接待方案(最全版)
会务活动接待方案
为了保证会务活动的圆满顺利举行，根据会务筹备组的工作安排和分工职责，特制定了这份接待方案。
第一部分：基本情况
一、会议概况和日程安排
1.活动主题：未说明
2.活动地点：酒店
3.活动日期：6月29日至7月1日，具体安排如下：
6月29日：陆续入住并签到
6月30日：未说明
7月1日：未说明
二、领导、嘉宾及参会代表情况
1.评委及嘉宾名单：未说明
2.集团领导及政府领导名单：
预计有3位公司参会领导及其随行人员
市级单位参会领导
区级参会领导
专家学者
主办单位领导
3.参赛团队人员名单：未说明
第二部分：筹备工作
一、工作任务
从领导、嘉宾确定参加活动到活动结束后领导、嘉宾离开，要热情细致、安全务实地对重要宾客实行全天候、全方位、全过程服务，树立起开放外向的公司形象。
二、接待原则
1.全面树立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工作。
2.让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边，让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一步与南充市、区两级政府领导，在****项目上达成共识。
三、工作分组
1.接待组：
总负责人：未说明
住宿接待组：
组长：
组员：
工作职责：
明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员；
负责检查客房设施设备是否完好；
负责在酒店做好迎接来宾服务；
负责为来宾按分配表分发房卡，贵宾需亲自引领到房间门口（会提供贵宾名单）；
会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品。
在会务组中，有多个小组分别负责不同的任务，以确保会议的顺利进行。其中，膳食组负责用餐服务，包括检查食品安全、分发餐券、维护用餐秩序等；交通调度组负责安排来宾的接送服务和会议期间的用车服务，保证行车安全；机票预定组负责预定嘉宾和评委的机票往返行程。在会务组中，还有信息收集组负责收集各方的行程安排和需求，会议报到组负责参会人员的签到和资料分发，会场控制组负责会场现场布置和维持会场秩序，嘉宾评委领导服务组负责为住宿评委嘉宾提供帮助和推荐周边餐饮场所，协调组负责全面协调各项工作，包括酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系等。每个小组都有专门的组长和组员，以确保会议的顺利进行。
工作职责：
作为评委团队的负责人，我的职责是协调团队工作，包括酒店预定、会前行程安排和参会期间的联络工作。同时，我还负责举办会务服务、接待和后勤保障工作，具体包括会务安排、入住酒店签到现场的布置和组织工作、领导嘉宾出席和相关活动的组织联络工作、资料、宣传LOGO、现场指示牌、签到点背景设计、桌卡、相关票证、胸卡及欢迎信的制作和发放、收集参会嘉宾名单、行程、航班信息，做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类活动等具体接待事宜、组织好会议期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活动场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作、对相关接待礼仪驾驶人员进行培训、为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务服务，以及配合完成其他工作任务。
工作要求：
我需要向服务人员布置具体工作，并提出要求和标准，使每一位服务人员知道、理解服务目的。我还需要布置接待工作，对驾驶员进行交通安全意识及礼节礼貌的进一步培训，制定和熟悉行车线路。我需要分工，对礼仪服务人员的嘉宾接待引导、资料散发、公关工作以及后续工作等提出更高要求。我还需要对酒店签到工作人员进行培训，包括接待对象了解，现场引导服务，签到流程、工作时间、轮班安排、记录管理等。
服务亮点：
我们的服务团队注重贴身贴心服务，包括规范的礼宾服务、全程跟踪式会务服务、设立会务咨询服务台、提供生活便利服务等。我们的车辆服务也非常周到，提供热忱周到的用车服务，熟练的驾驶技术，精准的路线设计，安全的乘车保障。我们的全体工作人员、礼仪人员统一服装，整洁、挺括、大方，配合四周指示、导示系统，营造氛围，全面展示公司的良好形象。我们还提供一对一服务，礼仪人员一对一为领导、嘉宾进行引领、咨询讲解等服务。我们注重人员培训，对驾驶员、签到工作人员、礼仪服务人员等进行培训，提高服务素质和标准。
从6月25日开始，我们对负责会务接待的服务工作人员进行了有针对性的专业培训，以确保他们能够做好协调指导工作。培训内容包括标准礼仪规范、会务服务内容和接待工作。
标准礼仪规范培训主要涵盖了仪容仪表、形态培训和工作内容培训。我们希望服务人员能够注意自己的着装和妆容，掌握微笑、站姿、走姿、手势和服务用语等方面的技巧，以提供更好的服务。
会务服务内容培训包括人员介绍、筹备情况介绍和会议举办情况介绍等。我们希望服务人员能够熟悉举办背景、环境和条件，包括峰会情况的各个方面，如名称、地点、举办日期、时间、场地平面、出入口、餐厅、厕所、休息厅位置等。此外，我们还希望服务人员能够提供领导、嘉宾的一对一服务，包括欢迎仪式、引领、讲解、资料递送等。
接待工作是我们服务工作人员的重要任务之一。在会议报到阶段，我们需要做好嘉宾迎接和报到入住两部分工作。
对于嘉宾迎接，我们设立了北机场和两个接机点，并根据不同的抵达时间和航班信息进行合理安排。我们提前搜集嘉宾信息，确认到达人数、飞机班次、到达时间等信息，并做出相关预案。我们还指派工作人员在指定航站楼举牌接机，并根据嘉宾身份和车辆使用标准进行分组。同时，我们提前安排考斯特等候接机，配备矿泉水、纸巾、消毒湿纸巾及雨伞等物品。
在报到入住阶段，我们需要提前检查入住酒店房间，确保房内设施完好可正常使用，并在房间摆放饮品。我们还需要为到来的嘉宾领导办理签到、入住手续，发放展会资料和胸卡与欢迎信，让来宾从入住就感受到主办方的细致关怀。我们会详细记录来宾身份信息、房间安排和返程信息，并针对重要领导了解其生活饮食惯和特别喜好等信息，做好相关安排。最后，我们会提前准备好房卡和相关资料，让来宾在最短的时间内能够拿到XXX从而得到最充分的休息。
4.在大堂进口处，放置明显的路径指示，签到台处则放置详细的流程、相关须知、会务交通使用方式等信息，以帮助客人准确找到酒店各地方位置并熟悉会议流程。
5.欢迎信将放置在房间明显的位置，提醒嘉宾具体行程安排、服务信息及会务组的电话。
6.在结束当天的接待工作后，我们将对嘉宾信息进行汇总，并向会务组反馈。具体内容包括应到嘉宾、实到嘉宾、入住信息、未到原因、返程信息及后续进展等信息。
二、两项商务活动的住宿
一）单位
酒店由我们公司统一预定，费用由参赛单位自理。
二）工作人员
为配合活动需要，我们需要在酒店留守4名司机和4-6名公司工作人员，为出席两项活动的公司领导和参会的贵宾提供24小时服务。因此，我们公司工作人员预计需要6间房。
三）预留房间总数
我们预计需要12间房，公司工作人员需要6间房，备用房间需要4间，总计45间房。预留房间总数见表四。
表四 预留房间总数
序号 项目 房间数
1 集团公司领导及其随行人员 3
2 备用房间 12
3 总计 21
4 公司工作人员 6
5 备用房间 3
6 总计 45间
四）住宿天数
根据营销部提供的参会接待安排计划，6月29日为报到日，参赛单位需要报到。两项活动的日程安排共计3天。
三、餐饮
一）情况说明
由于抵达时间不同，报到当日较晚抵达的嘉宾无法正常用餐。
二）解决方案
入住晚餐时间为18:00-20:30，我们可以要求酒店将晚餐时间延迟至22:00，并提供丰富的中西自助晚餐供所有宾客享用。
三）会议期间餐饮安排分两种形式
1.重要领导和嘉宾将在单独的就餐区享用中式餐。
2.其他参会嘉宾可以凭餐券在酒店餐厅享用自助餐。
我们将现场准备30个菜品种类供选择（菜单由酒店提供）。
四、交通
我们将提前确认参会嘉宾往返的接送（机场、车站）信息以及会议期间的所有用车需求，并提前安排工作人员和车辆，全力做好车辆保障工作。
一）接待用车
我们需要3辆小车、3辆公司自有车和1辆租借商务车。
二）车辆调度
我们将根据用车需求和安排要求，合理安排时间、调度车辆、设计科学合理的行走时间和线路等。并根据组委会提供的活动时间表、嘉宾抵达时间、人数、客人的身份及车辆使用标准进行调度安排。
五、具体流程
一）会议流程
1.主持人致词
2.介绍评审委员会成员及参会的市区两级政府嘉宾
3.介绍参赛单位
4.宣读审评办法
5.评审委员会监督并现场抽签确定五家概念规划设计单位汇报顺序。
1.设计方案汇报阶段，各设计单位按照抽签顺序逐个进行。
2.评审委员会会向设计单位提问并进行点评。
3.设计单位将回答评审委员会的提问。
4.评审委员会将进行打分并封装。
5.现场评分将进行汇总。
6.评审结果将会公布。
二）流程
三）评审时间安排
2018年6月30日
1.8:XXX及汇报团队到达专场会议室。
2.9:00-9:15评审委员会成员及参赛单位介绍。
3.9:15-9:30评审前准备工作，包括抽签和汇报准备。
4.9:30-9:50设计组一进行汇报。
5.9:50-10:05评审时间。
6.10:10-10:30设计组二进行汇报。
7.10:30-10:45评审时间。
8.10:45-10:55中场休息。
9.10:55-11:15设计组三进行汇报。
10.11:15-11:30评审时间。
11.12:00-14:30午餐及休息时间。
12.14:30-14:50设计组四进行汇报。
13.14:50-15:05评审时间。
14.15:10-15:30设计组五进行汇报。
15.15:30-15:45评审时间。
16.15:45-16:15现场评分进行汇总。
17.16:15-16:25现场成绩公布并进行公证。
18.16:25-17:50休息品茗。
19.18:00晚宴。
四）参赛单位迎接
表五：设计组接待工作人员名单
序号 单位 联系人及联系方式 接待人员及联系方式
1
2
3
4
5
表六：市区两级政府领导评委及嘉宾接待工作人员名单
序号 单位 联系人及联系方式 负责接待人员及联系方式
1 委书记
2 政府区长
3 府副区长
4 副书记
5 政府副区长
6
7
表七：特邀评委接待工作人员名单
序号 单位 联系人及联系方式 接待人员及联系方式
五）竞赛评审现场人员安排
1.场地布置及收整：在2018年6月29日20点40分前完成场地布置；人员安排：营销部及其配合单位。
2.设计部人员于2018年6月30日上午7：30到达酒店。
3.会议主持人。
4.评分汇总人员。
5.成绩公布人员。
6.节奏把控。
7.邀请设计组入场。
8.评分表收集。
9.评分表密封。
10.照相需求：专业摄影录像（营销-活动公司）-全程录音录像。
11.现场记录。
12.现场秩序维护：会场应急组（活动公司2人）。
13.入座顺序安排。
On XXX 29th (Friday):
1.Gather in the company in XXX.
2.Check the cleanliness of the vehicles.
3.Distribute staff credentials。vehicle passes。and driver gloves.
4.Prepare guest passes。XXX。XXX.
5.Guide on-site staff (servers) in setting up path XXX and lead them to the lobby。Count the number of people。coordinate check-in and room key n。Introduce XXX (distribute XXX).
On XXX 30th (Saturday):
7:30 - All design XXX XXX.
7:35 - Check the XXX.
8:20 - XXX and lead them to the meeting room.
8:45 - Count the number of people and XXX.
9:00 - XXX the entry and exit of the reporting team (responsible)。XXX (responsible).
11:30 - XXX).
14:30 - XXX the entry and exit of the reporting team (responsible)。XXX (responsible).
16:15 - Guide the XXX to the judging room to hear the live results announcement.
16:25 - XXX.
18:00 - XXX.
Summary for all n XXX.
XXX:
1.Conference badges (determined by the number of attendees).
2.Seat nameplates (for the judging committee。leadership guests。and participating units).
3.n display equipment。HD n data cables。VGA adapters。OS to HD adapters。reporting laser pens (12 green)。wireless earphones (2 sets).
4.XXX.
5.XXX (20 XXX).
6.Lottery tube。oil-paper sealed bags (10)。sealed paper。glue。sealed box (1).
7.Backup reporting computer (design department).
8.XXX.
9.XXX:
1) XXX.
2) XXX department。modified by marketing).
3) XXX.
4) XXX.
5) XXX。XXX).
XXX before June 27th。The equipment final n and placement should be completed before 6 pm on the 29th.
Meals will be arranged at the hotel。with lunch served in the self-service restaurant for leaders。judges。company staff and their escorts on June 30th at 12 pm。Dinner will be served in the business restaurant private room for leaders and judges at 6 pm。while company staff。leaders and judges' escorts will dine in the self-service restaurant.
XXX at 8 am for breakfast。and media XXX will enter the venue from 8:30 am。After breakfast。guests will enter the rest area for a break before signing in and taking their seats at 9 am。The forum will begin at 9:30 am and end at 12 pm。with an opening ceremony。speeches。keynote speeches。roundtable ns。award ceremonies。and a XXX.
During XXX。XXX seats。provide XXX。XXX water。Special security personnel will be present to XXX.
XXX Port Hotel。with XXX.
Throughout the conference。car services。meal arrangements。logistics support。and XXX until the last person is served.
A contingency plan will be in place for XXX who need to return to the airport after the conference。XXX.
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