院长办公室职责范围
一、院长办公室基本任务是坚持党的基本路线，认真贯彻执行 国家教育方针和《高等教育法》 ,参预政务、管理事务、搞好服务， 当好校领导的参谋、助手。
二、根据院长指示，负责起草全校综合性行政工作计划、规划、 报告、总结、决议等文件；组织制(修)订全校性规章制度；起草、 复核以学校名义行文的公文。
三、协助院长组织院长办公会议、校务会议、校务委员会会议 等校级会议，做好会务安排，记录、整理、编写会议记要或者决议， 并检查会议决议的贯彻执行情况。
四、根据院长指示，负责组织与协调各部门共同办理综合性行 政工作。
五、协助院长搞好政策研究和调查研究，了解和掌握各部门和 基层的情况，综合处理信息，为校领导决策指导工作提供依据；协 助院长协调各方面的关系，提出解决问题的途径和办法，提高决策 的民主化、科学化水平。
六、负责上级行政公文收发、登记、拟办、传递、催办、清退、 注办、立卷、归档或者销毁等文件处理工作。
七、负责上级行政机关与兄弟单位领导来校视察、指导、参观 访问的接待工作和校友的联络接待工作。
八、负责全校综合统计报表工作。
九、负责采集积累校史资料，编写学校《大事记》。
十、协助校领导接待处理群众来信来访事宜。
十一、负责掌管、使用校行政印章和校长印章，审定各行政部 门印章的刻制，开具有关行政介绍信、证明，负责制作和发放工作 证、校微，审核毕(结、肄)业证书。
十二、负责学校公事信件、传真的收(寄)发。
十三、制定全校作息时间，节、假日安排，每周周程表。
十四、负责学校综合档案管理工作。
十五、会同党委办公室负责编印出版《茂名学院信息》。
十六、负责安排校领导公务用车和业务接待用车。
十七、负责学校外事工作。
十八、认真执行上级有关规定，做好保密工作。
十九、 加强本室的思想建设和组织建设， 提高工作人员的思想、 业务素质，发扬团结协作精神，努力完成本职工作，完成校领导交 办的其他行政工作。
二十、负责本室计划生育和安全保卫工作。
二十一、完成校领导交办的其他工作。
主任岗位职责
一、在院长领导下，负责领导本室的全面工作，组织全室人员 努力完成本室职责范围规定的工作任务，催促、检查、考核本室工 作人员。
二、认真贯彻执行党的路线方针、政策、和上级指示，努力开 展政策研究工作， 协助院长处理学校日常行政工作， 当好院长助手。
三、根据院长指示，深入调查研究，了解和掌握各部门和基层 情况，并对存在问题提出处理意见或者建议，为校领导决策和指导工 作提供依据，当好校领导参谋。
四、负责组织起草并复核学校行政工作计划、报告、总结、规 划、决议、通知、会议记要、重大的规章制度以及以学校名义上报、 下发的文件。
五、协助院长组织安排并参加院长办公会议、校务会议、校务 委员会会议和学校行政综合性会议，检查、催促有关决议的贯彻执 行。
六、根据校领导指示和有关会议决定，负责组织协调有关行政 部门共同办理综合性工作和协调暂时性工作。
七、负责拟批上级行政文件，做到及时、准确、安全，加快文 件的传递，检查重要的上报文件和急件的办理情况，催促按时按要 求上报。
八、负责组织起草本室工作计划、总结、定期召开本室的业务 会议，通报情况，布置工作；组织制(修)订办公室管理的有关规 章制度，检查岗位职责及各项规章制度的执行情况，指导全室提高 工作质量和工作效率。
九、负责审核院长办编印出版《茂名学院信息》。
十、负责全校性的对外接待工作、外事和校友联络等工作，审 批、控制接待费用。
十一、 遵守保密条例， 并协助有关部门搞好全校安全保密工作。
十二、完成校领导交办的其他工作。
副主任岗位职责
一、认真贯彻执行党的方针、政策和上级的指示。协助室主任、 管理院长办公室工作。主任不在校时，履行主任工作职责。
二、分管秘书科、综合档案室、计划生育、安全保卫等工作， 组织制订有关工作制度、工作标准，并催促、检查、考核分管科室 工作和人员。
三、协助室主任协调全校性活动， 采集安排学校每周工作进程。
四、协助室主任做好接待工作、外事工作和校友联络工作。
五、协助室主任审核院长办编印《茂名学院信息》和普通性公 文。
六、负责安排学校领导用车、接待用车和校办用车。
七、负责院长办公室物资管理工作，拟制每年设备购置计划。
八、负责院长办公室人员的考勤，安排院长办人员节、假日加 班。
九、遵守保密纪律。
十、完成校领导和办公室领导交办的其他工作。
秘书科职责范围
一、在办公室领导的统一安排下，负责起草全校综合性行政公 文以及学校领导的有关讲话稿。
二、负责以学校名义发文的核稿和在有关单位的配合下做好文
稿校对工作。
三、协助办公室领导做好院长办公会议议题采集工作和有关会 议的材料准备工作。
四、协助学校领导和办公室领导做好政策研究和调查研究工作， 为领导提供决策依据。
五、编制学校周程安排表。
六、在有关单位的配合下，负责全校的对外交流和合作工作。
七、会同党委办公室负责编印出版《茂名学院信息》。
八、负责校内各单位(部门)或者教职工的有关请示、报告等的 转办工作。
九、遵守保密纪律，做好保密工作。
十、完成学校领导和办公室领导交办的其他工作。
秘书科科长岗位职责
一、负责本科室的全面工作，组织本科室人员努力完成本科室 职责范围规定的工作任务。
二、负责制定本科室的学期工作计划并做好工作总结。
三、根据学校领导和办公室领导指示， 起草学校行政工作计划、 总结、报告及有关学校规章制度、领导讲话稿等。
四、负责以学校名义印发的重要文件的核稿，初步审核《茂名 学院信息》样稿。
五、协助院长和办公室主任做好政策研究工作和调研工作，为 领导提供决策依据。
六、负责协调学校有关单位(部门)的工作安排，编制学校周程 表。
七、在有关部门的配合下， 积极做好学校对外交流和合作工作。
八、协助院长处理好日常事务。
九、积极参加学校和办公室安排的政治学习和业务学习。
十、认真执行上级有关规定，做好保密工作。
十一、完成学校领导和办公室领导交办的其他工作。
秘书(一)岗位职责
一、在办公室领导指示或者本科室的统一安排下，负责起草学 校有关行政公文和领导讲话稿等。
二、负责学校常规性发文的核稿，在有关部门的配合下负责做 好对以学校名义印发的行政文件及其他文字材料的校对工作。
三、协助校领导和办公室主任做好政策研究工作和调研工作， 为领导提供决策依据。
四、协助学校领导处理好日常事务。
五、积极参加学校和办公室安排的政治学习和业务学习。
六、认真执行上级有关规定，做好保密工作。
七、完成领导交办的其他工作。
秘书(二)岗位职责
一、负责本科室编印的《茂名学院信息》稿件采集、编辑、发
行及稿费发放工作。
二、负责本科室承办的普通性行政公文的起草，认真校对以学 校名义印发的行政文件及其他文字材料。
三、及时转办校内各单位(部门)和教职工的请示、报告和反 馈处理结果，并做好备案。
四、负责本科室档案材料的采集、整理、移交工作，做到材料 采集完整，管理规范、移交及时。
五、协助办公室资产管理人员做好本科固定资产的管理工作。
六、积极参加学校和办公室安排的政治学习和业务学习。
七、认真执行上级有关规定，做好保密工作。
八、完成领导交办的其他工作。
综合科职责范围
一、负责上级行政公文的收发、登记、呈送拟办、传递、催办、 清退、注办、立卷归档或者销毁等文件处理工作。负责学院发文登记 编号。
二、负责掌管、使用校行政印章和院长印章、学院合同专用章， 院长办公室印章，办理各行政部门刻制印章的有关手续。开具对外 行政介绍信、证明，负责制作和发放工作证、办理学生毕(结、肄) 业证验印盖章。
三、负责接待上级机关和兄弟单位领导来校视察、指导、参观 访问；负责校友会的联络接待工作。负责以学校名义召开的有关会 议会务组织工作(含学校各种会议的通知)。
四、负责校领导接待日会务，校长信箱(含网上信箱)管理， 处理群众来信来访。
五、负责全校行政综合性统计报表工作。协调各部门以学校名 义上报的各种报表汇总工作。
六、负责全校公事邮件的寄发及院领导、院长办电话费管理工 作。
七、负责管理、调度院领导用车和接待用车、院长办工作用车。
八、负责学校党政上报下发的各种公文、材料打印、装订工作。
九、负责学校会议室、接待厅及领导办公场所清洁卫生、茶水
供应管理。校领导和院长办物资管理、安全保卫、办公用品领取及 其他行政事务工作。
综合科科长岗位职责
一、在院长办主任领导下，负责本科室的全面工作，组织全科 人员努力完成本科室职责范围规定的各项工作任务。分管学校行政 印章管理、发文管理、各种证件办理、综合统计、文印室管理等工 作。
二、负责学校印章、院长印章、合同专用章、院长办公室印章 的使用与保管，做到认真掌握，正确使用，用印要有据可查，不出 差错。
三、负责按规定办理全校各部门印章的刻制、启用和旧印章销 毁手续。
四、负责按规定开具学校介绍信及各种证明。负责全校教职工
工作证的发放工作，办理学生毕(结、肄)业证验印盖章工作。
五、负责全校行政综合性报表的组织、协调汇总和上报工作。
六、负责学校行政发文登记，所有上报下发文件应严格按办文 程序操作，打印装订成文盖印后发出，把好公文质量出门关。
七、负责校友会的组织、管理工作。
八、完成领导交办的其它工作。
科员(一)岗位职责
一、在科长的领导下，分管上级行政文件管理、群众来信来访、 领导接待日、校长信箱管理等工作。
二、负责上级行政文件的收发、登记、呈送拟办、传递、催办、 清退、注办、立卷归档或者销毁等文件处理工作，做到手续完善，办 理及时，不出差错；严格执行保密制度，做到不失密、不泄密。
三、负责学校信访工作，安排好校领导接待日会务，办好校长 信箱(含网上信箱)，热情接待群众来访，认真处理群众来信，做到 件件有着落，有回音。
四、负责节假日校领导、院长办值班安排，科长不在校时，协 助管理学校印信工作。
五、负责院长办全体人员及暂时工考勤记录，按规定时间每月 及时上报人事处。校领导和院长办公室(包括个人)报刊、信件收 发，兼职档案员工作。
六、完成领导交办的其他工作。
科员(二)岗位职责
一、在科长的直接领导下，分管校友会工作、接待及有关会议 会务组织工作、会议室和领导办公场所管理工作、公事邮件寄发、 校领导、院长办及接待用车安排等行政事务工作。
二、负责校友会的组织、管理、联络及接待工作。
三、负责上级机关和兄弟单位领导来校视察、指导、参观访问 的接待工作。
四、负责校领导公事外出和上级主管部门人员和兄弟单位领导 离校的车、机票的订购，根据需要，负责外出的陪同和服务工作。
五、负责管理、调度校领导用车和接待用车、院长办工作用车。
六、负责全校公事邮件的寄发及校领导、院长办电话交费管理 工作。
七、负责以学校名义召开的有关会议会务组织工作。
八、负责学校会议室、接待厅及领导办公场所清洁卫生、茶水 供应管理，指导勤务员做好勤务工作。
九、负责校领导和院长办物资管理、安全保卫、办公用品领取、 发放和管理工作。
十、完成领导交办的其他工作。
文印员岗位职责
一、树立全心全意为人民服务思想，努力提高工作效率，做好
文印室各项工作。
二、在综合科的直接领导下，负责学校党政上报下发公文、材 料等的打印、装订工作，打印工作要求清晰整洁，边沿齐整。装订 要求整齐、干净，不断提高公文质量。
三、负责本室笔墨、纸张、色带等打印所需物品计划的编报。
四、负责本室办公设备(电脑、打印机、复印机、一体机等) 的使用、保养，保持设备的良好工作状态。
五、注意做好保密工作，做到不该说的不说，不该问的不问， 做好作废文件的销毁工作， 文件的复印要按保密有关规定严格执行， 做到不失密，不泄密。
六、协助秘书科把好公文关，负责催促稿件单位或者作者对打印 稿校对并签字，努力做到工作规范化和公文差错不出门。
七、负责本室其他物品的保管以及室内外清洁卫生，保持室内 整洁、通风、安全。
八、完成领导交办的其他工作。
综合档案室职责范围
一、贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和法规，规 划全校档案工作；接受上级档案工作主管部门的监督和指导，执行 主管院长和院长办公室领导的指示。
二、制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和 检查执行情况。
三、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计保管全校的各
类档案及有关资料。
四、参加档案工作协作会、进行档案信息交流。
五、开展档案的开放或者利用工作。
六、负责编辑档案参考资料，编制检索工具、积极开辟档案信 息资源。
七、负责对全校档案工作人员的业务培训。
八、开展档案宣传工作和利用者教育活动
九、做好档案材料的保密、安全工作。
十、编写学校“大事记”。
十一、完成主管校长和校办领导交办的其他工作。
档案室主任岗位职责
一、在办公室领导的领导下， 组织贯彻落实党和国家颁发的《档 案法》、《保密法》、《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档 案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法令、政策和法规，并 组织开展档案工作的宣传教育活动。
二、协助院办领导制订全校档案工作的规划、 计划及规章制度、 并负责催促、指导和检查执行情况。
三、建立全校档案工作网络，组织兼职档案工作人员进行业务 培训。
四、协助院办领导主持召开全校性档案工作会议， 并总结经验、 发现不足及时向领导汇报并提出改进措施。
五、协助院办领导组织接待上级领导及兄弟院校来校进行档案
工作的检查、指导及参观、交流。
六、参加之级机关及学校召开的档案工作会议，并组织贯彻落 实会议精神。
七、严格执行档案工作各项制度。
八、配合专职档案员做好全校各类档案的采集、整理、立卷、 归档、鉴定、销毁、统计、编研、保管和提供利用等工作。
九、完成领导交办的其他工作。
专职档案员职责
一、认真执行党和国家颁发的《档案法》 、《保密法》、《普通高 等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法与高等学校档 案工作规范》等法令、政策和法规，协助档案室主任组织开展档案 工作宣传教育活动。
二、定期做好全校各类档案的采集、整理立卷、归档、统计、 编研、保管和提供利用工作，做好保管期满需销毁的及无保存价值 的档案材料的整理、报批工作。
三、协助档案室主任对全校档案工作人员进行业务培训。
四、严格执行档案工作各项规章制度。
五、参加之级组织的有关档案工作学术交流及研讨活动。
六、做好档案工作会议的会务性工作及会议记录。
七、严格按档案管理要求做好库房管理工作。
八、做好日常管理工作。
九、认真执行上级有关规定做好保密工作。
十、完成领导交办的其他工作。
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