。 工作人员首先要意识到督办工作的重 要性，避免对督办人员的工作报以排斥态度。
督办人员除了使用传统的电话督办、文件督办、现场督办、 会议督办和跟踪督办以外，还要充分利用现代信息化技术，加强 督办流程办公自动化系统建设，实现督办全过程、全方位管理。 部门领导要建立健全办公室行之有效的督办制度，并通过有效执 行和监督使规章制度固定下来，致力于做到用制度影响行为、 用 行为影响习惯、 用习惯影响思维。 充分发挥领导在督办工作和督 办机制中的主体作用，努力形成领导亲自上阵、办公室牵头、 有 关部门配合齐抓共管的工作大格局。
四是优化办公方式，提升办公室现代化信息技术工作水平和 高度。一些科室的老同志时常会说：工欲善其事，必先利其器。 这句话永远不会过时，因为，推行办公自动化已成为必然趋势和 提高办公效率的捷径。但是，反观老同志的工作方式，仍旧是采 用非常传统的 word、excel、ppt 办公工具，对于一些特殊性的文 图视音工作任务，这些手段还是远远不够的。
我们要在平时的工作之中多留意信息科室年轻同志所使用 的办公软件或者工具，参加新技术办公软件培训和学习，熟练掌握 电脑软件操作技术，更好地满足工作岗位要求，提高办公效率和 质量。此外，各部门、各科室同志要主动顺应信息社会化和办公 无纸化的要求，充分使用部门 oa 网上办公系统，学会操作公章 审批、业务流转、办公协作、考勤统计、通知报告、档案管理、 账目报销等信息化模块，积极适应办公一体化操作平台工作流程， 实现办公手段信息化、 管理标准化的目标，不断降低办公费用和
耗材。
同时，负责网络信息舆情工作的同志，还应积极发挥微信、 微博、qq、短视频等新媒体工具的即时性、 便捷性、连通性功能， 开展线上协作办公、视频会议、信息资料推送等方面的工作活动， 实现上下级、部门科室、同志之间的高效沟通协作，有效提升办 公室信息化工作处理能力，大力助推办公室工作高质量开展。
各位领导、同志，我以上所讲的这些， 既是我们办公室人员 在工作开展中所面临的难点，也是痛点。我认为，克服任何难题 都需要有一个坚实的支撑点。 我想，这个有力的支撑点来自于办 公室工作考核激励机制。 在此，我希翼工作单位按照安排工作有 标准、执行工作有流程、完成工作有考核、 考核工作有激励的标 准来推进落实各项工作。
有关部门领导要斗胆创新办公室工作考核办法，探索多岗多 职、管理岗位附设技术岗位等多渠道的评聘方式，将承担工作量、 服务质量评价、 工作成果业绩、 工作期间所获荣誉等评价指标引 入工作考核体系，建立相应的工作考核激励制度体系，精准评定 工作人员的绩效与级次，鼓励先进、 鞭策落后，指引工作人员协 调好行政管理与工作业绩之间的关系，避免挫伤办公室人员的工 作积极性和主动性，特别是牺牲顾家时间的中层干部同志。
对于有突出贡献的同志，要优先考虑提拔，并将贡献与职称 评审、绩效考核相挂钩，从根本上激发办公室人员的工作动力， 充分调动办公室人员想要有所作为的积极性和创造力。
我的交流发言到此结束，请领导、同志评议，谢谢。
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